So sorgen Sie für reibungslose Urlaubssendungen

Ladenbesitzer aufgepasst: Die National Retail Federation hat während der Weihnachtszeit 2015 einen Gesamtumsatz von 105 Milliarden US-Dollar prognostiziert.

Ein Stück von diesem riesigen Kuchen zu bekommen, hängt von vielen Dingen ab. Sie brauchen eine große Auswahl an Produkten, zeitnahes und überzeugendes Marketing und ein engagiertes Team.

Sie müssen auch darüber nachdenken, wie Sie dieses Stück vom Kuchen behalten – das heißt, wie Sie verhindern können, dass Ihre neu überzeugten Kunden von irgendeinem Teil des Kaufprozesses frustriert sind und ihre Produkte direkt dorthin zurückschicken, wo sie herkommen.

Sendungen sind einer der wichtigsten Teile der Weihnachtseinkaufssaison, und wenn sie gut gehandhabt werden, können sie Ihnen helfen, Stammkunden zu gewinnen und Retouren oder andere Beschwerden zu vermeiden. Werfen wir einen Blick auf einige Möglichkeiten, wie Sie in dieser geschäftigen Zeit einen reibungslosen Versand sicherstellen und das Stück vom Kuchen behalten können, für das Sie so hart arbeiten.

Das Wichtigste zuerst: Bereiten Sie Ihr Versandteam vor

Sie sollten die Mitarbeiter, die den Versand für Ihr Geschäft abwickeln, von vornherein darauf hinweisen, dass es während der Feiertage zu einem erhöhten Versandaufkommen kommen wird .

Abhängig von der Größe Ihres Geschäfts kann dies bedeuten, eine Person – Sie selbst – vorzubereiten oder ein Meeting mit hundert Mitarbeitern zu arrangieren. Versuchen Sie in jedem Fall, Ihr Team vorzubereiten, bevor der Ansturm beginnt, damit niemand überrascht wird.

Wenn Sie schon einmal einen geschäftigen Online-Urlaub hinter sich haben, wissen Sie wahrscheinlich, was Sie sagen und was Sie erwarten können – eine Zunahme der Pakete, eine höhere Nachfrage nach Versand der Artikel, Last-Minute-Bestellungen, die über Nacht versandt werden, Sonderwünsche, sogar ein Bedarf für vorübergehende Hilfe. Aber wenn dies Ihr erstes Rodeo ist, sprechen Sie mit Ihrem Team über :

• Volumen – Jeden Tag müssen mehr Bestellungen bearbeitet werden, sodass die Mitarbeiter schnell handeln und gleichzeitig ihre Genauigkeit bewahren müssen. Bestellungen sollten noch einmal überprüft werden, aber die Zeit drängt.
• Große Bestellungen – Es ist wahrscheinlicher, dass Kunden während der Feiertage hohe Beträge in Ihrem Geschäft ausgeben. Sprechen Sie darüber, wie Sie diese größeren Bestellungen handhaben, von der Verpackung über die Verarbeitung bis hin zum Versand.
• Zubehör – Wenn Sie Leckereien wie Geschenkverpackung oder Personalisierung anbieten, wo werden diese aufbewahrt? Wer wird verantwortlich sein?
• Versandmethoden und -zeiten – Wiederholen Sie die Fristen für den Versand der Waren oder besprechen Sie neue, wenn Sie den 2-Tages- oder Übernachtversand für Last-Minute-Käufer einführen.

Selbst wenn Ihr Geschäft klein ist und Sie nur eine Handvoll Mitarbeiter haben, kann die mentale Vorbereitung Ihres Teams auf die Weihnachtszeit Ihre Sendungen in dieser wichtigen Jahreszeit in Topform halten – und sicherstellen, dass Ihre Kunden immer wiederkommen.

Überprüfen und legen Sie Ihre Versandfristen fest

Nächster Schritt: Entscheiden, wann Sie den Versand von Produkten an Ihre Kunden einstellen müssen .

Je nachdem, welche Regionen der Welt Sie beliefern, haben Sie möglicherweise einen Annahmeschluss für Feiertagssendungen. Geschäfte, die die USA und Kanada beliefern und Kunden haben, die hauptsächlich Weihnachten feiern, veröffentlichen häufig Mitteilungen, die darauf hinweisen, dass die garantierte Lieferung rechtzeitig für diesen Feiertag etwa eine Woche vorher endet.

Wenn Ihr Geschäft andererseits mehrere internationale Standorte mit vielen verschiedenen Winterferien bedient, stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie mehrere Mitteilungen dieser Art veröffentlichen. Oder Sie haben dank der vielen Versandmethoden, die Sie anbieten, möglicherweise gar keinen Cutoff-Punkt (mehr dazu weiter unten).

