Wichtige Bestandteile einer WooCommerce PDF-Rechnung & Erstellung in WooCommerce

Nehmen wir an, Sie sind Kunde. In allen Offline-Shops erhalten Sie bei einer Bestellung eine Rechnung. Ähnlich wie hier erhalten Sie nach einer Bestellung in einem Online-Shop eine individuelle Rechnung.

Alle Bestellinformationen, einschließlich Firmenname, Logo, Adresse, Kundenname, Adresse, Bestelldatum, Produktdetails usw., befinden sich auf der Rechnung.

Nehmen Sie sich einen Moment Zeit und stellen Sie sich vor, Sie wären der Besitzer des Ladens. Wenn ein Kunde eine Bestellung aufgibt, müssen Sie ihm eine Rechnung schicken, nicht wahr?

Sie haben vielleicht eine Frage im Kopf. Wie? Das ist eine gute Frage, da Sie mehrere Bestellungen haben können und es schwierig wäre, die Rechnung für jede Bestellung einzeln manuell zu erstellen. Mach dir jetzt keine Sorgen.

In diesem Artikel gehen wir auf die wichtigen Bestandteile einer Rechnung ein und erläutern, wie Sie mit dem Plugin „WooCommerce PDF-Rechnungen, Lieferscheine, Lieferscheine und Versandetiketten“ von Webtoffee automatisch WooCommerce-Rechnungen für Ihre Kunden erstellen und anpassen.

Fangen wir jetzt an, sollen wir?

Rechnungen sind Dokumente, die Sie an Kunden senden, die im Begriff sind, Ihre Waren und Dienstleistungen zu kaufen, um Zahlungen einzuziehen, oder an Kunden, die bereits bezahlt haben.

Die Rechnung dient als Kaufnachweis für Kunden, die die Einkäufe bereits getätigt haben. Darüber hinaus dient es als rechtliche Aufzeichnung im Falle von Fehlern oder Schäden an Waren, die eine Rückerstattung erfordern.

Außerdem kann ein Kunde die Rechnung auch als Beweismittel verwenden, wenn er falsche Behauptungen aufstellt.

Was sind also die Hauptbestandteile einer Rechnung?

1. Firmenlogo
2. Firmendetails
3. Kundendetails
4. Rechnungsnummer
5. Bestelldatum
6. Zahlungsmethode
7. Gekaufte Produkte
8. Preis und Menge
9. Steuerdetails
10. Barcode/QR-Code
11. Rückgaberecht
12. Kundenhinweise

Im späteren Teil des Artikels werden wir diese Komponenten einer Rechnung besprechen. Betrachten wir zunächst einige der Vorteile von Rechnungen.

Selbst wenn Ihr WooCommerce-Geschäft klein ist, zeigt das Senden einer Rechnung an einen Kunden, dass Sie ein Profi sind. Eine professionell erstellte Rechnung mit allen notwendigen Bestandteilen hilft Ihnen, sich von der Konkurrenz abzuheben und das Vertrauen Ihrer Kunden zu gewinnen.

Viele Unternehmen, einschließlich Ihrer WooCommerce-Konkurrenten, übersehen die Chance, die eine Rechnung bietet. Die Kaufreise des Kunden beginnt mit dem Erhalt einer Rechnung und dauert so lange wie nötig.

Der Online-Kauf bietet heute eine Vielzahl von Möglichkeiten. Um in den Köpfen der Kunden Eindruck zu machen, ist es daher entscheidend, eine einzigartige Markenidentität zu schaffen. Durch die Verwendung visueller Komponenten auf den automatisierten Rechnungen gehen WooCommerce-Rechnungen dieses Problem erfolgreich an. Es stärkt somit die Markenidentifikation Ihres Online-Geschäfts.

Dies ist zweifellos der wichtigste Vorteil einer Rechnung. Eine rechtliche Aufzeichnung Ihrer Verkäufe hilft Ihnen, den Überblick darüber zu behalten, welche Produkte an wen verkauft wurden.

Darüber hinaus helfen Rechnungen beim einfachen Zugriff auf frühere Zahlungsinformationen, steigern das Geschäftspotenzial, vereinfachen die Steuervorbereitung und dienen als Rechtsschutz.

Wie bereits erwähnt, behandelt dieser Abschnitt die wichtigen Bestandteile einer Rechnung.

Lass uns anfangen.

1. Firmenlogo

Logos sind die Grundlage der Identität einer Marke. Bei einem starken ersten Eindruck geht es darum, die Aufmerksamkeit Ihrer Kunden zu erregen.

WooCommerce-Rechnungen sollten Ihr Logo enthalten, da sie dadurch professioneller aussehen. Infolgedessen vertrauen Ihre Kunden Ihnen eher.

2. Angaben zum Unternehmen

Einer der wichtigsten Bestandteile einer Rechnung ist eindeutig die Unternehmensidentität. Sie sollten Ihre Firmen- oder Geschäftsdaten oben auf Ihrer Rechnung hinzufügen.

