So führen Sie ein Sprint-Planungsmeeting durch, um Ihren Geschäftserfolg sicherzustellen

Haben Sie sich jemals gefragt, wie Sie Ihr Team produktiver machen können? Besonders während die ganze Welt gegen die Pandemie ankämpft, kann es Sie als Projektinhaber frustrieren, wie Sie dafür sorgen können, dass Ihre Teams organisiert und produktiv bleiben.

Glücklicherweise gibt es mehrere Projektmanagement-Tools, mit denen Sie Ihren Rücken schonen können. Agile ist einer der beliebtesten Ansätze im Projektmanagement. Derzeit wird es aufgrund seiner Flexibilität und seines evolutionären Charakters zur ersten Wahl für viele Projektmanager.

Laut dem Project Management Institute haben mehr als 70 % der Organisationen einen agilen Ansatz integriert, und agile Projekte sind 28 % erfolgreicher als herkömmliche Projekte.

Eine wichtige Zeremonie in Agile Scrum ist das „ Sprint Planning Meeting “. Der Gesamterfolg oder Misserfolg eines Projekts hängt weitgehend von dieser Prä-Management-Konvention ab. Verwenden Sie diesen Leitfaden, um eine erfolgreiche Sprintplanungszeremonie für Ihr nächstes Projekt durchzuführen.

Bevor wir fortfahren, sehen wir uns einige Begriffe an, die wir in diesem Artikel verwenden werden. Es hilft Ihnen, die Grundlagen des Sprint Plannings zu verstehen.

Product Backlog: Eine detaillierte Beschreibung der Produktanforderungen, die aktualisiert werden müssen. Es umfasst neue Funktionen, Änderungen an bestehenden Funktionen, Fehlerbehebungen, Infrastruktur-Setups und andere.

Sprint Backlog: Eine Liste der Product-Backlog-Elemente, die das Team während des aktuellen Sprints ausführen soll. Zusammen mit der Liste der Aufgaben, die erforderlich sind, um diese Product-Backlog-Elemente zu liefern.

Story: Sie beschreibt die Beschreibung einer Produktfunktion aus Sicht des Endbenutzers. Als Kunde möchten Sie sich beispielsweise auf der Website registrieren, damit Sie die Produkte auf der Website bequem durchsuchen können.

Geschwindigkeit des Teams: Messen Sie die Arbeitsmenge, die ein Team während eines einzelnen Sprints bewältigen kann. Dies ist die Schlüsselmetrik in Scrum.

Was ist ein Sprint-Planungsmeeting in der agilen Methodik?

Ein Sprint-Planungsmeeting ist eine Veranstaltung, bei der das gesamte Team zusammensitzt, um das Sprint-Ziel festzulegen und die Roadmap zu planen, um dieses Ziel zu erreichen, abhängig von der Überprüfung des Produkt-Backlogs durch das Team.

Um die Dinge besser zu verdeutlichen: Sprint ist eine Timebox-Iteration eines kontinuierlichen Entwicklungszyklus. Innerhalb eines Sprints muss das Team eine bestimmte Menge an Arbeiten erledigen und zur Überprüfung bereit machen. Und das „Sprint Planning Meeting“ ist der Ausgangspunkt, der vom Scrum Master durchgeführt wird.

Teilnehmer: Entwicklungsteam, Scrum Master, Product Owner

Wann: Zu Beginn eines Sprints.

Dauer: Im Allgemeinen eine Stunde Iteration pro Woche. Wie zwei Stunden für einen zweiwöchigen Sprint.

Agiles Framework : Scrum.

Zweck: Der Hauptzweck der Sprint-Planung besteht darin,

• was im anstehenden Sprint geliefert werden kann
• wie diese Arbeit erreicht werden soll

Denken Sie daran, dass ein schlechter Sprintplan Ihr Team durch unrealistische Erwartungen aus der Bahn werfen kann.

