Alles, was Sie über Ressourcenglättung im Projektmanagement wissen müssen

Wenn Sie Projektmanager sind, wissen Sie, wie effizient Sie Ihre Ressourcen verwalten können, um Fristen einzuhalten und den Erfolg eines Projekts zu erzielen. Außerdem gibt es Zeiten, in denen es für Sie schwierig ist, das zu erreichen, was Sie sich vorgenommen haben.

Die wichtigste Erkenntnis: Es ist unmöglich, immer genügend Ressourcen zur Verfügung zu haben. Möglicherweise haben Sie Zeitmangel, Probleme wie Budgetschwierigkeiten, Teammitglieder, die nicht auf dem Laufenden sind, Stakeholder, die Prioritäten verschieben usw.

Ihr Geheimnis liegt darin, wie reibungslos Sie alle verfügbaren Ressourcen aufeinander abstimmen und den Arbeitsablauf aufrechterhalten können. Aus diesem Grund ist die Ressourcenglättung im Projektmanagement oder die Ressourcenoptimierung eine Möglichkeit, diese Art von Hürde zu überwinden.

Was ist Ressourcenglättung?

Ressourcenglättung ist eine Technik zur Ressourcenoptimierung, bei der Free- und Total-Float verwendet wird, ohne den kritischen Pfad eines Projekts zu beeinträchtigen.

Ein Leitfaden zum Projektmanagement-Wissensbestand ( PMBOK-Leitfaden )

Die Ressourcenglättung ist ein integraler Bestandteil des Ressourcenmanagements. Dabei handelt es sich um den Prozess, bei dem Sie die verfügbaren und benötigten Ressourcen verschiedenen Teilen eines Projektlebenszyklus zuweisen.

Das Ziel der Ressourcenglättung ist einfach: Ärger und Schwierigkeiten verringern und die verfügbaren Ressourcen optimieren, um sie für den Projektabschluss innerhalb der Frist optimal zu nutzen.

Bei der Ressourcenglättung im Projektmanagement geht es darum, ein Projekt mit begrenzten Ressourcen durchzuführen, dabei aber die Fristen einzuhalten und den Personalbestand nicht einzuschränken. Es könnte neue Leute einbeziehen, um den Umfang eines Projekts zu ändern oder Dinge zu beschleunigen, ohne den kritischen Pfad wie Fristen zu behindern.

Da Projektplanung und Projektmanagement dynamische Aufgaben sind, ist die Ressourcenschonung für die Bewältigung jeder anspruchsvollen Situation von entscheidender Bedeutung.

Was ist Float und Slack of Time?

„Float“ und „Slack“ definieren speziell den Zeitraum, um den eine Aufgabe oder Aktivität verzögert werden kann, ohne dass sich dies auf den Gesamtplan Ihres Projekts auswirkt.

Im Projektmanagement können Sie die Begriffe Float und Slack synonym verwenden. In einigen Fällen haben sie jedoch eine etwas andere Bedeutung.

Es gibt zwei Arten von Floats –

A. Total Float (TF): Die Gesamtzeit, die eine Aktivität verzögert werden kann, ohne dass sich das Abschlussdatum des Projekts verzögert.

B. Free Float (FF): Die Gesamtzeit, die eine Aktivität verzögert werden kann, ohne den Start einer ihrer abhängigen Aktivitäten zu verzögern.

Daher ist „Slack“ ein allgemeinerer Begriff und kann austauschbar mit Float verwendet werden. Sie können Slack mit derselben Formel berechnen, um den Float zu berechnen.

Ein Projektmanager könnte beispielsweise sagen: „Wir haben etwas Spielraum im Projektzeitplan“, was darauf hindeutet, dass es Spielraum für einige Verzögerungen gibt, ohne dass sich dies auf die Projektfrist auswirkt.

Vorteile der Ressourcenglättung im Projektmanagement

Es wäre hilfreich, wenn Sie sich in kritischen Momenten der Projektlaufzeit für eine Ressourcenglättung entscheiden würden. Es ist eine der wirksamsten Strategien zur Bewältigung von Konfliktsituationen. Als Projektmanager wäre es außerdem hilfreich, wenn Sie jeden Aspekt dieser Technik verstehen. Schauen wir uns einige der wichtigsten Vorteile der Ressourcenglättung an:

1. Optimieren Sie Ihre Ressourcennutzung: Durch die Ressourcenglättung wird sichergestellt, dass Ihre Zeit und verfügbaren Ressourcen optimal genutzt werden.

2. Ressourcenüberlastung minimieren: Sie können Ressourcenüberlastungen im Optimierungsprozess erkennen und beheben. Dies hilft Ihnen, das Risiko von Burnout, Stress und einer verminderten Produktivität Ihrer Teammitglieder zu reduzieren.

3. Höchste Effizienz: Wenn Sie Ihr Projekt gemäß dem Zeitplan reibungslos gestalten und die Ressourcen aufeinander abstimmen, wird die Effizienz des Teams und des Einzelnen schrittweise gesteigert.

4. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit verbessern: Die Ressourcenglättung verleiht dem Projektmanagementprozess eine adaptive Qualität. Damit können Sie auf jeden Anruf und jeden anspruchsvollen Moment mit den richtigen Maßnahmen reagieren.

5. Kundenzufriedenheit: Wenn Sie in der Lage sind, dringende Kundenbedürfnisse zu erfüllen und Fristen mit einem begrenzten Budget und begrenzten Ressourcen einzuhalten, erhöht dies den guten Willen Ihres Teams und die allgemeine Kundenzufriedenheit.

