Wie Desk Hoteling Ihren Büroarbeitsbereich verbessern kann

Die Coronavirus-Pandemie zwang praktisch die ganze Welt im Jahr 2020 dazu, in die Ferne zu gehen, und alles, von Lebensmitteleinkäufen und Fitness bis hin zu Verabredungsabenden und Happy Hour, fand statt außerhalb des Hauses statt. Bei der Arbeit war es nicht anders, da Unternehmen sich bemühten, Mitarbeiter mit Zugang, Ausrüstung und Zoom einzurichten, damit Unternehmen über Wasser bleiben konnten, wenn es zu gefährlich war, sich an einem öffentlichen Ort aufzuhalten. Aber jetzt, da einige Unternehmen ihre buchstäblichen Türen wieder öffnen, ist ein neues Problem aufgetaucht. Wie kommen Sie Mitarbeitern entgegen, die vielleicht – oder vielleicht eher nicht – begeistert sind, an einen stationären Arbeitsplatz zurückzukehren, wenn Sie nicht mehr genug Immobilien für alle haben? Eine Lösung ist das Desk Hoteling, das eine Möglichkeit darstellt, einen hybriden Arbeitsplatz mit einigen Mitarbeitern im Büro und einigen Remote-Mitarbeitern zu schaffen und die Möglichkeit zu haben, flexibel zu sein, wer wo arbeitet.

Was ist Desk-Hoteling?

Desk Hoteling ist eine Space-Sharing-Strategie für den Arbeitsplatz, bei der Mitarbeiter ihre Arbeitsplätze im Voraus reservieren. Das Reservierungssystem funktioniert ähnlich wie die Reservierung eines Hotelzimmers (daher der Name). Sie reservieren den gewünschten Schreibtisch an einem bestimmten Tag und in einem bestimmten Zeitfenster. Wenn Sie bei der Arbeit ankommen, melden Sie sich, um zu sagen, dass Sie da sind und den Arbeitsplatz übernehmen werden. Das Einchecken kann digital über eine Software oder mit einer echten Person erfolgen. Wenn Sie fertig sind, checken Sie aus, um zu zeigen, dass die Station wieder frei ist.

Quelle: Autonom

Desk Hoteling vs. Hot Desking

Desk Hoteling und Hot Desking sind ähnlich, aber es gibt einen eklatanten Unterschied: das Reservierungssystem. Bei beiden Strategien haben die Mitarbeiter keine eigenen Schreibtische, an denen sie jeden Tag arbeiten. Beim Desk Hoteling werden die Arbeitsplätze jedoch reserviert, während beim Hot Desking die Arbeitsplätze nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ vergeben werden. Beide erfordern auch, dass Mitarbeiter einchecken, jedoch aus unterschiedlichen Gründen. Beim Desk-Hoteling beansprucht der Check-in Ihren Platz und hilft bei der Überwachung der Anlagenkapazität, während beim Hot Desking die Kapazität weniger ein Problem darstellt als die Sicherstellung der Anwesenheit und Belegung der Arbeitsplätze.

Hotelraum bedeutet, dass die Mitarbeiter eine Vorstellung davon haben, wie ihr Arbeitstag aussehen wird, bevor sie im Büro auftauchen. Und wenn der gewünschte Arbeitsplatz nicht verfügbar ist, können Sie sich entscheiden, an diesem Tag von zu Hause aus zu arbeiten und zu einem anderen Zeitpunkt ins Büro zu gehen. Beim Hot Desking kann es unangenehm sein, zur Arbeit zu kommen und an einem Ort zu landen, an dem Sie sich nicht wohl oder produktiv fühlen.

Für welche Art von Arbeitsplatz eignet sich Desk Hoteling am besten?

Desk Hoteling eignet sich am besten für Büros, die viel Kontrolle über die Raumnutzung benötigen. Wenn es nicht genug Schreibtische für alle gibt, müssen manche Menschen jeden Tag zu Hause arbeiten. Diejenigen, die im Büro arbeiten, benötigen ein standardisiertes System, um herauszufinden, wo sie arbeiten und ob es dafür Platz gibt.