Vorteile des Sprint Planning Meetings

• Ermöglicht den Teammitgliedern, sich auf das Sprintziel und die Verpflichtung zu einigen
• Ermöglicht Aufgabenerkennung, Anmeldung, Priorisierung und Schätzung
• Erstellt die Plattform, um Abhängigkeiten zu kommunizieren
• Identifiziert die Teamkapazität, um ein erreichbares Sprintziel festzulegen und sich zu verpflichten.

Was passiert in einem Sprint-Planungsmeeting?

Der Product Owner erklärt das Sprintziel und das Team entscheidet gemeinsam über den Arbeitsablauf, um dieses Ziel zu erreichen. Das Scrum-Team bespricht auch, wie der Produktwert und -nutzen im aktuellen Sprint gesteigert werden kann.

Verhandeln Sie auch, welche Elemente aus dem Produkt-Backlog in das Sprint-Backlog übernommen werden. Andere wichtige Fakten werden hier ebenfalls berücksichtigt, z. B. Schätzung, Einschränkungen, Kapazität, Risiko, Abhängigkeiten und Zeitplan.

Wer nimmt am Sprint-Planungsmeeting teil?

An diesem Sprint Planning Meeting nimmt in der Regel das gesamte Team teil

Product Owner: Identifizieren Sie die potenziellen Product-Backlog-Elemente und definieren Sie ihre relativen Prioritäten zusammen mit dem Sprint-Ziel.

Scrum Master: Stellen Sie sicher, dass das Sprint-Ziel erreichbar ist und alles durch den richtigen Kanal läuft. Prüfen Sie auch, ob die entsprechenden Product Backlog Items im Sprint Backlog enthalten sind.

Teammitglieder: Entscheiden Sie, wie viele der Product-Backlog-Einträge sie in dem definierten Zeitrahmen abschließen können. Und wie man diese Product Backlog Items liefert.

Manchmal können von den Teilnehmern zusätzliche Parteien zu dem Meeting eingeladen werden, um Informationen und Ratschläge zu neuen Geschäfts- oder Technologiebereichen bereitzustellen. Aber ihre Rolle ist darauf beschränkt, diese Informationen nur zu teilen.

Was ist der Input für das Sprint Planning Meeting?

Der Input für das Sprint Planning Meeting ist das Product Backlog, einschließlich einer Liste von „Items“, die während des Sprints fertiggestellt werden könnten. Das Team sollte sich auch das neueste Produktinkrement, die voraussichtliche Kapazität des Entwicklungsteams für diesen Sprint und die bisherige Leistung des Entwicklungsteams ansehen.

Was ist das Ergebnis des Sprint Planning Meetings?

Das wichtigste Ergebnis des Sprint-Planungsmeetings ist, dass die Teammitglieder das Ziel des Sprints erklären können und klar wissen, wie sie mit der Arbeit beginnen werden, um dieses Ziel zu erreichen. All dies gehört zum Sprint Backlog.

Wie macht man Sprint-Planung?

Zunächst definiert der Scrum Master das Sprintziel. Dann plant das Entwicklungsteam die notwendigen Schritte, um dieses Ziel zu erreichen. Tatsächlich wird der Sprintplan im gegenseitigen Einvernehmen des Entwicklungsteams und des Product Owners unter Berücksichtigung von Wert und Aufwand erstellt.

Wann passiert es?

Das Sprint-Planungsmeeting findet zu Beginn eines Sprint-Zyklus statt. Angenommen, Sie führen einen monatlichen Sprint durch, Sie können an jedem 1. Tag des Monats (oder an jedem anderen Datum, an dem Sie beginnen möchten) zu einem Meeting einberufen werden.

Wie lange sollte es dauern?

Üblicherweise dauert ein einmonatiger Sprint maximal acht Stunden. Bei den kürzeren Sprints wird auch die Besprechungszeit verkürzt. Als Faustregel können Sie die Anzahl der Wochen in Ihrem Sprint mit zwei Stunden multiplizieren, um die ideale Länge eines Sprint-Meetings zu ermitteln.

