So erstellen Sie WooCommerce PDF-Rechnungen/Lieferscheine

Wenn Sie einen E-Commerce-Shop besitzen, wissen Sie, wie wichtig es ist, die Qualität in allen Bereichen Ihres Unternehmens aufrechtzuerhalten. Das Erstellen und Versenden professioneller Rechnungen an Kunden ist ein wesentlicher Bestandteil des täglichen Betriebs Ihres Geschäfts. Jetzt ist WooCommerce eine großartige Alternative für den Betrieb einer E-Commerce-Site, da Sie mit seinen grundlegenden Funktionen praktisch alles verwalten können.

Das Erstellen und Drucken von Rechnungen ist ein Bereich, in dem ein Plugin Ihnen helfen könnte, den Prozess effizienter zu gestalten. Wenn es darum geht, professionell auszusehen und Bestellungen im Auge zu behalten, können Sie PDF-Rechnungen und Lieferscheine von WooCommerce nicht ignorieren. Weil Sie einige leistungsstarke Plugins benötigen, die die Arbeit effizient für Sie erledigen.

In diesem Artikel erklären wir, wie Sie das WooCommerce-Plugin für PDF-Rechnungen und Lieferscheine für Ihren Online-Shop erstellen und verwenden. Bevor wir das tun, schauen wir uns genauer an, warum wir ein solches Plugin brauchen.

Es gibt verschiedene Gründe:

• WooCommerce-Dokumente automatisch erstellen
• Fügen Sie Rechnungen das Logo, den Namen, die Mehrwertsteuer und andere Anpassungen Ihres Geschäfts hinzu
• Drucken Sie alle Etiketten in großen Mengen von der Bestellseite aus.
• Drag-and-Drop-Funktion zur Anpassung von WooCommerce-Rechnungen
• Erstellen Sie eindeutige PDF-Dateinamen für PDF-Rechnungen, die eine Bestellnummer oder ein Präfix enthalten.

So lass uns anfangen!

Installieren und aktivieren Sie das WooCommerce-Plugin für PDF-Rechnungen/Lieferscheine aus dem WordPress-Plugin-Verzeichnis.

Über das WordPress-Dashboard, Plugins > Neu hinzufügen

Geben Sie auf der Seite Plugins hinzufügen ein Schlüsselwort PDF-Rechnungen ein, installieren und aktivieren Sie das Plugin WooCommerce PDF-Rechnungen, Lieferscheine, Liefer- und Versandetiketten.

Wählen Sie im WordPress Dashboard das Menü Rechnung/Verpackung

Auf der Registerkarte Dokumente können Sie die Dokumente aktivieren oder deaktivieren, die Sie in Ihren E-Commerce-Shop aufnehmen möchten. Wenn Sie nicht alle Dokumente in Ihrer Filiale generieren müssen, können Sie diese Funktion im Deaktivierungsmodus verwenden.

Sie können auch die Einstellungen jedes Dokuments konfigurieren, indem Sie auf die Schaltfläche Einstellungen klicken. Nachdem Sie die Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern .

Auf der Registerkarte „ Allgemein “ können Sie die grundlegenden Unternehmensinformationen hinzufügen, die in all Ihren Dokumenten erscheinen.

Unter den Unternehmensinformationen können Sie den Namen des Unternehmens, das Firmenlogo, die Steuernummer des Unternehmens und eine beliebige Nachricht in der Fußzeile hochladen. Es ist gut, eine Fußzeilennachricht wie „Danke für den Einkauf“ oder „Danke für den Kauf“ hinzuzufügen, um den Kunden gegenüber Dankbarkeit zu zeigen.

Fügen Sie unter Adresse (Absenderdetails) die Adresse Ihres Online-Shops hinzu, die Sie in Ihrer Rechnung anzeigen möchten.

Unter Andere Einstellungen können Sie die Anzeige des Bundeslandnamens anstelle des Bundeslandcodes Ihrer Rechnungs- und Lieferadresse aktivieren. Wenn Sie die Vorschau des PDF-Rechnungsdrucks sehen möchten, können Sie die Kontrollkästchen aktivieren. Es ist immer eine gute Idee, die Vorschau zu sehen, bevor Sie zum Drucken übergehen.

