Was ist Hotdesking? (Und ist es das Richtige für Ihr Büro?)

Stellen Sie sich vor, Sie wachen morgens auf, machen sich fertig für die Arbeit und kommen im Büro an, nur um festzustellen, dass … es keinen Platz für Sie gibt. Oder vielleicht kommst du zur Arbeit und – Überraschung! — dieser geräumige Eckschreibtisch mit der tollen Aussicht steht zur Verfügung, und Sie können dort den ganzen Tag arbeiten. Beim Hot Desking ist beides möglich. In diesem Artikel werden wir über diese Art von flexiblem Arbeitsplatz sprechen und warum er für Ihr Unternehmen geeignet sein kann oder nicht.

Was ist Hotdesking?

Hot Desking ist ein flexibler Arbeitsplatztrend, bei dem sich die Mitarbeiter bei ihrer Ankunft im Büro jeden verfügbaren Schreibtisch oder jede verfügbare Workstation schnappen. Dies ist eine Alternative zu einem fest zugewiesenen Schreibtisch, wie es in vielen traditionellen Büros der Fall ist. Mit Hot Desking kann niemand dauerhaft einen Stuhl, Schreibtisch oder Tisch für sich beanspruchen. Wenn ein Mitarbeiter im Büro ankommt, wählt er basierend auf dem, was geöffnet ist, wo er sitzen möchte. Wenn Leute aus dem Büro kommen und gehen, werden sich auch die Arrangements ändern. Hot Desking ähnelt dem Essen in einem Restaurant. Die Leute sitzen dort, wo verfügbar ist, und das ändert sich, wenn Gäste – dh Arbeiter – ankommen und gehen.

Hot Desking vs. Desk Hoteling vs. Besprechungsraumbuchung

Während die Begriffe „Hot Desking“ und „Desk Hoteling“ synonym verwendet werden, gibt es einen großen Unterschied. Beim Hot Desking nehmen sich die Mitarbeiter jeden verfügbaren Arbeitsplatz (falls überhaupt einer verfügbar ist). Beim Desk Hoteling reservieren Mitarbeiter im Voraus Arbeitsplätze, ähnlich wie bei der Buchung eines Hotelzimmers (daher der Name). Bei beiden Methoden stehen Plätze nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ zur Verfügung. Hot Desking ist jedoch viel lockerer als Desk Hoteling, da es kein Reservierungssystem gibt.

Die Buchung von Besprechungsräumen unterscheidet sich auch von Hot Desking und Desk Hoteling, obwohl sie Gemeinsamkeiten aufweisen. Die Buchung von Besprechungsräumen ist sowohl in traditionellen als auch in flexiblen Büroräumen normal. Gruppen buchen gemeinsam genutzte Räume wie Konferenzräume oder Lounges im Voraus. Auf diese Weise haben sie einen eigenen Bereich für die Zusammenarbeit, der vom Rest des Büros getrennt ist. Auch in einem Büro mit Hot Desking ist es eine gute Idee, ein separates System für die Buchung von Bereichen für die Zusammenarbeit zu haben. Einige Software ermöglicht sowohl die Buchung von Schreibtischhotels als auch die Buchung von Besprechungsräumen.

Für welche Art von Arbeitsplatz eignet sich Hot Desking am besten?

Einige Unternehmen bevorzugen Hot Desking, aber in anderen ist es ein Rezept für unzufriedene Mitarbeiter und schlechte Produktivität. Das System neigt dazu, in zwei Fällen gut zu funktionieren. Die erste ist, wenn Sie ein kleines Unternehmen mit einer begrenzten Anzahl von Mitarbeitern führen, die sowieso alle im selben Bereich arbeiten – Hot Desking wird diesen Rahmen nicht stören. Zweitens, wenn die meisten Ihrer Mitarbeiter nur manchmal im Büro sind und kurzfristig Platz auf dem Schreibtisch benötigen. Vielleicht kommen sie zwischen Vertriebsmeetings im Außendienst oder wenn sie Zugang zu Geräten benötigen, die sie zu Hause nicht haben. In diesem Fall ist Hot Desking sinnvoller als selten genutzte dedizierte Schreibtische.

