すべてのオンライン ビジネスには Web サイトがあります。また、ほとんどの Web サイトには、訪問者がビジネスの所有者や管理者に連絡できる連絡フォームがあります。

お問い合わせフォームは、顧客や見込み顧客にサポートを提供するための優れた方法です。作成が簡単で手頃な価格であり、顧客サービスの向上に役立ちます。

ただし、すべてのフォーム送信に手動で返信するのは時間のかかる作業となる可能性があります。そこで自動化が登場します。

お問い合わせフォームの回答を自動化すると、時間と労力を大幅に節約できます。また、すべての問い合わせに迅速かつ正確に対応できるようにすることで、顧客サービスの向上にも役立ちます。

このブログ投稿では、お問い合わせフォームの回答を自動化するのに役立つ WordPress の AI ハックとその開始方法を紹介します。

お問い合わせフォームを手動で管理する場合の問題点は何ですか?

そこで、「問い合わせフォームの送信を手動で管理することに何の意味があるの?」と考えているかもしれません。メールで質問に答えるだけです。」

しかし、見た目ほど単純ではありません。

それが引き起こす可能性のある問題と、より賢い解決策を見つけることがなぜ重要なのかを詳しく見てみましょう。

退屈で時間がかかる

フォームの送信ごとに手動で返信すると、すぐに終わりのない作業になってしまう可能性があります。

そのためには、あなたまたはあなたのチームが無数のメールを精査し、情報を分析し、個別の回答を草案する必要があります。

わかった。時間は貴重であり、繰り返しの作業に時間を費やすと、戦略的活動やビジネス成長活動に投資できる時間が奪われてしまう可能性があります。

応答時間の遅延

顧客が問い合わせフォームを通じて重要な問い合わせを送信し、熱心に返答を待っているのに、何日もコオロギの声が聞こえるだけだと想像してみてください。

最高の経験ではないでしょうか？

手動で管理するとフォーム送信への応答が遅れることが多く、ユーザーは困惑したままになり、ビジネスに対する信頼を損なう可能性があります。

今日のペースの速い世界では、顧客は迅速かつ効率的なコミュニケーションを期待しており、その期待に応えられない場合、貴重な機会が失われる可能性があります。

一般的で非個人的なメッセージ

ロボットが書いたような自動応答を受け取ったことがありますか?それはあまり楽しい経験ではありません。

フォームの送信を手動で管理する場合、汎用の汎用的な確認メッセージを送信するという罠に陥りがちです。

しかし、正直に言って、人々は注目され、評価されていると感じたいと思っています。

一般的な応答では、ユーザーが群衆の中の顔のない数字の 1 つであるように感じられ、ブランドとのつながりが薄れてしまう可能性があります。

最も効果的な解決策は何でしょうか?

手動によるフォーム送信管理に関連する問題が明らかになったので、次は最も効果的な解決策を見つけます。

答えはAIと自動化の力にあります。

AI と自動化の助けを借りて、手動作業を省略し、顧客により良いエクスペリエンスを提供するプロセスを設定できます。

このプロセスには次の 2 つのステップが含まれます。

パート 1: パーソナライズされた送信確認メールを自動化する

自動化/統合ツールを使用して、フォーム アプリケーションを電子メール送信アプリケーションに接続できます。

これにより、誰かが連絡フォームに記入したときに自動的にメールを送信することができます。

上のスクリーンショットは、自動化ツール SureTriggers で作成されたワークフローを示しています。

ワークフローに従って、誰かが Beaver Builder で作成した問い合わせフォームに記入すると、即座に電子メールを送信できます。

このワークフローでは、同じ内容の電子メールを送信できますが、フォームのエントリからデータを追加し、名前などのすべての電子メールの情報を置き換えるオプションもあります。

さらに一歩進んで、電子メールのコンテンツを動的かつパーソナライズするために、AI の力を活用できます。

特に OpenAI は、各確認メッセージを個人に合わせてカスタマイズできる言語生成機能を提供し、個人が大切にされていると感じられるようにします。

彼らの名前を組み込み、具体的な質問に言及し、次のステップについての洞察を提供できます。

結果は？ユーザーに永続的な印象を残す、真にパーソナライズされたエクスペリエンス。

パート 2: 新しいフォームの送信をチーム メンバーに即座に通知する

顧客は自分の問い合わせが聞き入れられたことに満足しているため、できるだけ早く応答が得られることを期待する必要もあります。

繰り返しになりますが、自動化が役に立ちます。

自動化は確認メールの送信にとどまりません。

新しいフォーム入力を受信するたびにチームメンバーに通知できるため、コラボレーションが次のレベルに進みます。

Slack を使用してチームとコミュニケーションをとる場合は、チャネル メッセージを即座に送信して、チームの適切な担当者が顧客のクエリに応答できるようにすることができます。

これらの通知システムを実装することで、チームは見込み客をすぐにフォローアップしたり、問い合わせに答えたり、タスクを割り当てたりすることができます。

新しいフォームの送信を手動で確認する必要はありません。

自動化ツールはどのように機能しますか?

