5 mejores prácticas para la contabilidad de WooCommerce con beneficios y mejores herramientas

Para hacer negocios en la plataforma de WordPress, WooCommerce es una de las mejores soluciones de comercio electrónico disponibles. Viene con una herramienta integrada para recopilar estadísticas comerciales precisas y datos transaccionales. Lo que puede ser beneficioso para mantener sus registros contables y financieros de WooCommerce.

Sin embargo, comprender estos datos y convertirlos en un registro contable puede ser complicado. A veces, es posible que muchos dueños de negocios ni siquiera entiendan las ideas que están recibiendo.

Entonces, en este blog, le mostraremos cómo la contabilidad de WooCommerce ayuda a su negocio, cómo utilizarla con las mejores prácticas de la industria y sugerencias para las herramientas necesarias.

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Cómo el sistema de contabilidad de WooCommerce puede beneficiar a las empresas en línea

Sin los informes contables adecuados, es posible que no pueda evaluar los registros financieros y el flujo de caja. Por lo tanto, sin comprender estos registros e informes, no podrá tomar decisiones comerciales adecuadas.

Para realizar un seguimiento de sus ingresos y gastos, el sistema de contabilidad de WooCommerce mantiene procedimientos de contabilidad integrados y estables que pueden ser entendidos fácilmente incluso por personas que no son contadores.

Con la ayuda de estos informes y datos, los dueños de negocios pueden crear fácilmente informes contables esenciales y tomar las decisiones correctas cuando sea necesario.

Bueno, obtengamos un poco de detalle del complemento WooCommerce y descubramos cómo su función de contabilidad mantiene sus datos financieros optimizados.

Dentro del plugin de WooCommerce, si vas a WooCommerce > Informes , puedes encontrar 4 tipos de informes. Se pueden clasificar como –

1. Pedidos
2. Clientes
3. Valores
4. Impuestos

Pedidos

En esta pestaña de los informes de WooCommerce, puede obtener informes de ingresos basados ​​en Ventas por fecha, Ventas por producto, Ventas por categoría, Cupones por fecha y Descargas de clientes.

A partir de los nombres, puede entender fácilmente lo que significan:

• Ventas por fecha: visualice una descripción general de los ingresos obtenidos de las ventas.
• Desde Ventas por producto, puede obtener una descripción general de sus datos de ventas.
• En Productos y categorías, puede encontrar sus productos y categorías más vendidos.
• Cupón por fecha muestra los cupones más populares utilizados por sus clientes.
• Las descargas de clientes muestran qué productos/servicios descargables se han pedido.

Clientes

La pestaña Clientes le permite ver los informes de: Clientes frente a invitados y Lista de clientes. Hay una opción para ordenar estos datos por año, último mes, este mes, últimos 7 días y fecha personalizada.

Clientes frente a invitados muestra los informes de usuarios de pago que se registran en su sitio web frente a usuarios invitados. La lista de clientes solo muestra usuarios registrados. También hay una opción para buscar clientes específicos.

Valores

En esta pestaña de los informes de WooCommerce, el administrador puede acceder a los datos del inventario de los productos/servicios. Muestra la lista de Pocas existencias, Agotado y Más surtidas.

Impuestos

La pestaña Impuestos le permite acceder a informes de Impuestos por código (estado) e Impuestos por fecha. por año, último mes, este mes y fechas personalizadas.

Con toda esta información de ventas, uso de cupones, tasa impositiva, cantidad de existencias y datos de clientes, generar datos contables adecuados para representar el negocio puede ser mucho más fácil. WooCommerce le permite exportar estos datos para ayudarlo con sus esfuerzos contables.

Mejores prácticas para la contabilidad de WooCommerce

WooCommerce le proporciona una gran cantidad de datos para procesar, analizar y resumir las ventas. Por lo tanto, puede realizar un seguimiento de su negocio de manera efectiva con los datos contables adecuados.

Pero este tipo de seguimiento de datos o análisis de estadísticas contables requiere un proceso complejo. Estas tareas tomarán mucho tiempo en completarse a menos que sea un contador certificado. Lo que significa que tendrá menos tiempo para concentrarse en su negocio.

Si sigue las mejores prácticas con las que muchos líderes de la industria están familiarizados, completar estas tareas puede ser mucho más fácil que antes.

Hemos seleccionado cuidadosamente 5 de las mejores prácticas para la contabilidad de WooCommerce. Sumerjámonos -

1. Vincule WooCommerce al complemento de contabilidad de WordPress

Podría pensar: “¿No es posible que WooCommerce se ocupe de todo el aspecto de la contabilidad de mi negocio? Puedo ocuparme de mi negocio simplemente revisando las estadísticas de WooCommerce”.

Es completamente comprensible pensar de esta manera, pero debe recordar que el enfoque principal de WooCommerce es manejar el proceso de comercio electrónico. Si bien proporciona información importante para la contabilidad, para informar correctamente los datos, es posible que se enfrente a imprecisiones.

