小規模クリニックはどのようにして予約のリマインダーを設定し、患者の関心を高めることができるでしょうか?

小規模クリニックにとって、予約の欠席、収益の損失、患者ケアの遅れは最悪の悪夢の一部です。

エンゲージメントは、現代のビジネスの成長の根幹です。 そして同様に、ヘルスケア部門もそれを見逃すわけにはいきません。

患者は忘れていたり、通知されなかったり、単に忙しかったりするため、予約を逃す可能性があります。 邪魔になる可能性のあるものはたくさんあります!

約束のリマインダーを使用してエンゲージメントボールを軌道に乗せる方法を学び続けてください。

誰かに約束についてどのように思い出させますか?

患者のノーショー（つまり、患者が予約時間に現れないこと）は、複数の理由で発生する可能性があります。

この活動は舞台裏で行われていますが、この施設が縮小すると、小規模な診療所の機能に多面的な影響を与える可能性があります。

理由を問わず、これはビジネスに悪影響を及ぼす可能性があり、レンタル料、人件費、光熱費、保険、特定の予定に必要な機器や消耗品などの諸経費の増加につながります。 前払いがない場合、この状況はさらに悪化する可能性があります。 PubMed の調査によると、患者の無断欠席は 14% の収益損失につながる可能性があり、この損失は小規模クリニックにとってはかなりの額になる可能性があります。

さらに、時間要因も考慮する必要があります。 これには、予定を設定して整理するのにかかる時間も含まれます。 これはスタッフと顧客の維持、顧客サービス、医療の質に影響を及ぼし、全体的な効率に影響を与える可能性があります。

医師は命を救う一方で、管理業務が損なわれないようにすることが重要です。

予約のリマインダーは、クリニックが予約を大切にしていることを示します。 デジタルの利便性を利用して患者を引き付け、維持することで、患者は健康を管理し、追求することが容易になります。 予約のリマインダーは、クリニックが患者の健康記録と経過に注意を払っていることを示しています。 ただし、単に約束について連絡するだけではうまくいかない場合があります。 エンゲージメントを高めるには、予定に関する重要な詳細も含める必要があります。

これも：

• 施設の住所
• 予約のタイミング
• 予約を変更するプロセスはどのようなものですか
• 予約の事前準備（必要な場合）

準備ができていない、または手順を知らずに来院した患者の場合、スケジュール変更時にクリニックに追加費用が発生する可能性があります。

これらの詳細が含まれていないリマインダーは、購読者を混乱させたり、イライラさせたりする可能性があります。 詳細とともに、これらのリマインダーは、顧客との強い絆の構築とエンゲージメントの強化を中心に据えてください。

患者のエンゲージメントを高めるために予約リマインダーを改善するにはどうすればよいでしょうか?

現在のシナリオを検査することから始めます

現在のシナリオを拡大すると、改善の余地がある領域を評価するのに役立ちます。

たとえば、フォローアップメールはどうでしょうか? 患者を積極的に関与させるには、有意義で実行可能なものでなければなりません。 電子メールが患者にどのように役立つかを考慮することは、医療プロセス、予約の準備、および迅速な患者ケアの確保についてより適切な決定を下すのに役立ちます。 これらの側面を正しく理解することは、電子メール以外のエンゲージメントにも役立ちます。

患者のエンゲージメントを高めるために、診療所は治療の選択肢、フォローアップの指示、慢性期治療の医療戦略を送信することもできます。 これにより、患者はより適切な意思決定を行い、健康的な生活を送るための選択肢が得られます。

自動化こそが進むべき道です。

スタッフは絶え間ないリクエストに圧倒されたり、何度もリマインダーのメールを送信したりするのではありませんか?

さらに、小規模な診療所ではスタッフの数が少ないため、事態はさらに困難になる可能性があります。 これは患者だけでなくスタッフにも悪い経験をもたらす可能性があります。 手作業で行うと、患者は孤立感を感じる可能性があります。

タスクを手動で実行するとエラーが発生しやすいため、手動手順から自動手順に切り替える方がはるかに現実的です。 さらに、自動化により追加スタッフの必要性も削減されます。 さらに、これらのメッセージは、1 回限りのコミュニケーションだけでなく、定期的なコミュニケーションにも簡単にカスタマイズできます。

自動電子メール通知は、予約の確認、キャンセル、再スケジュールに必要な 1 回限りの連絡だけでなく、定期的な連絡にも役立ちます。

実行可能なステップの送信

患者が予約の変更を希望しているが、その方法がわからない場合はどうすればよいでしょうか?

一方的なコミュニケーション スタイルに基づいている場合、このプロセスはさらに困難になります。 これにより、リマインダーが無駄に送信されます。 パーソナライゼーションと関連性を確保しながら、患者を実行可能なステップに継続的に関与させることが重要です。

実用的な予約リマインダーにより、患者は予約を確認、キャンセル、または再スケジュールすることができます。 コンテンツを長くしたくない場合は、「確認するにははいをクリックしてください」ボタンを追加するだけです。 これにより、患者の対応状況がより明確になります。 直接的なものに加えて、より分かりやすく混乱を避けるために電子メールをカスタマイズできます。 これにより、空いたスペースを簡単に埋めることができ、患者による収益の損失はありません。

さらに付加価値として、医療ニュース、研究、発見、興味深い統計、患者の病歴に関連する簡単なヒントを追加することもできます。 これにより、あなたの予約は、さらに一歩進んで、患者の生活をより良くすることができるトピックについて話すことを思い出させるものになります。