Wir empfehlen, sich hinzusetzen, bevor die Feiertage in vollem Gange sind, um Folgendes zu tun:

1. Führen Sie eine Bestandsaufnahme aller Länder durch, in die Sie versenden
2. Notieren Sie sich die Feiertage, die an diesen Orten gefeiert werden (der in diesem Beitrag verfügbare Kalender kann Ihnen bei diesem Vorgang behilflich sein).
3. Legen Sie basierend auf Ihren verfügbaren Versandmethoden für diese Orte Fristen für jede Methode und jedes Land fest – d. h. den Annahmeschluss, an dem Kunden ihre Bestellung aufgeben müssen, damit sie rechtzeitig zu diesem Feiertag vor ihrer Haustür ist

Für einige Tipps, wie Sie diese Fristen Ihren Käufern effektiv mitteilen können, werfen Sie einen Blick auf diesen Beitrag – er ist voller Ideen und Anleitungen, die Sie in Ihrem Geschäft verwenden können.

Bewerten Sie Ihre Versandmethoden basierend auf den Kundenanforderungen

Zu den meisten Zeiten des Jahres ist der Standardversand auf dem Landweg für Ihre Kunden möglicherweise vollkommen in Ordnung. Es ist unwahrscheinlich, dass Sie jemanden finden, der es eilig hat, seinen neuen Pullover oder seine neue Kaffeetasse zu erhalten.

Während der Ferien jedoch – ganz andere Geschichte. Käufer suchen nach Last-Minute-Geschenken, perfekten Stücken und Dingen, die sie jetzt brauchen, nicht in einer Woche.

Es ist durchaus möglich, dass Sie für die Weihnachtszeit eine oder zwei vorübergehende Versandoptionen hinzufügen müssen . Dies kann den Versand über Nacht, den Versand innerhalb von zwei Tagen, garantierte Lieferzeiten usw. bedeuten.

Tun Sie dies jedoch nicht einfach, weil Sie es anbieten möchten oder weil Sie glauben, dass es Ihr Geschäft von anderen abheben wird. Sie sollten zusätzliche Versandmethoden basierend auf dem voraussichtlichen Bedarf Ihrer Kunden anbieten . Einige Geschäfte werden davon profitieren, Lieferungen über Nacht anzubieten, während andere nicht sehen werden, dass die Methode verwendet wird … und möglicherweise Zeit und Mühe damit verschwendet haben, sie hinzuzufügen.

Woher wissen Sie, ob Ihre Kunden neue Versandoptionen benötigen? Ein paar Gedanken:

• Überprüfen Sie Ihr Feedback – Kunden haben in der Vergangenheit möglicherweise eine E-Mail gesendet oder sich über soziale Netzwerke gemeldet, um den Bedarf an anderen Methoden zu äußern.
• Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und fragen Sie – Sie können auch jederzeit eine Umfrage veröffentlichen, Fragen in sozialen Medien stellen usw. – „Glauben Sie, dass wir für die Feiertage schneller versenden müssen?“
• Basieren Sie es auf Ihren Waren – Wenn Sie preiswerte Artikel haben, die sich hervorragend als Geschenk eignen, werden wahrscheinlich schnellere Versandoptionen verwendet. Aber wenn Sie hochpreisige Waren haben, die wahrscheinlich nicht in einer Geschenkbox erscheinen, sind die Feiertage möglicherweise keine gute Zeit für Sie (und das wissen Sie wahrscheinlich bereits).

Hier sind ein paar weitere Dinge, die Sie beim Einrichten von Sendungen in Ihrem Geschäft unabhängig von der Jahreszeit beachten sollten.

Überprüfen Sie Ihre Versandmaterialien

Fast nichts ist schlimmer für einen Kunden, als auf eine Bestellung zu warten, die Schachtel mit angehaltenem Atem zu öffnen … und das lang ersehnte Geschenk aufgrund einer unzureichenden Schachtel oder Verpackung beschädigt oder kaputt vorzufinden.

Ihre Versandkartons, Materialien und Produktverpackungen halten vielleicht 90 % des Jahres einwandfrei, aber während der Weihnachtszeit müssen sie viel mehr aushalten . Spediteure bewegen größere Mengen und sind möglicherweise nicht so vorsichtig, und auch Ihre eigenen Mitarbeiter werden es eilig haben. Kisten werden fallen gelassen, geworfen oder möglicherweise sogar zur Inspektion beim Zoll geöffnet.