Estos registros inexactos pueden dañar significativamente su negocio. Si no es contador, entonces hay una mayor probabilidad de que mantener registros de transacciones le lleve una gran parte de su tiempo.

Ese tiempo puede emplearse mejor ayudando a su empresa a crecer y enfocarse en otros sectores. Para utilizar sus datos, tiempo y esfuerzo, ¡un buen complemento de contabilidad de WordPress puede aumentar su eficiencia contable! Estos son algunos de los mejores complementos de contabilidad de WP disponibles:

• Contabilidad WP ERP
• CBX Contabilidad y teneduría de libros
• Sincronización de QuickBooks para WooCommerce
• Coste de bienes

Puede pensar que estos complementos son costosos. En realidad, estos complementos son más baratos que muchas extensiones de contabilidad de WooCommerce disponibles. Por ejemplo, el módulo de contabilidad de WP ERP comienza por tan solo $ 12.99 / mes.

Puede usar estos complementos para integrarlos con su sitio web. Los datos se pueden importar y actualizar automáticamente si configura Workflow Automation. Ni siquiera tiene que preocuparse por ingresar elementos manualmente. Tampoco hay riesgo de error humano al ingresar datos o potencialmente perder información valiosa.

2. Configurar reglas de impuestos

Configurar y administrar el trabajo relacionado con impuestos es el trabajo más complejo pero importante en contabilidad. Los impuestos son una parte vital de cualquier negocio, pero esta es la parte que brinda a los propietarios la experiencia más dolorosa.

Muchas empresas no logran configurar los impuestos con precisión. Lo cual es comprensible. Digamos que está haciendo negocios en California, EE. UU. Ha configurado impuestos de acuerdo con su estado. Pero cuando realizó una venta en Florida, encontrará un informe contable muy diferente debido a las diferentes tasas impositivas en Florida.

Por lo tanto, cuando configura su tienda, es importante establecer y configurar los impuestos para que no tenga que enfrentar ningún problema durante la temporada de impuestos. Si usa complementos adicionales, esto se vuelve mucho más fácil ya que tienen un sistema incorporado para configuraciones de impuestos.

Si desea hacerlo desde WooCommerce, ¡hay un documento completo sobre la configuración de impuestos específicos en WooCommerce que puede explorar!

3. Utilice un mejor proceso de gestión de inventario

Una buena gestión del inventario puede ahorrarle tiempo, productos y esfuerzos contables. Muchas cosas pueden suceder en el inventario. Los productos pueden dañarse o caducar. Estas situaciones significan una pérdida para su negocio. Por lo tanto, es necesario realizar un seguimiento de todos los productos y su paradero.

Si no realiza un seguimiento de su inventario, la depreciación o las pérdidas relacionadas con el daño del producto en sus informes contables, no obtendrá un pronóstico preciso de su negocio.

Aunque WooCommerce realiza un seguimiento de sus existencias, no hay forma de encontrar ningún informe monetario real sobre esos productos almacenados. Por lo tanto, es mejor usar un complemento de contabilidad para ayudarlo a realizar un mejor seguimiento de su inventario.

4. Genera Informes Contables Importantes

Puede obtener información y datos importantes de WooCommerce, pero informarlos desde la perspectiva del Término contable es una tarea difícil. Es posible que deba generar muchos informes importantes como:

• Informe de crecimiento
• Informe de devolución de ventas
• Informe de devolución de compra
• Informe de IVA de compra
• Saldo de prueba
• Informe de libro mayor
• Balance General, y muchos más

Desde los informes de WooCommerce, puede exportar datos sobre ventas genéricas y
Informe de impuestos, pero no obtendrá los informes mencionados anteriormente. Entonces, una vez más, le sugerimos que se integre con un sistema de contabilidad para su sitio de WooCommerce.

5. Mantenga un flujo de trabajo automatizado para tareas repetitivas

Cuando ingresamos datos manualmente, es normal cometer errores. Para la contabilidad, estos errores pueden tener un alto costo. Por lo tanto, es importante asegurarse de ingresar los datos con precisión. Para evitar esto, puede configurar un flujo de trabajo de automatización.

Existen muchas herramientas para ayudarlo a mantener un flujo de trabajo automatizado para el proceso de contabilidad.

Desafortunadamente, existe muy poca automatización dentro de WooCommerce. Por ejemplo, cada vez que reciba un nuevo pedido de su sitio, WooCommerce enviará un correo electrónico automático a su correo electrónico de administrador. Esos correos electrónicos son muy simples y no se dan muchos detalles.

Pero no te preocupes. Puede resolver este problema agregando una extensión de WooCommerce que admita módulos de contabilidad para hacer el trabajo.

La buena noticia es que herramientas sólidas como WP ERP, AutomateWoo, Quickbooks, HubSpot, etc. son algunas de las mejores soluciones que puede buscar. Porque estas herramientas le permiten la automatización mientras mantiene su registro financiero preciso.

