Rechtliche Unterzeichnung für Schwerkraftformulare

Wie möchten Sie die Möglichkeit haben, elektronische Signaturen direkt von Ihrer WordPress-Site aus zu sammeln? Okay, das ist vielleicht keine allzu weit hergeholte Idee. Aber was wäre, wenn die Unterschriften und Dokumente für alle Beteiligten rechtsverbindlich wären – ohne jemals Ihre Website verlassen oder einen Drittanbieterdienst nutzen zu müssen?

Wenn Sie Gravity Forms bereits verwenden, können Sie diese Funktionalität schnell und einfach zu Ihrer Website hinzufügen. Das Team von CosmicGiant hat speziell für diesen Zweck ein Plugin entwickelt, das sich perfekt in Gravity Forms integriert.

Keine Papierverschwendung, kein Scannen von Dokumenten und 100 % plattformübergreifend. Ihre Kunden müssen nicht herumfummeln, um Ihre Verträge zu unterzeichnen oder neue Software zu installieren. Es passiert alles auf Ihrer Website.

In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie mit dem Legal Signing-Plugin rechtsverbindliche Verträge auf Ihrer WordPress-Seite erstellen.

Einfache rechtsgültige Unterzeichnung für WordPress

Das Legal Signing-Plugin macht das Sammeln von E-Signaturen einfach. Und Sie haben die volle Kontrolle über Ihre Formulareinträge und -struktur. Es ist so einfach wie das Hochladen einer ausfüllbaren PDF-Datei und das Zuordnen der Felder zu Ihrem Formular. Okay, es ist ein bisschen komplizierter, aber wenn Sie ein Formular erstellen können, können Sie einen rechtsverbindlichen Vertrag abschließen, der unterschriftsreif ist.

Das Gravity Forms Signature-Add-on kann zwar verwendet werden, ist aber nicht erforderlich, da CosmicGiant ein eigenes Legal Signature-Feld mit allen Lizenzstufen enthält. Es sind keine Anwälte erforderlich, und das Plugin erledigt alle rechtsverbindlichen Dinge unter der Haube.

Sie haben auch die vollständige Kontrolle über Ihre Formulare. Sie können Felder bestimmten Personen zuordnen und sie bei Bedarf vor anderen verbergen. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie mehrere Teilnehmer haben und nur bestimmte Informationen von einigen wenigen benötigen.

Wenn Sie genau wissen möchten, wer zuerst (und zuletzt) ​​unterschreibt, können Sie eine auf das Formular zugeschnittene Unterzeichnungssequenz einrichten. Oder Sie können es völlig zufällig machen. Es liegt ganz bei Ihnen. Sie können auch Erinnerungen einrichten, die an alle unterzeichnenden Parteien gesendet werden, damit jeder weiß, wann er an der Reihe ist. Wenn Sie daran gewöhnt sind, Menschen hinterherzujagen, um Ihre Verträge zu unterzeichnen, können Sie diesen Prozess automatisieren und Ihr Gehirn entlasten. Darüber hinaus können Sie jeden Schritt des Prozesses einem bestimmten Zeitplan zuordnen, sodass jeder weiß, was wann erwartet wird.

Der Beweis liegt in der API. Wenn alle unterschrieben und übermittelt haben, stellt Legal Signing ein sicheres Zertifikat bereit. Das Plugin ermöglicht es Ihnen auch, einen Audit Trail zu generieren, den Sie jederzeit einsehen können. Sie können die Daten und Uhrzeiten des gesamten Prozesses für jeden Unterzeichner anzeigen: Besichtigungen, Unterzeichnungen und Benachrichtigungen.

Dies sind die Hauptmerkmale von Legal Signing für Gravity Forms. Lassen Sie uns nun einen Blick unter die Haube werfen und sehen, wie Sie sich einrichten und mit dem Sammeln von Unterschriften beginnen können.