自動化ツールは、トリガーとアクションの概念に基づいて機能します。

トリガーは、フォームへの入力や誰かが e コマース ストアから購入するなど、ワークフローを開始するイベントです。

Whileアクションは、トリガー イベントが発生したときに実行されるタスクです。たとえば、Trello でカードを作成したり、WhatsApp メッセージを送信したりできます。

トリガーとアクションの 1 つの完全なセットは、ワークフローと呼ばれます。例としては、誰かが WooCommerce ストアから購入したときに WhatsApp メッセージを送信する場合です。

ワークフローの用語はプラットフォームごとに異なる場合がありますが、概念は同じです。

自動化ツールを選択する際に考慮すべきこと

自動化ツールを使用する利点を理解したら、次の疑問が生じます。「どの自動化ツールを使用すべきか?」

したがって、要件に最適な自動化ツールを選択できるように、考慮すべき重要な要素がいくつかあります。

何が必要かを知る

連絡先フォームへの返信やメールリストの自動追加/更新、CRM ツールへの連絡先の追加など、自動化したいタスクのリストを作成します。

ビジネスで行われるすべての反復的なタスクについて考え、さまざまなアプリを接続することでそれらを自動化できるかどうかを確認してください。

使いやすい

使いやすく、高度な技術スキルを必要としないツールを探してください。

シンプルなインターフェイスとわかりやすいワークフローが必要です。特に、チームの誰でも使用できるように、コーディング スキルを必要とする必要はありません。

利用可能な統合

フォームビルダー、電子メールマーケティングツール、電子商取引プラットフォーム、CRMなど、すでに使用しているアプリやシステムにツールが接続できるかどうかを確認してください。

また、統合リストに新しいアプリケーションが追加されているかどうかも確認する必要があります。

利用可能なトリガーとアクション

自動化プラットフォームがすでに使用しているアプリに接続できる場合は、それらのアプリでどのようなトリガーやアクションが利用できるかを確認することが重要です。

たとえば、Mailchimp リストに購読者を追加したい場合は、自動化ツールに Mailchimp 用の特定の「購読者の追加」アクションがあることを確認してください。

AIツールとの統合

自動化されたワークフローで AI を使用すると、プロセスを大幅に強化できます。したがって、統合プラットフォームが OpenAI などのツールとの統合を提供しているかどうかを確認する必要があります。

ワークフローのカスタマイズ機能

遅延、フォーマッタ、スケジュール、ルーターなどの特定のニーズに合わせて自動ワークフローをカスタマイズできるように、統合ツールが高度な機能を提供していることを確認してください。

スケーラビリティ

ツールが増大するビジネス ニーズに対応できるかどうかを検討してください。

選択するツールは、多数のタスクを効果的に実行でき、障害となるものなしに複数のワークフローを作成できる必要があります。

レビューと推奨事項

他のユーザーからのレビューや推奨事項を読んで、さまざまな自動化ツールの使用体験を学びましょう。

サポート

ツールに優れたカスタマー サポートと役立つドキュメントがあるかどうかを確認してください。質問や問題がある場合はサポートが必要になる場合があります。

価格設定

最後に、ツールのコストと、その金額に対して何が得られるかを考慮してください。機能、サポート、そしてそれがビジネスにどのようなメリットをもたらすかという点で価値を探してください。

さらに、プラットフォームが無料トライアルを提供しているかどうかを確認して、ニーズに応じてテストしてから決定することができます。

誰かが連絡フォームに記入したときにパーソナライズされた電子メールを送信するワークフローを作成する方法

自動化ツールを選択し、誰かが Web サイト上の問い合わせフォームに入力するたびにパーソナライズされた電子メールを自動的に送信したいと想像してください。

このプロセスを説明するために、例として次のツール セットを見てみましょう。

1. Beaver Builder : WordPress のトップページビルダーの 1 つと考えられている Beaver Builder には、お問い合わせフォームの作成に使用する便利なフォーム ブロックが含まれています。

2. SureTriggers : この自動化ツールは、WordPress、WordPress プラグイン、Web アプリとシームレスに統合し、自動化されたワークフローを作成できます。

3. OpenAI : ChatGPT や Dall-E 2 などの製品の背後にある組織である OpenAI についてはよくご存知かもしれません。私たちは OpenAI を使用してパーソナライズされた電子メールを生成します。

4. Gmail : SureTriggers 経由で電子メールを送信するには、任意の電子メール サービスまたは SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) を使用できますが、簡単にするために、フォームの送信時に電子メールを送信するために Gmail を使用します。