Geben Sie Ihren Firmennamen, Ihre Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse an. Wenn Ihr Unternehmen in einem bestimmten Land oder einer bestimmten Gerichtsbarkeit tätig ist, müssen Sie möglicherweise zusätzliche Informationen angeben, z. B. Ihre Steueridentifikationsnummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

3. Kundendaten s

In Ihrer Rechnung müssen Sie Informationen über Ihren Klienten oder Kunden angeben, wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postanschrift, GSTIN, Mehrwertsteuer, SSN-Nummer usw.

Der Formulareintrag auf der Checkout-Seite kann verwendet werden, um alle Informationen Ihres Kunden beim Erstellen einer WooCommerce-Rechnung zu erhalten. Es empfiehlt sich, in Ihrer Rechnung sowohl die Versand- als auch die Rechnungsadresse anzugeben.

4. Rechnungsnummer

Mit einer Rechnungsnummer ist es einfacher, den Überblick zu behalten und organisiert zu bleiben. Indem Sie Ihren Rechnungen eine eindeutige Kennung zuweisen, können Sie Ihre Kaufhistorie schnell durchsuchen und finden.

Ihr PDF-Rechnungs-Plugin generiert automatisch die Rechnungsnummer, wenn Sie eine WooCommerce-Rechnung erstellen.

Sie können das Format für Ihre Rechnungen auswählen, je nachdem, ob Sie ein Präfix oder Suffix oder ein benutzerdefiniertes Zahlenformat wünschen.

5. Bestelldatum

Jede Rechnung muss diesen Schlüsselbestandteil enthalten. Ihre Rechnungen bestätigen, wann die Transaktionen stattgefunden haben, indem sie das Bestelldatum angeben.

Auf diese Weise können Sie nachverfolgen, wann Ihre Produkte oder Dienstleistungen verkauft oder bereitgestellt werden. Im Falle eines Versandproblems hilft das Transaktionsdatum der Rechnung, Unklarheiten zu beseitigen.

6. Zahlungsmethode

Die von Ihnen akzeptierten Zahlungsmethoden müssen auf der Rechnung angegeben werden, wenn Sie Zahlungen einziehen. Pay Pal, Banküberweisungen, Kreditkarten usw. sind einige Beispiele.

Es ist für Sie von entscheidender Bedeutung, Erstattungsansprüche zu bearbeiten, und hilft Ihnen dabei, den Überblick über die Zahlungsmethoden zu behalten, die Ihre Kunden verwenden.

7. Gekaufte Produkte

In Ihrer Rechnung müssen Sie die Dinge auflisten, die Ihr Kunde gekauft hat. Sie können bei der Erstellung einer WooCommerce-Rechnung mehrere Attribute hinzufügen, z. B. die SKU, das Produktbild, die Kurzbeschreibung usw.

Bestandseinheiten oder SKUs sind eindeutige Kennungen, die nur WooCommerce-Geschäftsinhaber verstehen können. Um ihren Bestand zu identifizieren, verwenden sie SKUs.

Daher ist es wichtig, die SKU oder Produkt-ID anzugeben, um Rücksendungen und Rückerstattungen reibungslos zu verwalten.

8. Preis & Menge

Zusätzlich zur Produktliste müssen Sie die Anzahl, den Preis pro Artikel und die Zwischensummenkosten der Produkte angeben.

Bei mehreren Bestellungen des gleichen Produkts ist es unpraktisch, jede einzeln aufzuführen. Ihre Rechnung wird auch mit diesen Informationen überladen.

Geben Sie daher in derselben Zeile den Preis für das Produkt, die Menge und dann die Gesamtkosten der Bestellung an.

9. Steuerdetails

Rechnungen müssen alle relevanten Mehrwertsteuern oder E-Commerce-Verkaufssteuern enthalten, die für den Standort Ihres Unternehmens, Ihres Kunden oder beide gelten.

Berechnen Sie den Gesamtpreis inklusive Mehrwertsteuer und fügen Sie ihn der Preiszusammenfassung der Zwischensumme hinzu.

10. Barcode/QR-Code

Um Ihr Produkt während des Versands leicht zugänglich zu machen und zu handhaben, ist es wichtig, einen Barcode oder QR-Code beizufügen.

Ein Barcode ist ein maschinenlesbares Etikett, das die Informationen enthält, die in der Rechnung verfügbar sind. Darüber hinaus ist ein QR-Code eine Art Barcode, mit dem Sie die Bestellnummer oder Rechnungsnummer abrufen können, indem Sie den QR-Code auf einer Rechnung scannen.

11. Rückerstattungsrichtlinie

Um jegliche Art von Missverständnissen mit Ihren Kunden zu vermeiden, sollten Sie Rückgabeverfahren anbieten.

Fügen Sie alle wesentlichen Geschäftsbedingungen, Steuerinformationen, zahlungsbezogenen Klauseln, Rückerstattungsrichtlinien usw. hinzu. Der Kunde kann diese Geschäftsbedingungen später nicht ablehnen, wenn Sie sie in der Rechnung angeben.

