So verwenden Sie Monday.com | Anfänger-Tutorial 2022

Projektmanagement ist kein zweitrangiger Aspekt des Geschäfts.

Es ist vielleicht einer der wichtigsten Geschäftsvorgänge.

Die Vorteile von Projektmanagement-Tools gehen über Planung und Zusammenarbeit hinaus.

Projektmanagement-Tools helfen bei der Verbesserung der Kundenkommunikation, des Risikomanagements, der Prozessstandardisierung, der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten und des Ressourcenmanagements.

Diese Tools tragen auch dazu bei, die Arbeitsbelastung Ihres Teams zu reduzieren.

Eine intuitive Plattform wie Monday reduziert zeitraubende manuelle Arbeit.

Und es ist fast unmöglich, Projektmanagement und montag.com nicht im selben Satz zu erwähnen.

Seit ihrer Einführung im Jahr 2014 hat die in Israel ansässige cloudbasierte Projektmanagementplattform die Liebe und Unterstützung von Tausenden von Benutzern auf der ganzen Welt gewonnen.

Trotz der Benutzerfreundlichkeit und der anfängerfreundlichen Plattform fühlen sich einige Benutzer möglicherweise überfordert, das Beste aus monday.com herauszuholen.

Hier wird dieser Beitrag zu Ihrer Rettung kommen.

In diesem Artikel über die Verwendung von monday.com werde ich Sie durch verschiedene Aspekte der Projektmanagementlösung von monday.com führen, damit Sie lernen, wie Sie diese leistungsstarke Projektmanagementplattform verwenden.

Ein paar Dinge zu beachten, bevor wir in die Details eintauchen.

Zunächst werde ich die kostenlose Testversion der Pro-Version von Monday.com verwenden.

Dies ist die höchste Stufe der Monday-Projektmanagementlösung.

Beginnen wir mit allen Grundlagen des Montags.

So verwendest du monday.com: Erste Schritte mit monday.com

Um die Plattform zur Verwaltung von Projekten nutzen zu können, müssen Sie sich anmelden.

Besuchen Sie die Website monday.com und registrieren Sie sich für ein Konto, indem Sie auf die Schaltfläche „Erste Schritte“ klicken.

Stellen Sie sicher, dass Sie den Pro-Plan von Montag kostenlos testen (nicht den Basisplan).

Sie können sich mit Ihrer E-Mail, Google, LinkedIn oder sogar einem Slack-Konto registrieren.

Geben Sie Ihren Namen ein und wählen Sie ein Passwort.

Auf der Plattform können Sie auch einen Namen für Ihr Team festlegen.

Als Nächstes sehen Sie eine Eingabeaufforderung zum Nutzungstyp, zur Teamgröße und zum Geschäftstyp.

Ich habe versucht, eine Kombination davon zu verwenden und einen vernachlässigbaren Unterschied in der Ausgabe festgestellt.

Sobald Sie den Registrierungsprozess mit Montag abgeschlossen haben, erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail für Ihre kostenlose Testversion.

Tun Sie das Notwendige und Sie sollten bereit sein, monday.com zu nutzen.

Sie erhalten eine eindeutige URL, die ungefähr so ​​lauten sollte: Firmenname.monday.com

So verwenden Sie monday.com: Navigieren auf der Plattform

Wenn du dich bei monday.com anmeldest, gelangst du zum Haupt-Dashboard.

Hier sehen Sie einige Popups, die Sie durch die Plattform führen.

Ich finde diese ziemlich nützlich.

Das Unternehmen hat gute Arbeit geleistet und eine gute Benutzererfahrung mit nützlichen Pop-ups zur Verwaltung von Projekten bereitgestellt.

Wenn die Pop-ups jedoch ausreichen würden, bräuchten Sie diese ausführliche Anleitung zur Verwendung von monday.com nicht!

Beginnen wir mit der Erstellung eines Redaktionskalenders auf monday.com und diskutieren im weiteren Verlauf andere Aspekte der Plattform.

Board-Erstellung

Im Gegensatz zu den meisten anderen Projektmanagement-Tools bietet monday.com einige weitere Funktionen zum Erstellen eines Boards.

Mit Monday können Sie mehrere Boards (und sogar private Boards) erstellen.

Sie können ein neues Board erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ und dann auf die Option „Neues Board“ klicken.

Sie werden hier ein Pop-up sehen, in dem Sie aufgefordert werden, einen Namen für das Board hinzuzufügen, die Privatsphäre festzulegen und die Aspekte für die Verwaltung des Boards festzulegen.

Für den Datenschutz erhalten Sie drei Optionen: Haupt, Privat und gemeinsam nutzbar.

