Was wir von der WooConf über den Online-Ticketverkauf gelernt haben

Unsere zweite WooConf fand diesen April statt und was für eine Veranstaltung es war. Wir hatten eine unglaubliche Auswahl an Rednern, fantastische Mittagessen und Happy Hours und all das Networking, das wir bewältigen konnten.

Wir haben bereits einige unserer Erkenntnisse aus der WooConf selbst geteilt, aber wir wollten etwas tiefer eintauchen und über einen Teil der Reise erzählen, die wir unternommen haben, um von „das sollten wir wieder tun“ zu „Oh verdammt, das tun wir tatsächlich es!" Und dieser Teil der Reise ist das Ticketing-Erlebnis .

Als wir Tickets für die WooConf 2016 verkauften, taten wir dies mit einer Lösung, die wir selbst entwickelt hatten: der neuen Box Office-Erweiterung für WooCommerce. Mit Box Office müssen die Teilnehmer nicht den Standort verlassen, um sich für Ihre Veranstaltung anzumelden. Sie können Tickets verkaufen, die E-Mail-Kommunikation anpassen und Teilnehmer vor Ort einchecken, alles über die vertraute WooCommerce-Oberfläche.

Die Verwendung von Box Office und die Durchführung unserer eigenen Großveranstaltung boten uns eine unglaubliche Gelegenheit zum Lernen . Es ermöglichte uns, die Erweiterung von innen und außen zu verstehen, herauszufinden, was die Teilnehmer dazu veranlasste, Tickets zu kaufen, und Erkenntnisse zu sammeln, die wir für zukünftige WooConfs nutzen könnten.

Lesen Sie weiter, um herauszufinden, was wir über den Betrieb einer erfolgreichen Event-Website gelernt haben – und welches Wissen wir mit Ihnen teilen können.

Die Wichtigkeit, Teilnehmerinformationen auf Ihrer eigenen Website zu sammeln

Eines der größten Feedbacks, das wir vor der Entwicklung von Box Office erhalten haben, war, dass alle für WordPress oder WooCommerce verfügbaren Event- und Ticketing-Optionen eine Integration mit einer anderen Plattform erforderten. Dies bedeutete, potenzielle Teilnehmer auf eine andere Website zu schicken, um ihr Ticket zu kaufen, Registrierungsinformationen einzugeben oder ihr Profil auszufüllen.

Diese Abhängigkeit von Tools von Drittanbietern widersprach dem Ethos von WordPress und WooCommerce – es war keine ideale Erfahrung für unsere Kunden und sicherlich keine ideale Erfahrung für uns. Als unser Team also mit der Planung der zweiten WooConf – und damit auch des Box Office – begann, hatten wir ein großes Ziel: zu vermeiden, dass Kunden zum Kauf von Tickets für eine Veranstaltung an einen anderen Ort geschickt werden .

Glücklicherweise wurde Box Office genau dafür gemacht, also waren wir bereit. Nachdem die Beta-Version der Erweiterung vorhanden war, machten wir uns an die Einrichtung von Ticketing-Seiten. Zunächst konnten Kunden nur Eintrittskarten für die Veranstaltung in Austin, Texas erwerben; Livestream-Tickets würden zu einem späteren Zeitpunkt verkauft.

Wir haben ein Ticketprodukt für physische Teilnehmer namens WooConf 2016 Tickets eingerichtet und mehrere Formulare hinzugefügt, die zum Zeitpunkt des Kaufs angezeigt werden (siehe oben).

Die Teilnehmer wurden nach typischen Details wie ihren Namen und Kontaktinformationen gefragt, aber wir gingen noch einen Schritt weiter und fragten nach Dingen wie Website-URLs, Twitter-Namen und Ernährungspräferenzen. Dadurch konnten wir die Teilnehmer-Badges während des Druckvorgangs automatisch anpassen und bekamen einen besseren Überblick über die Arten von Speisen, die wir anbieten oder zur Verfügung stellen mussten .

Einer der Vorteile, die sowohl vor als auch nach der Veranstaltung unglaublich praktisch waren, war die Möglichkeit, einzelne Tickets nachzuschlagen, zu überprüfen und zu ändern. Da wir all diese Informationen auf unserer eigenen Website zur Hand hatten, konnten wir :

• Markieren Sie die Teilnehmer als vor Ort anwesend
• Ticketinformationen ändern – wenn beispielsweise ein Sponsor eines der Tickets seines Mitarbeiters einem anderen Mitarbeiter zuweisen muss, können wir einfach den Namen und/oder die Rolle ändern
• Ändern Sie die RSVPs für unser Networking-Mittagessen und unsere Workshops am Freitag
• Bestätigen Sie Details für Teilnehmer, Sponsoren oder Mitarbeiter im Handumdrehen

Diese Kombination aus nahtlosem Verkaufsprozess und schneller Suchmöglichkeit führte zu einer reibungslosen Abwicklung der Tickets sowohl vor als auch während der Veranstaltung. Wir hatten sehr wenige Schluckaufe während des Prozesses und das Einchecken der Teilnehmer vor Ort war schnell und einfach – viel einfacher, als es gewesen wäre, wenn wir zwei (oder mehr!) verschiedene Systeme unter einen Hut gebracht hätten.

