Was ist Scope Creep? Beispiele und Möglichkeiten, dies zu verhindern

Veröffentlicht: 2022-07-15

Scope Creep ist ein weit verbreitetes Problem, auf das fast jeder Dienstleister oder Freiberufler bei der Abwicklung eines Projekts gestoßen ist. Insbesondere im Bereich der Software- und Website-Entwicklung kann Scope Creep schwerwiegende Folgen für Ihre Zeit, Produktivität und Gewinnmargen haben.

Als Projektmanager können Sie den Umfang des Projekts, mit dem Sie beginnen möchten, erst dann gründlich verstehen, wenn Sie den Umfang des Projekts verstanden haben.

In diesem Artikel werden wir untersuchen, was Scope Creep bedeutet und was die häufigsten Ursachen sind. Sie werden auch Beispiele für Scope Creep im Website-Projektmanagement und praktische Möglichkeiten zu seiner Vermeidung sehen.

Was ist der Umfang des Projekts?

Wie der Name schon sagt, bezieht sich der Umfang des Projekts (oder Arbeitsumfang) auf den Arbeitsplan, die Schritte, Prozesse, die wichtigsten Ergebnisse und Anforderungen, die zum Starten und Abschließen eines Projekts erforderlich sind. Ein Projektstrukturplan (PSP) für Ihre Projekte ist eine einfache Möglichkeit, alle Spezifikationen, Meilensteine, Aktivitäten, Kosten, Budgets, Grenzen und Projektpläne zu identifizieren, die den Projektumfang ausmachen.

All dies wird Ihnen und Ihrem Kunden helfen, den Umfang des Projekts zu definieren, bevor Sie beginnen. Es ist am besten, dies auf eine Projekterklärung zu reduzieren, die als einfache Erinnerung dient, während die Arbeit am Projekt fortschreitet.
Wenn Sie Ihren Projektumfang nicht in Kundengesprächen definieren, kann dies nicht nur zu einer Erweiterung des Umfangs führen, sondern auch zu einem Endprodukt, das sich völlig von dem unterscheidet, was sich der Kunde vorgestellt hat.

Was ist Scope Creep?

Scope Creep, auch bekannt als Feature Creep, ist eine Ergänzungs- oder Abweichungsanforderung vom ursprünglichen Umfang eines Projekts. Das soll nicht heißen, dass Änderungen des Anwendungsbereichs nicht willkommen sind. Sie müssen diese Änderungsanforderungen jedoch einschränken, damit sie mit dem Projektumfang übereinstimmen, da sich diese Änderungen auf den Projektplan, die Ressourcen, das Budget, die Produktivität, die Zeit und die Kosten auswirken.

Scope Creep wird besonders unerträglich, wenn Kunden oder Stakeholder neue Projektfunktionen oder -anforderungen hinzufügen, nachdem das Projekt begonnen hat. Dies kann nachteilig sein, wenn von Ihrem Team erwartet wird, dass es das Projekt innerhalb des ursprünglichen Zeitplans, des Budgets und der Ressourcen abschließt.

Ähnlich wie die Bedeutung des Wortes Creep beginnt es normalerweise mit kleinen Anfragen, die nach und nach den Zweck des Projekts beeinflussen und Ihnen Probleme bereiten. Unkontrollierte Änderungen am Umfang eines Projekts können dazu führen, dass Sie das Budget leicht überschreiten. Dies wirkt sich auf Ihre Gewinnmarge aus, führt dazu, dass Sie Fristen verpassen und von dem abweichen, was der Kunde wirklich will. All dies kann Ihrem Ruf schaden.

Wenn Sie den Umfang Ihres Projekts nicht genau definieren, kann Ihr Projekt leicht über seine ursprünglichen Erwartungen hinauswachsen.

Häufige Ursachen für Scope Creep

Scope Creep tritt aus mehreren Gründen auf und kann entweder auf einen Fehler des Kunden oder des Projektteams zurückzuführen sein. Scope Creep kann Webdesigner, Entwickler und Unternehmer betreffen. Hier sind einige der häufigsten Ursachen für Scope Creep.