Setzen Sie einfach ein Häkchen in das Kontrollkästchen, um die RTL-Unterstützung für die Dokumente zu aktivieren. Wählen Sie die Steueroption, um den Preis in der Produkttabelle mit der Steuer anzuzeigen.

Tabelle mit Option „Steuern ausschließen“.

Tabelle mit Option „Steuern einbeziehen“.

Klicken Sie später auf die Schaltfläche Einstellungen aktualisieren, um die gesamten vorgenommenen Änderungen zu speichern.

Nun, dies sind die erforderlichen allgemeinen Einstellungen des WooCommerce-Plugins für PDF-Rechnungen/Lieferscheine, damit alle Dokumente einschließlich Versandetiketten, Lieferscheinen und Versandetiketten ordnungsgemäß funktionieren.

Gehen Sie zu Rechnungen > Allgemein im WordPress-Dashboard unter Rechnungen/Verpackung .

Auf der Registerkarte Allgemein können Sie die allgemeinen Einstellungen konfigurieren, die für die Rechnung benötigt werden.

Rechnung aktivieren – Durch die Aktivierung können Ihre Kunden die E-Mail ausdrucken, herunterladen und anhängen. Indem Sie es deaktivieren, entfernen Sie die Berechtigungen, aber der Administrator hat weiterhin Zugriff.

Rechnungsdatum – Sie können das Rechnungsdatum entweder als Bestelldatum oder als Erstellungsdatum der Rechnung auswählen.

Rechnung automatisch erstellen – Kann Rechnungen für den ausgewählten Bestellstatus wie „Zahlung ausstehend“, „Zurückgestellt“ und „Abgeschlossen“ erstellen.

Rechnungs-PDF an Bestell-E-Mail anhängen – Wenn Sie diese Option aktivieren, werden Rechnungen im PDF-Format automatisch an die Bestell-E-Mail für den ausgewählten Bestellstatus angehängt.

Option „Rechnung drucken“ für Kunden anzeigen – Diese Option fügt eine Schaltfläche „Rechnung drucken“ für Ihre Kunden in der Bestell-E-Mail, auf der Bestelllistenseite und in der Bestellzusammenfassung hinzu. Wenn Sie jedoch nicht möchten, dass Ihre Kunden drucken, können Sie die Option unbeaufsichtigt lassen.

Rechnungs-Details

Rechnungsdatum – Hier können Sie das Rechnungsdatum nach Bestelldatum und Erstellungsdatum der Rechnung auswählen.

Bestell-Metadetails – Wählen Sie aus, ob zusätzliche Bestelldetails in die Rechnung aufgenommen werden sollen oder nicht. Folgende Alternativen stehen zur Verfügung:

• Kontakt Nummer
• Email
• SSN
• MwSt
• Kundennotiz

Um der Rechnung ein benutzerdefiniertes Bestell-Metafeld hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Bestell-Metafeld hinzufügen /bearbeiten .

Benutzerdefiniertes Logo für Rechnung – Sie können hier zusätzlich zu dem aus den allgemeinen Einstellungen hochgeladenen Logo ein eindeutiges Rechnungslogo hochladen. Wenn das Feld leer gelassen wird, wurde das Logo aus den allgemeinen Einstellungen als Standard verwendet.

Unter Erweiterte Optionen können Sie die Erstellung von Rechnungen für alte Bestellungen aktivieren. Nicht aktiviert, wenn Sie Rechnungen nur mit neueren Bestellungen erstellen müssen.

Unter Erweiterte Optionen können Sie die Rechnungserstellung für alte Bestellungen aktivieren. Lassen Sie es deaktiviert, wenn Sie Rechnungen nur mit neueren Bestellungen erstellen müssen.

Rechnungen für kostenlose Bestellungen erstellen – Aktivieren/deaktivieren Sie diese Option, wenn Sie Rechnungen für kostenlose Bestellungen erstellen möchten.

Freie Einzelposten in der Rechnung anzeigen – Aktivieren/deaktivieren Sie die Anzeige freier Einzelposten in der Rechnung.

PDF-Namensformat –

Hier haben Sie zwei Optionen für das PDF-Namensformat – [Präfix] [Bestellnummer] & [Präfix][Rechnungsnummer]. Sie können eine der Optionen auswählen.

Benutzerdefiniertes PDF-Namensformat – Geben Sie ein benutzerdefiniertes Präfix für „PDF-Namensformat“ ein, das am Anfang des Namens angezeigt werden soll. Der Standardwert ist „Rechnung_“.