Für „Was Sie in diesem Board verwalten“ können Sie eines dieser Elemente auswählen: Budgets, Mitarbeiter, Kampagnen, Leads, Projekte, Creatives, Kunden, Aufgaben oder Benutzerdefiniert.

Sie können diese später ändern.

Lassen Sie uns für diese Diskussion mit „privat“ fortfahren.

Sobald Sie auf „Board erstellen“ klicken, werden Sie mit einem Popup begrüßt, das sagt: „Willkommen bei Ihrem ersten privaten Board“.

Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „Ok, verstanden“, und Sie sehen Ihr Board.

Was kommt als nächstes?

Jetzt ist es an der Zeit, unserem Board Gruppen hinzuzufügen.

Board-> Gruppen

Stellen Sie sich Gruppen als die Aufgaben vor, die Sie für Ihr Board erstellen möchten.

Stellen Sie sich Bretter als Eimer vor.

Wenn Sie sich beispielsweise für Marketing interessieren, können Sie Gruppen wie das Schreiben von Inhalten, Facebook-Werbung und SEO erstellen.

Als ich zu meinem Board ging, sah ich dort 3 Gruppen ohne Titel.

Ich habe diese umbenannt.

Wenn Sie weitere hinzufügen möchten, können Sie auf die blaue Schaltfläche unter dem Namen Ihres Boards mit der Aufschrift „Neues Element“ klicken.

Dadurch wird eine unbenannte Gruppe über den vorherigen erstellt.

Wenn Sie die neue Gruppe nach unten verschieben möchten, klicken Sie einfach auf die drei Punkte neben dem Gruppennamen und dann auf „Verschieben nach“. Hier sollten Sie zwei Optionen sehen: Zum Board verschieben und Nach oben verschieben.

Alternativ können Sie einfach in die Nähe des Gruppennamens fahren, und es wird Ihnen ein „Hand“-Symbol angezeigt, mit dem Sie die Gruppe nach oben oder unten ziehen können.

Gruppe -> Aufgaben

Als Nächstes müssen wir lernen, wie man Aufgaben zu einer Gruppe auf monday.com hinzufügt.

Eine Aufgabe ist eher wie ein To-do innerhalb einer Gruppe.

Zum Beispiel möchte ich für die Gruppe zum Schreiben von Inhalten eine Aufgabe mit dem Namen „Artikelrecherche“ erstellen.

Um dies zu tun, benennen wir entweder die Elemente 1, 2 oder 3 um (dies sind die Standardelemente in den drei Standardgruppen).

Und wenn Sie eine neue Gruppe erstellt haben, sollten Sie „Element hinzufügen“ sehen.

Klicken Sie darauf und Sie sehen ein seitliches Popup-Fenster mit der Aufschrift „Neuer Artikel“.

Klicken Sie darauf, um es in die gewünschte Aufgabe umzubenennen.

In diesem Fall würde ich es „Artikelrecherche“ nennen.

In diesem Menü können Sie eine bestimmte Gruppe oder alle reduzieren (großartig, wenn Sie eine vereinfachte Liste von Artikeln überprüfen möchten, wie in unserem Fall), sowie eine neue Gruppe erstellen oder sie auf ein anderes Board verschieben. Sie können auch die Farbe einer Gruppe ändern (praktisch für eine schnelle visuelle Sortierung) und die Gruppe natürlich umbenennen.

Hier sollten Sie drei Optionen sehen: Updates, Dateien und Aktivitätsprotokoll.

Wenn Sie auf „Updates“ klicken, wird Ihnen ein Feld mit der Aufforderung „Schreiben und aktualisieren“ und einem sekundären Text unter dem Feld „Updates per E-Mail schreiben“ angezeigt.

Lassen Sie uns mit der ersten Option fortfahren.

Wenn Sie darauf klicken, sollten Sie einen WYSIWYG-Editor mit einer Checklistenoption sehen.

Betrachten Sie diesen Bereich als eine allgemeine Richtlinie oder ein Ziel, das Sie in Bezug auf die spezifische Aufgabe detailliert beschreiben möchten.

Sie können auch Dateien, GIFs und Emojis hinzufügen und sogar jemanden in Ihrem Team erwähnen.

Wenn Sie auf die zweite Option neben Updates klicken, dh Dateien, erhalten Sie die Option, eine Datei hinzuzufügen und nach einer Datei zu suchen.

Schließlich haben wir die Registerkarte Aktivitätsprotokoll, die Ihnen einen Verlauf der Aktivitäten für diese bestimmte Aufgabe anzeigt.

Fast vergessen zu erwähnen.