So verwenden Sie die rechtsgültige Unterzeichnung für Gravity-Formulare

Wie ich bereits erwähnt habe, müssen Sie zuerst Gravity Forms in WordPress installieren. Sobald Sie Gravity Forms installiert und eingerichtet haben, können Sie mit Legal Signing beginnen.

Laden Sie das Legal Signing Plugin herunter und installieren Sie es

Sie können Legal Signing von ihrer Website erwerben. Ich werde die Preisoptionen später im Detail behandeln, und sie bieten eine 30-tägige Geld-zurück-Garantie – es besteht also kein Risiko.

Nachdem Sie das Plugin heruntergeladen haben, installieren Sie es wie jedes andere Plugin für WordPress. Sobald Sie es aktiviert haben, sehen Sie in Ihrem Gravity Forms-Menü ein neues Element mit dem Namen „Legal Signing“.

Erstellen Sie Ihr ausfüllbares PDF-Formular

Dies ist ein wichtiger Schritt. Bevor Sie ein Vertragsformular erstellen können, müssen Sie ein ausfüllbares PDF bereit haben. Sie können dies mit jeder beliebigen Software tun, mit der Sie vertraut sind, aber sie muss die ausfüllbaren Formularfelder enthalten, die Sie ausfüllen und unterschreiben möchten. CosmicGiant bietet ein großartiges Tutorial zur Unterstützung bei der Erstellung ausfüllbarer PDF-Vorlagen. Es ist hilfreich, dass Sie bei der ursprünglichen Erstellung Ihrer ausfüllbaren PDF-Datei jedes Feld beschreibend beschriften. Du wirst es dir später danken.

Erstellen Sie ein neues Formular

Der nächste Schritt in diesem Prozess besteht darin, mit Gravity Forms ein Formular auf Ihrer Website zu erstellen. Sie sollten Felder hinzufügen, die mit den ausfüllbaren Feldern in Ihrem PDF übereinstimmen. Es ist auch eine gute Idee, einen HTML-Block einzufügen, damit Sie den Inhalt Ihres Vertrages anzeigen können.

Sie müssen auch die entsprechenden Signaturfelder hinzufügen. Legal Signing macht dies einfach, indem es ein Feld Legal Signatur bereitstellt. Dies ähnelt dem üblichen E-Signatur-Feld, das Sie in Diensten wie DocuSign sehen.

Erstellen Sie einen rechtsgültigen Signatur-Feed

Nachdem Sie Ihr Formular gespeichert haben, müssen Sie einen sogenannten Legal Signing Feed erstellen. Hier importieren Sie Ihr ausfüllbares PDF und ordnen die Felder zu, um Ihren rechtsverbindlichen Vertrag zu erstellen.

Wenn Sie auf Felder zuordnen klicken, können Sie durch Ihr PDF scrollen und die ausfüllbaren Felder sehen. Wenn Sie auf jedes Feld in der PDF-Datei klicken, wählen Sie das entsprechende Feld aus der Liste rechts aus und ordnen es zu. Hier sind diese beschreibend beschrifteten Felder sehr praktisch.

Der Signatur-Workflow

Im nächsten Schritt richten Sie den Workflow für die Vertragsunterzeichnung ein. Hier legen Sie die Reihenfolge der Unterzeichner fest – oder auch nur, wenn Sie möchten, dass sie in zufälliger Reihenfolge sind.

Sie müssen auch E-Mail-Felder für jeden Teilnehmer auswählen und den jeweiligen Unterzeichnern Felder zuweisen.

Mit Legal Signing können Sie auswählen, ob Sie Formularfelder vor anderen Unterzeichnern verbergen möchten, sodass jeder Unterzeichner nur die für ihn relevanten sieht. Sie können sich auch dafür entscheiden, einen Audit-Trail zu erstellen, der die Zeitachse aller Signier- und Anzeigeaktivitäten zeigt.

