デスクホテリングがオフィスワークスペースをどのように改善できるか

公開: 2022-06-04

コロナウイルスのパンデミックにより、2020年には事実上全世界が遠隔地に追いやられ、食料品の買い物やフィットネスからデートの夜やハッピーアワーまで、家の外ではなく家の中で起こり始めました。仕事も例外ではありませんでした。企業は、公共の場所にいるのが危険すぎるときに企業が浮かんでいることができるように、アクセス、設備、ズームを備えた従業員を立ち上げるために奮闘していました。しかし、一部の企業が文字通りの扉を再開している今、新たな問題が発生しています。すべての人に十分な不動産がなくなったときに、実店舗に戻ることに興奮している可能性がある、またはおそらくそうではない可能性がある従業員にどのように対応しますか？ 1つの解決策は、デスクホテルです。これは、一部の社内従業員、一部の遠隔地の従業員、および誰がどこで働くかに関して柔軟になる能力を備えたハイブリッドな職場を作成する方法です。

デスクホテリングとは何ですか？

デスクホテルは、従業員が事前にワークステーションを予約する職場向けのスペース共有戦略です。予約システムは、ホテルの部屋を予約するのと同じように機能します（そのため名前が付けられています）。特定の日に、特定の時間帯に希望のデスクを予約します。職場に到着したら、チェックインして、そこにいて、ワークステーションを引き継ぐことを伝えます。チェックインは、ソフトウェアを使用してデジタルで、または実際の人と一緒に行うことができます。終了したら、ステーションが再び無料であることを確認するためにチェックアウトします。

出典：自律

デスクホテリングとホットデスク

デスクホテルとホットデスクは似ていますが、明らかな違いが1つあります。それは予約システムです。どちらの戦略でも、従業員は毎日働く専用のデスクを持っていません。ただし、デスクホテルではワークステーションは予約されていますが、ホットデスクではワークステーションは先着順で貸し出されます。どちらも従業員にチェックインを要求しますが、理由は異なります。デスクホテルの場合、チェックインはスペースを要求し、施設の容量を監視するのに役立ちますが、ホットデスクの場合、容量は出席とワークステーションの占有を確保することほど問題ではありません。

ホテルスペースとは、従業員がオフィスに現れる前に、自分の勤務日がどのようになるかを把握していることを意味します。また、必要なワークステーションが利用できない場合は、その日に自宅で仕事をして、別の時間にオフィスに行くことを決定できます。ホットデスクを使用すると、職場に到着して、快適または生産的でない場所に行き着くのは不快に感じる可能性があります。

デスクホテリングはどのような職場に最適ですか？

デスクホテルは、スペースの使用率を大幅に制御する必要があるオフィスに最適です。皆のための十分な机がない場合、何人かの人々は毎日家で働かなければならないでしょう。オフィスで働く人は、どこで働くか、そしてそうする余地があるかどうかを理解するための標準化されたシステムを必要としています。

一方、ホットデスクは、容量の問題がないカジュアルなワークスペースに適しています。一人一人が同じ日にオフィスで働くことにした場合、十分なワークステーションがあります。それは、誰もがどこに座るかの問題であり、彼らが座れるかどうかではありません。（ただし、この場合、デスクホテルは依然として従業員を幸せにする可能性があります。）

デスクホテルを進めることにした場合は、従業員のフィードバックを受け入れてください。誰が変更を支持し、誰が支持しないかに関係なく、誰もが意見を持ちます。批評を招き、提案を心に留めてください。あなたの従業員は、オフィスホテルが彼らにどのように影響するか、そして彼らの生産性を誰よりもよく知っています。

ホテルオフィスの長所と短所

柔軟な座席配置はまったく新しいものではありません。 COVID以前でさえ、一部の企業はより柔軟な作業の取り決めを実験していました。そして、他の場合と同様に、オフィスのホテルスペースにはメリットとデメリットの両方があります。