Neben dem Aufgabennamen sehen Sie zwei weitere Optionen – einen Kreis mit einem menschlichen Umriss und drei Punkten.

Wenn Sie auf den Kreis klicken, erhalten Sie ein Popup-Fenster, in dem Sie Team-Abonnenten hinzufügen können.

Und wenn Sie auf die drei Punkte klicken, sehen Sie diese Optionen: Abonnenten verwalten, E-Mail-Einstellungen, Exportieren nach Excel, Elementlink kopieren, Archivieren und Löschen.

So fügen Sie Teammitglieder hinzu und entfernen sie

Nachdem wir nun Gruppen eingerichtet und auch gezeigt haben, wie Aufgaben eingerichtet werden, schauen wir uns andere Aspekte von monday.com an.

Bitte beachten Sie, dass das Hinzufügen von Teamkollegen zu einer Gruppe zum Zeitpunkt des Schreibens dieses Bewertungsbeitrags nicht möglich ist.

Sie haben jedoch die Möglichkeit, sie zu einer Aufgabe hinzuzufügen.

Schritt 1 besteht darin, sie zu einem Board hinzuzufügen.

Sie können dies tun, indem Sie auf die Personenumrisse mit einem Pluszeichen in der bläulichen vertikalen Seitenleiste links klicken.

Wenn Sie den Mauszeiger darüber bewegen, sollte „Teammitglieder einladen“ angezeigt werden.

Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, wird ein Popup angezeigt, das eine Leseeinladung zu Monday Work OS enthält.

Dort sehen Sie eine Einladung mit einer E-Mail-Option, um das Teammitglied einzuladen.

Sie haben hier zwei Möglichkeiten.

Erstens können Sie die Person einladen, ein Teammitglied zu werden.

Und zweitens können Sie sie als „Betrachter“ hinzufügen.

Nachdem Sie Ihrem Board ein Teammitglied hinzugefügt haben, können Sie es einer Aufgabe hinzufügen.

Klicken Sie auf eine Gruppe und entscheiden Sie sich für die Aufgabe, der das Teammitglied beitreten soll.

Neben der Aufgabe sehen Sie eine Spalte mit dem Titel „Person“ sowie einen Kreis mit einem Menschen.

Klicken Sie auf den Kreis und fügen Sie die Person hinzu.

Eine weitere Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, auf die Registerkarte Updates und dann auf den Kreis oben rechts zu klicken.

Wenn Sie ein Mitglied aus einer Aufgabe entfernen möchten, klicken Sie auf den Kreis mit seinen Initialen.

Klicken Sie dann im Pop-up auf das Kreuz (x) neben ihrem Namen.

Status hinzufügen

Standardmäßig sollten Sie sehen, dass sich diese Spalten unter jedem Gruppenelement, jeder Person, jedem Status, jedem Datum und jedem „Plus“-Zeichen von links nach rechts bewegen.

Alle diese Spalten (außer der Aufgabe) sind horizontal verschiebbar.

Wenn Sie auf die Statusspalte klicken, erhalten Sie vier Optionen: Daran arbeiten, Stuck, Done und ein graues Etikett.

Darunter sollten Sie die Option „Label bearbeiten“ sehen.

Hier können Sie die Farben für alle Standardetiketten ändern und sogar neue Etiketten hinzufügen.

Stellen Sie sicher, dass Sie unten auf die Schaltfläche „Übernehmen“ klicken, wenn Sie hier Änderungen vornehmen.

Datum hinzufügen

Die Spalte „Datum“ wird an dritter Stelle rechts neben der Aufgabe angezeigt.

Wenn Sie auf diese Spalte neben der Aufgabe klicken, sehen Sie ein Popup-Fenster, das „heute“ und den Kalender des Monats anzeigt.

Sie können hier ein Datum auswählen und sogar Zeit hinzufügen, indem Sie den Schalter unter dem Kalender verwenden.

Eine coole Sache, die ich an diesem Popup liebe, ist das Smiley-Gesicht in der oberen rechten Ecke.

Ein Klick auf das Symbol öffnet ein Dropdown-Popup mit 15 Symbolen wie Häkchen, Kreuz und Fragezeichen.

Dies ist nur ein Beispiel für die Verwendung der Zeiterfassung in dieser PM-Software.

Die letzte Spalte

Wie ich bereits erwähnt habe, gibt es neben dem Datum auch eine Spalte mit einem „+“-Zeichen.

Wenn Sie auf diese Spalte klicken, sehen Sie eine Reihe von Spaltenoptionen. Von hier aus können Sie beispielsweise Spalten wie Text, Link, Status, Personen, Datum, Dropdown, Land, Zahlen, Bezeichnung und mehrere weitere Optionen auswählen.