Nachdem Sie die Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen aktualisieren.

Navigieren Sie zur nächsten Registerkarte, Anpassen , wo Sie das grundlegende Aussehen der Rechnung ändern können. Wählen Sie eine Vorlage aus der Liste und beginnen Sie mit der Arbeit daran.

Um die Vorlage auszuwählen, klicken Sie auf „Neue Vorlage erstellen“, ein Popup-Fenster erscheint und wählen Sie eine der drei Layoutoptionen aus.

Auf der rechten Seite sehen Sie verschiedene Elemente, die Sie der Rechnung hinzufügen oder entfernen können, indem Sie eine Umschaltfläche verwenden. Einige dieser Funktionen sind nur in der Premium-Edition des Plugins verfügbar.

Auf der linken Seite sehen Sie die Live-Vorschau der Änderungen, die an der Rechnung vorgenommen werden.

Produkttabelle aktualisieren

Wenn Sie eines der Elemente erweitern, sehen Sie weitere Anpassungsmöglichkeiten für diesen Teil. Sie können diese Änderungen bei Bedarf verwenden.

Wenn Sie alle Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern , um die vollständig konfigurierte Rechnungsvorlage (mit einem Namen) zu speichern.

Navigieren Sie zur nächsten Registerkarte, Rechnungsnummer , können Sie die folgenden Einstellungen verwenden, um eine benutzerdefinierte Rechnungsnummer mit einem Präfix/Suffix/einer Nummernserie zu erstellen oder die Bestellnummer zu spiegeln. Außerdem können Sie auf der rechten Seite des Bildschirms eine Vorschau der nächsten Rechnungsnummer anzeigen.

Rechnungsnummer festlegen mit – Hier können Sie entweder die WooCommerce-Bestellnummer oder eine benutzerdefinierte Nummernserie auswählen.

Rechnungsstartnummer – Mit dieser Option können Sie eine Startnummer für Ihre Rechnungen festlegen oder die Rechnungsstartnummer nach Ihren Wünschen zurücksetzen.

Rechnungsnummernformat – Wählen Sie ein Rechnungsnummernformat aus dem Dropdown-Menü. Für Ihre Rechnungsnummer können Sie ein Präfix, ein Suffix oder beides verwenden.

Rechnungslänge – Es ist die vollständige Länge der Rechnungsnummer, ohne Präfixe und Suffixe. Wenn die resultierende Rechnungsnummer kürzer als die angegebene Länge ist, wird sie mit '0' aufgefüllt. Wenn Sie beispielsweise 7 als Rechnungslänge angeben und Ihre Rechnungsnummer 8009 ist, wird sie in den relevanten Dokumenten als 0008009 dargestellt.

Um die Änderungen auf die Rechnungsnummer anzuwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen der Rechnungsnummer speichern .

QR-Code

Wenn Ihre Kunden die grundlegenden Details der Bestelldetails anzeigen möchten, ist das QR-Code-Add-on dieses Plugins praktisch, das nur in der Premium-Version verfügbar ist.

Im Vergleich zur Basisversion des WooCommerce PDF-Rechnungs-/Lieferschein-Plugins bietet die Pro-Version mehr Optionen und Funktionen.

Hier müssen Sie das WooCommerce PDF-Rechnungen, Lieferscheine, Lieferscheine und Versandetiketten Pro-Plugin aus dem Abschnitt Neues Plugin hinzufügen kaufen, installieren und aktivieren.

Wählen Sie im WordPress-Dashboard das Menü Rechnung/Verpackung > Rechnung, ähnlich wie in der Basisversion. Einige der Funktionen in den allgemeinen Einstellungen ähneln denen der Basisversion. Einige der zusätzlichen Funktionen sind unten aufgeführt:

Hier kann die Premium-Version Datenvariationen für jedes Produkt aktivieren. In der Spaltenanzeige „Gesamtsteuer“ haben Sie mehrere Optionen, um nur den Betrag oder nur den Satz (%) oder beide Arten einzurichten. Es ist auch möglich, für jede Steuer separate Spalten anzuzeigen.

Außerdem können Sie eine Signatur zu Ihren Rechnungen hochladen. Wenn Sie es leer lassen, wird das Logo in den allgemeinen Einstellungen angezeigt.

