Wie kann ich eine WooCommerce-Proforma-Rechnung ausstellen, per E-Mail versenden und drucken?

Eine Verkaufsrechnung in WooCommerce ist einfach ein Dokument, das die Verkaufsbedingungen zwischen zwei Parteien angibt. Eine WooCommerce-Proforma-Rechnung ist ebenfalls ein solches Dokument, das viele ähnliche Informationen enthält, aber nicht austauschbar mit normalen Rechnungen verwendet werden kann. Einfach ausgedrückt, Rechnungen können verschiedene Arten haben, und eine WooCommerce-Proforma-Rechnung ist eine davon.

Die Proforma-Rechnung von WooCommerce dient häufig als Vertragsdokument zwischen Käufer und Verkäufer. Proforma-Rechnungen enthalten die vereinbarten Bedingungen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf, voraussichtliches Lieferdatum, Preis, Menge und mehr.

WooCommerce bietet keinen Standardmechanismus, über den Sie Proforma-Rechnungen erstellen können. WooCommerce-Entwickler von Drittanbietern wie WebToffee haben jedoch Lösungen (Plugins) angeboten, die Ihnen bei der Einrichtung von Proforma-Rechnungen helfen. In diesem Artikel möchten wir uns ausführlich mit der Ausstellung von WooCommerce-Proforma-Rechnungen mit dem WebToffee WooCommerce-Proforma-Rechnungs-Plugin befassen.

Eine WooCommerce-Proforma-Rechnung ist ein Dokument, das die endgültigen Details eines Kaufs enthält, auf den sich Käufer und Verkäufer geeinigt haben. Im Gegensatz zu normalen Rechnungen sind Proforma-Rechnungen nicht rechtsverbindlich. Dies liegt daran, dass die Proforma-Rechnungen Änderungen unterliegen. Die Verkaufsbedingungen können sich ändern, wenn die Kaufverhandlungen voranschreiten.

Darüber hinaus hat eine Proforma-Rechnung möglicherweise keine Rechnungsnummer, da die endgültigen Details der Verkäufe nicht bestätigt sind. Das Dokument gibt nur einen Einblick in das, was Sie in Bezug auf Preis und Lieferung erwarten können.

Eine Proforma-Rechnung wird vor der Rechnung gesendet, wenn die letzten Schritte des Kaufs noch nicht bestätigt sind. Erfahren Sie mehr über das Wie, Wann und Warum von WooCommerce-Proforma-Rechnungen, indem Sie den verlinkten Artikel verwenden.

Die WooCommerce-Rechnung und die Proforma-Rechnung sehen von innen ähnlich aus und sind ein wichtiger Bestandteil des internationalen Handels, unterscheiden sich jedoch in ihrer Absicht – warum wird sie gesendet?

Sehen wir uns diese Unterschiede jetzt einmal genauer an.

Was wird benötigt : Proforma-Rechnungen geben Käufern eine Vorstellung davon, was sie während des Verkaufsprozesses erwarten können. Da es sich nicht um eine abgeschlossene Rechnung handelt, lässt sie Verhandlungsspielraum. Während eine Verkaufsrechnung zur Zahlungsaufforderung oder als Kaufnachweis gesendet wird.

Wann wird es ausgestellt : Die WooCommerce-Proforma-Rechnungen werden erstellt und gesendet, bevor der Verkauf bestätigt wird. Wohingegen eine Rechnung nach Versand oder Lieferung der Ware ausgestellt wird.

Der rechtliche Status der Dokumente : Da beim Versenden einer WooCommerce-Proforma-Rechnung nichts über den Kauf bestätigt wird, hat sie keinen Rechtsanspruch und Kunden sind nicht verpflichtet, sich daran zu halten. Rechnungen werden jedoch nach dem Versand der Produkte versandt, so dass dies als rechtsgültige Aufzeichnung von Transaktionen gilt.

Kann es für die Buchhaltung verwendet werden: Eine Rechnung kann für Buchhaltungszwecke verwendet werden, eine Proforma-Rechnung jedoch nicht.

Wie bereits erwähnt, benötigen Sie ein externes Plugin wie eine Proforma-Rechnung für WooCommerce, um Proforma-Rechnungen für Ihre Bestellungen auszustellen.

Das Plugin bietet sofort einsatzbereite Unterstützung für Proforma-Rechnungen. Das bedeutet, dass die Dokumente automatisch gemäß den Standardkonfigurationen des Plugins ohne Anpassungen generiert werden.

Beachten Sie, dass das Proforma-Rechnungs-Plugin als Erweiterung des kostenlosen WooCommerce-Plugins für PDF-Rechnungen und Lieferscheine fungiert. Sie müssen also zuerst beide Plugins in Ihrem WordPress-Shop installieren und aktivieren, um Proforma-Rechnungen zu erstellen.

Um Proforma-Rechnungen für WooCommerce-Bestellungen zu generieren oder auszustellen, installieren wir zuerst das Plugin.