Projekte anzeigen und organisieren

Neues Dashboard

Sie können ein neues Dashboard erstellen, indem Sie auf den Text „Hinzufügen“ unter der Workspace-Seitenleiste (links) klicken.

Sie sollten ein Popup-Fenster sehen, das Ihnen vorschlägt, das Dashboard zu erstellen.

Wählen Sie den gewünschten Namen für Ihr neues Dashboard und wählen Sie die Privatsphäre (Haupt oder Privat).

Die Hauptoption besteht darin, das Dashboard für alle Teammitglieder sichtbar zu machen.

Und die Option „Privat“ besteht darin, ein Dashboard für die private Arbeit oder mit ausgewählten Teammitgliedern zu erstellen.

Klicken Sie als Nächstes auf die blaue Schaltfläche „Create Dashboard“, und siehe da, Sie haben gerade ein neues Dashboard erstellt.

Sobald Sie fertig sind, sehen Sie das neue Dashboard mit einem Text mit der Aufschrift „Wählen Sie Ihr erstes Widget“.

Widgets sind Mini-Apps, mit denen du deine Aufgaben auf monday.com verwalten kannst.

Einige der Widgets, die Sie dort sehen, umfassen eine Batterie, einen Kalender, ein Diagramm, eine Arbeitsbelastung, Zahlen und Gantt.

Sie können auch neben den Boards auf den Text „Widget hinzufügen“ klicken, um eine Liste der verfügbaren Optionen anzuzeigen.

Lassen Sie uns für dieses Tutorial mit dem Kalender-Widget fortfahren.

Wenn Sie auf das genannte Widget klicken, sollten Sie einen Kalender unter dem neuen Dashboard sehen, das Sie gerade erstellt haben.

Sie können auf ein beliebiges Datum im Kalender klicken, ein neues Element (oder eine neue Aufgabe) hinzufügen und die Gruppe, die Person, den Status und das Datum im Popup anpassen.

Monday.com-Tutorial: Hinzufügen von Ansichten

Monday.com glänzt in Bezug auf seine „Views“-Funktionalität.

Diese Funktion umfasst Diagramme und andere Grafiken für Ihre Gruppen und Aufgaben.

Auf diese Weise können Sie das Was und Wann nachvollziehen und unterwegs Änderungen vornehmen.

Das Hinzufügen von Ansichten ist relativ einfach.

Gehen Sie zur Tabellenansicht und klicken Sie oben auf die Schaltfläche „Haupttabelle“.

Neben der Haupttabelle und der Zeitleiste sollten Sie ein „+“-Symbol sehen.

Wenn Sie darauf klicken, sollte ein Dropdown-Menü mit einer Liste von Optionen angezeigt werden, z. B. Tabelle, Dashboard, Diagrammansicht, Kanban, Gantt-Diagramme, Karten, Formular, Dateigalerie, Apps; und „Mehr Aufrufe“ unten.

Klicken Sie auf „Weitere Ansichten“ und Sie sehen weitere Optionen.

Ich persönlich verwende die Kanban-Ansicht, die Diagrammansicht und die Kalenderansicht für die meisten meiner Projekte.

Monday.com-Tutorial: Zeitleiste

Ich liebe diese Funktion von monday.com.

Sie können darauf zugreifen, indem Sie auf die Registerkarte „Zeitleiste“ neben der „Haupttabelle“ unter dem Board klicken.

Diese Ansicht zeigt Ihnen To-dos, Projekttermine und die zugeordneten Teammitglieder auf einen schnellen Blick.

Sie können die Details von hier sogar nach Excel exportieren.

Monday.com Tutorial: Fazit

Ich habe mein Bestes gegeben, um die grundlegenden Aspekte von monday.com abzudecken.

Dieses Projektmanagement-Tool ist einfach zu erlernen und zu verwenden.

Im Gegensatz zu anderen Projektmanagement-Tools ist monday.com unglaublich visuell und anpassbar.

Mit seiner Vielzahl an Use Cases hat sich monday.com einen guten Ruf erarbeitet.

Projektmanager in großen und kleinen Unternehmen lieben diese Plattform, um sich wiederholende Aufgaben und andere Aspekte des Projektmanagements nicht nur für das Marketing, sondern auch für Vertriebsteams zu verwalten.

Nehmen Sie diese Projektmanagement-Software für eine Fahrt, und ich bin sicher, dass Sie von der Benutzerfreundlichkeit und den zahlreichen Funktionen begeistert sein werden. Der Einstieg bei monday.com ist relativ einfach.

Außerdem haben Sie mit der 14-tägigen kostenlosen Testversion nichts zu verlieren.