1 Woche Sprint = 2 Stunden
2 Wochen Sprint = 4 Stunden
3 Wochen Sprint = 6 Stunden
4-Wochen-Sprint = 8 Stunden

Beachten Sie, dass dies die maximal zugeteilte Zeit ist. Ein erfahrenes Scrum-Team wird weniger Zeit in Anspruch nehmen. Der Scrum Master stellt sicher, dass das Meeting innerhalb dieser Timebox abgeschlossen werden muss. Und jede unnötige Konversation wird vermieden.

Vorbereitungsarbeit vor dem Meeting

Wir haben bereits die Rollen aller Teilnehmer im Sprint-Meeting festgelegt. Lassen Sie uns erklären, was sie zusammenstellen sollten, bevor sie am Sprint-Planungsmeeting teilnehmen:

Für ScrumMaster:

• Erstellt und veröffentlicht die Tagesordnung
• Weisen Sie die richtigen Teammitglieder zu und planen Sie Besprechungen zu einem geeigneten Zeitpunkt
• Stellen Sie sicher, dass die Teammitglieder über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um die Backlog-Elemente erfolgreich abzuschließen
• Berechnen Sie verfügbare Kapazitäten für das Team (Urlaub der Teammitglieder, Feiertage usw.)
• Identifizieren Sie die Geschwindigkeit des Teams im Vergleich zum Arbeitsaufwand, den das Team im vorherigen Sprint geleistet hat
• Organisieren Sie genügend Haftnotizen, Stifte, Marker, Whiteboard usw.

Für Product Owner:

• Definieren Sie jedes User-Story-Element im Detail
• Enthält detaillierte Anforderungen und Akzeptanzkriterien
• Rückstand behalten ist in der Prioritätsreihenfolge
• Beschreiben Sie die Definition von „erledigt“ für jede User Story im aktuellen Sprint
• Stellen Sie sicher, dass jedes Feature oder jede User Story klein genug ist, um innerhalb eines Sprints abgeschlossen zu werden

Für Entwicklungsteam:

• Stellen Sie die persönliche Erreichbarkeit für den kommenden Sprint sicher
• Bereiten Sie Fragen vor, um Zweifel zu klären und Verwirrung zu vermeiden
• Aktualisieren Sie bei Bedarf die Definition des Teams für „erledigt“ und halten Sie die Referenz bereit, um sie während des Meetings zu beschreiben.

So führen Sie ein Sprint-Planungsmeeting durch

Sie können dieses Meeting in zwei Sitzungen aufteilen. In der ersten Sitzung beschreibt der Product Owner die Liste der Features, die während des Sprints erledigt werden müssen. In der nächsten Sitzung geht es um die Identifizierung von Aufgaben, die durchgeführt werden sollten, um diese Funktionen zu erstellen.

Sprint-Planungsmeeting – Teil I

In diesem Teil des Gesprächs beschreibt der Product Owner, was er eigentlich bis zum Ende des Sprints fertig machen möchte.

In diesem Zusammenhang werden alle Product-Backlog-Einträge von den Teammitgliedern überprüft. Und wählen Sie die Artikel aus, die sich verpflichten können, ein potenziell lieferbares Produktinkrement (Potentially Shippable Product Increment, PSPI) innerhalb des zugewiesenen Zeitrahmens zu liefern.

Das Team kann Vorschläge machen, aber die endgültige Entscheidung, welches Product Backlog in das bevorstehende Sprint Backlog aufgenommen wird, liegt beim Product Owner. Er/Er bestimmt, wie viel des Product Backlogs das Team während des Sprints zu erledigen versucht.

Teammitglieder können Fragen stellen, um ihre Zweifel zu klären und alle Unklarheiten auszuräumen. Da sie das Endergebnis, wie sie es während des Sprint-Review-Meetings vereinbart haben, vor dem Product Owner und den Stakeholdern demonstrieren müssen. Es wird am Ende des Sprints auftreten.