Mehrdeutiger oder nicht definierter Projektumfang

Mangelnde Klarheit bei der Definition des Umfangs eines Projekts ist der einfachste Weg, um das Einschleichen des Umfangs zu fördern. Als Projektmanager müssen Sie die Prozesse und Anforderungen verstehen, die zum Abschluss des Projekts erforderlich sind. Andernfalls wird das Endprodukt von den Absichten Ihres Kunden abweichen.

Manchmal sind Kunden für die Mehrdeutigkeit des Projektumfangs verantwortlich, da sie keine genaue Vorstellung davon haben, was sie wollen. Es bedarf einer angemessenen Projektmanagement-Kommunikation, um einen solchen Kunden zu einer klaren Vision zu führen. Ein Kunde, der im Laufe des Projekts „es herausfinden will“, ist ein klares Zeichen für eine mögliche Erweiterung des Umfangs in der Zukunft.

Umgehung von Projektmanagementpraktiken

Es ist eine Sache, einen Projektumfang und eine Managementpraxis zu haben, aber es ist eine andere Sache, sich an die Praxis zu halten. Wenn Sie Ihre Projektmanagementpraktiken für kleinere Änderungsanforderungen umgehen, würde dies das Ausschleichen des Umfangs fördern.

Ihr Kunde bittet Sie beispielsweise um eine geringfügige Änderung der Designfarben einer Webseite. Eine solche Änderung dauert keine Stunde, sodass Sie versucht sein könnten, sie außerhalb der festgelegten Praxis umzusetzen. Auf diese Weise schleicht sich jedoch das Scope Creep ein und kann sich im Laufe der Zeit ansammeln.

Das Befolgen von Projektmanagementpraktiken hilft Ihnen auch, auf Kurs zu bleiben und verhindert, dass selbst genehmigte Funktionsanfragen das Projekt vom ursprünglichen Ziel abweichen.

Undokumentierte oder mehrdeutige Vereinbarungen

Die Reduzierung aller Korrespondenzen und Vereinbarungen mit einem Kunden auf das Schriftliche ist eine großartige Möglichkeit, den Scope Creep zu begrenzen. Eine einfache Möglichkeit, Ihre Kommunikation mit Kunden zu dokumentieren, besteht darin, sicherzustellen, dass wichtige Kommunikationen per E-Mail und nicht über Anrufe erfolgen. Oder indem Sie anfordern, dass Vereinbarungen, die durch physische Treffen und Anrufe getroffen wurden, per E-Mail bestätigt werden.

Außerdem ist ein flexibler Vertrag, der die gegenseitig vereinbarten Bedingungen und Verpflichtungen Ihres Projekts enthält, eine großartige Möglichkeit, um Klarheit zu gewährleisten und unnötige Funktionsanfragen von Kunden zu vermeiden. Stellen Sie jedoch sicher, dass alle Unterlagen eindeutig und eindeutig sind, damit keine der Parteien einen falschen Eindruck erweckt.

Ungeregelter Prozess der Funktionsanfrage

Änderungen während des Projekts sind in der Regel unvermeidbar. Als kompetenter Projektmanager ist es praktisch, Raum für Verbesserungen zu schaffen. Jede Funktionsanfrage muss mit Prozessen übereinstimmen, die sicherstellen, dass Kosten, Ressourcen und Zeit berücksichtigt werden.

Abgesehen von Kundenanfragen konzentrieren sich Projektteams manchmal darauf, zusätzliche Funktionen hinzuzufügen, um Kunden zu beeindrucken. Dies muss den richtigen Kanälen folgen, um sicherzustellen, dass es nicht nach hinten losgeht und Sie Geld und Zeit kostet.

Stellen Sie sicher, dass Sie den Prozess für Ergänzungen flexibel gestalten, damit er die Kreativität nicht unterbindet, aber dennoch das Einschleichen des Umfangs eindämmt. Eine angemessene Struktur zur Aufnahme von Anfragen eliminiert unerwünschte Verzögerungen und unzufriedene Kunden.

Mehrere Projektbeteiligte ohne einstimmige Ziele

Diese Ursache für Scope Creep tritt normalerweise auf, wenn der Kunde mehrere Personen hat, die verschiedene Aspekte eines Projekts beaufsichtigen. Normalerweise hat jede Person unterschiedliche Vorstellungen oder Perspektiven darüber, wie das Projekt durchgeführt werden sollte.

