Wann, wie und warum Proforma-Rechnungen in WooCommerce verwendet werden

Dokumente sind im Online-Geschäft nützlich, da sie Informationen bereitstellen, Zahlungen verlangen, Beziehungen aufbauen und Rechtsschutz bieten können. Proforma-Rechnungen in WooCommerce unterscheiden sich in einigen Punkten von anderen WooCommerce-Rechnungen.

Lassen Sie uns einsteigen, um mehr über Proforma-Rechnungen in WooCommerce zu erfahren.

Proforma-Rechnungen werden häufig verwendet, um Zahlungen von engagierten Kunden vor der Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen zu erbitten. Dieses Dokument enthält Informationen über die Artikel, den Zahlungsbetrag und andere Transaktionsdetails.

Es handelt sich im Wesentlichen um eine Vereinbarung, die in „gutem Glauben“ zwischen Ihnen (dem Anbieter) und einem Kunden getroffen wird, damit beide wissen, was sie erwartet.

Mithilfe von Proforma-Rechnungen können Sie beispielsweise die Details der bevorstehenden Transaktion vorschlagen, um sicherzustellen, dass die Finanzierung arrangiert wird, bevor Sie Waren herstellen oder Dienstleistungen erbringen.

Darüber hinaus dient es als Vereinbarung zwischen Käufer und Verkäufer, dass keine der Parteien zu diesem Zeitpunkt zum Verkauf/Kauf der erforderlichen Waren oder Dienstleistungen verpflichtet ist. Verkäufer können sich darauf verlassen, dass der Käufer die Bestellung abschließt und bezahlt, sobald die endgültige Verkaufsrechnung ausgestellt wurde. Käufer sind auch vor unerwarteten Zuschlägen/Überladungen durch den Verkäufer geschützt.

Auch für den internationalen Handel ist es wichtig, da es alle für die Zollabfertigung erforderlichen Informationen enthält.

Es ist wichtig zu verstehen, dass eine Proforma-Rechnung in WooCommerce in der Regel einem Kunden oder Klienten zur Verfügung gestellt wird, nachdem er sich zum Kauf bei Ihnen verpflichtet hat, aber keine offizielle Rechnung gesendet werden kann, da die endgültigen Details noch bestätigt werden müssen. Sie liefern die Ware und stellen eine förmliche Rechnung aus, sobald der Kunde allem zugestimmt hat.

Auch internationale Verkäufer machen davon großen Gebrauch. Zollanforderungen in Häfen auf der ganzen Welt verlangen, dass Fakten über die transportierten Waren leicht zugänglich und sichtbar sind. Um eine schnelle Zollabfertigung zu gewährleisten, sind Proforma-Rechnungen nützlich, um Fakten wie Gewicht, Wert, Steuern, Versandkosten, Liefergebühren usw. zu teilen.

Proforma-Rechnungen erleichtern den Verkaufsprozess. Ihr Kunde akzeptiert die Preise auf der Proforma-Rechnung und Sie liefern dann die Produkte. Der Vertrag ist eine Einbahnstraße, es gibt also keine Hin- und Herverhandlungen, nachdem Sie Ihre Hälfte abgeschlossen haben.

Zu den Vorteilen einer Proforma-Rechnung gehören:

• Der Begriff „Transparenz“ bezieht sich auf die Angabe aller vereinbarten Bedingungen wie Liefertermin, Preis, Menge usw.
• Es kann sowohl als Bestellung als auch als Angebot dienen. Käufer können dies für die interne Kaufgenehmigung anfordern.
• Sie stellen keine Zahlungsaufforderung oder Aufforderung dar. Pro-Forma-Rechnungen sind eine „gutgläubige“ Vereinbarung, die Ihren Kunden darüber informiert, was er zu erwarten hat.
• Einige Unternehmen verlangen Proforma-Rechnungen im Rahmen ihres internen Einkaufsgenehmigungsverfahrens.

Eine Proforma-Rechnung ist einer endgültigen Verkaufsrechnung ziemlich ähnlich und enthält dieselben Informationen. Es ist möglich, mit WooCommerce PDF-Rechnungen, Lieferscheine, Lieferscheine und Versandetiketten von WebToffee zu erstellen.

Das Hauptziel einer Proforma-Rechnung besteht darin, Ihrem Kunden die Einzelheiten der vorgeschlagenen Transaktion aufzuzeigen. Daher sollte sie die gleichen Informationen wie die Schlussrechnung enthalten.

Fügen Sie die folgenden Details hinzu:

• Die eindeutige Rechnungsnummer
• Name, Adresse und Kontaktdaten Ihres Unternehmens
• Name und Adresse Ihres Kunden
• Ausstellungsdatum und Fälligkeitsdatum
• Beschreibung der Güter
• Transportbedingungen
• Verkaufskonditionen
• Ggf. anfallende Steuern
• Versandkosten ggf
• Proforma-Rechnungsnummer, falls zutreffend

Im Gegensatz zur endgültigen Verkaufsrechnung sollte die Proforma die folgenden Informationen enthalten:

Das Wort „ Proforma-Rechnung “ weist Ihren Kunden darauf hin, dass es sich nicht um eine Verkaufs- oder Steuerrechnung handelt.