Hot Desking hingegen eignet sich besser für zwanglose Arbeitsumgebungen, die keine Kapazitätsprobleme haben. Entscheidet sich jeder einzelne am selben Tag im Büro zu arbeiten, gibt es genügend Arbeitsplätze. Es geht nur darum, wo jeder sitzen wird, nicht ob er kann oder nicht . (Obwohl Desk Hoteling in diesem Fall immer noch zu zufriedeneren Mitarbeitern führen kann.)

Wenn Sie sich entscheiden, mit dem Desk Hoteling fortzufahren, seien Sie offen für das Feedback der Mitarbeiter. Unabhängig davon, wer sich für die Veränderung einsetzt und wer nicht, jeder wird eine Meinung haben. Fordern Sie Kritik ein und nehmen Sie sich Anregungen zu Herzen. Ihre Mitarbeiter wissen besser als jeder andere, wie sich Bürohotellerie auf sie auswirkt – und auf ihre Produktivität.

Vor- und Nachteile eines Hotelbüros

Flexible Sitzordnungen sind nicht ganz neu. Schon vor COVID experimentierten einige Unternehmen mit flexibleren Arbeitsregelungen. Und wie bei allem gibt es sowohl Vor- als auch Nachteile bei der Hotelbuchung im Büro.

Pro: Maßgeschneiderte Arbeitswochen

Einer der größten Vorteile von Desk Hoteling für Mitarbeiter besteht darin, dass sie ihre Woche im Voraus planen und individuell festlegen können, wo und wie sie arbeiten. Hier ist eine beispielhafte Arbeitswoche:

Es ist für Jane schwierig, am Montagmorgen pünktlich aus der Tür zu kommen, deshalb entscheidet sie sich immer dafür, leichtere Arbeiten und administrative Aufgaben von zu Hause aus zu erledigen. Von Dienstag bis Donnerstag ist sie für tiefergehende Arbeiten gerne im Büro. Sie weiß, dass sie sich leicht eingeengt und eingeengt fühlen kann, also bucht sie für zwei dieser drei Tage einen Schreibtisch in der Nähe eines Fensters oder plant gemeinsame Projekte in einem Sitzungssaal. Am Freitag verbringt sie die zweite Hälfte ihres Tages wieder zu Hause, damit sie nach der Arbeit so schnell wie möglich mit der Familienzeit beginnen kann.

Dies ist nur eine Möglichkeit, wie Desk Hoteling mit Ihrem Zeitplan harmonieren kann. Und da Reservierungen nicht wiederkehren, können Mitarbeiter ihre Woche(n) so gestalten, wie es für sie am besten funktioniert. Und wenn Sie die Art von Arbeitsplatz oder Technologie, die Sie möchten, nicht sichern können, können Sie dies auch planen. Letztendlich können Mitarbeiter die Art von Woche haben, die sie brauchen, um produktiv zu sein, ohne überfordert zu werden oder auszubrennen.

Con: Schlechte Büroanordnungen

Auch wenn beim Desk Hoteling deutlich mehr individuelle Steuerung und Planung möglich ist als beim Hot Desking, ist es dennoch nicht narrensicher. Mitarbeiter können entscheiden, wo sie sitzen und sehen, in wessen Nähe sie platziert werden, abhängig davon, wer sich sonst noch einen Sitzplatz gesichert hat, aber was ist, wenn einige Schreibtische noch nicht gebucht sind? Sobald ein Mitarbeiter zur Arbeit kommt, sitzt er möglicherweise neben einem Kollegen, der nicht gut zu seinem Arbeitsstil passt. Wenn der Mitarbeiter zum Beispiel Ruhe braucht, um sich auf ein Projekt zu konzentrieren, könnte er neben jemandem landen, der den ganzen Tag telefonieren muss.

Um dem entgegenzuwirken, sollten Sie erwägen, Zonen für verschiedene Arten von Arbeit zu erstellen. Zum Beispiel sollten Mitarbeiter und Gruppen, die beruflich viel reden müssen, nicht in der Nähe von denen sein, die eine ruhigere Umgebung brauchen. Sie können Grenzen festlegen, welche Mitarbeiter in bestimmten Bereichen Platz reservieren können, oder einen bestimmten Bereich als Ruhebereich festlegen.