Dies ist ein klassischer Fall von „zu vielen Köchen in der Küche“, wenn sie nicht richtig gemanagt werden. Wenn ein Kunde mehrere Personen mit Entscheidungsbefugnissen für ein Projekt hat, müssen sie eine einheitliche Vision haben, um Probleme mit dem Umfangszuwachs zu vermeiden.

Als Projektmanager müssen Sie sich dieser Diskrepanz bewusst sein und Synergien zwischen den Beteiligten sicherstellen, bevor Sie mit einer Änderungsanfrage von einem der Beteiligten beginnen.

Andere Ursachen sind:

  • Fehlende Projektaussage
  • Das Kundengespräch ist informell und vage
  • Unrealistisches Budget und Zeitrahmen
  • Wechsel in der Geschäftsführung des Kundenunternehmens
  • Vage oder mehrdeutige Kundenvision
  • Ineffizientes Projektmanagement
  • Kommunikationslücken mit dem Kunden

Beispiele für Scope Creep

Obwohl Scope Creep normalerweise in Form von nicht genehmigten Änderungsanforderungen auftritt, ist dies nicht immer der Fall. Autorisierte Anfragen können ebenfalls dieselben Probleme verursachen, wenn sie nicht frühzeitig als Scope Creep erkannt werden.
Nachfolgend finden Sie drei Beispiele für Scope Creep, die Ihnen helfen sollen, sie in praktischen Szenarien zu identifizieren.

Beispiel 1: Angehaltener Inhalt

Stellen Sie sich vor, ein E-Commerce-Unternehmen wendet sich an Ihr Website-Entwicklungsunternehmen, um eine WordPress-Website zu erstellen. Sie hatten Ihr Kundeninterview und der Projektumfang wurde von beiden Parteien genehmigt. Falls erforderlich, haben Sie auch ein Verfahren für geringfügige Änderungsanforderungen bereitgestellt.

In den Anforderungen für das Webprojekt bestand der Kunde jedoch darauf, die Inhalte für die E-Commerce-Website bereitzustellen, und lehnte es ab, Ihre zusätzlichen Dienste zur Bereitstellung von Website-Inhalten zu nutzen. Die Website soll in zwei Monaten online gehen. Die Lieferung der Inhalte durch den Kunden ist 3 Wochen vor dem Start geplant.

Der Kunde liefert die Webinhalte nicht zum geplanten Termin. Bis 5 Tage vor dem geplanten Start gab es keine Kommunikation vom Kunden. Der Kunde greift schließlich zu und fährt mit einer Anfrage zur Entwicklung und Überprüfung von Webinhalten fort, mit den erwarteten Kostenauswirkungen, aber ohne Verlängerung des geplanten Startdatums.

Dies ist Scope Creep und wenn genehmigt, wird es wahrscheinlich ähnliche Konsequenzen haben wie eine nicht genehmigte. Wenn die Projektlaufzeit nicht wesentlich berücksichtigt wird, würde dies Ihre Produktivität, Ihr Personal und eine mögliche Startverzögerung belasten.

Beispiel 2: Internationaler Flughafen Denver

Nun zu einem realen Beispiel für Scope Creep: Die Denver International Airport (DIA)-Saga. Es ist ziemlich berühmt, da es zeigt, wie gefährlich Scope Creep werden kann. Das Flughafenprojekt zur Schaffung eines vollautomatischen Gepäckabfertigungssystems hatte über 2.000 Designänderungen. Das Projekt endete zwar 16 Monate später als geplant und 250 % über dem Budget, scheiterte aber dennoch.

Die Hauptursache für den Umfangszuwachs in den Entwurfsphasen war das Ergebnis der fehlenden Einbeziehung aller relevanten Interessengruppen in die Planungsphasen, wie z. B. der Fluggesellschaften. Auch die Gepäckförderanlage scheiterte, weil wesentliche Projektbedenken außer Acht gelassen wurden.

Daraus können wir Fehler sowohl des Kunden als auch des Projektteams beobachten. Projektmanager müssen der Erstellung eines Projektstrukturplans (WBS) Priorität einräumen, wenn sie den Umfang eines Projekts erstellen. Wie in diesem Beispiel zu sehen, ist es zwingend erforderlich, dass der Kunde und alle Beteiligten auf derselben Seite sind, bevor Sie fortfahren.