In erster Linie müssen Sie die Premium-Version des Plugins in Ihrem WooCommerce-Shop kaufen, installieren und aktivieren.

Gehen Sie im WordPress-Dashboard zu Rechnungen/Verpackung > Proforma-Rechnung

Hier können Sie in den allgemeinen Einstellungen die Grundeinstellung für eine Proforma-Rechnung vornehmen.

Proforma-Rechnungsdatum – Sie können entweder das Bestelldatum oder das Erstellungsdatum der Proforma-Rechnung auswählen.

Proforma-Rechnung für Bestellstatus generieren – Generiert nur Proforma-Rechnungen für bestimmte Bestellstatus. Abhängig von Ihren geschäftlichen Anforderungen können Sie entsprechend mehrere Bestellstatus auswählen.

Proforma-Rechnungs-PDF an eine E-Mail anhängen: Erlauben Sie, dass die Bestell-E-Mail eine PDF-Version der derzeit aktiven Proforma-Rechnungsvorlage enthält.

Option zum Drucken von Proforma-Rechnungen für Kunden aktivieren: Ermöglicht es Ihnen, Ihren Kunden in der Bestell-E-Mail eine Schaltfläche zum Drucken von Proforma-Rechnungen anzuzeigen.

Benutzerdefinierte Fußzeile für Proforma-Rechnung: Geben Sie im Textbereich eine benutzerdefinierte Fußzeile für die Proforma-Rechnung ein. Bleibt dieses Feld leer, wird die Standard-Fußzeile aus den allgemeinen Einstellungen geladen.

Besondere Hinweise: Geben Sie in das bereitgestellte Textfeld alle relevanten Hinweise ein, die in die Proforma-Rechnung aufgenommen werden sollten.

Einzelne Steuerspalte in Produkttabelle anzeigen : Ermöglicht die Klassifizierung verschiedener Steuern in getrennten Spalten.

Klicken Sie nach den erforderlichen Änderungen auf die Schaltfläche Einstellungen aktualisieren.

Sie können eine benutzerdefinierte Proforma-Rechnungsnummer mit Präfix/Suffix/Nummernserie erstellen oder die Bestellnummer als Proforma-Rechnungsnummer spiegeln.

Format der Proforma-Rechnungsnummer : Geben Sie das Format an, in dem die Proforma-Rechnung erstellt werden soll. Als Beispiel: [Präfix][Nummer][Suffix]

Bestellnummer als Proforma-Rechnungsnummer verwenden : Um die Bestellnummer als Proforma-Rechnungsnummer zu verwenden, wählen Sie Ja. Wenn Sie eine eindeutige Proforma-Rechnungsnummer generieren möchten, wählen Sie Nein und geben Sie die erforderlichen Informationen in die ausgefüllten Felder ein. Die Felder werden basierend auf dem zuvor festgelegten Zahlenformat automatisch ausgefüllt.

Rechnungsstartnummer: Geben Sie im dafür vorgesehenen Bereich die benötigte Proforma-Rechnungsstartnummer ein.

Proforma-Rechnungslänge: Dieser Wert stellt die Gesamtlänge der Proforma-Rechnungsnummer dar. Wenn die resultierende Proforma-Rechnungsnummer kürzer als die angegebene Länge ist, wird sie mit „0“ aufgefüllt.

Klicken Sie nach den erforderlichen Aktualisierungen auf die Schaltfläche Aktualisieren , um die Aktualisierungen in Ihrer endgültigen Proforma-Rechnung widerzuspiegeln.

Sie können die Proforma-Rechnung mithilfe der integrierten Vorlagen bearbeiten und an Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen anpassen.

Sie können die Änderungen vornehmen, indem Sie die Schaltfläche auf der linken Seite der Registerkarte „Anpassung“ umschalten.

Es ist auch möglich, eine neue Proforma-Rechnungsvorlage zu erstellen, indem Sie auf die Option Neue Vorlage erstellen unter der Registerkarte Anpassen klicken.

Sie können eine der 3 verschiedenen Vorlagenoptionen aus dem angezeigten Popup-Feld auswählen.

Nehmen Sie alle erforderlichen Änderungen am Layout vor und speichern Sie es.

Aktivieren Sie nach dem Speichern die Vorlage, um sie zukünftig für Ihre Proforma-Rechnung zu verwenden.

Eine Proforma-Rechnung in WooCommerce ist ein wichtiges Dokument, da sie effiziente Geschäftstransaktionen beim Erwerb von Waren/Dienstleistungen ermöglicht. Es trägt zu mehr Transparenz zwischen Käufern und Verkäufern bei. Darüber hinaus ist es nicht nur ein gutes Verhandlungsinstrument und notwendig für den weltweiten Versand; Es hilft auch bei der Entwicklung stärkerer Beziehungen zwischen Käufern und Verkäufern.

Ich hoffe, Sie fanden diesen Artikel hilfreich, um Sie in die richtige Richtung zu führen.

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