Intranet vs. Extranet: Was ist der Unterschied?

Sie stellen hier Intranet vs. Extranet in Frage. Was genau ist der Unterschied?

Vielleicht haben Sie gerade die Begriffe „Intranet“ und „Extranet“ gehört und möchten mehr darüber wissen. Oder Sie sind ein IT-Techniker, der täglich nach Extranets und Intranets gefragt wird und gerne eine Lernressource haben möchte, auf die interessierte Personen verweisen können.

In jedem Fall sind wir hier, um den Unterschied zwischen Intranet und Extranet zu erklären, zu unterscheiden, wofür sie verwendet werden, und sogar einige Strategien zum sicheren Einrichten und Verwalten Ihrer externen Netzwerke anzubieten.

Bevor wir auf all das eingehen, lassen Sie uns ein wenig mehr über das Internet verstehen.

Was genau ist das Internet?

Es befindet sich auf unseren Computern, Telefonen, Kühlschränken und sogar in einigen unserer medizinischen Geräte. Sie lesen gerade diesen Artikel im Internet! Das Internet ist ein globales Netz aus miteinander verbundenen Servern, PCs und Geräten, das (relativ) für jeden zugänglich ist.

Viele Menschen stoßen in ihrem täglichen Leben jedoch nicht auf Intranets oder Extranets. Oder, wenn sie es tun, merken sie möglicherweise nicht, dass sie sie verwenden. Wenn Sie verstehen, wie das Internet funktioniert, sollte es nicht schwierig sein, Extranet- und Intranetfunktionen herauszufinden.

Was ist ein Intranet?

Ein Intranet ist im Grunde dem Internet ähnlich: Es ist ein verbundenes Netzwerk von Computern. Sie können Daten, Nachrichten und Dateien über mehrere Plattformen im Intranet freigeben.

Der Hauptzweck eines Intranets besteht darin, dass Mitarbeiter und Kollegen schnell und sicher kommunizieren können. Das Intranet ist jedoch sicherer, exklusiver und lokaler. Nur eine ausgewählte Gruppe von Personen innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation kann auf ein Intranet-Netzwerk zugreifen. Dateien im Intranet können von den zuständigen Mitarbeitern im Unternehmen eingesehen und geändert werden. Dies schafft eine solide Plattform für die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, während Dokumente vom umfassenderen Internet ferngehalten werden.

Heutzutage erfüllen die meisten Cloud-Dienste viele dieser kollaborativen Funktionen. Die Sicherheit Ihrer Daten, die auf einem Drittanbieter-Server (wie dem Cloud-Server) gespeichert sind, ist jedoch immer mit Sicherheitsrisiken verbunden.

Beispiele für die Intranet-Nutzung

Intranets verbinden in erster Linie Mitarbeiter in einem eingeschränkten Netzwerk, um Ressourcen gemeinsam zu nutzen.

HR-Intranet

HR-Intranets führen alle Mitarbeiterdokumentationen in einem geschlossenen Netzwerk. Einstellungs- und kündigungsbezogene Unterlagen, Versicherungsformulare, PTO-Formulare und andere vertrauliche Informationen können sicher gespeichert und leicht abgerufen werden. HR und Mitarbeiter haben möglicherweise Zugriff auf dieses Intranet. Beispielsweise könnten Unternehmen ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihre PTO- und Versicherungsformulare ohne HR herunterzuladen, auszufüllen und einzureichen.

Intranet der Schule

Schulintranets können Schüler mit Lehrern oder Lehrer untereinander verbinden. Die Schüler können Aufgabendaten und Anweisungen, Schulveranstaltungen und Noten überprüfen. Sie können das Netzwerk auch nutzen, um Essays, Hausarbeiten und Klassenarbeiten einzureichen. Darüber hinaus wird der Zugang der Schüler zu einem Schulintranet die Zusammenarbeit bei Projekten fördern, was für Fernschüler, die Online-Kurse belegen, von entscheidender Bedeutung ist.

Auf der anderen Seite können Lehrer auf die Schul- und Distriktkalender zugreifen, Unterrichtsmaterialien teilen, Berichte oder Anwesenheitslisten abgeben, Notizbücher und Ordner pro Klasse erstellen und vieles mehr.

Diese Schulen nutzen die Intranet-Plugins von WPg für WordPress.

