So richten Sie rechtsgültiges Signieren mit Gravity Forms ein (vollständige Workflows)

Suchen Sie nach einer Möglichkeit, rechtsgültige Unterschriften mit Gravity Forms einzurichten?

In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie mit Gravity Forms mithilfe des Legal Signing-Add-Ons von CosmicGiant ( ehemals ForGravity ) rechtsgültige Signaturen einrichten.

Sie können vollständige rechtsgültige Signatur-Workflows erstellen und am Ende des Prozesses sogar ein signiertes PDF-Dokument generieren, komplett mit einem Signatur-Audit-Trail.

Obwohl dieses Add-on von einem Drittentwickler stammt, ist es immer noch ein von Gravity Forms zertifiziertes Add-on, was bedeutet, dass das Gravity Forms-Team die Qualität des Entwicklers und des Add-ons überprüft hat.

Bereit anzufangen? Hier ist unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Einrichten von rechtsgültigen Unterschriften mit Gravity Forms.

Was Sie brauchen, um diesem Tutorial zu folgen

Um diesem Tutorial zu folgen, benötigen Sie das Legal Signing-Plugin von CosmicGiant ( ehemals ForGravity ) neben dem Kern-Plugin von Gravity Forms selbst.

Anstatt nur eine Unterschrift als Teil des Formulars zu sammeln, können Sie mit Legal Signing Workflows erstellen. Beispielsweise könnte ein einzelnes Formular mehrere Unterzeichner haben, von denen jeder das Formular unterschreiben muss, bevor der Workflow abgeschlossen ist.

Um bei diesem Beispiel zu bleiben – Sie könnten das Formular an die erste unterschreibende Person senden. Sobald die erste Person das Formular unterzeichnet hat, könnten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung senden, in der der zweite Unterzeichner aufgefordert wird, das Formular zu unterschreiben.

Sobald der Workflow abgeschlossen ist, kann Legal Signing automatisch eine PDF-Version des Formulars mit allen Unterschriften erstellen.

Legal Signing enthält auch ein eigenes Feld für rechtsgültige Signaturen, wodurch die Verwendung des offiziellen Add-Ons für Gravity Forms-Signaturen (das nur in der Elite-Lizenz verfügbar ist) entfällt.

Mit diesem Feld können Sie sowohl getippte als auch gezeichnete Unterschriften sammeln. Es bietet auch benutzerfreundliche Funktionen, z. B. die Möglichkeit, dass Benutzer ihre Unterschrift wiederverwenden können, wenn ein Formular mehrere Unterschriften erfordert ( ähnlich wie DocuSign funktioniert ).

So richten Sie die rechtsgültige Unterzeichnung mit Gravity Forms und CosmicGiant ein

Lassen Sie uns nun in die Schritt-für-Schritt-Anleitung einsteigen, wie Sie eine rechtsgültige Signatur mit Gravity Forms einrichten.

Um diesem Tutorial zu folgen, benötigen Sie mindestens zwei Plugins:

1. Das Kern-Plug-in für Gravity Forms – Sie können jede Lizenz erwerben, wenn Sie sie noch nicht haben.
2. Legal Signing for Gravity Forms von CosmicGiant – das Plugin beginnt bei 249 $ und beinhaltet die meisten Funktionen. Höhere Ebenen enthalten einige zusätzliche Funktionen, wie z. B. die Möglichkeit, PDF-Dokumente als Formulare zu importieren und fertige Dokumente nach Dropbox zu exportieren.

1. Bereiten Sie Ihr Dokument vor und fügen Sie eine Vorlage hinzu

Zu Beginn sollten Sie das PDF-Dokument, das Sie signieren möchten, als Teil des rechtsgültigen Signatur-Workflows des Formulars einrichten.

Sie müssen eine ausfüllbare PDF-Vorlage erstellen, damit Legal Signing weiß, wo die Unterschriften und andere Details hinzugefügt werden müssen.

Um diese ausfüllbare PDF-Vorlage zu erstellen, können Sie Adobe Acrobat Pro (kostenpflichtig), PDFescape (kostenlos) oder JotForm (kostenlos) verwenden. Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie dieses Dokument erstellen, können Sie diesen Hilfeartikel lesen.

