¿Cómo pueden las clínicas pequeñas lograr recordatorios de citas para lograr la participación del paciente?

Las citas perdidas, la pérdida de ingresos y los retrasos en la atención al paciente son algunas de las peores pesadillas para las clínicas pequeñas.

El compromiso es la columna vertebral de un negocio próspero de hoy en día. Y del mismo modo, el sector sanitario tampoco puede perderse esto.

Los pacientes pueden faltar a sus citas porque pueden olvidarlas, no ser notificados o simplemente porque están ocupados. ¡Hay muchas cosas que podrían interponerse en el camino!

¡Siga leyendo para aprender cómo utilizar los recordatorios de citas para poner en marcha el compromiso!

¿Cómo le recuerdas a alguien una cita?

Las ausencias de pacientes (es decir, pacientes que no se presentan a la cita) pueden ocurrir debido a múltiples razones.

Si bien esta actividad ocurre entre bastidores, si estas instalaciones disminuyen, puede afectar múltiples dimensiones del funcionamiento de una clínica pequeña.

Independientemente de los motivos, puede ser perjudicial para su negocio y generar costos generales crecientes, como alquileres, costos de empleados, servicios públicos, seguros o cualquier equipo o suministro necesario para citas específicas. Esta situación también puede empeorar si no hay un pago por adelantado. Según una investigación de PubMed, la ausencia de pacientes puede provocar una pérdida de ingresos del 14%, y esta pérdida puede ser sustancial para las clínicas pequeñas.

Además, también hay que considerar el factor tiempo. Esto incluirá el tiempo necesario para fijar la cita y organizarla. Esto puede afectar la retención de personal y de clientes, el servicio al cliente y la calidad de la atención médica, afectando así la eficiencia general.

Si bien los médicos salvan vidas, es fundamental garantizar que el trabajo administrativo no se vea comprometido.

Los recordatorios de citas demuestran que su clínica se preocupa por ellos. Atraer y retener pacientes con la comodidad digital les facilita gestionar y lograr una buena salud. Los recordatorios de citas muestran que las clínicas son conscientes de los registros de salud y el progreso de sus pacientes. Sin embargo, ¡es posible que simplemente enviarles un mensaje sobre su cita no funcione! Para una mejor participación, también debe incluir detalles vitales sobre la cita.

Esto incluye:

• La dirección de la instalación.
• Los horarios de las citas
• ¿Cuál es el proceso de reprogramación de la cita?
• Cualquier preparación previa para la cita (si es necesario)

Para los pacientes que llegan sin preparación y sin conocimiento del procedimiento, esto puede generar gastos adicionales para su clínica cuando se reprograma.

Los recordatorios sin estos detalles pueden confundir a sus suscriptores o incluso molestarlos. Junto con los detalles, asegúrese de centrar estos recordatorios en la creación de un vínculo sólido con el cliente y la mejora del compromiso.

¿Cómo se pueden mejorar los recordatorios de citas para lograr la participación del paciente?

Empiece por inspeccionar el escenario actual.

Ampliar el escenario actual puede ayudarle a evaluar las áreas de mejora.

Por ejemplo, ¿qué pasa con sus correos electrónicos de seguimiento? Deben ser significativos y prácticos para involucrar positivamente a sus pacientes. Considerar cómo el correo electrónico ayudará a los pacientes le ayudará a tomar mejores decisiones sobre su proceso de atención médica, la preparación para las citas y garantizar una atención rápida al paciente. Hacer bien estos aspectos también le ayuda a interactuar más allá de los correos electrónicos.

Para una mejor participación del paciente, las clínicas también pueden enviar opciones de tratamiento, instrucciones de seguimiento y estrategias médicas de atención crónica. Esto brinda a los pacientes opciones para tomar mejores decisiones y llevar una vida saludable.

¡La automatización es el camino a seguir!

¿No se sentiría abrumado su personal con solicitudes constantes y con el envío de múltiples recordatorios por correo electrónico?

Además, las cosas pueden volverse mucho más complicadas debido a la menor cantidad de personal en las clínicas pequeñas. Esto puede provocar malas experiencias tanto para el personal como para los pacientes. Al hacer las cosas manualmente, sus pacientes pueden sentirse desconectados.

La ejecución manual de tareas puede ser propensa a errores, por lo que será mucho más factible cambiar de un procedimiento manual a uno automatizado. Además, la automatización también reduciría la necesidad de personal adicional. Además, estos mensajes también se pueden personalizar fácilmente para comunicaciones únicas y recurrentes.

Las notificaciones automáticas por correo electrónico pueden ayudarle con comunicaciones únicas y recurrentes, necesarias para confirmar, cancelar y reprogramar citas.

Envío de pasos procesables

¿Qué pasa si sus pacientes quieren reprogramar su cita y no saben cómo?

Este proceso será mucho más difícil si se basa en un estilo de comunicación unidireccional. Esto hará que los recordatorios se envíen en vano. Si bien se garantiza la personalización y la relevancia, mantener a los pacientes interesados ​​con pasos viables es una práctica crucial.

Los recordatorios de citas procesables brindan a sus pacientes el poder de confirmar, cancelar o reprogramar la cita. Si no desea alargar el contenido, simplemente puede agregar un botón "haga clic en Sí para confirmar". Esto le dará una idea más clara sobre la disponibilidad del paciente. Además de ser directo, puedes personalizar el correo electrónico para mayor claridad y evitar confusiones. Esto permite llenar espacios vacíos con facilidad y no hay pérdida de ingresos para los pacientes.

