Elektronische Signatur vs. handschriftliche Signatur: Was ist der Unterschied?

Sie sind also Inhaber eines Kleinunternehmens oder Website-Manager und sammeln häufig Unterschriften von Kunden, Klienten und Website-Benutzern.

Aber wann sollten Sie eine elektronische Signatur verwenden und wann ist ein handschriftliches „John Hancock“ angemessener? Sind digitale Signaturen rechtsverbindlich? Können Sie diese elektronischen Signaturen auf Ihrer Website verwenden? Keine Sorge, wir haben die Antworten!

Lassen Sie uns beide Arten von Signaturen untersuchen und herausfinden, was diese beiden unterscheidet.

Elektronische Signatur vs. handschriftliche Signatur: Was ist der Unterschied?

Handschriftliche Unterschriften: Ein Überblick

Eine handschriftliche Unterschrift ist der Name einer Person oder ein ihren Namen darstellendes Zeichen, geschrieben in ihrer eigenen Handschrift. Es ist die traditionelle Art, Dokumente zu unterzeichnen und wird seit Jahrhunderten zur Beglaubigung von Vereinbarungen, Verträgen und verschiedenen anderen Formen von Papierkram verwendet.

Geschichte und Tradition

Handschriftliche Unterschriften haben eine reiche Geschichte, die bis in die Antike zurückreicht. Sie wurden für alles verwendet, von königlichen Erlassen bis hin zu persönlichen Briefen. Im Laufe der Zeit haben sie sich zu einer allgemein anerkannten Methode zur Überprüfung von Identität und Absicht entwickelt.

Rechtmäßigkeit

In vielen Bereichen und Gerichtsbarkeiten sind handschriftliche Unterschriften rechtsverbindlich. Sie werden häufig für offizielle Dokumente wie Testamente, Verträge und Urkunden benötigt. Ihre Akzeptanz ist weit verbreitet und sie verfügen über eine starke rechtliche Stellung.

Vorteile

• Persönliche Note : Eine handschriftliche Unterschrift verleiht Dokumenten eine persönliche Note und lässt sie authentischer und authentischer wirken.
• Universell anerkannt : Nahezu jeder erkennt und akzeptiert handschriftliche Unterschriften, was sie zu einer zuverlässigen Wahl macht.

Nachteile

• Leicht zu fälschen : Leider können handschriftliche Unterschriften leicht gefälscht werden, was zu potenziellem Betrug führen kann.
• Erfordert physische Anwesenheit : Die handschriftliche Unterzeichnung von Dokumenten erfordert häufig die physische Anwesenheit des Unterzeichners, was unpraktisch sein kann.
• Herausforderungen beim Speichern und Abrufen : Die Verwaltung von Papierdokumenten kann umständlich sein, da physischer Speicherplatz erforderlich ist und das Abrufen zeitaufwändig ist.

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Elektronische Signaturen: Ein Überblick

Eine elektronische Signatur oder E-Signatur ist eine digitale Version einer handschriftlichen Unterschrift. Es kann mit verschiedenen Methoden erstellt werden, z. B. durch Eingabe Ihres Namens, Zeichnen Ihrer Unterschrift auf einem Touchscreen oder mithilfe einer speziellen Software für digitale Signaturen.

Wie sie arbeiten

Elektronische Signaturen nutzen verschiedene Technologien, um den Unterzeichner zu authentifizieren und die Integrität des Dokuments sicherzustellen. Dazu können Verschlüsselung, digitale Zertifikate und sichere Softwareplattformen gehören.

Rechtmäßigkeit

Elektronische Signaturen sind in vielen Ländern gesetzlich anerkannt, darunter in den Vereinigten Staaten (gemäß dem E-Sign Act) und der Europäischen Union (gemäß eIDAS). Sie haben die gleiche Rechtsstellung wie handschriftliche Unterschriften, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

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Vorteile

• Komfort : Unterzeichnen Sie Dokumente jederzeit und überall, ohne dass eine physische Anwesenheit erforderlich ist.
• Erhöhte Sicherheit : Fortschrittliche elektronische Signaturen bieten robuste Sicherheitsfunktionen und verringern so das Risiko von Fälschungen.
• Einfach zu speichern und abzurufen : Digitale Dokumente können einfach gespeichert, organisiert und abgerufen werden, was Zeit und Platz spart.
• Kostengünstig : Reduziert den Bedarf an Papier-, Druck- und Portokosten.