プロ：カスタマイズされたWorkweeks

従業員にとってのデスクホテルの最大の利点の1つは、週を前もって設計し、どこでどのように仕事をするかをカスタマイズできることです。週の労働時間の例は次のとおりです。

ジェーンが月曜日の朝に時間どおりにドアから出るのは難しいので、彼女はいつも家から軽い仕事と管理タスクに取り組むことを選びます。 火曜日から木曜日まで、彼女はより詳細な仕事のためにオフィスにいるのが好きです。 彼女は自分が息苦しくて閉ざされやすいことを知っているので、その3日間のうち2日間は、窓際の机を予約するか、会議室で共同プロジェクトをスケジュールします。 金曜日に、彼女は一日の後半を家に持ち帰り、仕事が終わったらできるだけ早く家族の時間を始めることができます。

これは、デスクホテルがスケジュールに合わせて機能する1つの方法にすぎません。また、予約は繰り返し発生しないため、従業員は1週間先を作成できますが、最適に機能します。さらに、必要な種類のワークスペースやテクノロジーを確保できない場合は、その計画を立てることもできます。最終的に、従業員は、圧倒されたり燃え尽きたりすることなく、生産性を高めるために必要なタイプの週を過ごすことができます。

短所：不十分なオフィスの配置

デスクホテルでは、ホットデスクよりもかなり多くの個別の管理と計画がありますが、それでも絶対確実ではありません。従業員は、他の誰が席を確保しているかに応じて、どこに座るかを決定し、誰が近くに配置されるかを確認できますが、一部のデスクがまだ予約されていない場合はどうなりますか？従業員が職場に到着すると、同僚の隣に座っていることに気付く可能性がありますが、これは自分のワークスタイルには適していません。たとえば、従業員がプロジェクトに集中するために静かにする必要がある場合、彼らは一日中電話をかけなければならない誰かの隣に行き着く可能性があります。

これに対抗するには、さまざまな種類の作業用のゾーンを作成することを検討してください。たとえば、仕事のために多くのことを話さなければならない従業員やグループは、より静かな環境を必要とする人々の近くにいるべきではありません。特定のエリアのスペースを予約できる従業員の制限を設定したり、特定のエリアを静かなスペースとして指定したりできます。

プロ：柔軟な予約

デスクホテルは、キュービクルの海でデスクを選ぶだけではありません。より多くの組み込みの柔軟性があります。たとえば、従業員は次のことができます。

彼らが集中的で集中的な仕事をしなければならない場合は、静かな机を予約してください。
新鮮な空気や日光で生産性が高い場合は、窓際のデスクを予約してください。
共同作業が必要な場合は、会議室を手配してください。
一度に1日、半日、または1時間の予約をしてください。
旅行中の場合、またはある環境を別の環境よりも好む場合は、別のオフィスで働くことを決定します（異なる場所に複数のオフィスがある企業の場合）。

あなたのオフィスの宿泊施設に応じて、あなたは労働者にあらゆる種類のオプションを提供することができます。

短所：従業員の懐疑論

過去にオープンワークスペースを持っていた従業員、特にホットデスクを利用した従業員は、従来の設定からオフィスホテルへの変更に神経質になる可能性があります。しばらくオフィスに戻ってきた従業員、帰国を楽しみにしている従業員、またはそもそも自宅で仕事をしたことがない従業員にとって、居心地の良いパーソナライズされたデスクをあきらめることは、後ろを突き刺すような気分になります。彼らはまた、彼らが彼らのワークスペースに対して単独で責任を負わなくなった場合、清潔さについて心配するかもしれません。

これらの従業員を参加させるために、あなたのビジョンを説明し、会社の目標を全員に思い出させてください。計画に労働者を参加させると、彼らは変更が行われている理由を理解し、それをサポートする可能性が高くなります。全体像が日々の責任に迷うのは簡単です。ブランドが存在する理由、誰もが何のために働いているのか、そしてこれにデスクホテルの要素がどのように優先順位を回復できるのかについての復習です。また、チームにとって清潔さと衛生性が非常に重要である場合は、清掃員がワークステーションに特に焦点を当てることで、その懸念を和らげることができます。

