Acht Tipps, wie Sie Ihr Backoffice nach dem Feiertagsstress wieder fit machen

Sie haben wahrscheinlich viel Zeit damit verbracht, Ihren E-Commerce-Shop auf den Weihnachtsverkauf vorzubereiten. Möglicherweise haben Sie sogar einen starken Plan, um die Weihnachtsverkaufsdynamik auf das neue Jahr auszudehnen. Bei der Planung des nächsten Verkaufszyklus geht es jedoch nicht nur um Strategien und neue Marketinganstrengungen. Es gibt auch eine Menge praktischer Backoffice-Arbeiten, die zuerst erledigt werden müssen.

Wir haben acht Tipps zusammengestellt, die Ihnen helfen, Ihren Shop nach dem Feiertagsstress schnell wieder auf Vordermann zu bringen.

1. Reinigen und organisieren Sie Ihre Arbeitsbereiche

Die Feiertage können ziemlich hektisch sein, und selbst die am besten organisierten Geschäfte können in Unordnung geraten. Es ist üblich, dass das regelmäßige Reinigen und Aufräumen etwas lasch wird, und Vorräte und Inventar werden möglicherweise nicht genau dorthin zurückgebracht, wo sie hingehören.

Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Arbeitsplätze gründlich zu reinigen und zu organisieren. Überprüfen Sie alle Ihre Vorräte und Lagerbereiche und stellen Sie sicher, dass alles, was verlegt wurde, dorthin zurückkehrt, wo es hingehört. Schauen Sie in, unter und um Arbeitsstationen, Lieferfahrzeuge und Lagerräume herum, um sicherzustellen, dass alles an seinem Platz ist. Dies spart Ihnen Zeit und hilft Ihnen, Frustrationen zu vermeiden, während Sie weiterhin Bestellungen ausführen, Inventuren machen und Bestände auffüllen.

2. Aktualisieren Sie Ihr Produktinventar

Sobald alles gereinigt und organisiert ist, machen Sie eine Bestandsaufnahme . Stellen Sie sicher, dass Ihre Produktanzahl mit dem übereinstimmt, was Sie in Ihrem WooCommerce-Shop sehen. Wenn es eine Abweichung gibt, können Sie die Lagerbestände einzelner Produkte auf der Seite Produkt bearbeiten anpassen, um die tatsächlichen Verfügbarkeiten widerzuspiegeln.

Wenn Sie ein Bestandsverfolgungssystem verwenden, sollten Sie kaum bis gar keine Abweichungen feststellen. Aber es gibt immer Raum für menschliche Fehler – besonders während der Verkaufsspitzenzeiten. Vielleicht wurde eine Nachlieferung einer Bestellung nicht ausgescannt oder neuer Lagerbestand wurde während des Feiertagstrubels nicht eingescannt. Es ist immer eine gute Idee, den Bestand manuell zu überprüfen, insbesondere vor und nach großen Verkaufsveranstaltungen , um sicherzustellen, dass Ihre Bestandsliste korrekt ist.

Wenn Sie Ihre Bestandsverwaltung nicht automatisieren, sollten Sie Scanventory verwenden, um die Lagerbestände in Ihrem WooCommerce-Shop zu verfolgen. Mit Scanventory können Sie Produktetiketten direkt aus Ihrem WordPress-Dashboard mit eindeutigen QR-Codes generieren. Verwenden Sie die mobile Scanventory-App, um Produktdetails wie Lagerbestände zu scannen und zu bearbeiten, sodass jeder Artikel automatisch auf Ihrer Website aktualisiert wird.

Wenn Sie ein Drittanbieter-Logistikunternehmen (3PL) wie Shipwire zum Lagern und Versenden Ihrer Produkte oder einen Etikettendienst wie ShipStation oder Shippo verwenden, kann die Verwendung ihrer WooCommerce-Erweiterungen dazu beitragen, Ihre Bestandsverwaltung zu automatisieren sowie den damit verbundenen Zeit- und Kostenaufwand zu reduzieren mit Versand.

3. Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer Materialien und Vorräte

Zusätzlich zum Produktinventar sollten Sie Ihre Versand- und Büromaterialien sowie Produktionsmaterialien inventarisieren. Schließlich macht es keinen Spaß, mitten im Versand von Bestellungen zu sein und herauszufinden, dass Ihnen die richtigen Kartons ausgegangen sind.