La automatización brinda mayores oportunidades, ya que ayuda a reducir las tareas transaccionales y rutinarias, como el ingreso de datos, la contabilidad y el trabajo de cumplimiento. ¡Con la ayuda de complementos como WP ERP, puede configurar fácilmente esta automatización en un minuto!

Cómo el módulo de contabilidad de WP ERP puede ayudar a lograr las mejores prácticas

La mayoría de las mejores prácticas que mencionamos hasta ahora se pueden lograr con un complemento de terceros. También hemos mencionado muchos complementos, pero de todos ellos, WP ERP se destaca del resto. Así es como puede lograr todo esto con el módulo de contabilidad de WP ERP:

1. Fácil integración con WooCommerce

WP ERP tiene una extensión completa para WooCommerce. Con la extensión de integración de WooCommerce, los dueños de negocios pueden integrar su sitio a WP ERP.

Una vez completada la integración, podrás sincronizar todos los datos y pedidos de tus clientes. Su resumen de ventas está disponible para usted junto con los detalles de sus datos de woocommerce. Incluso puede verificar quién ha comprado menos o más de una cantidad específica.

2. Configuración de reglas fiscales

El módulo de contabilidad de WP ERP tiene zonas fiscales, categorías fiscales y agencias fiscales integradas para facilitar la configuración de impuestos. Si te quedas atascado, te ayudarán con la documentación y el soporte completos.

¡Incluso puede obtener los informes necesarios como: informes de impuestos sobre las ventas e informes de IVA de compras automáticamente!

3. Gestión de inventario

WP ERP tiene su extensión de inventario para ayudarlo a realizar un seguimiento de su stock mejor que WooCommerce.

Puede obtener datos importantes como existencias de inventario, transacciones de inventario, categorías de productos, categorías de impuestos e incluso fechas de proveedores si están disponibles en su sitio. Incluso puede generar informes detallados automáticamente con solo hacer clic en un botón.

4. Generar Informes Importantes:

Gestionar o generar nuevos informes desde cero es una tarea difícil incluso para los profesionales. Verificar dos veces la precisión o mantener el formato correcto puede ser un proceso complejo.

Con WP ERP, estos informes se pueden generar fácilmente con solo hacer clic en un botón.
Puede generar informes como:

• Saldo de prueba
• Informe de libro mayor
• Estado de resultados
• Impuesto de venta
• Hoja de balance
• Informe de devoluciones
• Reporte de ventas
• Informe de compra
• Reembolsos

5. Automatización del flujo de trabajo contable importante

Para mostrar cómo WP ERP ayuda con la automatización, dibujemos un caso:
Cada vez que un cliente compra sus productos o servicios, debe proporcionarle una factura. Hacer esto manualmente cada vez puede ser una gran molestia, sin importar cuán simple parezca.

Con la extensión de flujo de trabajo de WP ERP, puede automatizar todo este proceso. Todo lo que tienes que hacer es lo siguiente:

• Vaya a Flujo de trabajo para seleccionar el nombre de su automatización y el tiempo de demora.
• Después de eso, edite sus opciones de activación. Para este caso, debe seleccionar el módulo Contabilidad. El evento será una "venta añadida".
• Ahora tendrá 4 opciones como acción, de las cuales debe seleccionar la acción de factura. Escriba el correo electrónico y seleccione cómo se verá su factura.

Eso es todo. Puede crear un flujo de trabajo de automatización así. Después de activar la automatización ya no tendrás que preocuparte por enviar facturas manualmente. Este fue solo un ejemplo de muchos casos de uso.

Puntos críticos para la contabilidad de WooCommerce

En resumen, configurar correctamente sus sistemas de contabilidad de WooCommerce puede ayudarlo a crear un negocio más sostenible y rentable. Cuando comprende el flujo financiero de su negocio, puede tomar medidas precisas para hacer crecer su negocio aún más.

Puede parecer abrumador hasta cierto punto. Por lo tanto, le recomendamos que comience con las siguientes cosas:

• Conozca los datos de los informes de WooCommerce. Explore todas las secciones/pestañas y vea el rendimiento de su empresa.
• Conecte su sitio con un complemento de contabilidad o una solución completa de gestión empresarial como WP ERP. De esta manera, obtiene información y funciones adicionales además de los datos de los informes de WooCommerce.
• Lea las normas fiscales de la ubicación de su público objetivo. Configure su impuesto con la documentación adecuada. Toma ayuda si la necesitas.
• Mantenga un ojo en su inventario. Verifique la calidad y la cantidad regularmente.
• Comprenda qué tipo de información obtiene de los diferentes informes contables. Esto ayudará a tomar mejores decisiones comerciales.
• Automatice sus tareas contables. Especialmente las tareas recurrentes.

Si sigue estas mejores prácticas de la industria y las utiliza, seguramente verá un cambio en su negocio.