Dabei sind die Funktionen im Reiter Rechnungsnummer ähnlich wie bei der Basisversion.

Auf der Registerkarte Anpassen können Sie mehrere Bestellfelder nach Ihren Wünschen hinzufügen. Die Bestellfelder befinden sich auf der rechten Seite der Rechnung und können per Drag-and-Drop auf die linke Seite der Rechnung gezogen werden.

In der Premium-Version wird die Registerkarte Zahlungslink hauptsächlich verwendet, um Ihrer Rechnung einen Zahlungslink hinzuzufügen, damit Ihre Kunden später bezahlen können. Kunden, die auf den Zahlungslink klicken, werden zur Zahlungs-/Checkout-Seite Ihres Shops weitergeleitet.

Zahlungslink auf Rechnung anzeigen: Wenn Sie es in der Rechnung aktivieren, wird neben der Zahlungsmethode ein Zahlungslink hinzugefügt. Wählen Sie auf der Seite „Anpassen“ eine Vorlage aus, die den Zahlungslink akzeptiert.

Bestellstatus auswählen: Wenn Sie die Zahlungslink-Option aktivieren, können Sie den Bestellstatus auswählen, für den der Link angezeigt wird. Standardmäßig wird der Auftragsstatus „Angehalten“ angezeigt.

„Später bezahlen“ an der Kasse anzeigen – Mit dieser Option können Sie die Option „Später bezahlen“ an der Kasse anzeigen.

Wenn Sie die Funktion "Später bezahlen" aktivieren, können Sie Titel, Beschreibung und Anweisungen hinzufügen, die Sie in Ihrer Rechnung anzeigen möchten.

Wenn Sie die Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Zahlungslinkeinstellungen speichern .

Auf der Registerkarte Erweitert sind die meisten Funktionen der Basisversion, die zusätzliche Funktion ist die Anzeige von Bundle-Produkten. Die verschiedenen Optionen sind Hauptprodukt mit Bundle-Artikel, Nur Hauptprodukt und Nur Bundle-Artikel.

Wählen Sie im WordPress-Dashboard Rechnung/Verpackung > Lieferschein aus

Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen , die folgenden Optionen stehen für Lieferscheindokumente zur Verfügung.

Produktbild einschließen – Wählen Sie diese Option, um ein Produktbild in die Produkttabelle der von Ihrem Geschäft erstellten Packliste aufzunehmen.

Kundennotiz hinzufügen – Fügen Sie eine Kundennotiz auf dem Lieferschein hinzu.

Fußzeile hinzufügen – Fügt die zuvor voreingestellte (allgemeine Einstellungen) Fußzeile in das Dokument ein.

Wenn Sie die Schaltfläche Einstellungen des Lieferscheins auswählen, können Sie die für den Lieferschein erforderlichen Einstellungen auf der Registerkarte Allgemein konfigurieren.

Die erweiterten Funktionen und Optionen sind auf der Registerkarte Allgemeine Einstellungen verfügbar, wo Sie die Gruppenprodukte kategorisieren und Variationsdaten für jedes Produkt aktivieren können. Außerdem können Sie Metafelder und -attribute, viele andere erweiterte Optionen usw. hinzufügen/bearbeiten.

Auf der Registerkarte Anpassen auf der rechten Seite des Dokuments können Sie die Änderungen vornehmen, indem Sie die Schaltfläche umschalten. Auf der linken Seite sehen Sie die Live-Vorschau der Änderungen im Dokument.

Jeder kann eine WooCommerce-Website mit WordPress erstellen, aber es braucht Geduld und Zeit, um sie zu pflegen und Vertrauen aufzubauen.

Wenn Sie etwas bei einem lokalen Einzelhändler kaufen, erwarten Sie eine Rechnung. Das gleiche Konzept gilt für Online-Einkäufe. Ein Unternehmen, das sich an Standards hält, garantiert seine Authentizität.

Das WooCommerce-Plugin für PDF-Rechnungen/Lieferscheine macht es einfach, professionell aussehende Rechnungen zu erstellen. Benutzer, die Rechnungen erstellen möchten, ohne dass ihnen Kosten entstehen, können die kostenlose Version verwenden. Mit der Premium-Erweiterung haben Benutzer Zugriff auf erweiterte Funktionen und Optionen.