プロ：専用ワークスペース

すべての在宅勤務の従業員が、仕事の成功につながる公式の設定を持っているわけではありません。それらの従業員にとって、机、コンピューター、事務用品があり、そして最も重要なことに、静かな場所にある日（または毎日）にオフィスに向かうことができることは、彼らの角に押し込まれた犬からの大きな一歩です。 -「ホームオフィス」の吠えを止めない。

居心地の良いワークスペースを維持することにもお金がかかります。それらを清潔に、消毒し、そしてもてなしてください。スペースを確保する各人のデスクが衛生的に保たれるようにシステムを作成し、アートワーク、植物、感覚リラクゼーションツールなどの魅力的な装飾要素を追加します。

短所：社会的相互作用への変更

毎日オフィスに行くことの一部は、他の人と一緒に働くことです。職場で社会生活を送ることは、ストレスを和らげ、労働者がお互いにアイデアを跳ね返らせるのに役立ち、仕事をもっと楽しむ機会を与えてくれます。デスクホテルでは、さまざまな同僚が1週間を通してオフィスで仕事をしているだけでなく、さまざまな場所に座っているため、一部の人の社会の流れが妨げられる可能性があります（他の人の場合は改善されます）。

プロ：物理的に離れた作業エリア

健康と安全は現在（そして願わくば永遠に）最優先事項であり、ホテルのワークスペースのセットアップをさらに魅力的にしています。作業エリアが物理的に離れているということは、人々がより安全に仕事に復帰できることを意味します。デスクホテルは、オフィスで働くことを選択した場合でも、自宅で仕事をしたい場合でも、誰もが健康を守ることができます。さらに、清掃するワークステーションが少なくてすむため、より徹底的な消毒プロセスを実行できます。

短所：新しい合併症

プロセスが実装されるときはいつでも、予期せぬ、なじみのない問題が発生します。デスクホテルも例外ではありません。企業は、トラブルシューティングのために、次のようなさまざまな問題に対処する必要があります。

特別なリクエストを処理する。特に、一度にすべての特別なリクエストに対応するのに十分なステーションがない場合。スタンディングデスクが必要なのに、利用可能なワークステーションがない場合など。
ワークステーションで従業員に適切な種類のアクセスを提供します。
誰かが仕事に来ないと決めたときにキャンセルを処理します。

これは、これらの問題の解決策がないということではなく、新しい問題の解決を期待するためだけのものです。

プロ：コスト削減

企業がすべての従業員に作業スペースを提供する必要がない場合、それは大幅な不動産の節約につながる可能性があります。そのデスクスペースが手放された場合でも、共同スペースや会議スペースに変わった場合でも、会社は全体として必要な平方フィートが少なくなる可能性があります。さらに、より多くの従業員を雇うことにした場合、より多くのオフィススペースを確保することなくそうすることができます。

また、スペースを削減することは、リースしている金額だけではありません。また、ユーティリティに関しても節約でき、装飾や家具のスペースも少なくなります。リソースを使用する人が毎日オフィスにいることが少なくなるため、リソースが減少したり、寿命に達するまでに時間がかかります。

オフィスホテルについての最終的な考え

デスクホテルは、より柔軟なワークスペースが生み出す不確実性の問題を解決しました。はい、従業員は、どこで、いつ、どのように働くかに関して、より多くのオプションを好む傾向があります。しかし、彼らは、時間になったら仕事ができるかどうか、より具体的には、特定のスペースで快適に仕事ができるかどうかを考えたくありません。オフィスホテルでは、適応性の文化が疑わしくなく維持されます。

デスクホテルやホットデスクを試しましたか？ コメントであなたの経験について話しましょう！

注目の画像：Shutterstock経由のIryna Alex