So automatisieren Sie Geschäftsprozesse für maximale Effizienz

Der moderne Markt ist stark überlastet, und um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein, ist oft eine Rationalisierung der Geschäftsabläufe erforderlich. Manuelle und sich wiederholende Aufgaben schmälern oft die Produktivität und erhöhen die Kosten – deshalb sind Unternehmensautomatisierungslösungen für viele Unternehmen ein Glücksfall.

Aber wo fangen Sie bei so vielen Lösungen auf dem Markt an und wie können Sie das Beste aus Ihren Investitionen in die digitale Transformation herausholen? In diesem Artikel werden die Grundlagen der Geschäftsprozessautomatisierung erläutert und Einblicke in die Nutzung dieses leistungsstarken Tools gegeben.

Identifizierung von Automatisierungsmöglichkeiten

Bevor Sie mit Geschäftsautomatisierungstechnologien beginnen, ist es wichtig, einen Schritt zurückzutreten und Ihre aktuellen Prozesse zu bewerten. Obwohl fast alle manuellen Prozesse automatisiert werden können, ist nicht jede Aufgabe dafür geeignet. Der Versuch, es dort zu erzwingen, wo es nicht passt, kann zu mehr Kopfschmerzen als zu Lösungen führen.

• Analysieren Sie Ihre Geschäftsprozesse: Führen Sie eine Geschäftsprozessanalyse durch und studieren Sie Ihre täglichen Abläufe. Welche Aufgaben sind repetitiv und zeitaufwändig? Wo sehen Sie Engpässe oder häufige Fehler? Beispielsweise sind Dateneingabe, Rechnungsverarbeitung, Bestandsverwaltung und Kundensupportanfragen häufige Bereiche, in denen die Automatisierung erhebliche Auswirkungen haben kann.
• Beziehen Sie Ihre Teammitglieder ein: Ihre Mitarbeiter stehen an vorderster Front und haben wertvolle Einblicke in die manuellen Aufgaben, die sie Zeit und Energie verschlingen. Sie können Ihnen dabei helfen, die besten Möglichkeiten zu identifizieren und die Zustimmung derjenigen zu gewinnen, die das neue System nutzen werden.

Bedenken Sie, dass das Ziel nicht nur darin besteht, menschliche Fehler zu reduzieren und Zeit zu sparen. Dadurch bleibt Ihrem Team auch Zeit und Energie für wertvollere, kreative Aufgaben frei, die eine menschliche Note erfordern.

Auswahl der richtigen Tools und Technologien

Nachdem Sie Ihren Bedarf an Aufgabenautomatisierung ermittelt haben, ist es an der Zeit, die verfügbaren Tools und Technologien zu erkunden, um dies zu erreichen. Die gute Nachricht ist, dass es viele Möglichkeiten gibt. Die Herausforderung besteht darin, die richtige Lösung für Ihre spezifischen Bedürfnisse und Ihr Budget zu finden.

• Geschäftsprozessmanagementsoftware (BPM) ist eine umfassende Prozessautomatisierungsplattform, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Geschäftsprozesse im gesamten Unternehmen zu modellieren, zu implementieren, auszuführen, zu überwachen und kontinuierlich zu verbessern und so eine bessere Koordination, Effizienz und Anpassungsfähigkeit im Betrieb zu ermöglichen.
• Eine Weiterentwicklung von BPM, sogenannte DPA-Software (Digital Process Automation), umfasst häufig künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen (ML) und erweiterte Analysen, um die Entscheidungsfindung und das Kundenerlebnis zu verbessern.
• Die Workflow-Automatisierung konzentriert sich auf die Sequenzierung spezifischer Aufgaben, um Geschäftsabläufe zu rationalisieren und zu optimieren.
• BPA-Software adressiert End-to-End-Geschäftsprozesse. Beispiele für die Automatisierung von Geschäftsprozessen sind sich wiederholende manuelle Aufgaben wie Social Media und E-Mail-Marketing, Lead-Generierung, Onboarding neuer Teammitglieder, Kundenservice usw.
• Robotische Prozessautomatisierung oder RPA-Software nutzt Softwareroboter, um menschliche Aktionen für sich wiederholende, regelbasierte Aufgaben nachzuahmen.

Eine aktuelle Statista-Umfrage ergab, dass die Mehrheit der Industrieunternehmen die Automatisierungsmöglichkeiten von KI und ML, Predictive Analytics, RPA, Testautomatisierung und Natural Language Processing (NLP) nutzt, um ihre Geschäftsprozesse zu verbessern.

Kommerzielle vs. maßgeschneiderte Lösungen

Softwarelösungen von der Stange können für viele kleine und mittlere Unternehmen ein guter Ausgangspunkt sein. Diese verfügen häufig über eine vorgefertigte Automatisierung gängiger Geschäftsprozesse und sind relativ einfach zu implementieren. Suchen Sie nach Optionen mit Automatisierungsfunktionen, die sich gut in Ihre bestehenden Systeme integrieren lassen, um Störungen zu minimieren und die Effizienz zu maximieren.

