So beheben Sie Probleme, wenn E-Mails nicht gesendet werden

Haben Sie jemals bemerkt, dass Ihre E-Mails nicht richtig gesendet werden? Dieses Problem kann Ihren Arbeitsablauf ruinieren, die Produktivität verringern und Sie wichtige Kunden kosten.

Gründe dafür können so einfach sein wie Netzwerkverbindungsprobleme und riesige E-Mail-Anhänge oder etwas Komplexeres wie falsche SMTP-Authentifizierungseinstellungen. Glücklicherweise können Sie das Problem, dass E-Mails nicht gesendet werden, möglicherweise selbst beheben.

5 Möglichkeiten zur Lösung von Problemen, bei denen E-Mails nicht gesendet werden

Scannen Sie das Gerät auf Malware

Einer der Gründe, warum Ihre E-Mails den Posteingang des Empfängers nicht erreichen, ist, dass der Empfänger Ihre IP-Adresse blockiert hat. Alternativ müssen Sie auch die Möglichkeit in Betracht ziehen, dass Ihre IP-Adresse möglicherweise zu einer IP-Sperrliste hinzugefügt wurde.

IP-Blocklisting ist eine Methode zum Filtern unzulässiger oder bösartiger IP-Adressen. Wenn Ihre IP-Adresse blockiert ist, bedeutet dies nicht unbedingt, dass Sie etwas falsch gemacht haben. Stattdessen könnte Ihr Internetdienstanbieter Ihnen eine zuvor missbrauchte IP-Adresse zugewiesen haben.

Es ist auch möglich, dass jemand Ihre IP-Adresse zum Ausspähen ausnutzt oder Ihr Gerät mit Malware infiziert. Dazu kann sich ein Hacker in Ihr Netzwerk hacken und versuchen, mit Brute-Force-Zugriff auf Ihr Gerät zuzugreifen.

Wenn Sie vermuten, dass Malware Ihre Mailing-Aktivitäten beeinträchtigt haben könnte, überprüfen Sie, ob Schadsoftware Ihr Gerät beeinträchtigt hat. Wenn Ihr Gerät infiziert ist, könnten Netzwerke und Websites, die Sie besuchen, Ihre IP-Adresse als potenziell gefährlich einstufen. Führen Sie einen vollständigen Scan Ihres Computers durch und überprüfen Sie, ob Ihre Antivirenprogramme und Firewalls auf dem neuesten Stand sind.

Um Ihr System sicher zu halten, stellen Sie sicher, dass Ihr Antivirenprogramm auf dem neuesten Stand ist, und ziehen Sie den Einsatz von VPN-Diensten in Betracht. VPN kann Ihre IP-Adresse verbergen und es Hackern erschweren, sie auszunutzen.

Überprüfen Sie die Sendebeschränkungen Ihres E-Mail-Anbieters

Laut Statista wurden im Jahr 2020 täglich weltweit 306,4 Milliarden E-Mails gesendet und empfangen, und die Zahlen werden in den kommenden Jahren noch weiter steigen. Es bestehen jedoch Einschränkungen beim E-Mail-Versand, und E-Mail-Dienstanbieter erlegen bestimmte Einschränkungen auf, um die Produktivität der E-Mail-Server aufrechtzuerhalten und die Sicherheit zu gewährleisten.

Während Sie allein vielleicht nicht jeden Tag so viele E-Mails versenden, haben E-Mail-Anbieter immer noch E-Mail-Versandlimits für Einzelpersonen und Unternehmen, die viele E-Mails versenden.

E-Mail-Anbieter definieren, wie viele E-Mails ein Konto in einem bestimmten Zeitraum senden kann, da der Server möglicherweise überlastet wird und an Produktivität verliert. Wenn Sie das Limit überschreiten, können Gmail und andere E-Mail-Dienste außerdem vermuten, dass Sie Spam senden (auch wenn dies nicht der Fall ist) und Ihre IP-Adresse blockieren.

Wenn Sie das festgelegte Limit für tägliche E-Mails überschreiten, können Sie davon ausgehen, dass Sie eine Warnmeldung erhalten. Beispielsweise beschränkt Gmail Gmail-Testkonten offiziell auf 500 E-Mails pro 24 Stunden und 500 Empfänger in einer einzigen E-Mail. Glücklicherweise können Sie mehr E-Mails senden, indem Sie zu einem kostenpflichtigen Konto wechseln oder ein neues erstellen.

Überprüfen Sie die SMTP-Authentifizierungseinstellungen

Was wäre, wenn jemand eine E-Mail von Ihrem Konto senden, Ihre Kunden stehlen und Ihre ursprünglichen Ideen kopieren könnte? Leider können Spammer Ihren E-Mail-Server ausnutzen, um nicht autorisierte E-Mails zu senden oder sogar E-Mail-Empfänger dazu zu bringen, vertrauliche Informationen wie Kreditkartennummern preiszugeben.

