Beneficios del software de gestión del tiempo para impulsar la productividad del equipo

La creencia de que rastrear el tiempo nos hará más lentos en lugar de hacerlo más rápido no es más que una falacia. En el mundo real, el seguimiento del tiempo le permite medir su ritmo de trabajo, ajustarse a los plazos y constantemente permitirle desafiarse a sí mismo para superar su rendimiento laboral anterior. En esta era digital, el seguimiento del tiempo adecuado requiere software hoy en día. Y hay una serie de beneficios notables del software de gestión del tiempo que vamos a discutir en la publicación de hoy.

Desde el principio hasta el final de un proyecto, encontrará algunos escenarios comunes como "¿Cuántas horas necesitamos para completar este proyecto?", "¿Qué empleado puede hacerlo más rápido?", "¿Quién es el más calificado para delegar una tarea?”, “¿Cómo mejorar mis cotizaciones y estimaciones?” y muchos más.

Así que agárrate fuerte para descubrir cómo los beneficios del software de gestión del tiempo pueden ayudarte a hacer las cosas y aprovechar al máximo tu tiempo. Además, aprenda cómo priorizar tareas, administrar sus proyectos y aumentar su productividad con un proceso adecuado de administración del tiempo.

Importancia de la Gestión del Tiempo en Proyectos para Empresas

En muchas empresas, a menudo vemos que los proyectos no se completan a tiempo. Esto se debe simplemente a que no cuentan con un proceso adecuado de gestión del tiempo. Más esencialmente, ni siquiera se dan cuenta de la importancia de la gestión del tiempo en los negocios. Estos son los factores que hacen que la gestión del tiempo sea tan importante.

La gestión del tiempo le permite:

• Aprenda a administrar su tiempo y recursos de manera más efectiva para aumentar la productividad y hacer más trabajo.
• Completar proyectos a tiempo y dentro del presupuesto
• Visualiza y controla el estado del proyecto
• Pronosticar cronogramas y recursos de proyectos futuros
• Gerentes de proyecto para tener un control cercano del tiempo y los gastos
• Administre su tiempo mientras trabaja en proyectos para que trabaje de manera más eficiente

¿Cuáles son los principales beneficios de un software de gestión o seguimiento del tiempo?

Dado que estamos administrando nuestro negocio con una solución de seguimiento de tiempo, hemos encontrado que los siguientes factores, obtenidos de nuestra experiencia, son útiles.

Presionar a los empleados para que cumplan con los plazos apremiantes

Si sus empleados utilizan un software de gestión del tiempo, pueden ver el estado de sus tareas desde el panel del software o desde las listas de tareas. Esto los impulsará a presentar su tarea delegada a su debido tiempo.

Ayudando a sus compañeros de equipo a saltar a las tareas de mayor prioridad

Es un fenómeno bastante común que después de terminar una determinada tarea, sus empleados no pueden determinar en qué tarea deben concentrarse o comenzar. Aquí es exactamente donde una herramienta de seguimiento de tiempo viene al rescate. Con esto, no solo pueden ver las siguientes tareas, sino que también pueden ver el nivel de prioridad (bajo, medio y alto) de una tarea. Por lo tanto, un empleado puede medir su tiempo para las tareas asignadas y puede pasar a la siguiente tarea que requiere una mayor prioridad.

Mejorando Cotizaciones y Estimaciones para una Buena Relación con los Clientes

El seguimiento del tiempo en cada bit y pieza de su proyecto le permitirá generar informes sobre los diferentes tipos de tareas que se han llevado a cabo. Con base en este informe, puede hacer suposiciones fácilmente y, por lo tanto, puede estimar el tiempo para terminar un proyecto al brindar cotizaciones mejoradas a sus clientes.

Medición precisa de las horas facturables

Si su equipo tarda demasiado tiempo innecesariamente en completar un determinado proyecto o una serie de tareas, facturar a sus clientes con respecto a ese tiempo no dará buenos resultados. Su cliente puede perder la confianza en usted ya que podría pensar que le está facturando más de lo que se merece. Por lo tanto, debe identificar y reducir las horas no facturables.

La buena noticia es que si continúa midiendo sus tareas correctamente, podrá facturar a su cliente de acuerdo con la cantidad neta de tiempo y trabajo realizado por todo su equipo.

Evitar el “desplazamiento de los requisitos”

La falta de una buena definición, una buena documentación y un control pueden llevarlo al problema del desplazamiento de características que puede crecer gradualmente con el tiempo. Además de eso, la fluencia del alcance funciona como una acumulación de su proyecto.