Beispiel 3: Designrevisionen

Stellen Sie sich einen Kunden vor, der seine Website gestaltet braucht, aber keine Ahnung hat, wie das Endprodukt aussehen soll. Der Kunde sagt: „Wenn ich sehe, was mir gefällt, weiß ich es“, trägt aber nichts Definitives zum Planungsprozess bei.

In der Designphase reichen Sie dem Kunden die aktuellen Designs ein, und er ist unzufrieden, da nichts zu erfassen scheint, was ihm gefällt. Der Kunde verlangt weiterhin Überarbeitungen des Entwurfs, wodurch das gesamte Projekt vereitelt wird. Ein paar Tage vor dem geplanten Start wird ein Design genehmigt und es wird erwartet, dass Sie die Website noch rechtzeitig zum Start liefern.

Aus diesem Beispiel ist ersichtlich, dass vage Anweisungen eines Kunden zwangsläufig zu einem Scope Creep führen, der in Form von endlosen Überarbeitungen auftritt. Dies frustriert Ihre Produktivität und Ressourcen mit der Möglichkeit einer Verzögerung.

Wie man Scope Creep vermeidet

Scope Creep ist eine der Hauptursachen dafür, dass Projekte das Budget überschreiten und sich verzögern; insbesondere in der Welt der Software, des Website-Designs und der Entwicklung. Indem Sie zumindest nicht autorisierte Änderungen eindämmen, werden Ihre Projekte eine deutliche Verbesserung der Produktivität, der Gewinnmargen und des Zeitmanagements erfahren. So bleibt Ihnen genügend Zeit, sich um wesentliche Änderungswünsche von Kunden zu kümmern.

Die folgenden sind die 5 besten Möglichkeiten, um zu verhindern, dass Scope Creep Ihre Projekte ruiniert:

1. Führen Sie eine Aufzeichnung der Projektanforderungen

Obwohl es intuitiv erscheint, wird die Dokumentation der Projektanforderungen von Kunden nicht immer durchgeführt. Durch die Aufzeichnung Ihrer Projektanforderungen können Sie den Umfang Ihres Projekts klar definieren.

Beginnen Sie mit einer Kundenberatung, um herauszufinden, was Ihr Kunde braucht. Nachdem Sie die Projektanforderung aus Ihrem Kundengespräch dokumentiert haben, stellen Sie sicher, dass Sie sie mit allen Beteiligten teilen. Das Dokument sollte auch alle notwendigen Informationen enthalten, um den Projektfortschritt zu verfolgen.

Beachten Sie, dass die Anforderungen nach ihrer Wichtigkeit priorisiert werden sollten, da möglicherweise nicht alle Anforderungen erfüllt werden können. Dies hilft, Ihr Team in Schach zu halten, indem verhindert wird, dass es Zeit verschwendet, sich auf unwichtige oder unmögliche Aufgaben zu konzentrieren.

2. Richten Sie ein Änderungsanforderungsverfahren ein

Unabhängig davon, wie gut Ihr Projektumfang vorbereitet ist, ist es nur praktisch zu erwarten, dass es im Laufe des Projekts zu Änderungen kommen wird. Aus diesem Grund müssen Sie in Ihre Verträge mit Kunden Klauseln aufnehmen, die Verfahren für Änderungsanträge vorsehen.

Dieses Änderungsanforderungsverfahren hilft Ihnen dabei, die Wahrscheinlichkeit unerwarteter Umfangserweiterungen zu bewältigen. Doch damit das funktioniert, muss das Verfahren strikt eingehalten werden. Andernfalls wird dieser Prozess nutzlos. Berücksichtigen Sie außerdem angemessene Kosten- und Zeitauswirkungen für Änderungsanträge, um leichtsinnige Anfragen von Kunden zu verhindern und Gewinnspannen aufrechtzuerhalten.

Die Einrichtung dieses Verfahrens ist sehr einfach, sobald eine Anfrage gestellt wurde. Die grundlegenden Verfahrensschritte sind Prüfung , Genehmigung oder Ablehnung und die anschließende Eingliederung . Scheuen Sie sich nicht, Änderungswünsche abzulehnen, wenn es die Situation erfordert. Erläutern Sie jedoch klar die Gründe, warum einem bestimmten Antrag nicht stattgegeben werden kann, und bieten Sie Alternativen an.