Am Ende dieses Segments legen der Product Owner und das Entwicklungsteam gemeinsam das Ziel des Sprints fest.

Die Hauptaktivitäten von Teil I der Sprintplanung sind:

• Der Product Owner präsentiert dem Team die Priorität des Product Backlog Items
• Legt ein Sprintziel fest: eine Ein-Satz-Beschreibung des Endergebnisses des Sprints.
• Das Team identifiziert gemeinsam die Produktfunktionalität, die im kommenden Sprint geliefert werden kann.
• Das Team verpflichtet sich am Ende dieser Sitzung zum ausgewählten Product Backlog

Sprint-Planungsmeeting – Teil II

Das zweite Segment findet unmittelbar nach dem ersten Segment des Sprint-Planungsmeetings statt. Es hat die gleiche Zeitbox wie der erste Teil. Das heißt, wenn die Gesamtzeitspanne für das Meeting 8 Stunden beträgt, wird sie gleichmäßig in die einzelnen Segmente aufgeteilt. Um beispielsweise ein 8-stündiges Meeting durchzuführen, haben Sie 4 Stunden Zeit, um den ersten Teil des Meetings abzuschließen, und die restlichen 4 Stunden für den zweiten Teil.

In diesem Teil muss sich der Product Owner um alle Fragen kümmern, die das Team zum Product Backlog haben könnte. Dann wird das Team entscheiden, wie das ausgewählte Product Backlog in ein Inkrement potenziell auslieferbarer Produktfunktionalität umgewandelt werden kann.

Der Product Owner muss während dieses Meetings verfügbar sein, aber nicht unbedingt im Raum anwesend sein. Auch wenn der PO im Raum bleibt, sollte der Scrum Master diesen Teil des Meetings übernehmen. So kann sich das Entwicklungsteam auf seine Arbeit konzentrieren und Möglichkeiten erkunden, ohne durch die Meinungen oder Ideen des Product Owners eingeschränkt zu werden.

Es sollte genügend Raum für das Team geben, um verschiedene Möglichkeiten und Lösungen zu diskutieren, um das endgültige Ziel ohne externe Einflussnahme zu erreichen. Der Product Owner und der Scrum Master werden alles beobachten und Fragen beantworten, um weitere Informationen zu erhalten.

Am Ende dieses Segments sollte eine Aufgabenliste fertig sein, die als Sprint Backlog bezeichnet wird, einschließlich Aufgabenschätzungen und Zuweisungen. Abhängig davon beginnt das Team mit der Entwicklung der Funktionalität.

Die Hauptaktivitäten von Teil II der Sprintplanung sind:

• Detailplanung – Teilen Sie Storys in Aufgaben auf, damit die Teammitglieder umsetzbare Pläne zur Fertigstellung dieser Storys erstellen können
• Schätzen der Geschichten – Führen Sie eine gründliche Analyse durch und wenden Sie Strategien wie Planning Poker oder T-Shirt Sizing an. Es ermöglicht ihnen, die Zeit abzuschätzen, die jede Aufgabe für die Erledigung in Anspruch nehmen wird.
• Endergebnis – Das Team definiert den Workflow zum Erreichen des Sprintziels als eine Art Sprint Backlog

Ein Sprint-Planungsmeeting befasst sich hauptsächlich mit zwei Dingen:

Sprintziel: Vereinbaren Sie, was am Ende des Sprints geliefert wird.
Sprint-Backlog: Ein priorisierter Satz von User Stories, Verbesserungen, Fehlern, Aufgaben und Unteraufgaben für den nächsten Sprint, um das Team konzentriert zu halten.

Best Practices für Sprint-Planungsmeetings in agiler Methodik

Hier sind die Best Practices für ein agiles Sprint-Planungsmeeting, um die maximale Leistung zu erzielen.