Pro: Flexible Reservierungen

Beim Desk-Hoteling geht es nicht nur darum, einen Schreibtisch in einem Meer von Kabinen auszuwählen. Es gibt viel mehr eingebaute Flexibilität. Mitarbeiter können beispielsweise:

• Reservieren Sie einen ruhigen Schreibtisch, wenn sie intensiv und konzentriert arbeiten müssen.
• Buchen Sie einen Schreibtisch am Fenster, wenn sie mit frischer Luft oder Sonnenlicht produktiver sind.
• Vereinbaren Sie einen Konferenzraum, wenn ein gemeinsamer Arbeitstag erforderlich ist.
• Reservieren Sie jeweils einen ganzen Tag, einen halben Tag oder eine Stunde.
• Entscheiden Sie sich, in einem anderen Büro zu arbeiten, wenn sie auf Reisen sind, oder bevorzugen Sie eine Umgebung gegenüber einer anderen (für Unternehmen mit mehreren Büros an verschiedenen Standorten).

Abhängig von den Räumlichkeiten Ihres Büros können Sie den Mitarbeitern alle möglichen Optionen anbieten.

Con: Skepsis der Mitarbeiter

Mitarbeiter, die in der Vergangenheit einen offenen Arbeitsplatz hatten, insbesondere einen mit Hot Desking, sind möglicherweise nervös angesichts des Wechsels von einer traditionellen Umgebung zu einem Bürohotel. Für Mitarbeiter, die schon länger im Büro sind, sich auf die Rückkehr freuen oder gar nicht von zu Hause aus gearbeitet haben, kann sich der Verzicht auf den gemütlichen, individuellen Schreibtisch wie ein Dolchstoß anfühlen. Sie können sich auch Gedanken über die Sauberkeit machen, wenn sie nicht mehr allein für ihren Arbeitsplatz verantwortlich sind.

Um diese Mitarbeiter an Bord zu holen, erklären Sie Ihre Vision und erinnern Sie alle an die Ziele des Unternehmens. Wenn Sie Mitarbeiter in Ihre Pläne einbeziehen, verstehen sie mit größerer Wahrscheinlichkeit, warum die Änderung stattfindet, und unterstützen sie. Es ist leicht, dass sich das Gesamtbild in den täglichen Verantwortlichkeiten verliert, und eine Auffrischung darüber, warum die Marke existiert, wofür alle arbeiten und wie die Faktoren des Desk-Hoteling dabei Prioritäten wiederherstellen können. Und wenn Sauberkeit und Hygiene für Ihr Team sehr wichtig sind, kann es helfen, diese Bedenken zu zerstreuen, wenn sich das Reinigungsteam genauer auf die Arbeitsplätze konzentriert.

Pro: Dedizierte Arbeitsbereiche

Nicht jeder Homeoffice-Mitarbeiter hat ein offizielles Setup, das einem erfolgreichen Arbeitstag förderlich ist. Für diese Mitarbeiter ist die Möglichkeit, an manchen Tagen (oder jeden Tag) ins Büro zu gehen, wo es einen Schreibtisch, einen Computer, Büromaterial und vor allem Ruhe gibt, ein großer Fortschritt gegenüber ihrem in eine Ecke gezwängten Hund -hört nicht auf zu bellen „Homeoffice“.

Es zahlt sich auch aus, einladende Arbeitsbereiche zu unterhalten. Halten Sie sie sauber, desinfiziert und gastfreundlich. Erstellen Sie ein System, damit die Schreibtische für jede Person, die Platz reserviert, hygienisch bleiben, und fügen Sie attraktive dekorative Elemente wie Kunstwerke, Pflanzen und sensorische Entspannungswerkzeuge hinzu.