Je nachdem, wie groß Ihr Unternehmen ist, möchten Sie vielleicht ein detaillierteres Bestands- und Vorratsverwaltungssystem wie Megaventory in Betracht ziehen. Sie können nicht nur Ihren Produktbestand verwalten, sondern auch Ihren Versand- und Fertigungsbedarfsbestand .

Megaventory verfügt über eine ganze Reihe fortschrittlicher Funktionen, mit denen Sie die Logistik Ihres Unternehmens genauer in den Griff bekommen können. Es ermöglicht Ihnen, Waren über mehrere Lager hinweg, Lieferzeiten von Lieferanten, Herstellungskosten, Bestellungen und mehr zu verfolgen.

4. Inventar und Zubehör bestellen

Sobald Sie den Bestand und die Vorratsbestände in den Griff bekommen haben, sollten Sie damit beginnen, Bestellungen für neue Produkte und Materialien aufzugeben. Wenn Sie Artikel aus China oder Südostasien bestellen, denken Sie daran, dass die meisten Hersteller während des chinesischen Neujahrs (auch bekannt als Frühlingsfest) geschlossen sind. Wenn Sie weltweit einkaufen, sollten Sie auch andere Feiertage berücksichtigen .

5. Schaffen Sie Platz für neues Inventar mit Ausverkäufen nach den Feiertagen

Sie haben also Ihren Bestand aktualisiert und neue Produkte und Verbrauchsmaterialien bestellt – jetzt müssen Sie Platz für neue Bestände schaffen, die in den nächsten Wochen eintreffen. Möglicherweise haben Sie Produkte, die sich nicht so gut verkauft haben, übrig gebliebene saisonspezifische Artikel oder große Artikel, die Sie aus dem Lager entfernen möchten.

Da Sie ein klares Bild Ihrer Lagerbestände haben, können Sie entscheiden, wie Sie am besten mit Ihren Ausverkäufen nach den Feiertagen fortfahren. Einige Ideen, um das Inventar aufzuräumen, sind:

• Bieten Sie einen prozentualen Rabatt auf Ausverkaufsartikel an. Manchmal reicht ein einfacher Rabatt von 50 % aus, um spärliche Bestände zu bewegen. Wenn du Lebensmittel oder andere Produkte mit einem Verfallsdatum verkaufst, kannst du sie mithilfe der Produktchargen- und Ablaufverfolgung für WooCommerce automatisch in den Ausverkauf versetzen, bevor sie ablaufen.
• Bieten Sie ein Buy-One-Get-One-Angebot (BOGO) für bestimmte Produkte an. Diese Strategie ist besonders effektiv für Kleidung, Sammlerstücke, Wohnkultur, Make-up oder alle Artikel, von denen ein Kunde ein Vielfaches haben möchte.
• Erstellen Sie reduzierte Produktpakete . Wenn beispielsweise bestimmte Artikel oft zusammen verwendet werden oder ein tolles Geschenkset ergeben, sollten Sie Produktpakete mit einem reduzierten Preis und/oder kostenlosem Versand anbieten.
• Fügen Sie preiswerte Artikel als kostenlose Geschenke in Auftragssendungen hinzu. Ziehen Sie in Betracht, einen kleinen kostenlosen Artikel zu versenden, wenn ein Kunde eine hochwertige Bestellung aufgibt, Sie ein verloren gegangenes Paket erneut versenden müssen oder Sie einem treuen Käufer ein besonderes Dankeschön aussprechen möchten. Ein kleines Extra kann viel dazu beitragen, gute Rezensionen zu inspirieren und die Kundenbindung zu fördern, während langsamer laufende oder am Ende des Laufs befindliche Bestände entladen werden, die wertvollen Regalplatz beanspruchen.

6. Verfolgen Sie ausstehende Kundendienstprobleme

Erinnerst du dich an all das Putzen und Organisieren, das du früher gemacht hast? Hoffentlich hat das alle Rätsel bezüglich Paketen gelöst, von denen Sie dachten, dass sie versendet wurden, es aber irgendwie nicht zum Spediteur geschafft haben. Idealerweise haben Sie auch fehlende Komponenten aus unvollständig eingetroffenen Bestellungen gefunden. Stellen Sie sicher, dass Sie diese und alle anderen ausstehenden Kundendienstprobleme so schnell wie möglich nachverfolgen, damit Sie das neue Jahr mit einer sauberen Support-Ticket-Warteschlange einläuten können.

