隠れた宝石: 役員室とその業績への影響

公開: 2023-09-13

今日の世界では、オンラインコミュニケーション、デジタルデータ管理、ペーパーレス会議が世界中の取締役会メンバーやビジネスチームにとって好まれる選択肢となっています。デジタル化により、紛れもない利便性、費用対効果、そしてどこからでも簡単にタスク管理ができるようになるからです。

さらに、デジタル化は単なる強制的なオプションではありません。世界の取締役会の取締役の 5 人に 4 人は、企業取締役会がデジタル変革を主導すべきだと考えています。

さらに、オンライン掲示板管理ソリューションに対する需要の高まりに伴い、多数のサービスプロバイダーが参入を強化しています。ただし、取締役会管理のすべての側面を包括的にカバーしている会議管理ソリューションはわずかです。そのようなソリューションの 1 つは、取締役会の会議、文書、およびコミュニケーションを効果的に管理するためのすべての標準機能とさらには高度な機能を備えた取締役会ポータルソフトウェアです。

ここでは、バーチャル取締役会がコーポレート・ガバナンスにどのように大きな影響を与えることができるかを説明します。ボードポータルテクノロジーの紹介から始めましょう。

仮想会議室ソフトウェアとは何ですか?

取締役会ポータルソフトウェア (仮想取締役会ソフトウェア) は、安全なオンライン取締役会会議管理ソフトウェアであり、特に取締役、CEO、幹部、取締役秘書、利害関係者、投資家、組合リーダー、委員会、その他の意思決定者向けの完全な企業ソリューションです。

他の多くの会議管理ツールとは異なり、ボードソフトウェアはオールインワン機能で知られています。つまり、安全なボードポータルを使用すると、次のことが可能になります。

理事会会議のスケジュール、手配、管理、記録、または追跡
ボードドキュメントの保護、共有、保存、編集、表示、注釈付け、交換、配布
他の取締役会メンバー、アドバイザー、投資家、または第三者とのコミュニケーション
外部のビジネス取引を合理化したり、金融取引を促進したりする
役員室に組み込まれたテンプレートを使用して、長くて時間のかかる文書を簡単に作成します

最も優れている点は、仮想役員室が営利団体、非営利団体、政府機関や公的機関にとっても同様に効果的であるということです。

以下は、掲示板ポータルソフトウェアを使用することの最も注目に値する利点の一部です。

1. 準備が簡単で、取締役会関連文書に簡単にアクセスできる

「バーチャル役員室はまさに注目すべきものです。 文字通り何でもできるのです。 自宅の都合の良い場所から長時間の会議を行ったり、必要なときにいつでも何でもアクセスしたり、組み込みのテンプレートを使用して役員名簿、報告書、委員会憲章を作成したり、データを安全に保管したり、部下を追跡したりすることができます」とマーケティングストラテジストのジーザス・リバス氏は述べています。 board-room.org で。委員会の憲章の書き方も学ぶことができます。

リバス氏が述べたように、役員室は取締役会の職務に関連するあらゆる作業を最小限の時間で行うのに役立ちます。これには、最小限の労力でボードパックやその他のレポートを準備することが含まれる場合があります。

仮想取締役会ソフトウェアを使用すると、取締役や取締役会メンバーはいつでもどこからでも取締役会のドキュメントに簡単にアクセスできます。必要なのは、スマートフォンなどの認識された電子デバイスとインターネット接続だけです。

最新の仮想役員室プロバイダーでは、モバイルアプリケーションからのアクセスも許可されており、クリックするだけで役員会の文書を作成できます。さらに、一部のベンダーでは、保存されたドキュメントへのオフラインアクセスを許可しています。

2. 意思決定の強化

情報に基づいた意思決定は、最新の情報を入手できるかどうかにかかっています。ボードソフトウェアのデータ管理機能により、ドキュメントをリアルタイムで更新でき、即時通知システムにより関係するユーザーに即座に通知されます。

さらに、会議議事録、過去の議題、財務諸表、政策マニュアル、および報告書は、取締役会用ソフトウェア内で簡単に入手できます。取締役会のデータが即座に利用できるため、取締役会のメンバーはより多くの情報に基づいてタイムリーな意思決定を行うことができます。

3. より強力で認定されたデータ保護

ボードポータルソフトウェアは高レベルのセキュリティを提供し、複数の保護層を利用して機密情報を保護します。認定ボードソフトウェアベンダーは、HIPAA、ISO、FISMA、FINRA、SOC、GDPR などの認定組織によって設定されたデータ管理およびセキュリティ標準を遵守しています。

2 段階認証、フェンスビュー、自己破壊型ドキュメント、リモートデバイスパージ、電子透かし、ドキュメントアクセス制御、データ暗号化、IP アドレス制限などの機能により、サイバー保護の無敵の組み合わせが提供されます。

注: 信頼できるボードソフトウェアとは、上記のように関係する規制当局によって設定されたガイドラインに厳密に準拠しているものです。認定されていないベンダーを雇用すると、コンプライアンス上の問題が生じることを知っておくことが重要です。

4. 効率的な取締役会運営

ボードポータルを使用したボードタスクの管理は、従来の方法よりも高速かつ効率的です。予定された会議または計画外の会議の準備は数分以内に行うことができます。データへのアクセス、共有、配布を安全かつ迅速に行うことで、時間を節約できます。

また、取締役会のメンバーは、会議の議題を効率的に準備し、即座に配布し、取締役会の資料にアクセスし、ビデオ/音声会議に参加し、懸念を提起し、投票し、アンケートを実施し、文書に署名し、その他の管理タスクを簡単に実行できます。一言で言えば、役員室はより短い時間でより多くの仕事をこなすのに役立ちます。

5. 透明性とユーザーアクティビティの制御

取締役会ポータルは監視ツールを採用して取締役会内のあらゆる活動を追跡し、透明性を促進し、取締役会メンバーの最大限の参加を奨励しながら、利害関係者間の信頼を構築します。管理者は、曖昧な点や不正なアクティビティがある場合にタイムリーな措置を講じ、犯人を即座に捕まえることができます。

6. コスト削減

取締役会ポータルソフトウェアは、データを漏洩や侵害から保護し、最終的には潜在的な訴訟や罰則から企業を保護することで、企業に多大な財務的価値をもたらします。

さらに、取締役会文書の紙、印刷、編集、配布に関連する経費が削減されるため、オンサイトでの取締役会会議の必要性が最小限に抑えられます。

それをまとめる

正確に言うと、仮想取締役会ルームは、取締役会の文書管理、仮想コミュニケーション、プロジェクト管理、会議管理、および取引管理のための包括的なソリューションを提供する多機能取締役会管理ソフトウェアです。

このソフトウェアは安全性が高く、コスト効率が高く、いつでもリモートアクセスが可能です。注目すべき安全性の高いボードポータルには、Azues Convene、iDeals Boards、Nasdaq Boardvantage、Govenda Boards、BoardPro などがあります。次回のオンライン役員会のために役員室ソフトウェアをチェックしてください。