Leitfaden zum Erstellen nahtloser Rechnungs-E-Mails für reibungslosere Transaktionen

In dieser digitalen Welt ist der Versand von Rechnungen per E-Mail mittlerweile sinnvoller als der Versand der Papierkopien per Post. Es ist ein schneller und effizienter Weg. Dadurch werden Verzögerungen bei der Post vermieden und Ihre Kunden können die Zahlung schneller durchführen.

Es ist auch bequemer für Ihre Kunden und ermöglicht Ihnen die Kommunikation mit ihnen in Echtzeit. Wie erstellt man also eine Rechnungs-E-Mail? Nun, in diesem Leitfaden besprechen wir einige einfache, aber praktische Tipps zum Erstellen einer perfekten Rechnungs-E-Mail.

Wie erstellt man eine perfekte Rechnungs-E-Mail?

Nachdem Sie Ihre Rechnung nun bei sich haben, müssen Sie sie an Ihren Kunden senden. Bedenken Sie jedoch, dass Sie nicht einfach eine leere E-Mail mit einer Rechnung als Anhang versenden können. Dies kann zu Verwirrung hinsichtlich des Zwecks der E-Mail führen.

Aber durch die Einbindung einer gut formulierten Botschaft können Sie eine effektive Kommunikation gewährleisten und Professionalität demonstrieren. Darüber hinaus ist es aus Gründen der Bequemlichkeit und der Dokumentation besser. Lassen Sie uns die Kunst beherrschen, eine perfekte Rechnungs-E-Mail zu erstellen:

Anhang

Das erste, worüber wir uns im Klaren sein müssen, bevor wir mit dem Verfassen der Rechnungs-E-Mail beginnen, sind die Anhänge. Beim Versenden einer Rechnungs-E-Mail können Sie je nach Ihren Geschäftsanforderungen verschiedene Anhänge und spezifische, für die Transaktionen relevante Details hinzufügen.

Zum Beispiel die Rechnung selbst, Geschäftsbedingungen, Produkt- oder Servicedetails, Vereinbarungen oder Vertragsseiten, Steuerformulare usw. Während alle anderen Dinge je nach Unternehmen unterschiedlich sind, sprechen wir über die Rechnung. Wie erstelle ich eine Rechnung?

Die erste Frage, die uns in den Sinn kommt, ist also, wie man eine Rechnung erstellt. Nun, es gibt so viele Möglichkeiten, eine Rechnung zu erstellen. Wenn Sie über eine Rechnungssoftware verfügen, wird Ihre Arbeit zehnmal einfacher. Wenn Sie jedoch gerade erst ein Unternehmen gegründet haben, ist die Anschaffung einer Rechnungssoftware nicht möglich.

Sie müssen Ihre Rechnung manuell erstellen. Sie können es von Grund auf mit Microsoft oder Google Suite durchführen. Oder nutzen Sie eine Rechnungsvorlage. Wenn Sie die Rechnung selbst erstellen möchten, müssen Sie folgende Dinge darin angeben:

• Die Informationen Ihres Unternehmens
• Ihre Kundeninformationen
• Rechnungs-Details
• Aufgeschlüsselte Liste der Produkte und Dienstleistungen
• Kosten pro Produkt oder Dienstleistung
• Steuerinformationen (falls vorhanden)
• Rabatte (optional)
• Gebühr für verspätete Zahlung (sofern angegeben)
• Gesamtmenge
• Zahlungsanweisung

Da unser Anhang nun fertig ist, beginnen wir mit dem Verfassen der Rechnungs-E-Mail selbst.

Betreff

Das erste, was beim Schreiben einer E-Mail auftaucht, ist die Betreffzeile. Bei anderen E-Mail-Typen können Sie jedoch etwas kreativer sein und überzeugende Betreffzeilen schreiben. Bei Rechnungs-E-Mails müssen Sie jedoch ziemlich genau sein. Durch A/B-Tests können Sie die E-Mail-Betreffzeile finden, die für Sie geeignet ist.