Um festzustellen, ob Hot Desking die beste Lösung für Ihren Arbeitsplatz ist, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

• Innendienstmitarbeiter: Gibt es täglich viele Innendienstmitarbeiter? Wenn Sie nur sehr wenige Mitarbeiter haben, die regelmäßig außerhalb des Büros arbeiten, könnte es Kopfschmerzen bereiten, sicherzustellen, dass jeder einen Platz findet, mit dem er zufrieden ist.
• Bürolayout: Welche Art von Raum hat das Büro? Können Sie einige Bereiche als Ruhezonen oder kollaborative Besprechungsräume ausweisen? Werden die Mitarbeiter und die Abteilung die Bereiche haben, die sie brauchen?
• Bürostandort: Ist es für Mitarbeiter schwierig, zur und von der Arbeit zu kommen? Wenn sie zum Beispiel jeden Tag mit der U-Bahn fahren müssen, kann es ein Problem sein, viel Arbeitsausrüstung zu tragen.
• Sicherheit: Gehen Ihre Mitarbeiter mit hochsensiblen Informationen um? Hot Desking bietet wahrscheinlich nicht die zuverlässigen, privaten Sitzgelegenheiten, die benötigt werden.

Im Allgemeinen ist Hot Desking nicht die richtige Option, wenn der Großteil Ihres Teams die Struktur eines traditionellen Büros benötigt oder regelmäßig in der Nähe bestimmter Mitarbeiter sitzen muss, um zusammenzuarbeiten. Wenn Sie dennoch einen hybriden Arbeitsplatz wünschen, kann ein Reservierungssystem eine clevere Alternative sein. Lesen Sie unseren Artikel darüber, wie Desk Hoteling Ihren Arbeitsplatz im Büro verbessern kann.

Vor- und Nachteile von Hot Desking

Hot Desking hat seine Höhen und Tiefen. Es eignet sich hervorragend für moderne Arbeitsplätze, an denen Mitarbeiter flexible Arbeitszeiten und hybride Arbeitsumgebungen mögen. Auf der anderen Seite kommen traditionellere Büros oder Unternehmen, in denen jeder ständig im Büro sein muss, mit Hot Desking nicht so gut zurecht. Lassen Sie uns in die Vor- und Nachteile eintauchen, um beide Seiten zu betrachten.

Pro: Zusammenarbeit, Sozialisierung und Innovation

Wenn Mitarbeiter oder Abteilungen, die normalerweise nicht zusammenarbeiten, an einem Projekt zusammenarbeiten müssen, ist es einfacher, nebeneinander zu sitzen, und jeder kann seinen Schreibtisch auswählen. Wenn die Projekte dann auslaufen, können sich die Arbeiter zerstreuen. Da sich die Arbeitsplätze täglich ändern, landen Mitarbeiter in der Nähe von Kollegen, mit denen sie normalerweise nicht in Kontakt kommen. Dadurch können Arbeitsbeziehungen aufgebaut und gestärkt, die Zusammenarbeit gefördert und eine unternehmensweite Zusammenarbeit entwickelt werden.

Ob Mitarbeiter Hot Desking als einschränkend oder befreiend empfinden, hängt wirklich von der Person und der Art ihrer Arbeit ab. Während sich einige durch den Wechsel des Arbeitsplatzes erstickt fühlen, können andere Kreativität und Innovation nutzen. Und wenn diese Mitarbeiter von der Zusammenarbeit profitieren, könnten sie noch motivierter sein, wenn sie jeden Tag in der Nähe neuer Leute sitzen. Wenn Sie ein kreatives Unternehmen mit Mitarbeitern führen, die sich sowieso viel bewegen und ihren Schreibtisch nur als Anlehnfläche sehen, könnte Hot Desking helfen, ihrer Fantasie freien Lauf zu lassen.