Im Signier-Workflow-Bereich haben Sie die volle Kontrolle über den Signierzeitplan. Sie können ein relatives Datum auswählen, an dem die Unterzeichner ihren Teil abschließen müssen, oder Sie können es genauer festlegen.

Unterzeichnung des Dokuments

Das ist es für die Einrichtung des Dokuments. Jetzt müssen Sie es nur noch auf einer Seite anzeigen und den Link an Ihre Teilnehmer versenden.

Sie können das Formular einfach auf einer Seite anzeigen, indem Sie den Gravity Forms-Block verwenden und Ihr neues Formular auswählen.

Wenn eine Partei zur Unterschrift bereit ist, gibt ihnen ein Popup die Wahl, entweder ihren Namen einzugeben oder eine Unterschrift mit einer Maus oder einem Stift zu zeichnen.

Sobald jemand unterschrieben hat, wird automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet, die den nächsten Unterzeichner im Prozess benachrichtigt. Nachdem alle unterschrieben haben, erhalten Sie eine PDF-Datei, die das signierte Dokument und den Prüfpfad enthält, wenn Sie diese Option gewählt haben.

Sie können die Eintragsdetails jederzeit auf Ihrer WordPress-Seite wie in jedem anderen Formular anzeigen.

Dies waren die groben, grundlegenden Schritte zum Erstellen eines rechtsverbindlichen Vertrags mit Legal Signing for Gravity Forms. CosmicGiant hat eine detailliertere Dokumentation auf ihrer Website – und großartige Unterstützung, wenn Sie nicht weiterkommen.

Was ist mit Compliance?

Sie fragen sich vielleicht, wie das funktionieren kann. Ist es wirklich rechtlich bindend? Kurze Antwort, ja.

Der US Federal E-Sign Act von 2000 erklärte, dass elektronische Signaturen rechtsverbindlich sind, und die UETA von 1999 – die von jedem Staat angenommen werden muss – ist sehr ähnlich. CosmicGiant bietet auf seiner Website eine Fülle von Compliance-Informationen.

Preisgestaltung

Es gibt mehrere Preisstufen für das Legal Signing-Plugin, wobei jede Stufe auf der Anzahl der Websites und Vorlagen basiert, die Sie verwenden können.

persönlich

Die erste Ebene ist am besten für diejenigen geeignet, die nur wenige Websites verwalten. Für 249 $ pro Jahr können Sie Legal Signing auf bis zu 3 Websites verwenden und bis zu 10 Vorlagen erstellen. Sie erhalten außerdem ein Jahr lang Updates und Support sowie alle Funktionen mit Ausnahme der PDF-Konvertierung und des Dropbox-Exports.

Fachmann

Mit der Professional-Stufe erhalten Sie eine Lizenz für bis zu 5 Websites und bis zu 100 Vorlagen für 379 $ pro Jahr. Sie erhalten außerdem Updates, Support und Zugriff auf alle Funktionen.

Agentur

Wenn Sie mehrere Websites für eine Vielzahl von Kunden verwalten, ist die Agenturstufe am besten für Sie geeignet. Für 499 $ pro Jahr erhalten Sie alle Funktionen, Updates und Support. Der Plan gibt Ihnen eine Lizenz für bis zu 50 Websites und bis zu 500 Vorlagen.

Kommende Funktionen

Das Team von CosmicGiant hat auch einige neue Features in petto, die bald veröffentlicht werden.

Zu den Funktionen gehören:

• Automatisches Signieren
• Gespeicherte Signaturen
• Live Vorschau
• Wasserzeichen

Die Macht der Vertragsunterzeichnung in Ihren Händen

Wenn Sie in irgendeinem Beruf mit rechtsverbindlichen Verträgen arbeiten, müssen Sie keinen Drittanbieterdienst in Anspruch nehmen, der sich um die Unterzeichnung kümmert. Sie können sie auf Ihrer WordPress-Site hosten und allen Unterzeichnern unabhängig von der Plattform die gleiche Erfahrung bieten.