Unternehmens-Intranet

In Unternehmensintranets können Mitarbeiter natürlich Dateien gemeinsam nutzen, darauf zugreifen und sie speichern. Arbeitsdateien, Bilder, Kalender, Videos, Tabellenkalkulationen, Kundendaten, Bestellformulare und Budgets sind einige Dateien, die innerhalb einer Unternehmensorganisation gemeinsam genutzt werden. Durch das Speichern in einem Intranet-Netzwerk kann das Unternehmen den Zugriff auf die Dateien basierend auf Autorität und Funktion einschränken.

Organisationen können auch Unternehmenswissensressourcen wie Schulungsmaterial, Best Practices, Kleiderordnungen und Prozessanleitungen in einem Intranet-Netzwerk speichern. Diese können von neuen Mitarbeitern gelesen und von älteren Mitarbeitern erweitert werden.

Produktionsunternehmen

Fertigungsunternehmen müssen viele Teile ihrer Lieferkette verwalten. Manchmal sind Lieferanten oder Anbieter in verschiedenen Phasen des Herstellungsprozesses beteiligt. Durch ein Intranet wird der Prozess des Informationsaustauschs und der Zusammenarbeit mit Partnern vereinfacht.

Immobilienunternehmen, Wirtschaftsprüfer und Anwaltskanzleien

Solche Geschäftsaufbauten haben eine große Menge an Datenübertragungen zwischen Kunden und Unternehmen. Da diese Daten sicher gespeichert und dokumentiert werden müssen, um regelmäßig ausgewertet zu werden, könnten Immobilien-, Wirtschaftsprüfer- und Anwaltskanzleien von sicheren, geschlossenen Netzwerken profitieren.

So richten Sie ein Intranet ein

Zuerst müssen Sie Schlüsselfaktoren bestimmen wie:

• Funktionen und Zweck des Intranets
• Die Leute, die es benutzen würden
• Die Größe des Intranets
• Datenbank- und Dokumenttypen vorgestellt
• Zugriff zum Erstellen, Veröffentlichen und Verwalten von Inhalten im Netzwerk

Sobald Sie sich für die Grundlagen entschieden haben, können Sie den Rest herausfinden, während Sie das Intranet einrichten. Dazu haben Sie die folgenden drei Möglichkeiten:

1. Installieren Sie Intranet-Software auf Ihrem Server

Um ein Intranet zu entwerfen, müssen Sie zuerst ein lokales Netzwerk erstellen. Dazu gehört die Verbindung aller Geräte in Ihrem Büro oder Ihrer Organisation.

Im nächsten Schritt müssen Sie eine Intranet-Server-Software installieren. Beliebte Serveranwendungen sind Microsoft IIS, Apache Tomcat und Oracle WebLogic. Sie können auch einen Webentwickler auswählen oder die Erstellung Ihres Intranets auslagern. Es gibt eine weitere Option, bei der Sie Webserver-Software codieren müssen. Es ist jedoch veraltet und zeitaufwändig.

Bei dieser Einrichtungsmethode werden die Serverhardware und -software durch Firewallhardware und -software geschützt, die das Intranet vom Rest des größeren Internets abschirmt.

Der Hauptnachteil eines solchen Setups ist der Aufwand für die Verwaltung des Intranet-Servers. Von der Installation und Konfiguration bis hin zu Sicherheit und Updates müssen Sie sich um alles selbst kümmern. Natürlich können Sie ein internes IT-Team aufbauen oder die Aufgabe auslagern, aber das wird Sie immer noch viel Geld kosten.

2. Verwenden Sie einen Cloud-basierten Hosting-Service

Alternativ können Sie für einen Online-Hosting-Service bezahlen, um Ihren Intranet-Server zu hosten. Im Gegensatz zu einer Firmen-Intranet-Software müssen Sie bei einem Hosting-Service das Intranet nicht warten, einrichten oder aktualisieren. Stattdessen muss Ihr Unternehmen lediglich eine Abonnementgebühr zahlen und erhält Zugriff auf alle Funktionen des Hosting-Dienstes.

Es ist billiger und auf lange Sicht kostengünstiger für Unternehmen mit weniger Betrieben und kleinen Belegschaften. Es ist auch eine hervorragende Alternative für Unternehmen, die ihre Prozesse im Büro aufrüsten möchten, um Remote-Arbeit zu unterstützen.

Dropbox, Google Drive und OneDrive von Microsoft sind für die gemeinsame Nutzung von Daten in einer Organisation beliebt geworden. Im Gegensatz dazu haben Messenger-Dienste wie Skype for Business und Slack einen Großteil der Aufgaben der innerbetrieblichen Kommunikation übernommen.

