8 Funktionen, die Ihr internes Firmen-Wiki benötigt

Ein firmeninternes Wiki ist nicht nur eine Annehmlichkeit – es qualifiziert und quantifiziert Informationen, die leicht zu „institutionalisiertem Wissen“ werden könnten. Ihr internes Firmenwiki muss der Philosophie folgen, dass keine Notiz zu trivial ist.

Ihr internes Wiki ist von entscheidender Bedeutung und muss übersichtlich, leicht zugänglich und häufig aktualisiert sein. Wikis sind eines der besten Remote-Tools, mit denen Ihr Unternehmen die Kommunikation und Produktivität steigern kann.

Die folgenden acht Funktionen können Ihr firmeninternes Wiki von einem „vergessenen Projekt“ in eine „alltägliche Ressource“ verwandeln und nicht nur die Schulungszeit der Mitarbeiter verkürzen, sondern auch dazu beitragen, dass Mitarbeiter bei ihrer Arbeit nicht stecken bleiben.

1. Sie benötigen Wiki-Software, um Ihr Wiki zu erstellen

Wenn Sie ein Unternehmen mit einem großen Entwicklungsteam sind, das viel Freizeit hat (Glückwunsch), dann könnte es eine gute Idee sein, Ihr eigenes Wiki zu programmieren. Aber im Allgemeinen ist es besser, die Zeit der Mitarbeiter mit der Bearbeitung und Pflege des Wiki-Inhalts zu verbringen, als mit der Wiki-Codebasis. Mit anderen Worten, Ihr Team kann sich auf die Pizzaherstellung konzentrieren und nicht auf die Herstellung des Ofens.

Mit einer gehosteten Wiki-Lösung eines Drittanbieters muss Ihr Team keine Zeit mit Fehlerbehebung, Patches, Updates und Funktionseinbrüchen verbringen. Hier sind ein paar empfohlene Wiki-Softwarepakete, die Sie für Ihre Wissensdatenbank nützlich finden könnten:

• Tettra: Tettra ist eine hervorragende Plattform für Wissensaustausch und Zusammenarbeit. Es lässt sich auch in Dutzende anderer Dienste integrieren, sodass Sie nicht mit Ihrer gesamten internen Dokumentation bei Null beginnen müssen. Sie können Google Docs einbetten, von Dropbox oder Zapier teilen und sogar GitHub, Slack, Prezi und Microsoft Teams integrieren (um nur einige zu nennen). Entwicklungsteams verwenden Tettra, um ihre Codebasis und Produktspezifikationen im Auge zu behalten, während Marketingteams es verwenden, um Projektmanagement und Produkteinführungen im Auge zu behalten.
• Bit.Ai: Bit.Ai ist eine weitere gute Wahl für Ihr internes Firmenwiki. Ihre Wiki-Dateien können mit benutzerdefinierten Widgets wie Codeblöcken, mathematischen Gleichungen und intelligenten Tabellen angepasst werden. Es lässt sich auch in die beliebtesten Apps für professionelle Kommunikation und Zusammenarbeit integrieren.
• ConcourseConnect: Bei ConcourseConnect geht es mehr um den Aufbau von Communitys, aber es funktioniert hervorragend als Wiki- und Collaboration-Tool für Unternehmen. Es ist eine Art All-in-One-Lösung, die für Ihr Unternehmen großartig oder übertrieben sein könnte, abhängig von Ihrer aktuellen Einrichtung. Aber ConcourseConnect kann Ihnen dabei helfen, Blogs, Mitarbeiterprofile, Wikis, Ihre Website sowie Zusammenarbeits- und Aktivitätsverfolgung an einem Ort einzurichten und zu integrieren.

Das Finden Ihrer Wiki-Software ist nur der Anfang; Sie müssen sich dann fragen, wie Dateien in Ihrem internen Firmenwiki gespeichert und geteilt werden.