Spammer können sich beispielsweise als eine bekannte Bank oder eine andere vertrauenswürdige Quelle ausgeben und nach persönlichen Informationen fragen. Glücklicherweise hilft die SMTP-Authentifizierung (Simple Mail Transfer Protocol) dem Mailserver, den E-Mail-Benutzer zu identifizieren, der eine E-Mail sendet.

Darüber hinaus stellt SMTP sicher, dass nur ein legitimer Benutzer eine E-Mail von einem Mailserver senden kann. Wenn SMTP aktiviert ist, müssen Sie einen Benutzernamen und ein Passwort für den Server angeben. Wenn die Anmeldeinformationen gültig sind, wird die E-Mail des Benutzers akzeptiert. Wenn die Authentifizierung fehlschlägt, zeigt der Mail-Client eine Fehlermeldung an.

Ein Authentifizierungsfehler bedeutet jedoch nicht unbedingt, dass jemand versucht, auf Ihren E-Mail-Server zuzugreifen. Überprüfen Sie Ihre Anmeldeinformationen, aktivieren Sie Ihre SMTP-Authentifizierung oder wenden Sie sich an Ihren E-Mail-Anbieter, wenn Ihr E-Mail-Client diese Art der Überprüfung nicht unterstützt.

DNS-Einträge konfigurieren

Dank DNS (Domain Name System) können wir anstelle einer komplizierten Zahlenfolge einen einfachen Website-Namen verwenden. Wenn Sie beispielsweise google.com eingeben, übersetzt DNS die IP-Adresse 142.250.80.14, um Sie auf die Website zu leiten. Zusätzlich zum einfacheren Browsen beinhalten DNS-Einträge spezielle Konfigurationen für die E-Mail-Sicherheit.

Um die Zustellbarkeit von E-Mails sicherzustellen, müssen Sie Ihre öffentlichen DNS-Einträge so konfigurieren, dass andere Mailserver Ihnen den Empfang Ihrer E-Mails anvertrauen können. Beispielsweise werden SPF-Einträge (Sender Policy Framework) für die E-Mail-Verifizierung verwendet.

SPF-Einträge prüfen, ob eine eingehende E-Mail von einer autorisierten IP-Adresse stammt, und filtern gefälschte E-Mails heraus. Bei SPF-Einträgen sollten Hacker theoretisch vor einer größeren Herausforderung stehen, wenn sie versuchen, die Domain zu imitieren. Infolgedessen kann SPF dazu beitragen, das Risiko von Phishing-Angriffen, Spam-E-Mails und Spoofing zu verringern.

Wenn Sie DNS-Einträge für bessere Mailing-Aktivitäten konfigurieren möchten, können Internetdienstanbieter DNS-Hosting und technischen Support anbieten. Einige Dienste bieten möglicherweise auch ausführliche Anweisungen zum manuellen Erstellen von DNS-Einträgen.

Wenden Sie sich an den E-Mail-Dienstanbieter

Wenn Sie nicht auf Ihre E-Mails zugreifen oder Nachrichten senden und empfangen können, überprüfen Sie zunächst Ihre Internetverbindung und die Anmeldeinformationen Ihres E-Mail-Kontos. Wenn diese Informationen gültig sind und Ihre Verbindung gut ist, überprüfen Sie die Website Ihres E-Mail-Anbieters. Es ist möglich, dass der Anbieter Probleme hat oder gewartet wird.

Sie können sich direkt an den Anbieter wenden, um eine Bestätigung zu erhalten, dass von seiner Seite alles in Ordnung ist. Normalerweise geben E-Mail-Dienstanbieter ihre Kontaktinformationen am Ende ihrer Websites an. Einige Anbieter bieten auch Fehlerbehebungsanwendungen an. Beispielsweise verfügt Outlook über eine Anwendung „Hilfe abrufen“, die Ihnen bei der Lösung möglicher Probleme hilft.

Wenden Sie sich an Ihren E-Mail-Dienstanbieter, wenn Sie das Problem, dass E-Mails nicht gesendet werden, nicht selbst lösen können. Ein Anbieter mit einem guten Kundensupport-Team wird Ihnen immer zur Verfügung stehen, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail reibungslos funktioniert. Ohne Zweifel wird der Anbieter auch bei der Anpassung von E-Mail-Einstellungen behilflich sein, um Ihnen zu helfen, Frustration zu vermeiden.

Fazit

Es kann schwierig sein, das Problem zu lösen, dass E-Mails nicht gesendet werden, das aus zahlreichen verschiedenen Gründen auftreten kann.

Am stressigsten und beängstigendsten ist es, wenn jemand versucht, Ihren E-Mail-Server für böswillige Aktivitäten zu verwenden. Mit geeigneten Maßnahmen können Sie dies jedoch verhindern.

Die gute Nachricht ist, dass Sie einige dieser Probleme, die keine E-Mails senden, selbst beheben können. Auch wenn Sie dies nicht können oder Zweifel haben, können Sie sich jederzeit an Ihren E-Mail-Dienstanbieter oder Systemadministrator wenden, um Unterstützung zu erhalten.