Según la encuesta Pulse of the Profession de 2018 de PMI, el 52 % de los proyectos habían experimentado problemas de aumento del alcance.

A medida que realice un seguimiento del tiempo para cada una de las tareas, será más fácil para su cliente comprender el hecho de que no debe generar ningún requisito.

Pagar a los autónomos o contratistas por lo que realmente se merecen

Con una solución de seguimiento de tiempo, puede realizar un seguimiento de la cantidad total de tiempo de trabajo de sus contratistas o autónomos. Esto asegura que les está pagando por lo que realmente se merecen o por lo que realmente han hecho. Esto se puede implementar de la misma manera que su personal llena las hojas de tiempo en el mismo sistema de seguimiento de tiempo.

Supervisión del estado de todas las tareas a la vez

Cuando administra diferentes proyectos a la vez, se vuelve muy difícil saber el estado de una tarea a pedido. Sentirás que las tareas se interponen en tu camino y poco a poco se apartan de tu camino.

Sin embargo, con las opciones de búsqueda avanzada, solo tendrás que poner el nombre de una determinada tarea o el nombre del usuario asociado con la tarea en la barra de búsqueda y pulsar el botón Intro para rescatar una tarea perdida a tu manera. Además, una herramienta de seguimiento del tiempo con un tablero dedicado lo ayudará a obtener una vista panorámica de todas las tareas de todos los proyectos.

Mejorar los cronogramas de proyectos a un marco de tiempo más realista

No importa cuán diestro y experimentado sea para estimar los cronogramas de su proyecto correctamente, siempre habrá incertidumbre para completar un trabajo dentro de un marco de tiempo específico. Si no presenta sus proyectos dentro del período de tiempo especificado, su cliente lo considerará 'poco profesional'.

Por otro lado, si tiene suficientes datos sobre proyectos o tareas completados anteriormente, puede determinar el tiempo esperado para terminar un proyecto y, por lo tanto, establecer los cronogramas del proyecto en un marco de tiempo más realista se vuelve más fácil para usted.

Obtener la oportunidad de comparar proyectos y mejorar la eficiencia

Con el historial de datos anteriores de proyectos realizados anteriormente, puede comparar sus proyectos completados actualmente para que pueda medir si está tomando el mismo tiempo o menos. Esto seguramente allanará el camino para desafiarte a ti mismo junto con todo tu equipo para hacer la misma tarea en menos tiempo.

Eludir los problemas de sobrecarga

Cuando se les asignan tareas, un buen número de personas las toman con buen corazón, es porque a esas personas les encanta ayudar a los demás. Pero a medida que pasa el tiempo, esas tareas se alinean frente a ellos y se vuelve muy difícil completarlas por completo. Al realizar un seguimiento adecuado del tiempo, puede detectar quién tarda más en ejecutar las tareas y puede identificar si están sobrecargados de tareas.

Recompensar a los compañeros de equipo eficientes

Si está rastreando el tiempo exacto que le toma a cierto compañero de equipo completar una serie particular de tareas y si observa que él o ella cumplió con sus objetivos y realizó un trabajo adicional, entonces es hora de recompensar a esa persona. Este incentivo lo impulsará a hacerlo mejor en el futuro.

Convierta su producción de trabajo al máximo con el mejor software de gestión del tiempo

Espero que hayas anotado estos increíbles beneficios del software de gestión del tiempo. Esperamos que estos beneficios sin duda lo influyan para que su equipo tenga un software de seguimiento o gestión del tiempo efectivo, ya que para algunas industrias es obligatorio medir las horas de trabajo de sus empleados con fines de informes y cumplimiento. Y mirando los beneficios, evidentemente, el uso de un software de gestión del tiempo le dará un gran salto sobre sus competidores.

Además de eso, una herramienta de seguimiento de tiempo en línea lo liberará en todo el universo, ya que puede acceder a su tablero en cualquier momento con solo la conexión a Internet desde cualquier tipo de dispositivo. Es por eso que necesita un software de gestión o seguimiento del tiempo fiable y potente que pueda aumentar la eficacia de los esfuerzos de sus equipos.

Una de estas herramientas sólidas es WP Project Manager , que no solo lo ayuda a administrar sus tareas y las de su equipo de manera eficiente, sino que también realiza un seguimiento del tiempo de todos los proyectos para asegurarse de que usted o su equipo no superen la fecha límite. Entonces, si tiene dificultades para administrar o realizar un seguimiento del tiempo de su proyecto o de cualquier miembro del equipo en particular, entonces esta herramienta seguramente puede marcar la diferencia en la administración del tiempo de las tareas.

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