2. Sie benötigen umfassende Dateispeicherung und gemeinsamen Zugriff

Wo werden Ihre Wiki-Dateien gespeichert und wie können Mitarbeiter diese Dateien hinzufügen und bearbeiten? Welche Berechtigungen haben Sie eingerichtet – wer darf welche Wiki-Einträge bearbeiten? Wollen Sie wirklich, dass Nicht-Programmierer FAQs oder Wiki-Seiten über Code-Reviews oder Best Practices bearbeiten?

Hier sind die Dateispeicher- und Zugriffsfunktionen, die Sie benötigen:

• Dateianhangsfunktionen aus mehreren Quellen: Menschen leben heutzutage von ihren Google Docs und Cloud-Diensten. Ihre Mitarbeiter müssen in der Lage sein, Dateien aus Evernote oder iCloud, von ihrem Telefon, Tablet oder Laptop direkt in Ihr Wiki hochzuladen, anzuhängen oder anderweitig zu integrieren.
• Große oder unendliche Upload-Obergrenze: Interne Firmenwikis werden bei richtiger Anwendung im Laufe der Zeit sehr groß und umfangreich. Wenn Sie in Datenbeschränkungen geraten, wird Ihr Wiki lahmgelegt. Bevor Sie sich zu einer langfristigen Wiki-Strategie verpflichten, vergewissern Sie sich, dass Ihre Mitarbeiter regelmäßig und ohne Probleme Multimedia-Dateien hochladen können.
• Anpassbare Zugriffsberechtigungen: Die ideale Wiki- oder Collaboration-Software sollte über ein abgestuftes Berechtigungssystem verfügen, damit nicht jeder denselben Zugriff hat. Sie sollten mindestens Berechtigungen zum Anzeigen, Berechtigungen zum Kommentieren, Berechtigungen zum Bearbeiten und Berechtigungen zum Erstellen neuer Wiki-Dateien auf verschiedenen Ebenen haben.

Sobald Sie Ihre Dateien sicher gespeichert und freigegeben haben, müssen die Mitarbeiter über die Tools verfügen, um diese Dateien freizugeben und gemeinsam daran zu arbeiten.

3. Ihr unternehmensinternes Wiki benötigt leistungsstarke Tools für die Zusammenarbeit

Ein firmeninternes Wiki mit verworrenen oder schwachen Funktionen für die Zusammenarbeit ist tot – der springende Punkt eines Wikis ist es, Wissen mit einer großen Gruppe zu teilen. Insbesondere Remote-Teams müssen effektiv zusammenarbeiten.

Unabhängig davon, ob Sie Wiki-Einträge oder Integrationsdateien und Inhalte aus anderen Apps erstellen, die von Ihnen gewählte Wiki-Software sollte Ihnen Folgendes ermöglichen:

• Dokumentenfreigabe: Natürlich sollten Redakteure ihre Dokumente im Wiki mit Personen teilen können, die über die entsprechenden Berechtigungen verfügen.
• Kommentare : Alle Personen mit der Berechtigung zum Anzeigen eines Dokuments sollten Kommentare hinzufügen können.
• Änderungen vorschlagen: Beim Ändern von bestehendem Text sollte es eine Option geben, Text als Vorschlag erscheinen zu lassen. Dies ermöglicht eine bessere gemeinsame Bearbeitung, da die Mitarbeiter die Denkprozesse ihrer Kollegen sehen und sich auf den endgültigen Text einigen können.
• Änderungen nachverfolgen: Die von Ihnen gewählte Wiki-Software sollte in der Lage sein, Änderungen nicht nur an einem bestimmten Dokument, sondern auch im gesamten Wiki nachzuverfolgen. Es sollte aufzeichnen, wann Änderungen vorgenommen, neue Dateien und Seiten hinzugefügt und Inhalte entfernt werden. Die Leute, die Sie mit der Pflege Ihres Wikis beauftragen, werden diese Funktion von unschätzbarem Wert finden.
• Integration mit Kommunikations-Apps: Wiki-Software, die mit Slack oder E-Mail integriert werden kann, ist ideal. Wenn Änderungen am Wiki Benachrichtigungen an Ihren bestehenden Team-Chat senden können, schaffen Sie eine Umgebung der Verantwortlichkeit und Transparenz. Es hilft Ihnen auch immer, Fehler schneller zu beheben.