3. Erstellen Sie ein Intranet von Grund auf neu

Der Aufbau eines Intranets von Grund auf ist nicht für alle Unternehmen eine Option. Es erfordert viel Zeit, normalerweise Monate, interne IT-Ressourcen und ein großes Budget. Ein solches Setup kann jedoch eine hervorragende Lösung sein, wenn Sie eine große Organisation leiten. Es ist auch ideal, wenn Sie spezielle Anforderungen an Ihren internen Kommunikationsserver haben.

Vorteile des Intranets

• Einfache Zusammenarbeit
• Steigerung des Mitarbeiterengagements
• Erleichtert Durchsagen oder die Verteilung von Informationen der Vorgesetzten an alle Mitarbeiter
• Fernzugriff über Cloud-Speicher
• Verbesserte Genauigkeit und Konsistenz beim Abrufen und Bereitstellen von Informationen
• E-Mail-Integration zur schnellen Verteilung von Informationen
• Verbesserte Arbeitsqualität
• Automatisierte Verwaltungsprozesse wie Krankmeldungen, Urlaubszeiten, Leistungsbeurteilungen und Beurteilungen
• Verbesserte interne Kommunikation
• Reduzierte Ausfallzeit bei der Suche nach physisch gespeicherten Dateien und Daten
• Schnelles und effizientes Content-Management
• Kosteneffizient

Nachteile des Intranets

• Die Einrichtung eines Intranet-Netzwerks ist zeitaufwändig
• Sie können für Mitarbeiter zu komplex und schwierig sein, sich alleine zurechtzufinden
• Überlastung von Daten
• Keine Möglichkeit zu messen, wie effektiv die Kommunikation innerhalb der Organisation ist

Was ist ein Extranet?

Stellen Sie sich das Extranet als Hybrid vor – es kombiniert die geschlossene Natur eines Intranets mit den externen Verbindungen des Internets. Im Wesentlichen verbindet ein Extranet Kunden, Anbieter, Partner und Lieferanten mit einem Unternehmen in einem separaten, privaten Netzwerk.

Es verwendet dieselben Protokolle und Konnektivität wie das normale Internet, ist jedoch nur für Parteien zugänglich, die mit der Organisation Geschäfte tätigen. Ein Extranet ist eine sichere Erweiterung der internen Geschäftsprozesse zu ausgewählten Außenstehenden. Abhängig von ihrer Aufgabe, Rolle, Funktion und ihrem Zweck können Außenstehende nur auf bestimmte Teile des Extranets zugreifen. Wenn eine Webseite beispielsweise ein öffentlicher Park ist, wäre ein Extranet ein privater Country Club.

Beispiele für Extranet-Netzwerke

Gesundheitsportale

Gesundheitsportale ermöglichen es Ärzten, Patienten und Gesundheitsdienstleistern, äußerst private Informationen sicher auszutauschen. Patienten können Termine vereinbaren, auf Gesundheitsakten zugreifen und über Textnachrichten oder Videokonferenzen mit ihren Ärzten kommunizieren.

Schulen, Hochschulen und Bildungseinrichtungen

Fast alle Schulen, insbesondere Colleges, haben heutzutage Extranets. Lehrer können ihre Lehrpläne und Aufgaben veröffentlichen, auf die Schüler über ein privates Portal zugreifen können. Die Schüler können sich über ihre Computer oder Mobiltelefone für Kurse anmelden, ihre Zeugnisse abrufen und Termine mit Beratern vereinbaren. Sie können ihre Studien- und Parkgebühren auch über ein Extranet-Netzwerk bezahlen.

Einzelhandelsunternehmen

Handelsunternehmen nutzen häufig Extranets, mit denen sich ihre Partner und Lieferanten verbinden können. Diese Extranets werden normalerweise verwendet, um Inventar zu bestellen, den Versand zu verfolgen, die Logistik zu überwachen und andere Arten von B2B-Einkäufen zu tätigen. Sowohl das Hosting-Unternehmen als auch die Partner können Quittungen, Verzeichnisse, Preise und andere Daten abrufen, ohne die andere Partei zu fragen. Franchiseunternehmen verwenden häufig Extranets für ähnliche Zwecke, mit dem zusätzlichen Vorteil, dass alle Schulungen und Standard-Franchiseverfahren an einem Ort für alle Franchisestandorte konsolidiert werden.

Schließlich eignen sich Extranets hervorragend für Remote-Teams, die versuchen, an Projekten zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.