Nachteile

• Erfordert Technologie : Sowohl der Unterzeichner als auch der Empfänger benötigen Zugriff auf die erforderliche Technologie.
• Potenzielle Cybersicherheitsrisiken : Elektronische Signaturen sind zwar sicher, können aber anfällig für Hackerangriffe und andere Cybersicherheitsbedrohungen sein.
• Wird möglicherweise nicht überall akzeptiert : Einige Organisationen und Gerichtsbarkeiten verlangen möglicherweise immer noch handschriftliche Unterschriften für bestimmte Dokumente.

Vergleich handschriftlicher und elektronischer Signaturen

Nachdem wir uns nun mit den Grundlagen handschriftlicher und elektronischer Signaturen befasst haben, sehen wir uns an, wie sich die beiden in den Kategorien vergleichen, die für Ihr Unternehmen oder Ihre Website von entscheidender Bedeutung sind.

Rechtliche Nutzung

Sowohl handschriftliche als auch elektronische Signaturen sind in vielen Rechtsordnungen gesetzlich anerkannt. Allerdings kann die Akzeptanz elektronischer Signaturen je nach Land und Art des jeweiligen Dokuments variieren. Daher ist es wichtig, die spezifischen gesetzlichen Anforderungen in Ihrer Region zu prüfen.

Sicherheit

Wenn es um die Sicherheit geht, haben elektronische Signaturen die Nase vorn. Fortgeschrittene elektronische Signaturen verwenden Verschlüsselung und digitale Zertifikate, um die Identität des Unterzeichners zu überprüfen, wodurch sie schwer zu fälschen sind. Handschriftliche Unterschriften hingegen können leicht kopiert oder gefälscht werden.

Bequemlichkeit

Elektronische Signaturen sind in puncto Komfort deutlich überlegen (ich höre damit auf, versprochen). Sie können Dokumente jederzeit und überall auf der Welt unterzeichnen, ohne sie ausdrucken, scannen oder verschicken zu müssen. Für handschriftliche Unterschriften ist die physische Anwesenheit erforderlich, was mühsam sein kann.

Umweltbelastung

Liebe Baumliebhaber, freut euch! Elektronische Signaturen sind umweltfreundlicher. Sie reduzieren den Bedarf an Papier, Druck und Transport und führen so zu einem geringeren CO2-Fußabdruck. Handschriftliche Unterschriften tragen jedoch zur Papierverschwendung und anderen Umweltauswirkungen im Zusammenhang mit der physischen Dokumentenhandhabung bei.

Kosten

Mit elektronischen Signaturen können Sie Geld sparen, indem Sie den Papier-, Druck- und Portoaufwand reduzieren. Handschriftliche Unterschriften sind zwar nicht grundsätzlich kostspielig, können jedoch zusätzliche Kosten verursachen, wenn man den Zeit- und Ressourcenaufwand für das Drucken, Unterschreiben und Speichern physischer Dokumente berücksichtigt.

Lagerung und Verwaltung

Die Verwaltung elektronischer Signaturen ist im Vergleich zu handschriftlichen Signaturen ein Kinderspiel. Digitale Dokumente können – nun ja, digital – gespeichert werden, sodass sie leicht organisiert und bei Bedarf schnell abgerufen werden können. Handschriftliche Dokumente erfordern physischen Speicherplatz, der umständlich und anfällig für Beschädigung oder Verlust sein kann.

Anwendungsfälle und Beispiele

Um den Vergleich zwischen handschriftlicher und digitaler Signatur weiter zu untersuchen, betrachten wir einige Anwendungsfälle und Beispiele für jeden Typ.