5. Slack:あなたとあなたのチームが内部コミュニケーションに Slack を使用する可能性があると想定しており、新しいフォームの送信が受信された場合は Slack でメッセージを送信します。

ここで、自動化ツールがどのように機能するかを詳しく理解してから、SureTriggers を Beaver Builder、OpenAI、Gmail と接続して目的のワークフローを作成するプロセスを探ってみましょう。

ワークフローの作成を始める前に

自動ワークフローの設定を開始する前に、次のものが揃っていることを確認してください。

• SureTriggers アカウント: SureTriggers アカウントに無料でサインアップするか、すでにアカウントをお持ちの場合はログインできます。
• Beaver Builder を使用して設計された Web サイト: WordPress Web サイトに Beaver Builder がインストールされ、アクティブ化されていることを確認してください。これがフォーム作成ツールとして使用されるためです。
• OpenAI アカウント: OpenAI プラットフォームの API キーを使用して SureTriggers に接続するため、OpenAI プラットフォームにアカウントを登録します。
• Gmail アカウント: おそらくすでにお持ちでしょう。そのアカウントを使用して電子メールを送信したい場合は、確かにそうすることができます。あるいは、SureTriggers に接続してメールを送信するためだけに新しい Gmail アカウントを設定することもできます。

これらのアカウントを準備したら、SureTriggers アカウントにログインし、すべてのアプリを SureTriggers に接続できます。

Beaver Builder と SureTriggers を接続する方法

SureTriggers を Beaver Builder に接続するには、Beaver Builder を使用している WordPress サイトに SureTriggers プラグインをインストールするだけです。

インストールプロセスを理解するのに役立つビデオを次に示します。

SureTriggers を WordPress サイトに正常にインストールしてアクティブ化すると、SureTriggers アカウントは、インストールされているプラ​​グインとともにこの WordPress サイトにリンクされます。

次に、Beaver Builder の連絡フォーム モジュールを使用して、任意の種類のフォームを Web サイトに追加し、新しいモジュールとして保存できます。

フォームをモジュールとして保存すると、Beaver Builder トリガーを設定するときにフォームを選択できるようになります。

トリガーの設定方法については、この記事で詳しく説明します。

OpenAI、Slack、Gmail を SureTriggers に接続する方法

Web アプリを SureTriggers に接続するプロセスは非常に簡単です。以下に説明する手順に従うだけで済みます。

1. SureTriggers アカウントにログインし、アプリ画面に移動します。

2. 「新しい接続の追加」ボタンをクリックします。

3. OpenAI を検索し、結果からそのアイコンをクリックします。

4. 画面上の手順に従って、SureTriggers と OpenAI 間の接続を作成します。

OpenAIに接続したら、同じ手順に従ってGmailとSlackの新しい接続を追加できます。

OpenAI、Gmail、Slack、Beaver Builder が SureTriggers アカウントに接続されたら、ワークフローの作成を開始できます。

ワークフローの作成

このワークフローを作成する方法は次のとおりです。

1. まず、誰かが Beaver Builder を使用してフォームを送信したときにアクティブになるトリガーを設定します。
2. OpenAI の機能を使用してパーソナライズされた電子メールを生成するアクションを構成します。
3. フォームを送信した人に Gmail 経由でメールを送信する別のアクションを設定します。
4. 最後に、新しいフォームの送信を受信するたびに Slack 上のチームに通知メッセージを送信するアクションを作成します。

これらの手順に従うことで、フォーム送信者に返信を送信するプロセスを自動化し、新しいフォーム送信について常にチームに通知することができます。

SureTriggers でこのワークフローを作成し、既製のワークフロー テンプレートにアクセスする方法に関する詳細なガイドが必要な場合は、この記事を参照してください。

結論

結論として、AI と自動化をビジネス運営に組み込むことは、変革的な影響を与える可能性があります。

自動化はビジネスの運営方法に革命をもたらし、AI の登場により状況は完全に変わりました。

AI と自動化の力を活用すると、ビジネスに大きな変化をもたらすことができます。それは、あなたの活動方法と目標を達成する方法に革命をもたらす可能性を秘めています。

これらのテクノロジーを採用することで、プロセスを合理化し、生産性を向上させ、成長と成功のための新たな機会を切り開くことができます。

したがって、ためらうことなく可能性を探求し、ビジネスの取り組みにおいて AI と自動化のメリットを享受してください。