So könnte es aussehen:

Sobald Sie Ihr ausfüllbares PDF haben, können Sie es als Vorlage in den Einstellungen des Plugins hinzufügen.

Gehen Sie zunächst zu Formulare → Legal Signing → Templates → Add New .

Dann:

1. Gib ihm einen Namen.
2. Fügen Sie die ausfüllbare PDF-Vorlage hinzu.
3. Klicken Sie auf Vorlage erstellen .

2. Erstellen Sie Ihr Formular und fügen Sie rechtsgültige Unterschriftsfelder hinzu

Als Nächstes möchten Sie das Basisformular für Ihr rechtsgültiges Signaturdokument erstellen, falls Sie dies noch nicht getan haben.

Gehen Sie zu Formulare → Neu hinzufügen und wählen Sie eine leere Formularvorlage aus.

Für dieses Tutorial werde ich nur die grundlegenden Felder hinzufügen, die für einen Signatur-Workflow benötigt werden. Sie können jedoch bei Bedarf weitere Felder hinzufügen – das hängt wirklich von Ihrem Arbeitsablauf ab.

Für dieses Beispiel gehen wir davon aus, dass Sie im Rahmen Ihres Arbeitsablaufs Unterschriften von zwei verschiedenen Personen sammeln müssen. Für jede Person sammeln wir ihre…

1. Name.
2. E-Mail-Adresse (damit Sie ihnen Unterschriftsbenachrichtigungen senden und ihre Kontaktdaten haben können)
3. Unterschrift

Für den Namen und die E-Mail-Adresse können Sie normale Gravity Forms-Felder verwenden.

Für das Unterschriftsfeld können Sie das Feld Rechtsgültige Unterschrift aus dem Plugin hinzufügen, das Sie im Abschnitt Erweiterte Felder finden.

Wenn Sie die Einstellungen für das Feld Rechtsgültige Unterschrift öffnen, können Sie auf einige zusätzliche Einstellungen zugreifen. Zum Beispiel, ob gezeichnete Unterschriften, maschinengeschriebene Unterschriften oder beides zugelassen werden sollen und ob der vollständige Name oder nur die Initialen erfasst werden sollen.

Sie können das Design/den Stil der Signatur-Leinwand auch in den Darstellungseinstellungen steuern.

Sie könnten diese Felder dann für den zweiten Unterzeichner duplizieren.

Zusätzlich zum Feld Legal Signature enthält das Plugin auch ein Feld Legal Consent , das Details zu eSignaturen enthält und die Zustimmung anfordert.

Wenn Sie gründlich sein möchten, können Sie Ihrem Formular eine zweite Seite hinzufügen, die das Feld Legal Consent enthält und von beiden Unterzeichnern eine weitere Unterschrift verlangt ( die Unterzeichner des Formulars können sie mit einem Klick erneut ausfüllen – es besteht keine Notwendigkeit, sie manuell einzurichten nochmal unterschreiben ).

4. Erstellen Sie einen Legal Signing Feed

Sobald Sie mit den Formularfeldern fertig sind, können Sie einen rechtsgültigen Signatur-Feed für Ihr Formular einrichten:

1. Klicken Sie auf Formular speichern , um Ihre Einstellungen zu speichern.
2. Erweitern Sie das Menü Einstellungen und wählen Sie Legal Signing .
3. Klicken Sie auf Neu hinzufügen, um einen neuen Feed zu erstellen.

Geben Sie ihm einen Namen und wählen Sie dann Ihre PDF-Vorlage aus der Dropdown-Liste PDF-Vorlage aus.

Geben Sie dann einen Ausgabedateinamen ein, um das fertige Dateiformat zu steuern. Bei Bedarf können Sie Merge-Tags einfügen.

Sie können auch auswählen, an welche E-Mail-Benachrichtigungen das signierte PDF angehängt werden soll.

Nachdem Sie diese Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf Einstellungen speichern .

Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Felder zuordnen, um die Felder des Webformulars Ihrem fertigen PDF-Dokument zuzuordnen.