Der nächste Schritt besteht darin, herauszufinden, was ins Wiki kommt (und was noch wichtiger ist, was nicht).

4. Sie müssen Richtlinien dafür erstellen, was ins Wiki darf (und was nicht)

Training und Zugang zu Lernressourcen sind hier entscheidend: Sie müssen klare Richtlinien dafür erstellen, was es verdient, in das Wiki aufgenommen zu werden.

Firmeninterne Wikis scheitern oft, weil sie zu einem zerfledderten und verwirrenden Haufen unnötiger, widersprüchlicher, redundanter, alter oder schlecht formulierter Informationen werden. Entscheiden Sie stattdessen, was in das Wiki aufgenommen werden soll und was nicht, und verteilen Sie diese Informationen an alle Mitarbeiter. Es kann eine gute Idee sein, die Wiki-Richtlinien zur Homepage des Wikis selbst zu machen.

Die eigentlichen Regeln liegen natürlich bei Ihnen und wie Sie Ihr Wiki nutzen möchten.

Geht es in Ihrem Wiki ausschließlich um das Onboarding neuer Mitarbeiter? In diesem Fall sollten Wiki-Dateien und -Einträge auf HR-Dokumente, Schulungsmaterial und Best-Practice-Dokumente beschränkt werden.

Ist Ihr Wiki für Projektmanagement? Wenn das der Fall ist, müssen Ihre Mitarbeiter wissen, dass themenfremde Wiki-Einträge gelöscht werden – ein Wiki-Eintrag zu Mittagslokalen in der Nähe der Arbeit wäre nicht angemessen.

Soll Ihr Wiki Standards und Best Practices vereinheitlichen? Es kann sinnvoll sein, im Voraus ein Schema mit Vorlagen zu erstellen, anstatt Ihr Wiki organisch wachsen zu lassen. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass jeder in Ihrem Unternehmen ein Auto auf die gleiche Weise baut, möchten Sie möglicherweise Abschnitte für „Reifen“, „Rahmen“, „Motor“, „Getriebe“ und „Fahrgestell“ erstellen und Ihre Hauptabteilung haben Ingenieur füllen sie aus.

Wenn Ihr Unternehmen mehrere Produkte und Dienstleistungen mit Hilfe verschiedener Abteilungen erstellt, sollten Sie möglicherweise separate Arbeitsbereiche in Betracht ziehen, um Unordnung zu vermeiden.

5. Ihr Wiki benötigt separate Arbeitsbereiche für Teams

Nicht jede Information ist für jedes Teammitglied nützlich, insbesondere in einem diversifizierten oder stark segmentierten Unternehmen, weshalb Ihr Wiki separate Arbeitsbereiche benötigt.

Wenn Vertriebsmitarbeiter sich durch eine endlose Flut von Programmier-Wiki-Artikeln wühlen müssen, um an die CRM-Informationen zu gelangen, wird das Wiki weniger nützlich (und folglich weniger genutzt). Das Gleiche gilt für Entwickler, die durch Artikel zur Kundenverwaltung scrollen müssen, nur um das richtige Verfahren zum Kompilieren zu finden.

Separate Arbeitsbereiche mindern diesen unnötigen Aufwand. Wenn sich Mitarbeiter einer bestimmten Branche, Abteilung oder Fachrichtung beim Wiki anmelden, sollten sie in dem Abschnitt des Wikis geparkt werden, der für ihre Bedürfnisse am relevantesten ist. Diese digitalen Arbeitsbereiche verhindern auch Benachrichtigungsmüdigkeit – Mitarbeiter erhalten nur Benachrichtigungen, die für sie relevant sind.

6. Ihr internes Wiki braucht eine funktionierende Suchfunktion

Ihr internes Wiki kann die akribisch aufgebaute Organisation haben, aber alles, was jeder wirklich will, ist, sein Problem zu „googeln“. 43 % der Nutzer gehen sofort zur Suchleiste, bevor sie eine andere Lösung ausprobieren. Ihr internes Firmenwiki braucht eine funktionierende Suchleiste.