Anwendungsfälle für handschriftliche Signaturen

Dies sind einige der Fälle, in denen eine handschriftliche Unterschrift ideal wäre:

• Rechtsdokumente : Testamente, Urkunden und bestimmte Verträge erfordern aus Gründen der Echtheit häufig handschriftliche Unterschriften.
• Persönliche Anpassung : Handschriftliche Unterschriften werden für persönliche Briefe, Grußkarten und andere Formen der persönlichen Kommunikation bevorzugt.
• Traditionelle Branchen : Einige Branchen wie Immobilien und Rechtsdienstleistungen sind bei bestimmten Transaktionen immer noch stark auf handschriftliche Unterschriften angewiesen.

Anwendungsfälle für elektronische Signaturen

Hier sind einige Bereiche, in denen elektronische Signaturen voraussichtlich eingesetzt werden:

• Geschäftstransaktionen : Verträge, Rechnungen und Vereinbarungen können mithilfe elektronischer Signaturen schnell unterzeichnet und zurückgegeben werden.
• Fernarbeit : Mit der zunehmenden Verbreitung der Fernarbeit ermöglichen elektronische Signaturen es Mitarbeitern, Dokumente zu unterschreiben, ohne physisch anwesend zu sein.
• Gesundheitswesen : Patienteneinverständniserklärungen und andere medizinische Dokumente können elektronisch unterzeichnet werden, was den Verwaltungsprozess rationalisiert.
• E-Commerce : Elektronische Signaturen erleichtern Online-Transaktionen, von der Unterzeichnung von Servicevereinbarungen bis hin zur Autorisierung von Zahlungen.

Branchenspezifische Beispiele

Diese Branchen sind nur einige von vielen, in denen möglicherweise auch digitale Signaturen verwendet werden:

• Immobilien : Elektronische Signaturen beschleunigen den Prozess der Unterzeichnung von Kauf- und Mietverträgen und erleichtern Maklern und Kunden den Abschluss von Geschäften.
• Recht : Anwaltskanzleien nutzen elektronische Signaturen, um Mandantenverträge, Gerichtsakten und andere rechtliche Dokumente effizient zu bearbeiten.
• Gesundheitswesen : Krankenhäuser und Kliniken verwenden elektronische Signaturen für Patientenaufnahmeformulare, Einverständniserklärungen und Krankenakten, um den Arbeitsablauf zu verbessern und den Papierverbrauch zu reduzieren.

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Wählen Sie die richtige Option für Ihr Unternehmen

Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung zwischen handschriftlicher und elektronischer Signatur die Art Ihres Unternehmens, Ihren Kundenstamm und die spezifischen rechtlichen Anforderungen, die Sie erfüllen müssen. Frag dich selbst:

• Muss ich Dokumente häufig unterschreiben?
• Sind meine Kunden mit elektronischen Signaturen vertraut?
• Welche rechtlichen Anforderungen gelten für meine Branche?

In manchen Fällen könnte ein hybrider Ansatz die beste Lösung sein. Sie können für die meisten Ihrer Dokumente elektronische Signaturen verwenden und handschriftliche Unterschriften für Situationen speichern, in denen sie besonders erforderlich oder bevorzugt sind.

Mehrere Tools können Ihnen bei der Implementierung elektronischer Signaturen in Ihrem Unternehmen helfen – wie natürlich WPForms. Mit unserem Add-on „Signaturen“ und vorgefertigten Formularvorlagen erleichtern wir das Sammeln elektronischer Signaturen auf Ihrer WordPress-Website.

Wo werden Sie also Signaturen verwenden? Lass es uns in den Kommentaren wissen!

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Nachdem Sie nun wissen, wo und warum eine elektronische Signatur verwendet werden kann, ist es an der Zeit, zu lernen, wie man sie macht. Schauen Sie sich unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung an, um herauszufinden, wie Sie Ihren Online-Formularen eine Option für die elektronische Signatur hinzufügen können.

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