Dieses Maß an Autonomie ist großartig für die Mitarbeiterentwicklung und kann den Mitarbeitern das Gefühl geben, dass ihr Arbeitgeber ihnen vertraut. Durch den Wegfall der Notwendigkeit des Mikromanagements, wo alle sitzen, wird dem Mitarbeiter mehr Autorität eingeräumt. Einige Teammitglieder fühlen sich durch zusätzliche Verantwortung stolz auf ihre Arbeit und ermutigt sie, mehr Eigenverantwortung für ihre Arbeit zu übernehmen.

Con: Mangel an Stabilität, Hierarchie und Personalisierung

Ältere Mitarbeiter oder alle, die an ein traditionelles Setup gewöhnt sind, mögen die Instabilität des Hot Desking möglicherweise nicht. Nicht zu wissen, wo Sie jeden Tag sitzen werden oder ob Sie überhaupt einen Platz finden, kann Angst erzeugen. Und es ist besonders schwierig, wenn Geräte wie Laptops zur und von der Arbeit geschleppt werden müssen, wenn der Mitarbeiter dies nicht bereits gewohnt ist. Darüber hinaus bedeutet Hot Desking, dass Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz nicht personalisieren oder ihre Arbeitsumgebung optimieren können, damit sie konzentriert bleiben.

All dies sagt den Mitarbeitern im schlimmsten Fall, dass sie keine Rolle spielen. Einige Arbeitnehmer haben vielleicht das Gefühl, dass sie, wenn sie für das Unternehmen wichtig wären, zumindest einen Platz bekommen würden, um ihre Arbeit zu erledigen. Hot Desking kann sich auch auf die Bürohierarchie auswirken, beispielsweise wenn ein Vorgesetzter oder ein 20-jähriger Mitarbeiter in der Nähe einer Gruppe von Neueinstellungen sitzen muss oder eine schlechtere Schreibtischausstattung hat als jemand, für den er verantwortlich ist.

Zudem führt mangelnde Stabilität zu einem weiteren großen Problem: Keime. Bei so viel Teilen und Austauschen von Arbeitsplätzen reisen Keime zwangsläufig mehr herum, als wenn jeder seinen eigenen Schreibtisch hätte. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter besonders sorgfältig darauf achten müssen, ihre Station sauber zu halten, um die nächste Person zu schützen, die sie benutzen wird. Es ist hilfreich, ein Reinigungsteam zu haben, das die Schreibtische jede Nacht desinfiziert. Hot Desking bedeutet jedoch, dass mehrere Personen den gleichen Schreibtisch den ganzen Tag über verwenden können, wenn sich die Schichten ändern. Arbeitsplätze müssen jedes Mal gereinigt werden, wenn dies geschieht.

Pro: Bessere Arbeitsplatzorganisation

Die Tatsache, dass Mitarbeiter ihre Schreibtische nicht mit persönlichen Gegenständen ausstatten können, bedeutet, dass jeder Arbeitsplatz minimal, aufgeräumt und organisiert bleibt. Dies sorgt insgesamt für ein schönes Erscheinungsbild, und Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass bestimmte Schreibtische unordentlich oder schmutzig sind. Für einige kann dies die Kreativität tatsächlich fördern, anstatt sie zu verringern – manche Menschen können klarer denken, wenn es weniger Ablenkungen gibt. Und obwohl Keime ein Problem darstellen, wie wir oben beschrieben haben, können ordentlichere Schreibtische die Reinigung erleichtern. Wenn weniger Gegenstände zu bearbeiten sind, können Sie schwer zugängliche Stellen desinfizieren und sterilisieren.