Como valor agregado adicional, también puede agregar noticias sobre atención médica, investigaciones, descubrimientos, estadísticas interesantes y consejos rápidos relevantes para el historial médico del paciente. Esto hace que su cita sea un recordatorio para hacer un esfuerzo adicional y hablar sobre temas que pueden mejorar la vida de sus pacientes.

Aprovecha al máximo los recordatorios de citas

Después de la pandemia, las clínicas se han apegado a sus protocolos de seguridad, especialmente cuando reciben visitas de varios pacientes a la vez.

Los recordatorios de citas pueden ser un excelente medio para comunicar qué esperar en el centro y las reglas a seguir antes y después de la cita. Esto es eficaz para garantizar que no abarroten innecesariamente otras instalaciones y no den vueltas en círculos y pierdan el tiempo pidiendo direcciones e instrucciones.

Este es un efecto positivo indirecto de los recordatorios de citas que puede mejorar la satisfacción del paciente. La táctica funciona al no mantener a los pacientes en la lista de espera, especialmente a los pacientes que desean curarse lo antes posible.

Mejores prácticas para configurar recordatorios de citas para la participación del paciente

hazlo personal

El marketing por correo electrónico en el sector sanitario es el último lugar donde desearía generalizar sus correos electrónicos.

Cada historial médico seguramente será diferente. Enviar a cada paciente el mismo correo electrónico puede resultar erróneo y confuso, e incluso puede dañar la reputación de su clínica. Por lo tanto, es mejor abstenerse de plantillas genéricas o respuestas predefinidas.

Según cada cita de paciente, puede enviar recordatorios 24 horas antes o una hora antes. También puede crear y automatizar una lista de recordatorios para sus pacientes.

Utilice el nombre de su paciente y otros detalles para personalizar aún más el mensaje.

Además, enviar correos electrónicos personalizados a segmentos específicos también puede aumentar la participación de los pacientes.

Haz que el mensaje sea fácil e intuitivo.

Sus pacientes podrían tener prisa o simplemente estar lidiando con su condición médica. Hay muchas más razones por las que tu correo electrónico podría pasar desapercibido. Por lo tanto, usted querrá que sus pacientes respondan lo antes posible.

Para que eso suceda, utilice un mensaje claro con CTA simples e intuitivas. Debe facilitar que los pacientes participen en sus conversaciones para lograr una mejor participación. Sin embargo, para que la comunicación sea integral y exclusiva, considere la accesibilidad para sus pacientes según sus condiciones de salud.

Es vital señalar que se debe garantizar la participación independientemente de la edad, discapacidades, dispositivos, preferencias y otros factores.

Servicios integrales de recordatorio

Los servicios de recordatorio deben admitir servicios previos y posteriores a la cita. Esto mejora la conciencia del paciente y el cumplimiento de lo que se debe y no se debe hacer en el procedimiento. El personal también puede hacer que el proceso sea más conveniente y atractivo haciendo que los pacientes completen el formulario o cuestionario, o confirmen la información previa a la atención.

Estos servicios automatizan la comunicación y garantizan que ambas partes estén actualizadas en caso de cambios de planes.

Asimismo, los servicios integrales ponen a disposición del personal la información para tener un panorama más claro de las citas. Esto incluye factores como horas, fechas, estado y más. Esta información está disponible para el personal de inmediato, lo que le permite al personal de la clínica tomar medidas inmediatas en caso de reprogramación.

Evite los emojis

Estoy de acuerdo en que los emojis son una excelente manera de infundir algo de humor y personalidad.

Sin embargo, cuando se comunique con sus pacientes, es mejor abstenerse de un enfoque casual. Además, los emojis también pueden reducir significativamente el límite de caracteres. Esto puede impedirle comunicar claramente los detalles de la cita a su audiencia.

Si es importante, asegúrese de agregar solo emojis que sean relevantes y que no sean hirientes o irrelevantes para sus pacientes.

Solicitar comentarios

Para impulsar aún más la participación, también debe solicitar Me gusta, compartir o reseñas de sus pacientes en las redes sociales. Esto le ayudará a generar confianza en las redes sociales.

Las clínicas pueden solicitar comentarios después de los tratamientos y las citas.

Evite las mayúsculas

Como buscamos un lenguaje amigable, es mejor evitar las mayúsculas innecesarias. Escribir en el caso general de la oración hace que parezca amigable. Por otro lado, las mayúsculas pueden hacer que tus frases parezcan gritos.

Si el uso de mayúsculas es indispensable, puedes reducir su uso al mínimo.

Respuestas inmediatas

¡Todos estamos de acuerdo en que nada es tan importante como tu salud! Y cuando esté esperando respuestas de su proveedor de atención médica, ¡es mejor recibir noticias suyas lo antes posible!

Y es por eso que hay que utilizar respuestas rápidas para evitar retrasos, discrepancias o confusiones.

Conclusión

Los recordatorios atractivos para los pacientes pueden hacer que los procesos sean más fluidos y, al mismo tiempo, crear un vínculo positivo con sus pacientes. En cuanto a las clínicas pequeñas con recursos limitados, esta herramienta puede resultar de gran ayuda.

¿Quiere que los pacientes se registren para recibir estos recordatorios de citas por correo electrónico? Considere recopilar correos electrónicos en la sala de espera, durante las citas en línea o durante la programación.

Sin embargo, las clínicas también deben tener cuidado con regulaciones como HIPAA, TCPA y CAN-SPAM.

Estas regulaciones pueden proteger la privacidad del paciente y pueden ayudar con excepciones a las reglas normales de consentimiento del paciente.

La tecnología está a nuestro alrededor, lo importante es cómo la utilizamos.

¡También hay algo más que puede facilitarle el contacto con sus pacientes!

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