1. Melden Sie sich bei Ihrer WordPress-Verwaltungskonsole an und navigieren Sie zu Plugins > Add New .
2. Suchen Sie nach dem WooCommerce-Plugin für PDF-Rechnungen und Lieferscheine und identifizieren Sie das WebToffee-Plugin.

3. Klicken Sie auf Jetzt installieren und dann entsprechend diesem Plugin Aktivieren .
4. Sobald die Aktivierung abgeschlossen ist, klicken Sie oben auf der Seite auf die Schaltfläche Plug -in hochladen.
5. Laden Sie die ZIP-Datei des WooCommerce-Proforma-Rechnungs-Plugins hoch, das Sie nach dem Kauf erhalten haben.
6. Wenn der Upload abgeschlossen ist, klicken Sie auf Jetzt installieren und dann auf Plugin aktivieren .

Dadurch werden beide Plugins zu Ihrer WordPress-Konsole hinzugefügt. Proforma-Rechnungen werden ab sofort automatisch generiert.

Um jedoch vollständig anzupassen, wann und wie die Proforma-Rechnungen erstellt werden, navigieren Sie zu Rechnung/Verpackung > Proforma-Rechnung . Dort finden Sie alle Möglichkeiten, Ihre Rechnungen zu personalisieren. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel zum Anpassen von WooCommerce-Proforma-Rechnungen.

Die in Ihrem Shop generierten Proforma-Rechnungen können zusammen mit den Standard-E-Mails zum Bestellstatus von WooCommerce automatisch an Ihre Kunden gesendet werden. Um dies einzurichten,

1. Gehen Sie zu Rechnung/Verpackung > Proforma-Rechnung > Allgemein .
2. Wählen Sie unter der Option Allgemein aus, wann automatisch Proforma-Rechnungen erstellt werden sollen. Wenn Sie beispielsweise Zurückgestellt auswählen, wird die Proforma-Rechnung automatisch erstellt, wenn sich der Status der Bestellung in „Zurückgestellt“ ändert.
3. Aktivieren Sie nun das entsprechende Kontrollkästchen PDF-Rechnung an Bestell-E-Mail anhängen . Dies automatisiert den Vorgang des Anhängens eines PDF-Dokuments der WooCommerce-Proforma-Rechnung an die E-Mail für den im vorherigen Schritt ausgewählten Bestellstatus. Beispielsweise wird die Proforma-Rechnung im PDF-Format an die E-Mail mit der Auftragssperre angehängt.
4. Klicken Sie auf Einstellungen aktualisieren, um die vorgenommenen Änderungen zu aktualisieren.

Die für WooCommerce generierten Proforma-Rechnungen können entweder von Ihnen, dem WordPress-Administrator oder Ihrem Kunden gedruckt werden.

Um die Proforma-Rechnung selbst auszudrucken,

1. Navigieren Sie zu WooCommerce > Bestellungen und klicken Sie auf die Bestellung, für die Sie Proforma-Rechnungen erstellen möchten.
2. Auf der rechten Seite der Seite sehen Sie ein Widget namens Rechnung/Verpackung .
3. Klicken Sie dort auf die Druck- oder Download-Schaltfläche, die der Proforma-Rechnung entspricht.

Beachten Sie, dass auf diese Weise Proforma-Rechnungen für Bestellungen aller Status manuell erstellt werden können.

Damit Ihre Kunden Proforma-Rechnungen drucken können,

1. Gehen Sie zu Rechnung/Verpackung > Proforma-Rechnungen > Registerkarte Allgemein .
2. Aktivieren Sie die erforderlichen Kästchen für die Option Rechnungsdruck-Schaltfläche für Kunden anzeigen .
   • Mein Konto – Seite „Bestelllisten“ : Fügt der Seite „Meine Konten“ > „Bestellungen“ Ihres Kunden eine Druckschaltfläche hinzu.
   • Mein Konto – Bestelldetailseite : Fügt eine Drucken-Schaltfläche zur Bestelldetailseite für einzelne Bestellungen hinzu.
   • Bestell-E- Mail : Fügt der Bestellstatus-E-Mail, an die die Proforma-Rechnung angehängt ist, eine Druckschaltfläche hinzu.
3. Klicken Sie auf Einstellungen aktualisieren .

So würde die Druckschaltfläche auf der Bestelldetailseite des Kunden aussehen.

Die Proforma-Rechnung in WooCommerce bringt Transparenz in den Kaufprozess und schafft Vertrauen zwischen Ihnen und Ihren Kunden. Obwohl das Dokument nicht rechtsverbindlich ist, kann das Anbieten von WooCommerce-Proforma-Rechnungen den Beschaffungsprozess von Daten und Produkten auch bei internationalen Transaktionen reibungslos gestalten.

Mit dem Proforma-Rechnungs-Plugin von WebToffee können Sie Ihre WooCommerce-Proforma-Rechnungen anpassen, ausstellen, per E-Mail versenden und drucken. Das Plugin bietet eine Vielzahl von Funktionen und ist vollständig kompatibel mit mehrsprachigen Plugins wie WPML. Die Integration mit dem kostenlosen Add-on mPDF für WooCommerce-Rechnungen erweitert die Plattform um RTL- und Unicode-Unterstützung.

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