1. Erstellen Sie eine rekursive Kalendereinladung mit allen Teammitgliedern
2. Der Product Owner sollte die Besprechungseinladung an die Teammitglieder senden
3. Fügen Sie der Einladung die Agenda sowie den User-Story-Link bei, der in den Sprint aufgenommen werden soll
4. Fügen Sie im Sprint mehr User Storys hinzu, als das Team aufnehmen kann. Da es möglich ist, dass einige der User Stories vom Team abgelehnt werden, während Sie das Vertrauen haben
5. Gestalten Sie Ihre vorgeschlagene User Story ausführlich und leicht verständlich. Bringen Sie alle Anwendungsfälle, funktionalen Anforderungen und Zufriedenheitsgrade ausführlich an, besprechen Sie dies zumindest einmal mit einigen leitenden Teammitgliedern
6. Definieren Sie neue Probleme, Möglichkeiten, Auswirkungen und Abhängigkeiten
7. Schätzen oder belohnen Sie leistungsstarke Teammitglieder aus dem letzten Sprint. Es ermutigt andere, ihre Leistung in Zukunft zu verbessern
8. Verwöhnen Sie Ihr Team mit etwas, das es gerne hat, bieten Sie zumindest Tee/Kaffee an. Manchmal motiviert sie ein kleines Festmahl, schneller zu arbeiten.

Lesen Sie auch: Ein umfassender Leitfaden zur Wasserfallmethodik im Projektmanagement.

Regeln für Sprint-Planungsmeetings in der agilen Methodik (in Kürze)

1. Alle Teammitglieder, einschließlich Product Owner und Scrum Master, müssen bei dem Meeting anwesend sein
2. Der Scrum Master leitet das Sprint-Planungsmeeting und erhält die höchste Autorität
3. Der Scrum Master fungiert als Zeitnehmer, Leiter, Moderator und Koordinator des agilen Sprint-Planungsmeetings
4. Die Rolle des Product Owners in Sprint-Planungsmeetings ist nur die eines Mitwirkenden. Er/sie hat die Verantwortung, alle Dinge zu klären, die Fragen der Teammitglieder zu beantworten, falls diese welche haben, und dem Team die User Stories zu erklären.

Möchten Sie ein agiles Projektmanagement implementieren, um Ihren Produktentwicklungsprozess zu rationalisieren?

Informieren Sie sich über alle wichtigen Details eines nützlichen Agile-Management-Tools , das sich auf kontinuierliche Releases konzentriert und Kundenfeedback bei jeder Iteration berücksichtigt.

Abschluss

Wie der Name „Sprint Planning“ in der agilen Methodik beschreibt, werden hier alle Teammitglieder in ein ausführliches und offenes Gespräch einbezogen, um sicherzustellen, dass sie im kommenden Sprint etwas leisten werden.

Es ist ein einfaches Konzept, um Ihren Arbeitsablauf zu beschleunigen, indem Sie einigen vordefinierten Regeln folgen. Damit alle Teammitglieder ihre Arbeiten planmäßig synchronisieren und erfolgreich abschließen können. Das Hauptziel des Sprint Planning Meetings ist es, das Sprintziel festzulegen und den optimalen Weg zu finden, um dieses Ziel zu erreichen.

Initiieren eines Sprint-Planungsmeetings, um

• Planen Sie das Meeting unter Berücksichtigung dessen, wer, was, wann und wo
• Überprüfen Sie das Produkt-Backlog und identifizieren Sie die Liste der Produkt-Backlogs, die das Team im bevorstehenden Sprint vervollständigen soll
• Stellen Sie sicher, dass die Kapazität Ihres Teams ausreicht, um die vorgeschlagene Arbeitsbelastung zu bewältigen
• Legen Sie die Geschwindigkeit für Ihr Team fest – die Menge an Arbeit, die Ihr Team während des Sprints erledigen möchte

Wie bereiten Sie sich also auf ein Sprint-Planungsmeeting vor? Teilen Sie uns Ihre Fragen, Hindernisse und Erfahrungen im Kommentarbereich unten mit!