Wissensarbeiter verbringen 19 % ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Sie sind es auch gewohnt, ihre Telefone und ihren Browser zu durchsuchen. Eine funktionierende Suchleiste bringt Mitarbeiter schneller an Informationen.

Sie müssen das Dateischema des Wikis nicht lernen und benötigen keine zusätzliche Schulung. Jemand, der nach einem Krankentag sucht, kann das einfach in die Suchleiste eingeben und sich auf den Weg machen, anstatt zu erraten, ob der Artikel in der Rubrik „Personal“ oder „Orientierung“ zu finden ist.

Suchmaschinen in Wikis sind gut oder schlecht – es gibt keine einfache Möglichkeit, gleich im Voraus zu sagen, ob ihre Suchfunktion gut ist. Wir empfehlen, jede Wiki-Plattform vor dem Kauf oder Commitment vollständig zu testen. Wenn das Wiki öffentlich verfügbar ist (z. B. Wikidot), wählen Sie ein öffentliches Wiki aus und suchen Sie nach allgemeinen Begriffen für die verwandte Branche. Sind die Suchergebnisse für Ihre Suchanfrage relevant?

Wenn es sich bei dem Wiki um eine kollaborierende Software handelt, sprechen Sie mit einem Mitarbeiter über den Zugang zu einer Demo. Führen Sie diese Suchleiste in den Boden – experimentieren Sie. Kann die Suchleiste mit Tippfehlern umgehen? Wird es versuchen, etwas zu finden, das dem entspricht, was Sie eingegeben haben, oder werden keine Ergebnisse zurückgegeben?

Haben die Wiki-Artikel eine Schlüsselwortfunktion? Können Sie jede Datei mit relevanten Themen taggen? All diese Funktionen machen Wiki-Suchmaschinen besser, also halten Sie Ausschau nach ihnen.

7. Ihr Wiki braucht regelmäßige Aufräumarbeiten und Personen, die damit beauftragt sind

Wikis können schnell zu einem Wirrwarr aus defekten Links, alten Informationen und überflüssigen Seiten werden. Ein effektives und langlebiges internes Firmenwiki ist das Ergebnis von Zeit und Personal, die darauf verwendet werden, das Wiki aufzuräumen und es in Topform zu halten.

Dieser Prozess wird oft als „Wiki-Gärtnern“ bezeichnet, und Sie müssen Wiki-Gärtner damit beauftragen, alte Seiten zu bereinigen, defekte Links zu entfernen und Ihre Trainingsdaten in einer übersichtlichen und funktionalen Datenbank zu pflegen.

Hier sind ein paar Tipps für die Wiki-Gärtnerei:

1. Weisen Sie mindestens eine Person als regelmäßigen Wiki-Gärtner zu. Bei größeren Unternehmen sollten zwei oder drei Personen die Arbeit erledigen.
2. Stellen Sie in regelmäßigen Abständen Wiki-Reviews ein. Einmal pro Woche oder zweimal im Monat sollten Ihre Wiki-Gärtner alle Änderungen am Wiki überprüfen.
3. Vergleichen Sie die Änderungen mit Ihren Wiki-Richtlinien, mit denen Wiki-Gärtner bestens vertraut sein sollten, und nehmen Sie Änderungen vor, um die Änderungen den Standards anzupassen.
4. Wiki-Gärtner sollten den Mitarbeitern bekannt sein – wenn ein Mitarbeiter auf einen defekten Link, eine alte Seite oder einen anderen offensichtlichen Fehler stößt, sollten die Mitarbeiter wissen, dass sie diesen Fehler an einen der Wiki-Gärtner zur Reparatur senden können.
5. Suchen Sie nach alten oder irrelevanten Seiten. Wenn ein Produkt oder eine Praxis geändert oder eliminiert wird, teilen Sie dies den Wiki-Gärtnern sofort mit. Sie können eine schnelle Suche nach diesem Produkt oder dieser Praxis durchführen und dann die erforderlichen Änderungen vornehmen.
6. Geben Sie Ihren Wiki-Gärtnern zusätzliche Zeit. Abhängig von der Größe Ihres firmeninternen Wikis könnte es ein Job für sich sein, ein Wiki-Gärtner zu sein. Stellen Sie sicher, dass Ihre Gärtner die Zeit, den Ausgleich und die mentale Energie haben, um diese zusätzliche Aktivität durchzuführen.