予定のリマインダーを最大限に活用する

パンデミック以降、クリニックは特に複数の患者が同時に来院する場合、安全プロトコルを遵守するようになりました。

予約のリマインダーは、施設で期待されることや、予約の前後に従うべきルールを伝えるための優れた媒体となります。 これは、他の施設に不必要に混雑したり、道案内や指示を求めてグルグル回って時間を浪費したりしないようにするために効果的です。

これは予約リマインダーの間接的なプラスの効果であり、患者の満足度を向上させることができます。 この戦略は、患者、特にできるだけ早く治癒を望む患者を待機リストに残さないことで機能します。

患者エンゲージメントのために予約リマインダーを設定するためのベスト プラクティス

個人的なものにする

医療分野での電子メール マーケティングは、電子メールを一般化したくない場所です。

すべての病歴は必ず異なります。 各患者に同じ電子メールを送信すると、間違いや混乱が生じる可能性があり、クリニックの評判を傷つける可能性もあります。 したがって、一般的なテンプレートや定型応答は避けた方がよいでしょう。

患者の予約ごとに、予約の 24 時間前または 1 時間前にリマインダーを送信できます。 同様に、患者向け​​のリマインダーのリストを作成して自動化することもできます。

患者の名前やその他の詳細を使用して、メッセージをさらにカスタマイズします。

さらに、カスタム電子メールを特定のセグメントに送信すると、患者のエンゲージメントが雪だるま式に増加する可能性があります。

メッセージを簡単かつ直感的に伝える

患者は急いでいる場合もあれば、単に自分の病状に対処しているだけである場合もあります。 あなたのメールが気づかれない理由は他にもたくさんあります。 したがって、患者にはできるだけ早く応答してもらいたいと考えます。

これを実現するには、シンプルで直感的な CTA を備えた明確なメッセージを使用します。 エンゲージメントを高めるには、患者が会話に参加しやすくする必要があります。 ただし、コミュニケーションを包括的かつ排他的なものにするために、患者の健康状態に応じたアクセシビリティを考慮してください。

年齢、障害、デバイス、好み、その他の要因に関係なく、確実に参加する必要があることに注意することが重要です。

総合的なリマインダーサービス

リマインダー サービスは、予約前および予約後のサービスをサポートする必要があります。 これにより、患者の認識が向上し、処置の「すべきこと」と「してはいけないこと」の遵守が向上します。 スタッフはまた、患者にフォームやアンケートに記入してもらったり、治療前の情報を確認してもらったりすることで、プロセスをより便利で魅力的なものにすることができます。

これらのサービスは通信を自動化し、計画が変更された場合には双方が最新情報を確実に更新できるようにします。

同様に、包括的なサービスにより、スタッフが予定をより明確に把握できるように情報が提供されます。 これには、時刻、日付、ステータスなどの要素が含まれます。 この情報はスタッフにすぐに提供されるため、クリニックのスタッフはスケジュールを変更する場合に迅速に対応できます。

絵文字を避ける

絵文字がユーモアと個性を吹き込む素晴らしい方法であるという意見には私も同意します。

ただし、患者に連絡するときは、カジュアルなアプローチは控えた方がよいでしょう。 さらに、絵文字を使用すると文字数制限を大幅に減らすこともできます。 これにより、予定の詳細を聴衆に明確に伝えることが制限される可能性があります。

重要な場合は、関連性があり、患者を傷つけたり無関係ではない絵文字のみを追加するようにしてください。

フィードバックを求める

エンゲージメントボールをさらに転がすには、ソーシャルメディアで患者に「いいね！」、シェア、またはレビューを求める必要もあります。 これはソーシャルメディア上で信頼を確立するのに役立ちます。

クリニックは治療や予約後にフィードバックを求めることができます。

大文字を避ける

親しみやすい言語を探しているので、不必要な大文字の使用は避けた方がよいでしょう。 一般的な文例で書くと親しみやすい印象になります。 逆に、大文字を使用すると、フレーズが叫び声のように見える可能性があります。

大文字の使用が不可欠な場合は、その使用を最小限に抑えることができます。

迅速な対応

健康ほど重要なものはないということには誰もが同意するでしょう。 医療提供者からの返答を待っているときは、できるだけ早く医療提供者からの連絡を聞くことが最善です。

だからこそ、遅延、齟齬、混乱を避けるために、迅速な対応が必要なのです。

結論

患者にリマインダーを提供することで、患者との前向きな絆を築きながら、プロセスをよりスムーズにすることができます。 リソースが限られている小規模クリニックにとって、このツールは非常に役立ちます。

患者にこれらの予約リマインダーの電子メールに登録してもらいたいですか? 待合室、オンライン予約中、またはスケジュール設定中にメールを収集することを検討してください。

ただし、クリニックは HIPAA、TCPA、CAN-SPAM などの規制にも注意する必要があります。

これらの規制は患者のプライバシーを保護し、通常の患者同意規則の例外を支援することができます。

テクノロジーは私たちの周りに溢れていますが、重要なのはそれをどう活用するかです。

患者とのコミュニケーションを容易にする機能が他にもあります。

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追加リソース

• 保険担当者向けに電子メール マーケティングを行う方法に関する 10 のヒント
• 効果的なヘルスケア向け電子メール マーケティングの 11 のヒント