Verwenden Sie Preiserhöhungen und Coupons, um den Ticketverkauf zu fördern

„Was soll ich verlangen, um an meiner Veranstaltung teilnehmen zu können?“ Es ist eine häufige Frage, und eine schwierige noch dazu. Wir haben auch damit gekämpft!

Wenn wir nur eines gelernt haben, dann dies: Bieten Sie den Teilnehmern, die früh kaufen, einen attraktiveren Preis . Aber schließen Sie auch nicht aus, diesen Last-Minute-Teilnehmern eine Option zum Sparen zu geben!

Für die WooConf 2016 haben wir, genau wie bei unserer ersten WooConf, „Frühbucher“-Preise angeboten – im Wesentlichen einen Rabatt, der nur für diejenigen verfügbar war, die in den ersten Tagen des Ticketverkaufs gekauft haben.

Von da an haben wir diese Zahl alle paar Wochen um 100 Dollar erhöht, bis kurz vor der Konferenz, wo wir einen „Last-Minute“-Preis hatten. Dieser Preis blieb auch für Interessenten am Ticketkauf vor Ort bestehen.

Die Idee dahinter war, die Teilnehmer zu ermutigen, lieber früher als später zu buchen . Und zum größten Teil hat es funktioniert.

Allerdings kann nicht jeder sofort buchen. Also haben wir einige Coupons zur Verfügung gestellt, um den Schlag dieser erhöhten Preise abzumildern. Wir gaben unseren Sponsoren und Rednern einige eindeutige Codes, die sie teilen sollten. Sie könnten in sozialen Medien, per E-Mail usw. verbreitet werden.

Das Teilen dieser Coupons steigerte das Interesse an der WooConf noch weiter, was zu höheren Ticketverkäufen führte . Es hat auch unseren Rednern und Sponsoren geholfen, ihre Anwesenheit auf der WooConf bekannt zu machen, damit ihre Fans wissen, dass sie sie dort sehen können.

Die Lektion hier: Berücksichtigen Sie Ihre Preisgestaltung sorgfältig. Selbst wenn Ihre Veranstaltung kostengünstig ist, gibt es viele Möglichkeiten, wie Sie mehr Teilnehmer zur Teilnahme anregen können, z. B. Gutscheine, Rabatte oder Werbeaktionen durch andere Teilnehmer.

Haben Sie optionale Veranstaltungen oder Tage? Lassen Sie Ticketinhaber sich an- oder abmelden

Viele moderne Konferenzen haben mehrere Tracks, optionale Workshops oder sogar ganztägige Sitzungen, die extern stattfinden. Aber Konferenz-Websites spiegeln dies nicht immer vollständig wider, was zu Folgendem führt:

• Verwirrung auf Seiten der Organisatoren, wenn sie nicht wissen, wie viele Personen für jedes optionale Event oder jede Strecke erscheinen werden, und
• Verwirrung auf der Seite der Teilnehmer, wenn sie nicht sicher sind, wo oder wie sie sich für einen Track mit begrenztem Platz anmelden können – oder wie sie diese Antwort ändern können, wenn etwas auftaucht

Als wir die WooConf planten, wussten wir, dass der Großteil der Veranstaltung zwei Tage dauern würde und dass die Aktivitäten des dritten Tages optional sein würden. Wir wollten einen Weg finden, um den Teilnehmern eine einfache Anmeldung für eine der Freitagsaktivitäten zu ermöglichen und ihre Anmeldung einfach zu ändern, wenn etwas auftaucht und sie es nicht schaffen konnten (z. B. wenn sie früher erwischen mussten). Flug).

Wir haben dies erreicht, indem wir unserem Ticketformular eine Option hinzugefügt haben, bei der die Teilnehmer auswählen mussten, ob sie an unserem Entwickler-Workshop, Ladenbesitzer-Workshop oder Networking-Lunch teilnehmen möchten. Sie könnten auch „Ich werde an nichts teilnehmen“ auswählen, wenn ihnen zwei Tage WooConf ausreichen würden.