In der Feldzuordnungsschnittstelle können Sie die Unterschrift und den Namen jedes Unterzeichners dem entsprechenden ausfüllbaren Feld zuordnen. Sie können das Datum auch mit den Metadaten des Formulars ausfüllen.

Nachdem Sie die Felder zugeordnet haben, klicken Sie auf Übernehmen und schließen .

Klicken Sie dann erneut auf Einstellungen speichern .

Wenn Sie auf die Registerkarte Erweiterte Einstellungen gehen, können Sie auch den Zugriff auf das PDF-Dokument einrichten, z. B. wer es herunterladen darf, und alle relevanten Passwörter.

5. Richten Sie Ihren rechtsgültigen Signatur-Workflow ein

Wechseln Sie als Nächstes zur Registerkarte Signatur-Workflow und klicken Sie auf Workflow aktivieren , um den rechtsgültigen Signatur-Workflow für dieses Formular einzurichten.

Mit dem Workflow können Sie verlangen, dass der erste Unterzeichner vor dem zweiten Unterzeichner unterschreibt.

Richten Sie zunächst Ihre Unterzeichner ein. Sie können Unterzeichner basierend auf einem E-Mail-Feld in Ihrem Formular, WordPress-Benutzerkonten und/oder einer benutzerdefinierten E-Mail-Adresse bestimmen.

Nachdem Sie die Unterzeichner hinzugefügt haben, können Sie jedem Unterzeichner Felder zuweisen. Sie können Formularfelder auch vor anderen Unterzeichnern ausblenden. Auch wenn Sie sie nicht ausblenden, bleiben diese Felder jedoch deaktiviert, bis der relevante Unterzeichner das Formular verwendet.

Weiter unten auf der Seite können Sie optional ein Audit-Trail-Zertifikat aktivieren.

Anschließend können Sie den Signaturzeitplan einrichten. Sie können bestimmte Anmeldedaten oder relative Daten basierend auf der ursprünglichen Formularübermittlung oder dem letzten Signierereignis festlegen.

Wenn Sie mit den Einstellungen zufrieden sind, klicken Sie auf Einstellungen speichern .

6. Formular einbetten und testen

Jetzt können Sie das Formular auf Ihrer Website einbetten und eine Testübermittlung durchführen.

Der erste Unterzeichner wird beginnen. Während ich die Felder des zweiten Unterzeichners in diesem Beispiel nicht ausgeblendet habe, sind diese Felder für den ersten Unterzeichner deaktiviert.

Auf der zweiten Seite können sie ihre Unterschrift erneut vorab ausfüllen, indem sie einfach auf die Schaltfläche klicken.

Dann wird das Formular zum Unterzeichnen an den zweiten Unterzeichner weitergeleitet, auf den er zugreifen kann, indem er auf den speziellen Link in einer E-Mail klickt.

7. Signaturdetails und Audit-Trail anzeigen

Sobald das Dokument vollständig signiert ist, wird das signierte PDF-Dokument an alle relevanten E-Mail-Benachrichtigungen angehängt.

Sie können auch über den Gravity Forms-Eintrag auf das signierte PDF-Dokument zugreifen.

Das Eintragsdetail bietet auch einen Prüfpfad für alle Unterschriften.

Richten Sie noch heute die rechtsgültige Unterzeichnung mit Gravity Forms ein

Damit ist unser Leitfaden zum Einrichten von rechtsgültigen Signaturen mit Gravity Forms und dem Legal Signing-Plugin abgeschlossen.

Wenn Sie bereit sind, loszulegen, können Sie Ihre Kopien von Gravity Forms und dem Legal Signing-Add-on von CosmicGiant erwerben.

Folgen Sie dann diesem Tutorial, um loszulegen.

Wenn Sie daran interessiert sind, ausfüllbare PDFs wie dieses zu erstellen, aber ohne den rechtsgültigen Signatur-Workflow, könnten Sie auch an unserem Gravity Forms to PDF-Tutorial interessiert sein. Dieses Tutorial zeigt Ihnen, wie Sie das Fillable PDFs-Plugin von CosmicGiant verwenden, um jede Art von PDF-Dokument zu füllen. Legal Signing basiert teilweise auf ausfüllbaren PDFs, sodass die Plugins einige Ähnlichkeiten aufweisen.