Sie können Rückerstattungsrichtlinien in den unteren Abschnitt Ihrer WooCommerce-Rechnungen aufnehmen, wenn Sie diese erstellen.

12. Kundennotizen

Eine großartige Möglichkeit, Ihre Kunden einzubeziehen und ihr Vertrauen zu gewinnen, sind Kundennotizen.

Kunden können die Wünsche angeben, die das Unternehmen erfüllen soll, z. B. das Hinzufügen von Notizen zur Geschenkverpackung oder Anweisungen für die Lieferung.

Sie können auch mit einem einfachen Dankesschreiben in der Fußzeile Wunder für den Ruf Ihrer Marke bewirken. Die persönliche Note, die Sie Ihrer Rechnung hinzufügen, wird Ihren Kunden das Gefühl geben, geschätzt zu werden.

Nachdem Sie gelernt haben, wie WooCommerce-Rechnungen aussehen, können Sie damit beginnen, sie für Ihre WooCommerce-Shops zu erstellen.

Die Frage ist, wie?

Kunden verlangen schnelle Antworten und effektive Dienstleistungen in der geschäftigen Welt des E-Commerce. Daher wäre die manuelle Erstellung von Rechnungen für die Bestellungen auf Ihrer WooCommerce-Website zeitaufwändig und ineffizient.

WooCommerce unterstützt eine Standard-Rechnungsstellungsfunktion, aber es gibt viele Plugins, mit denen Sie Ihren Kunden mit nur wenigen Klicks professionell aussehende Rechnungen senden können.

Für diese professionell aussehenden Rechnungen verwenden wir das WooCommerce PDF-Rechnungs-, Packzettel-, Lieferschein- und Versandetiketten-Plugin von Webtoffee.

WooCommerce PDF-Rechnungen/Lieferscheine sind ein ideales Freemium-Plugin, mit dem Sie individuelle WooCommerce-Rechnungen in professioneller Qualität für jeden Kunden erstellen können, unabhängig davon, welche Art von Geschäft Sie betreiben.

Ein Freemium-Plugin hat übrigens neben der kostenlosen Version auch eine kostenpflichtige Version. Bezahlversionen haben mehr Funktionalität, während kostenlose Versionen nur die grundlegendsten Funktionen bieten können.

Wenn ein Kunde eine Bestellung abschließt, generiert dieses Plugin automatisch Rechnungen und hängt sie an die Bestellbestätigungs-E-Mail an. Kunden können die Rechnung auch von der Bestellbestätigungsseite oder ihrer Seite „Mein Konto“ herunterladen.

Um das Plugin hinzuzufügen, gehen Sie zu Ihrem WordPress-Adminbereich und wählen Sie Plugins > Add New . Suchen Sie nach dem Plugin WooCommerce PDF-Rechnungen und Lieferscheine, installieren und aktivieren Sie es.

Gehen Sie nach der Installation zu Rechnung/Verpackung > Rechnungen und konfigurieren Sie die allgemeinen Einstellungen für die PDF-Rechnungen.

Die Anweisungen in diesem Artikel helfen Ihnen, die PDF-Rechnungseinstellungen für Woocommerce detailliert zu konfigurieren.

Navigieren Sie nach dem Konfigurieren der allgemeinen Einstellungen zur Registerkarte Anpassen. Hier können Sie die Optionen in den Rechnungen aktivieren oder deaktivieren, indem Sie die Schaltfläche auf der rechten Seite der Seite und die Live-Vorschau auf der linken Seite umschalten.

Durch die Anpassung der WooCommerce-PDF-Rechnungen in einer Live-Vorschau können Sie genau sehen, wie Ihre Rechnung aussehen wird.

WooCommerce PDF-Rechnungen/Lieferscheine ermöglichen es Ihnen auch, Rechnungslayouts an Ihr Unternehmen anzupassen. Außerdem können Sie Ihrer Rechnung einen QR-Code hinzufügen, was eine erweiterte Funktion der Premium-Version dieses Plugins ist.

Und schließlich, um die Pro-Version des Plugins zu kaufen, zu installieren und zu aktivieren – Lesen Sie diesen Artikel.

In Ihrem WooCommerce-Shop sollte die Reise Ihrer Kunden von Anfang bis Ende nahtlos und zufriedenstellend verlaufen.

Maßgeschneiderte professionelle Rechnungen können Ihre Kunden auf ihrem Weg in Ihr Geschäft unterstützen, ihr Vertrauen gewinnen und sie sogar zu treuen wiederkehrenden Kunden machen. Darüber hinaus schützt es Ihr WooCommerce-Geschäft vor Fehlern und Betrug.

Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen hilft, den wichtigen Bestandteil einer Rechnung zu verstehen, und dass er Sie in die Lage versetzt, Ihre eigene professionelle WooCommerce-PDF-Rechnung zu erstellen.