Schreiben Sie eine klare Betreffzeile, damit Ihr Kunde weiß, was in der E-Mail steht. Hier einige Beispiele:

Betreff Nr. 1: Rechnungsnummer (Rechnungsnummer) von (Name Ihres Unternehmens)

Betreff Nr. 2: Rechnung Nr. (Rechnungsnummer) von (Name Ihres Unternehmens), fällig am (Datum)

Einführung

Kommen wir nun zur E-Mail-Kopie. Beginnen Sie mit einer höflichen Begrüßung und Einleitung für die E-Mail. Sie müssen genau angeben, warum Sie diese E-Mail schreiben und was der Leser darin erwarten kann. Sie können ihnen beispielsweise mitteilen, dass Sie im letzten Teil des Artikels Ihre Rechnung und Details zu ihrem letzten Einkauf finden.

Rechnungs-Details

Geben Sie dann zunächst die Rechnungsdetails an. Es umfasst im Wesentlichen spezifische Informationen, die die betreffende Transaktion selbst identifizieren und beschreiben. Hier finden Sie eine Aufschlüsselung der Rechnungsdetails:

• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Fälligkeitsdatum
• Bestellnummer
• Beschreibung der Ware und Dienstleistung
• Menge
• Einzelpreis
• Zwischensumme
• Steuern
• Rabatte (falls vorhanden)
• Gesamtmenge

Aufgeschlüsselte Liste

Nach den Details müssen Sie eine detaillierte Liste hinzufügen. Dabei handelt es sich lediglich um eine Aufschlüsselung der Rechnungsstellung für Produkte, Dienstleistungen oder Gebühren. Da es sich um eine Liste handelt, hilft es den Käufern, einen klaren und transparenten Überblick darüber zu erhalten, was ihnen in Rechnung gestellt wird. Hier ist ein Beispiel für die detaillierte Liste:

Zahlungsanweisung

Die Zahlungsanweisung in einer Rechnungs-E-Mail gibt dem Kunden Hinweise zur Durchführung der Zahlung. Es sollte klare und detaillierte Zahlungsanweisungen enthalten, damit sie ihren finanziellen Verpflichtungen korrekt nachkommen können.

Für einen reibungslosen Ablauf stellen Sie sicher, dass Sie den Kontonamen, die Kontonummer, den Banknamen und die Zahlungsreferenz angeben. Wenn Sie dann die Online-Zahlung akzeptieren, können Sie Online-Zahlungsoptionen wie Kreditkarte, Debitkarte, Banküberweisung oder UPI anbieten.

Beispiel:

Besuchen Sie unser sicheres Zahlungsportal und befolgen Sie die Anweisungen, um die Transaktion abzuschließen. Jetzt können Sie bei Bedarf auch die in der Rechnung angegebene angegebene Währung angeben, um Bearbeitungsprobleme zu vermeiden.

Wenn es eine Frist gibt, können Sie diese auch hier erwähnen. Und wenn Gebühren für verspätete Zahlungen anfallen, müssen Sie diese hier angeben, um die Transparenz zu gewährleisten.

Professioneller Abschluss

Nachdem Sie alles geschrieben haben, ist es sehr wichtig, die E-Mail perfekt zu schließen. Da es sich um den abschließenden Teil der E-Mail handelt, sollten Sie unbedingt Ihre Dankbarkeit zum Ausdruck bringen, Ihre Verfügbarkeit für Rückfragen bekräftigen und sich auf professionelle Weise abmelden. Hier ein Beispiel für einen professionellen Abschluss:

„Vielen Dank, dass Sie sich für (Firmennamen) entschieden haben. Wir bitten um Ihre sofortige Aufmerksamkeit. Wir schätzen Ihr Geschäft und freuen uns darauf, Sie auch in Zukunft wieder zu bedienen.

Und wenn Sie Fragen, Bedenken oder Klärungsbedarf bezüglich der Rechnung für den Zahlungsvorgang haben, kontaktieren Sie uns bitte über ein spezielles Kundensupport-Team unter (Ihre Kontaktdaten).

Wir freuen uns, dass Sie sich die Zeit genommen haben, diese E-Mail zu lesen. Wir freuen uns darauf, Sie in Zukunft zu bedienen.