Con: Änderungen der sozialen Interaktion

Ein Teil davon, jeden Tag in ein Büro zu gehen, ist die Arbeit mit anderen Menschen. Ein soziales Leben am Arbeitsplatz hilft, Stress abzubauen, ermöglicht es den Mitarbeitern, Ideen auszutauschen, und bietet die Möglichkeit, den Arbeitstag einfach mehr zu genießen. Beim Desk Hoteling kommen und gehen nicht nur die ganze Woche über verschiedene Kollegen von ihrem Büro, sie sitzen auch an verschiedenen Orten, was für einige den sozialen Fluss stören (für andere jedoch verbessern kann).

Pro: Physisch distanzierte Arbeitsbereiche

Gesundheit und Sicherheit haben derzeit (und hoffentlich für immer) höchste Priorität, was die Einrichtung von Hotelarbeitsplätzen umso attraktiver macht. Physisch distanzierte Arbeitsbereiche bedeuten, dass sich die Menschen bei der Rückkehr an den Arbeitsplatz sicherer fühlen können, und Desk Hoteling stellt sicher, dass jeder seine Gesundheit schützen kann, egal ob er sich für die Arbeit im Büro entscheidet oder zu Hause besser aufgehoben ist. Außerdem kann mit weniger zu reinigenden Arbeitsplätzen ein gründlicherer Desinfektionsprozess durchgeführt werden.

Con: Neue Komplikationen

Jedes Mal, wenn ein Prozess implementiert wird, gibt es unvorhergesehene und ungewohnte Schluckaufe. Desk-Hoteling ist da keine Ausnahme. Unternehmen müssen sich mit einer neuen Auswahl an Problemen befassen, die behoben werden müssen, wie zum Beispiel:

• Umgang mit Sonderwünschen, insbesondere wenn nicht genügend Stationen vorhanden sind, um alle Sonderwünsche gleichzeitig zu erfüllen. Zum Beispiel eine Person, die einen Stehpult benötigt, aber keinen verfügbaren Arbeitsplatz damit ausgestattet hat.
• Bereitstellung des richtigen Zugriffs für den Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz.
• Bearbeitung von Absagen, wenn jemand beschließt, nicht zur Arbeit zu kommen.

Das soll nicht heißen, dass es keine Lösungen für diese Probleme gibt, sondern nur erwarten, dass neue Probleme gelöst werden.

Pro: Kostenersparnis

Wenn Unternehmen nicht jedem einzelnen Mitarbeiter einen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen müssen, kann sich das zu erheblichen Immobilieneinsparungen summieren. Unabhängig davon, ob dieser Schreibtischbereich aufgegeben oder in einen Gemeinschafts- oder Besprechungsraum umgewandelt wird, wird das Unternehmen wahrscheinlich insgesamt weniger Quadratmeter benötigen. Wenn Sie sich entscheiden, mehr Mitarbeiter einzustellen, können Sie dies außerdem tun, ohne sich mehr Bürofläche zu sichern.

Außerdem geht es bei der Reduzierung von Platz um mehr als nur darum, wie viel Sie leasen. Sie sparen auch bei den Nebenkosten und es bleibt weniger Platz zum Dekorieren und Einrichten. Es wird auch länger dauern, bis Ressourcen schwinden oder ihre Lebensdauer erreichen, da weniger Menschen täglich im Büro sind, um sie zu nutzen.

Abschließende Gedanken zur Bürohotellerie

Desk Hoteling hat das Problem der Unsicherheit gelöst, das flexiblere Arbeitsumgebungen geschaffen haben. Ja, Mitarbeiter bevorzugen tendenziell mehr Optionen, wenn es darum geht, wo, wann und wie sie arbeiten. Aber sie wollen sich nicht fragen, ob sie arbeiten können, wenn es Zeit dafür ist – genauer gesagt, ob sie in einem bestimmten Raum bequem arbeiten können. Beim Office Hoteling wird die Kultur der Anpassungsfähigkeit gepflegt, ohne zu hinterfragen.

Haben Sie es schon mit Desk Hoteling oder Hot Desking versucht? Lass uns in den Kommentaren über deine Erfahrungen sprechen!

Beitragsbild: Iryna Alex über Shutterstock