Wenn Sie Probleme haben, alle Ihre Support-Tickets zu finden, zu verwalten und zu verfolgen, ist es möglicherweise an der Zeit, sich mit der Implementierung von CRM-Software (Customer Relationship Management) zu befassen. WooCommerce CRM von Jetpack ist ein modulares CRM-Tool, mit dem Sie Ihrem Dashboard nur die Funktionen hinzufügen können, die Sie benötigen – wie z. B. Awesome Support. Verfolgen Sie Support-Tickets und ihren Status effektiver und verwalten Sie den Gesprächsverlauf zwischen Käufern und Mitarbeitern für eine effizientere Ticketlösung.

7. Identifizieren Sie Stärken und Schwächen

Treffen Sie sich mit Ihrem Team und verbringen Sie Zeit damit, darüber zu sprechen, was während des Weihnachtsverkaufsansturms gut gelaufen ist. Machen Sie sich Notizen zu Produkten, Verbrauchsmaterialien, Strategien und Prozessen, die für Sie und Ihre Mitarbeiter funktioniert haben. Diskutieren Sie dann verbesserungswürdige Bereiche .

Gab es Artikel, die aufgrund mangelnder interner Kommunikation nicht in die Pakete der Kunden aufgenommen wurden? Reduzieren Sie Fehler und Kundendienstprobleme mit WooCommerce After the Order. Mit dieser Erweiterung können Sie Produkten spezifische Bestellnotizen hinzufügen, die angeben, wie ein Artikel verpackt werden sollte, ob zusätzliche Materialien in der Verpackung enthalten sein sollten, und andere einzigartige Anweisungen. Wenn das Lager die Bestellbenachrichtigungs-E-Mail erhält, verfügt es über alle Details, die es benötigt, um es korrekt zu verpacken und zu versenden.

Hatten Sie Probleme bei der Nachverfolgung von Bestellungen, die separat versendet wurden? Manchmal melden sich Kunden und bitten darum, dass ein Teil einer Bestellung an eine andere Adresse geliefert wird. Möglicherweise haben Sie auch Produkte, die von verschiedenen Standorten aus versendet werden oder einzigartige Erfüllungsfristen haben. In diesen Fällen ist die Split Orders-Erweiterung praktisch.

Mit Teilbestellungen können Sie jeder einzelnen Sendung eine Sendungsverfolgungsnummer hinzufügen und diesen Teil der Bestellung nach der Lieferung als abgeschlossen markieren. Für Kunden, die die Aufteilung ihrer Bestellung auf zwei Adressen angefordert haben, können Sie jede separat bearbeiten.

Hat Ihr Kundendienstteam viele der gleichen Fragen beantwortet? Selbst wenn Sie eine Seite mit häufig gestellten Fragen (FAQ) auf Ihrer Website haben, ist diese manchmal nicht umfassend – oder Käufer besuchen sie möglicherweise nicht, um Antworten auf ihre Fragen zu finden. Sobald Ihre FAQs auf dem neuesten Stand sind, möchten Sie möglicherweise relevante FAQs direkt zu den Produktseiten hinzufügen.

Eine gute Möglichkeit, das Kundenerlebnis zu verbessern und Kundensupport-Tickets zu reduzieren, ist die Erweiterung Produkt-FAQs. Es gibt Ihnen die Möglichkeit, FAQs im Akkordeon-Stil zu Ihren Produktseiten hinzuzufügen.

8. Bedanken Sie sich bei Ihrem Team und machen Sie eine Pause!

Last but not least, danken Sie den Menschen, die dazu beigetragen haben, dass Ihr Weihnachtsverkaufszyklus ein Erfolg wurde . Wenn Sie Mitarbeiter oder Auftragnehmer haben, achten Sie darauf, Ihre Wertschätzung für eine gut gemachte Arbeit zu zeigen. Der Feiertagsansturm kann stressig sein und ein paar Worte der Anerkennung, ein Bonus oder zusätzliche Freizeit können Ihrem Team helfen, das Gefühl zu haben, dass die harte Arbeit, die es geleistet hat, geschätzt und respektiert wird.

Egal, ob Sie ein Team leiten oder ein Ein-Personen-Unternehmen sind, vergessen Sie nicht, sich auf die Schulter zu klopfen und die Gelegenheit für eine Auszeit zu nutzen. Geschäftsinhaber verbringen oft viel Zeit damit, sich Gedanken über morgen zu machen, und machen sich sofort an die Aufgabe, ohne eine Pause einzulegen. Aber jeder muss sich Zeit nehmen, um sich auszuruhen, zu entspannen und neue Energie zu tanken , besonders nach einer geschäftigen Verkaufssaison – und das gilt auch für Sie!