Beste grüße,

Ihr Name
Dein Standpunkt
Ihr Unternehmen
Kontaktdetails"

Weitere Dinge, die Sie beim Schreiben einer Rechnungs-E-Mail beachten sollten

Behalten Sie die Professionalität bei

Beim Verfassen der Rechnungs-E-Mail sollten Sie jederzeit auf Professionalität und Konsistenz achten. Wenn Sie im Namen eines Unternehmens schreiben, müssen Sie dem Kunden gegenüber äußerst höflich und professionell sein. Selbst wenn sie Ihre E-Mail ein- oder zweimal ignoriert haben, können Sie Ihre Frustration nicht zeigen. Verwenden Sie beim Verfassen des Artikels außerdem keinen persönlichen oder freundlichen Ton.

Verwenden Sie eine klare Sprache

Wenn Sie die E-Mail schreiben, repräsentieren Sie Ihr Unternehmen. Sie müssen eine konsistente und klare Sprache verwenden, die mit der Markenstimme übereinstimmt. Verwenden Sie Wörter und Ausdrücke, die Ihr Unternehmen verwendet, und befolgen Sie beim Verfassen der Hauptrechnung und der Folgerechnungen ein Cosmitnet-Muster.

Senden Sie die Rechnung frühzeitig

Es ist immer eine kluge Entscheidung, die Rechnung früher als am Fälligkeitsdatum zu versenden. Es gibt Ihrem Kunden genügend Zeit, Ihre Zahlung zu veranlassen und diese pünktlich oder sogar vorzeitig zu erfüllen.

Planen Sie Eventualitäten ein

Leider kann es vorkommen, dass Ihr Kunde Ihre erste oder zweite Rechnung vergisst und die Zahlung nicht rechtzeitig abschließt. Und manchmal landet Ihre E-Mail im Spam-Ordner, selbst wenn sie bereit sind zu zahlen.

Daher ist es immer eine kluge Entscheidung, für Eventualfälle zu planen. Sie können Ihren Kunden vor dem Fälligkeitstermin freundliche Erinnerungen senden. Sie können auch Folgerechnungs-E-Mails für den Versand vorbereiten.

1. Zahlungsbestätigungs-E-Mail: Nachdem Ihre Kunden die Zahlung abgeschlossen haben, können Sie ihnen eine Zahlungsbestätigungs-E-Mail senden. Dies stellt für Ihren Kunden eine erste Bestätigung dar, dass die Zahlung erfolgreich war und ordnungsgemäß verarbeitet wurde. Außerdem wird die Transaktion aufgezeichnet und das Datum und die Methode des Zahlungsbetrags dokumentiert.
2. Freundliche Rechnungserinnerungen per E-Mail: Sie können freundliche Rechnungserinnerungen versenden, um Ihre Kunden an die ausstehende Zahlung zu erinnern und sie zu pünktlichen Zahlungen zu ermutigen. Es hilft Ihnen, eine positive Beziehung zu Ihren Kunden aufrechtzuerhalten und das Risiko von Missverständnissen hinsichtlich der Zahlungsfrist zu verringern. Auch wenn Gebühren für verspätete Zahlungen anfallen, kann dies Ihren Kunden helfen, diese zu vermeiden.
3. Rechnungs-E-Mail mit Fälligkeitsdatum überschritten: Sagen Sie nun, dass Ihr Kunde trotz all dieser freundlichen Erinnerungen und Rechnungs-E-Mails die Zahlung nicht am Fälligkeitsdatum leisten kann. Was wirst du jetzt machen? Nun können Sie ihnen Rechnungs-E-Mails mit überfälligem Fälligkeitsdatum senden. Es dient als sanfte, aber formschöne Erinnerung an den Kunden, dass die Zahlung überfällig ist. Es kann sie auch dazu veranlassen, unverzüglich Maßnahmen zur Begleichung des ausstehenden Betrags zu ergreifen.

Letzte Worte

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Rechnungs-E-Mail als Kommunikationskanal dient, der Ihnen dabei hilft, schneller eine positive Kundenbeziehung aufzubauen und reibungslose Finanztransaktionen sicherzustellen. Durch die Einbeziehung einer klaren und prägnanten Sprache mit detaillierten Rechnungsinformationen und einem professionellen und freundlichen Umgangston kann Ihr Unternehmen problemlos mit den Kunden kommunizieren und pünktliche Zahlungen sicherstellen. Darüber hinaus können Sie durch die Planung von Eventualitäten und Nachverfolgungen Ihrer Rechnungs-E-Mail Unsicherheiten oder verspätete Zahlungen vermeiden.