Ziehen Sie maßgeschneiderte Lösungen in Betracht, wenn Sie komplexere oder einzigartigere Anforderungen haben. Auch wenn diese im Vorfeld teurer sein können, bieten sie die Flexibilität, die Automatisierung genau auf Ihre Geschäftsprozesse abzustimmen.

Denken Sie bei der Bewertung verschiedener Tools und Technologien daran, Faktoren wie Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit, zukünftige Kosteneinsparungen und fortlaufenden Support zu berücksichtigen. Das Letzte, was Sie wollen, ist, in ein System zu investieren, das Ihr Team nur schwer nutzen kann oder das nicht mit Ihrem Unternehmen wachsen kann.

Automatisierung strategisch umsetzen

Nachdem Sie Ihre Ziele identifiziert und Automatisierungstools ausgewählt haben, ist es an der Zeit, Ihre neuen Prozesse einzuführen. Gehen Sie strategisch vor, um einen reibungslosen Übergang und maximale Akzeptanz sicherzustellen.

• Fangen Sie klein an und vergrößern Sie es. Wählen Sie einen einzelnen Prozess oder eine einzelne Abteilung als Pilotprojekt aus – zum Beispiel die Automatisierung von Marketingprozessen. So können Sie etwaige Probleme beseitigen und die Vorteile der Automatisierung demonstrieren, bevor Sie sie unternehmensweit einführen. Außerdem gibt es Ihrem Team Zeit, sich an die neuen Arbeitsweisen zu gewöhnen, ohne sich überfordert zu fühlen.

• Schulung ist entscheidend. Stellen Sie nicht nur sicher, dass Ihre Mitarbeiter wissen, wie sie das neue System nutzen, sondern erläutern Sie auch, warum es implementiert wird. Wenn Menschen sehen, wie Automatisierung ihre Arbeit einfacher und lohnender machen kann, werden sie die Veränderung eher annehmen.

• Denken Sie daran, klare Erfolgsmaßstäbe festzulegen. Wie werden Sie die Auswirkungen Ihrer Automatisierungsbemühungen messen? Dies kann die Verfolgung von Zeitersparnissen, geringeren Fehlerraten oder einer verbesserten Kundenzufriedenheit umfassen. Konkrete Daten helfen Ihnen dabei, Ihren Ansatz zu verfeinern und weitere Investitionen in die Automatisierung zu rechtfertigen.

Noch wichtiger: Seien Sie auf einige Unebenheiten auf der Straße vorbereitet. Keine große Veränderung passiert ohne ein paar Schluckaufe. Bleiben Sie flexibel und seien Sie bereit, Ihren Ansatz basierend auf Feedback und datengesteuerten Erkenntnissen anzupassen.

Kontinuierliche Verbesserung und Optimierung

Die Optimierungsarbeit ist nie wirklich abgeschlossen und es gibt immer Raum für Verbesserungen. So holen Sie das Beste aus Ihren automatisierten Systemen heraus:

• Überprüfen Sie Ihre Prozesse regelmäßig. Liefern sie die erwarteten Vorteile? Helfen sie dabei, Ihre Geschäftsziele zu erreichen? Sind neue Engpässe entstanden? Die Technologie entwickelt sich ständig weiter. Was vor einem Jahr noch auf dem neuesten Stand war, muss jetzt möglicherweise aktualisiert werden. Bleiben Sie über neue Automatisierungstools und -techniken auf dem Laufenden, um Ihre Bemühungen auf die nächste Stufe zu heben.

• Ermutigen Sie Ihr Team zu kontinuierlichem Feedback. Ihre Besatzungsmitglieder sind oft die Ersten, die Verbesserungsmöglichkeiten erkennen. Erstellen Sie Kanäle, die es ihnen ermöglichen, ihre Beobachtungen und Vorschläge einfach zu teilen.

• Haben Sie keine Angst vor Experimenten. Reservieren Sie Ressourcen, um neue Automatisierungsideen zu testen oder bestehende Prozesse zu verfeinern. Manchmal kann eine kleine Optimierung zu erheblichen Effizienzsteigerungen führen.

Letztendlich besteht das Ziel der Automatisierung nicht nur darin, Dinge schneller zu erledigen, sondern darin, sie besser zu erledigen. Suchen Sie nach Möglichkeiten, die von Ihren automatisierten Systemen generierten Daten zu nutzen, um neue Erkenntnisse über Ihr Unternehmen zu gewinnen. Diese Informationen können die Entscheidungsfindung vorantreiben und Ihnen helfen, immer einen Schritt voraus zu sein.

Investieren Sie in die Automatisierung von Geschäftsprozessen

Wenn Sie es richtig machen, kann die Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse erhebliche Vorteile bringen, die herkömmliche Tools nicht bieten können. Allerdings erfordert die Umsetzung eine sorgfältige Planung, strategische Umsetzung und ständige Feinabstimmung. Machen Sie sich diese Erkenntnisse zunutze und steigern Sie die Produktivität und Effizienz Ihres Unternehmens.