So richten Sie ein Extranet ein

Extranets unterscheiden sich nicht grundlegend von Intranets, daher ist ihre Einrichtung sehr ähnlich.

Sie können es auf einem lokalen Server hosten, genauso wie ein Intranet, aber die Firewall muss so konfiguriert werden, dass zugelassene Benutzer sich anmelden können. Sie können dies entweder über einen zugelassenen IP-Bereich oder über autorisierte Konten tun. Eine IP-Bereichs-Firewall ist für Unternehmen mit statischen Benutzern nützlich.

Ein weiteres Merkmal, an das Sie beim Einrichten eines Extranet-Servers denken sollten, ist die Sicherheit. Sie müssen die Art des Zugriffs, die Vertraulichkeitsmaßnahmen und die für Ihre Organisation erforderliche Zusammenarbeit bestimmen. Wenn Sie das Netzwerk in diesem Sinne gestalten, können Sie die Anzahl der Partner erhöhen, die Ihr Netzwerk nutzen.

Genau wie Intranets gibt es auch Extranet-Softwarelösungen – für Server oder die Cloud – die ihre Einrichtung vereinfachen. Beispielsweise stellt Blink Extranet-Software für Mitarbeiterportale her, eine gängige Extranet-Funktion. Mit Kahootz und Workzone können Sie auch Ihre Extranets einrichten und anpassen.

Airtable, Quip, Dropbox und Google Drive (unter anderem) funktionieren auch gut als Kollaborationsplattformen. Sie können diese verwenden, um Dateien und Tabellenkalkulationen in der Cloud mit Außenstehenden und Partnern zu teilen.

Sie können sogar ein Extranet über WordPress erstellen.

Vorteile des Extranets

• Ermöglicht eine einfache und schnelle Zusammenarbeit mit mehreren Partnern oder Stakeholdern
• Fernzugriff auf Geschäftsinformationen rund um die Uhr
• Sicher und effizient
• Verbesserte Geschäftsbeziehungen
• Zeitnaher und genauer Kundenservice
• Teilen Sie Unternehmensaktualisierungen und Neuigkeiten sofort mit externen Partnern
• Schnellere und stärkere Prozesse zum Lagern, Bestellen, Verfolgen und Verwalten von Beständen
• Eine einzige Schnittstelle beseitigt den Aufwand, mehrere Pfade für interne Prozesse zu verwenden
• Reduzieren Sie den Aufwand für den Informationsaustausch mit Mehrfachzugriffskontrollen

Nachteile des Extranets

• Einfacher für Hacker, extern geteilte Daten abzufangen
• Mangel an persönlichem Kontakt, der Vertrauen und Kundenbindung gegenüber dem Unternehmen aufbaut
• Das Sicherheitsrisiko ist im Falle eines Angriffs höher, da sensible Client-Daten in diesem Netzwerk geteilt werden
• Das Extranet erfordert ständige Wartung und Aktualisierungen, um relevant zu bleiben
• Es ist schwierig, Kunden über die Netzwerkfunktionalität aufzuklären und sie an Bord zu holen

Intranet vs. Extranet: Was ist besser?

Intranets sind besser für Unternehmen, die Folgendes wollen:

• Nur ein sicheres und eingeschränktes internes Kommunikationsnetzwerk
• Um die gemeinsame Nutzung von Ressourcen, die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz und den Zugriff auf Informationen zu vereinfachen

Extranets sind ideal für Unternehmen, die Folgendes wollen:

• Ein eingeschränktes internes Kommunikationsnetzwerk auf ausgewählte Außenstehende auszudehnen
• Um den Zugriff auf Daten innerhalb einer Organisation zu vereinfachen
• Ein einziges Netzwerk, um Inhalte intern zu verwalten und zu teilen, aber auch autorisierten Partnern zur Verfügung zu stellen

Abschließende Gedanken

Letztendlich sind Intranets und Extranets die gleichen Konzepte – ein privates Netzwerk, das nur wenige Auserwählte nutzen können. Sie sind im Allgemeinen bis zu einem gewissen Grad für die Arbeit oder das Geschäft gedacht und ermöglichen Benutzern, zu kommunizieren, zusammenzuarbeiten und Dateien und Informationen auszutauschen.

Ob Sie ein Intranet oder ein Extranet benötigen, hängt davon ab, wer darauf zugreift – eine einzelne Gruppe von Personen in Ihrer Organisation oder mehrere Organisationen oder Parteien.