Wir haben benutzerdefinierten Code verwendet, um die Anzahl der verfügbaren Plätze für die Workshops zu verfolgen, da der Platz begrenzt war.

Wir haben den Teilnehmern auch erlaubt, ihre Teilnahmeeinstellungen in der Ticketbestätigungs-E-Mail zu ändern, die direkt nach dem Kauf gesendet wurde.

Dies legte die Möglichkeit, sich an- oder abzumelden, wieder in die Hände unserer Teilnehmer. Es beseitigte auch die Verwirrung für alle vollständig , da wir wussten, wie viele Personen bei jedem Workshop zu erwarten waren, plus das Networking-Mittagessen.

Tatsächlich konnten wir dank Box Office, das so fleißig Teilnehmerinformationen sammelte, die Leute zu den Workshops einchecken, genau wie wir es an den ersten beiden Tagen der WooConf getan hatten. Das half uns herauszufinden, wer von den zugesagten Teilnehmern eingetroffen war und auf wen wir noch warteten .

Bieten Sie Tickets für physische Teilnehmer an – und für virtuelle

Wenn Sie eine große Fangemeinde haben und eine Live-Veranstaltung veranstalten, wird FOMO für einige Ihrer Fans eine sehr reale Sache sein. Dies gilt doppelt für diejenigen unter Ihnen, die regelmäßig neue Produkte vorstellen oder einige wirklich großartige Lautsprecher haben.

Wir wollten diejenigen unterbringen, die es nicht nach Texas schaffen, aber trotzdem all das Wissen und die WooConf-Güte aus der Ferne aufsaugen wollten. Deshalb haben wir im März, nachdem unser regulärer Ticketverkauf beendet war, Livestream-Tickets zur Verfügung gestellt.

Dazu haben wir ein neues Ticketprodukt für Live-Stream-Tickets entwickelt. Die Ticketfelder hier waren viel eingeschränkter (da wir nicht nach Details fragen mussten, um auf Abzeichen oder Ernährungspräferenzen zu drucken), was dazu beitrug, den Bezahlvorgang enorm zu beschleunigen.

An dem Tag, an dem die WooConf begann, konnten wir dann die integrierte E-Mail-Option der Erweiterung nutzen, um diesen Ticketinhabern einen Link zur Live-Streaming-Seite zu senden.

Box Office erlaubte uns, den Zugriff auf den Stream nur auf diejenigen zu beschränken, die die richtige Art von Ticket gekauft hatten – das heißt, diejenigen, die ein Live-Stream-Ticket gekauft hatten. Wenn Sie kein Ticket hatten und versuchten, den Stream anzusehen, würden Sie Folgendes sehen:

Dies ermöglichte allen, die an der WooConf teilnehmen wollten, dies zu tun, unabhängig davon, ob sie es nach Austin schafften oder nicht. Und der Livestream lief größtenteils reibungslos, was für uns eine große Erleichterung war!

Wir waren sehr zufrieden mit dem Feedback, das wir im Live-Stream erhalten haben. Tatsächlich haben wir nach Beginn der WooConf mehr Live-Stream-Tickets verkauft als vorher . Ich schätze, all diese #WooConf-Tweets haben alle darauf aufmerksam gemacht, was sie verpasst haben, oder?

Es lohnt sich auf jeden Fall, Live-Stream-Tickets für Events einzurichten, an denen nicht alle Ihre Fans logistisch teilnehmen können, aber verpasst werden, wenn sie die Action nicht miterleben. Sie können die Tickets auch jederzeit kostenlos machen – dies ist sogar die erwartete Einstellung bei reinen Online-Veranstaltungen wie Webinaren.

Tickets für Veranstaltungen online verkaufen? Probieren Sie Box Office aus

Ganz gleich, ob Sie Tickets für Veranstaltungen für Ihre gemeinnützige Organisation verkaufen oder Webinare nur auf Einladung veranstalten möchten, um Ihr Wissen an potenzielle Kunden weiterzugeben, die Box Office-Erweiterung kann den Prozess der Erfassung von Teilnehmerinformationen reibungslos gestalten .

Wir hatten eine tolle Zeit damit, es für die WooConf 2016 zu verwenden, und freuen uns riesig, es Ihnen endlich nach dem Testen in einer echten Event-Anwendung zur Verfügung zu stellen. Wir hoffen, Sie haben genauso viel Spaß beim Ausprobieren wie wir!

Wenn Sie Fragen oder Kommentare dazu haben, wie wir Box Office für die WooConf 2016 verwendet haben oder was wir bei der Durchführung der Veranstaltung gelernt haben, schreiben Sie uns unten eine Nachricht – wir würden uns freuen, von Ihnen zu hören.