Nachteil: Zeitverschwendung

Zur Arbeit zu erscheinen, ohne zu wissen, welche Schreibtische verfügbar sind und wo man bequem arbeiten kann, kann zu einem Zeitfresser werden. Einen verfügbaren Platz zu finden, sich zurechtzufinden und sich dann an die Umgebung zu gewöhnen, kostet Arbeitszeit. Wenn kein Schreibtisch verfügbar ist, schränkt das die Produktivität noch mehr ein. Und je später der Mitarbeiter zur Arbeit kommt, desto wahrscheinlicher ist es, dass alle Schreibtische (oder alle guten) beansprucht werden. Dann muss der Mitarbeiter entweder warten, bis einer frei wird, oder nach Hause oder in eine andere Arbeitsumgebung gehen, um den Tag zu beginnen.

Hier ist ein weiterer Grund, warum Hot Desking zu Zeitverschwendung führen kann: Es ist schwierig, die benötigten Kollegen zu finden. Egal, ob es sich um eine Person handelt, mit der Sie regelmäßig über Arbeitsprobleme sprechen, oder um einen Experten, mit dem Sie in einer größeren Angelegenheit sprechen müssen, wenn Sie nicht wissen, wo sich jemand befindet, wird es schwierig. Ebenso kann es viel länger dauern, eine Abteilung für ein schnelles, zweiminütiges Meeting zusammenzubringen, wenn alle verstreut sind. Mitarbeiter können auch mit geringer Produktivität enden, wenn sie sich aufgrund ihrer Sitzposition nicht konzentrieren können. Beispielsweise wird ein Mitarbeiter, der sich auf ein wichtiges Projekt konzentrieren muss, Ablenkungen ausgesetzt sein, wenn er neben jemandem steht, der den ganzen Tag Verkaufsgespräche führen muss.

Pro: Kostenersparnis

Hot Desking ist für Unternehmen kostengünstig, da es keinen überschüssigen Platz gibt. In einem Büro, in dem ein Teil des Teams reist oder regelmäßig remote arbeitet, werden insgesamt weniger Schreibtische benötigt. Durch die Begrenzung des Platzbedarfs für Schreibtische und die bessere Nutzung der verbleibenden Fläche können die Immobilienkosten gesenkt werden. Es besteht auch die Möglichkeit, einen Arbeitsbereich mit einem anderen Unternehmen zu teilen. Sie können einen Coworking Space schaffen, der Hot Desking einsetzt, die Kosten weiter senkt und die Ausgaben für den Betrieb eines Büros teilt.

Con: Technologie Logistik

Wenn Mitarbeitern Schreibtische zugewiesen wurden, ist alles, was sie zum Erledigen der Arbeit benötigen, bereits für sie eingerichtet, ohne zusätzliche Geräte, die sie nicht verwenden. Beim Hot Desking kann die Technologielogistik jedoch verwirrend werden, und es gibt viel zu bedenken. Soll zum Beispiel jeder Schreibtisch einen eigenen PC haben oder brauchen Sie nur einen Platz, an dem der Mitarbeiter seinen Laptop anschließen kann? Und bringt jeder seinen eigenen Laptop mit oder sollte er einen vom Unternehmen bereitgestellten mitbringen? Ist es unter Berücksichtigung der besonderen Bedürfnisse überhaupt möglich, dass jeder seinen Laptop täglich zur Arbeit und zurück transportiert?

Abschließende Gedanken zu Hot Desking

Zu wissen, wie Ihre Mitarbeiter am besten funktionieren, bedeutet zufriedenere Mitarbeiter und höhere Produktivität. Aber um einer Modeerscheinung willen auf einen Bürotrend aufzuspringen, ist kein kluger Ansatz. Hot Desking ist für bestimmte Arten von Unternehmen und Mitarbeitern geeignet, und es liegt an Ihnen, zu entscheiden, ob es eine kluge Wahl ist. Alternativ könnten Sie ein Hybridbüro haben, das einige feste Schreibtische sowie Platz für Hot Desking hat. Oder Sie könnten sich auf ein strukturierteres Reservierungssystem mit Desk Hoteling stützen.

Während Sie überlegen, was das Beste für Ihr Team ist, lesen Sie unseren Artikel über die Befähigung Ihrer Mitarbeiter, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.

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