Wann sollte die Ressourcenglättung in einem Projekt implementiert werden?

Planung basierend auf Echtzeitdaten und intelligenten Annahmen. Aber man kann doch kein Wahrsager sein, oder? Manchmal ist es unvermeidlich, dass es zu Ressourcenkonflikten kommt.

Es ist wie bei Problemen bei Einzelpersonen oder Teams, die widersprüchliche Anforderungen wie Personal, Finanzierung, Zeit und Ausrüstung erfordern. Konflikte entstehen, wenn Sie nicht über viele dieser Ressourcen verfügen, die Anforderungen zwischen verschiedenen Teams jedoch ständig steigen.

Wenn Sie die Ressourcenglättung im Projektmanagement praktizieren, können solche Konfliktsituationen problemlos bewältigt werden.

Sie arbeiten beispielsweise an einem Spieleentwicklungsprojekt mit einer Frist von 12 Monaten. Nach 6 Monaten Arbeit möchten die Stakeholder, dass Sie das Projekt in 9 Monaten abschließen. Irgendwie gelang es ihnen, zu überzeugen und einen besseren Grund zu liefern, das Projekt früher als in der vorgegebenen Zeit abzuschließen.

In diesem speziellen Fall kommt es auf die Frist an, und alles, was Sie tun müssen, ist, Ihren Zeitplan zu glätten, um das Projekt zu verwalten und es innerhalb der nächsten drei Monate abzuschließen.

Ressourcennivellierung vs. Ressourcenglättung – gibt es Unterschiede?

Ressourcennivellierung ist auch eine ähnliche Technik zur Ressourcenoptimierung im Projektmanagement. Sie arbeiten jedoch mit zwei unterschiedlichen Elementen, wenn Sie den Unterschied verdeutlichen möchten.

Die Ressourcenglättung hilft Ihnen, Ihr Projekt unter Zeitdruck zu verwalten. Das heißt, wenn Sie Ihr Projekt vor der geschätzten Frist abschließen müssen, ist die Ressourcenglättung eine Möglichkeit, die Zeit und andere verfügbare Ressourcen für die Fertigstellung des Projekts zu verwalten.

Andererseits wird die Ressourcenverteilung von entscheidender Bedeutung, wenn Sie über begrenzte Ressourcen verfügen und Ihr Projekt durch die Optimierung der verfügbaren Elemente wie Arbeitskräfte, Budget und Ausrüstung abschließen müssen.

3 Beispiele für Ressourcenglättung im Projektmanagement

Um es besser zu verstehen, haben wir einige der besten Beispiele für die Ressourcenglättung in verschiedenen Arten des Projektmanagements zusammengestellt. Schau mal -

Beispiel 1.

Angenommen, Sie haben ein Entwicklerteam. Mehrere Aufgaben Ihrer Projekte hängen von ihrer Arbeit ab. Wenn im anfänglichen Zeitplan eine Reihe von Programmieraufgaben gleichzeitig ausgeführt werden, kann die Ressourcenglättung eine Umverteilung dieser Aufgaben umfassen, um eine Überlastung des Entwicklungsteams in bestimmten Zeiträumen zu vermeiden. Dadurch wird eine gleichmäßigere zeitliche Verteilung des Programmieraufwands gewährleistet.

Beispiel 2.

Bedenken Sie, dass Ihr Softwareentwicklungsprojekt für ein bestimmtes Modul den Input eines Fachexperten (KMU) benötigt. In einem solchen Fall kann Ihnen eine Ressourcenglättung helfen, wenn das KMU nur zu bestimmten Zeiten verfügbar ist. Aufgaben im Zusammenhang mit dem Fachwissen des KMU könnten so geplant werden, dass sie sich an deren Verfügbarkeit orientieren. Es wird hilfreich sein, Engpässe und Verzögerungen aufgrund der Nichtverfügbarkeit zu vermeiden.

Beispiel 3.

Angenommen, Ihr Projekt umfasst Aufgaben, die bestimmte Fähigkeiten erfordern. Die Ressourcenglättung kann die Planung von Schulungssitzungen oder Aktivitäten zur Kompetenzentwicklung in Zeiten geringerer Projektaktivität umfassen. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Teammitglieder die erforderlichen Fähigkeiten erwerben, ohne kritische Projektmeilensteine ​​zu beeinträchtigen.

Wie WP Project Manager Ihnen helfen kann, Ihre Ressourcen zu optimieren

Der Einsatz eines intelligenten Tools optimiert stets Ihr Asset- oder Ressourcenmanagement. Wenn Sie WordPress-Benutzer sind, kann Ihnen WP Project Manager Pro mit den folgenden Verbesserungen bei der Steuerung Ihres Projekts helfen:

• Organisieren Sie Ihre Aufgaben und behalten Sie den Überblick über den Fortschritt
• Sie können Kanban, Gantt-Diagramme und Projektkalender verwenden, um Ihre Ressourcen und den Aufgabenfortschritt zu überwachen
• Es verfügt über erweiterte Zeitmanagementfunktionen, mit denen Sie Ihre Fristen problemlos einhalten können
• Weisen Sie Teammitgliedern Fristen zu und überwachen Sie ihre Aktivitäten mithilfe von Berichtsdiagrammen, In-App-Nachrichten, Kommentaren und Threads
• Mithilfe der erweiterten Berichterstellung können Sie überprüfen, wie es Ihnen geht und wo Sie Verbesserungen vornehmen können, um weitere Erfolge zu erzielen

Die Verwendung von WP Project Manager ist einfach. Sie können es einfach anschließen und loslegen, um Ihre Projektressourcen zu verwalten und zu optimieren.