Sobald Sie ein sauberes Haus haben, sollten Sie sicherstellen, dass die Tür verschlossen ist. Ein firmeninternes Wiki ohne Sicherheit oder Backups könnte eine Katastrophe sein, die auf uns wartet.

8. Ihr Wiki muss über Sicherheit und Backups verfügen

Ein unternehmensinternes Wiki wird sich schnell mit sensiblen und geschützten Informationen füllen – und das sollte es auch; es wäre sonst nutzlos. Das bedeutet jedoch, dass ein gutes firmeninternes Wiki vor böswilligen Eingriffen sicher sein muss.

Das Wiki muss auch sichere Backups haben, denn ein gutes Wiki ist (a) wertvoll und (b) riesig. Ein Absturz kann nicht all die harte Arbeit rückgängig machen, die für die Erstellung und Wartung erforderlich war.

Glücklicherweise gibt es viele Lösungen, um Ihr Unternehmenswiki zu sichern und zu sichern. Die meisten Wiki-Plattformen haben eine Variante, aber hier sind die Sicherheitsmerkmale, nach denen Sie suchen müssen:

• Benutzeranmeldung und Mitarbeiterinformationen müssen sicher sein:
  • IP-Filter können sicherstellen, dass alle Ihre Anmeldungen von lokalen/genehmigten Standorten stammen.
  • Passwörter sollten gehasht und gesalzen werden.
  • Anmeldungen sollten mit Multi-Faktor-Authentifizierung gesichert werden.
• Die Daten, die zu und von den Servern Ihrer Plattform gehen, sollten verschlüsselt sein.
• Software sollte regelmäßig aktualisiert werden. Wie oft wird der Wiki-Dienst oder die App gepatcht?

Auch Ihr firmeninternes Wiki sollte regelmäßig gesichert werden. Entweder müssen Sie dies selbst tun, oder Sie müssen eine Plattform finden, die dies tut. Überprüfen Sie Ihre mögliche Wiki-Lösung auf Folgendes. Erwägen Sie sogar, diese Fragen direkt an den Vertreter zu stellen:

1. Sind Backups automatisiert? Können sie angepasst werden?
2. Wie oft wird das Wiki gesichert?
3. Wohin wird gesichert? Ist dieser Standort verschlüsselt und sicher?
4. Werden die Daten während der Übertragung verschlüsselt?
5. Wer hat Zugriff auf die Backups?
6. Werden die Sicherungsdaten an mehreren realen Orten gespeichert?
7. Werden die Backups überschrieben oder werden mehrere Versionen gespeichert?
   1. Dies ist notwendig, um zu verhindern, dass eine beschädigte Version oder böswillige Änderung am Wiki dauerhaft geschrieben wird.

Sobald Sie sich vergewissert haben, dass Ihr Wiki sicher ist und über alle Funktionen verfügt, die Sie benötigen, ist es vielleicht an der Zeit, sich endlich zu verpflichten und mit dem Aufbau Ihrer internen Wissensdatenbank zu beginnen.

Ein internes Firmen-Wiki hält alle auf dem gleichen Stand

Die Vorteile eines firmeninternen Wikis können nicht hoch genug eingeschätzt werden. Und es ist nicht einmal auf Unternehmen beschränkt: Auch Bildungseinrichtungen können von Online-Wikis und Zusammenarbeit profitieren. Wenn wichtige Informationen leicht zugänglich, leicht anpassbar und leicht hinzuzufügen sind, profitieren alle Mitarbeiter.

Interne Wikis verhindern auch in Ihrem Unternehmen die Bildung von Datensilos, was Ihr Unternehmen in einem sich verändernden Marktumfeld agiler macht. Wissen ist schließlich Macht, wie das alte Sprichwort sagt. Warum also nicht Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen jederzeit mit organisiertem, aktuellem und nützlichem Wissen ausstatten?