Verbringen Sie etwas Zeit damit, Ihre Verpackung und Ihr Versandmaterial zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Ihre Kunden keine beschädigten oder kaputten Artikel erhalten. Ein paar besondere Dinge zu beachten:

• Kartongröße – Auch wenn große Bestellungen während des restlichen Jahres nicht die Norm sind, möchten Sie vielleicht einige größere Verpackungsoptionen zur Hand haben (oder zumindest einfach bei einem Lieferanten bestellen) für Geschenkgeber, die Ihr Geschäft perfekt finden für alle ihre Lieben. Andererseits sind kleinere Kartons mit zusätzlicher Luftpolsterfolie möglicherweise eine sicherere Wahl für einzelne Artikel, die Sie normalerweise in einem mittelgroßen Karton versenden würden.
• Kartonmaterialien – Wählen Sie nichts Billiges aus. Umschläge eignen sich gut für kleine Gegenstände, die bereits in Hartplastik eingeschlossen sind, aber ansonsten sollte ein stabiler Karton die Norm sein.
• Versicherung – Erwägen Sie, diese anzubieten, wenn Sie zerbrechliche Waren wie Glas, Keramik, CDs/DVDs usw. versenden.
• Verpackung und Polsterung – Bereiten Sie sich darauf vor, zusätzliche Erdnüsse, Luftpolsterfolie oder Bögen und Papier für zerbrechliche Waren oder kleine Gegenstände zu verwenden. Gehen Sie davon aus, dass Ihre Kisten gestapelt, geworfen und möglicherweise betreten werden, und schützen Sie Ihre Gegenstände besser als Sie es normalerweise tun würden.
• Auffällige Geschenke – Schließlich sollten Sie Ihren Kunden zumindest die Möglichkeit geben, zu dieser Jahreszeit diskrete braune Schachteln ohne große „Von“-Etiketten oder Stempel zu wählen, falls sie mit ihren Beschenkten zusammenleben. Sie tun dies vielleicht bereits, aber es ist etwas, worüber Sie nachdenken sollten!

Verbringen Sie wertvolle Zeit mit dem Kundenservice

Es ist schwer, an alles zu denken, was Sie tun müssen, um Ihre Sendungen für die Feiertage vorzubereiten. So sehr Sie sich auch bemühen, Sie werden wahrscheinlich etwas vergessen oder ein kleines Detail übersehen.

Aber es gibt immer eine Ressource, auf die Sie sich verlassen können, um diese entscheidenden Details nicht zu verpassen: Ihr Kundendienstteam.

Nehmen Sie sich vor Beginn der Ferienzeit etwas Zeit, um mit dem Kundendienst über alles andere zu sprechen, was Sie möglicherweise berücksichtigen müssen . Sie stehen an vorderster Front und beantworten ständig E-Mails, Telefonanrufe oder Kommentare – sie wissen, welche Probleme in der Vergangenheit aufgetreten sind und welche wahrscheinlich wieder auftreten werden. Sie können Sie auch über Probleme informieren, die derzeit mit Ihren Sendungen bestehen (und Sie sollten diese auf jeden Fall ausschalten, bevor es beschäftigt wird).

Hören Sie Ihrem Team unvoreingenommen zu. Machen Sie sich Notizen und diskreditieren Sie ihre Gedanken nicht. Sie sollten mit einer Menge wertvoller Beiträge nach Hause gehen, die sowohl sofort als auch in Zukunft umsetzbar sind.

Es ist auch keine schlechte Idee, im Laufe der Saison oder kurz vor den verkehrsreichsten Zeiten des Jahres einzuchecken . Auf diese Weise können Sie alle dringenden Probleme angehen, bevor sie eskalieren, und die Kommunikationswege mit Ihrem Team offen halten.

Machen Sie Ihre Ferienzeit zum Erfolg

Wenn Sie möchten, dass Ihre Weihnachtszeit reibungslos verläuft und Retouren oder Kundenbeschwerden vermieden werden, muss Ihr Versand erstklassig sein. Indem Sie diese Schritte im Voraus unternehmen, stellen Sie sicher, dass Ihre Prozesse solide sind, Ihre Verpackung robust ist und Ihr Team vorbereitet ist , wodurch Ihr Geschäft eher Stammkunden anzieht – und viel seltener Anrufe oder E-Mails von erhält verärgerte Käufer.

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Haben Sie Fragen zum reibungslosen Versand für die Feiertage oder haben Sie eigene Vorschläge? Sie wissen, was zu tun ist – melden Sie sich unten an. Wir hören immer gerne von Ihnen.