3. Stakeholder in den Projektumfangsprozess einbeziehen

Bei der Erstellung des Projektumfangs ist eine gute Kommunikation mit allen Beteiligten erforderlich. Als Projektmanager ist es wichtig zu bestätigen, dass Sie alle Anforderungen der Stakeholder gesammelt und verstanden haben. Indem Sie Ihre Anforderungsdokumentation mit den Stakeholdern teilen, vermeiden Sie später mögliche Verwirrung. Nehmen Sie sich also genügend Zeit, um den Projektumfang so weit wie möglich zu überprüfen.

Stellen Sie außerdem sicher, dass die verschiedenen Beteiligten die Verfahren und Auswirkungen der Anforderung einer Funktionsänderung nach Abschluss des Projektumfangs verstehen. Die Nichteinbindung der Stakeholder kann das Projekt beeinträchtigen, da Stakeholder während der Projektentwicklung wichtige Anfragen stellen könnten. Und wenn die Stakeholder normalerweise nicht verfügbar sind, um einen wesentlichen Beitrag zum Projektumfang zu leisten, sind regelmäßige Erinnerungen im Verlauf des Projekts ratsam.

4. Nehmen Sie die Mitglieder des Projektteams mit

So wichtig es ist, die Stakeholder auf dem Laufenden zu halten, ist es ebenso wichtig, sicherzustellen, dass Ihre Teammitglieder ebenfalls auf dem Laufenden gehalten werden. Die Teammitglieder müssen sich des Änderungsanforderungsverfahrens bewusst sein und wissen, wie es sich auf sie auswirkt.

Es besteht die Tendenz, dass Ihre Teammitglieder dazu neigen, zu viel zu liefern und Kunden zu beeindrucken. Indem Sie sicherstellen, dass die Teammitglieder den Umfang und die Aussage des Projekts kennen, können Sie verhindern, dass sie es übertreiben. So weichen Sie nicht durch eigenmächtige Änderungen von der vereinbarten Projektvorgabe ab.

5. Seien Sie proaktiv

Eine der besten Möglichkeiten, Umfangszunahmen zu vermeiden, besteht darin, die Bereiche vorherzusehen, in denen sie in einem Projekt auftreten könnten. Setzen Sie dann Methoden ein, um dieses Scope Creep einzudämmen. Indem Sie proaktiv sind, bleiben Sie möglichen Änderungen voraus und werden nicht von Änderungen in letzter Minute von Kunden überrascht.

Manchmal sind Änderungswünsche vernünftig und vorhersehbar. Als proaktiver Projektmanager können Sie diese Änderungen frühzeitig zur Bestätigung durch Kunden und Stakeholder vorschlagen. Anstatt darauf zu warten, dass Kunden diese Änderungen viel später im Projekt anfordern, wo dies sehr unpraktisch sein könnte.

Wie in Beispiel 1 können Sie als Webentwickler, bei dem es offensichtlich ist, dass der Kunde die Bereitstellung der Website-Inhalte verzögern würde, proaktiv sein und Inhalte erstellen und zur Bestätigung an den Kunden senden lassen. Um Last-Minute-Anfragen zu vermeiden, die den Projektzeitplan verlängern oder Sie später erheblich mehr kosten würden.

Einpacken

Scope Creep ist ein Hauptgrund, warum die meisten Projekte scheitern oder Verzögerungen und Kostensteigerungen erfahren. Als Projektmanager ist es wichtig, dass Sie nicht nur die Auswirkungen von Scope Creep verstehen, sondern auch in der Lage sind, es zu erkennen und zu verhindern, bevor es passiert. Änderungen während eines Projekts sind nicht per se schlecht; Sie müssen jedoch geprüft und verwaltet werden, damit sie das Projekt nicht entgleisen und von seinem Ziel verzögern.

Denken Sie an die Ursachen und Beispiele für Scope Creep, die in diesem Artikel erwähnt werden. Es wird Ihnen helfen, die Muster zu erkennen, wann immer sie auftauchen. Dann können Sie in Ihrem nächsten Projekt eine der 5 besten Methoden anwenden, um Scope Creep zu vermeiden.

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