Die 10 besten technischen Tools, um ein produktiver Mitarbeiter zu werden

Wir leben in einer Zeit, in der alles schnell geht. Bei so vielen Aufgaben und Verpflichtungen wird es oft äußerst schwierig, den Überblick über alle Besprechungen und Fristen zu behalten. Dies führt dazu, dass die meisten Arbeitnehmer schnell überfordert sind und denken, dass sie nie genug Zeit haben.

Aber in dieser schnelllebigen Welt gibt es keinen Platz für Ausreden. Seitdem KI-Technologien auf den Markt gekommen sind, konzentrieren sich viele Unternehmen darauf, wie sie mit einer minimalen Anzahl von Mitarbeitern mehr Arbeit erledigen können. Wenn Sie also mehrere Male Fristen nicht einhalten, kann dies Ihre Karriere ernsthaft ruinieren.

Man sieht, dass viele mittelmäßige und wenig produktive Mitarbeiter entlassen werden. Mittlerweile gibt es jedoch viele technische Tools, die Ihnen dabei helfen können, langfristig produktiv zu bleiben und Ihr Bestes zu geben. In diesem Artikel stellen wir Ihnen einige der besten technischen Tools vor, mit denen Sie produktiv arbeiten können.

Fangen wir an!

Obligatorische Funktionen eines technischen Tools, um Sie produktiv zu machen

Bei der Auswahl eines Tools müssen Sie einige wichtige Funktionen sorgfältig prüfen, um zu prüfen, ob sie verfügbar sind. Andernfalls ist es reine Zeit- und Geldverschwendung. Nachfolgend haben wir die obligatorischen Funktionen aufgelistet, die Sie bei Ihren in die engere Wahl gezogenen Werkzeugen überprüfen müssen.

Übersichts-Dashboard

In einem Übersichts-Dashboard sind alle relevanten Informationen ersichtlich. Es zeigt eine Momentaufnahme aller Ihrer Aufgaben, Fristen, Teamfortschritte und Key Performance Indicators (KPI) an einem Ort an. Wenn Sie an mehreren Projekten beteiligt sind, kann das Übersichts-Dashboard dabei helfen, alle Ihre Status auf einen Blick zu überprüfen.

Zeiterfassung

Mit einer Zeiterfassung können Sie sehen, wie viel Zeit Sie für verschiedene Projekte, Aufgaben oder Aufgaben aufwenden, an denen Sie beteiligt sind. So bleiben Sie konzentriert, verschwenden keine Zeit mehr und können die zugewiesenen Projekte rechtzeitig abschließen.

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Gantt-Diagramm

Ein Gantt-Diagramm ist ein Diagramm des Lebenszyklus eines Projekts. Es schlüsselt die Aufgaben und abhängigen Aufgaben auf, einschließlich der jeweiligen Fristen. Es ist äußerst hilfreich für große Projekte. Denn Sie können den gesamten Projektablauf ganz einfach einsehen, Engpässe erkennen und diese im Voraus beheben.

Kanban-Board

Das Kanban-Board hat Relevanz für das Gantt-Diagramm. Es verfügt über ein visuelles Dashboard, das Aufgaben in Spalten kategorisiert (Zu erledigen, In Bearbeitung und Erledigt). Dadurch können Sie sofort prüfen, welche Teilaufgaben bereits erledigt sind, welche noch laufen und welche bald erledigt werden sollten.

Aufgabenkalender

Mit dieser Funktion können Sie Ihre Aufgaben entsprechend Fristen, Prioritäten und Verfügbarkeit planen und planen. Sobald Sie geplant und organisiert haben, verhindern Sie die Panik des Last-Minute-Stresses.

Teammitglieder verwalten

Wenn Sie Teamleiter oder Manager sind, sollte einer Ihrer KPIs sein, wie gut Sie Ihre Untergebenen verwalten können. Daher sollte das technische Tool die Möglichkeit haben, neue Mitglieder hinzuzufügen, damit Sie deren Status und Arbeitsfortschritt verfolgen können.

Teilen und speichern Sie Dateien und Dokumente

Wenn Sie ein Team leiten, möchten Sie möglicherweise häufig wertvolle Ressourcen mit den Teammitgliedern teilen. Sie werden dafür sicherlich nach einem sicheren Kanal suchen. Suchen Sie daher nach einem Produktivitätstool, mit dem Sie Dateien und Dokumente hochladen, teilen und speichern können.

Erweiterte Berichte mit Einblicken

Erweiterte Berichte mit Erkenntnissen werden in der Regel statistisch anhand leicht verständlicher Grafiken, Kreisdiagramme, Balkendiagramme usw. dargestellt, sodass Sie schnell datengesteuerte Entscheidungen treffen können.

Meilensteinverfolgung

Tatsächlich kann man nicht einen ganzen Elefanten auf einmal essen, sondern Bissen für Bissen. Ebenso wirken große Projekte oft überwältigend. Aus diesem Grund entstand die Idee der Meilensteine. Es ermöglicht Ihnen, große Projekte in kleinere und überschaubarere Aufgaben aufzuteilen, die mit der Zeit zugewiesen werden.

Integration mit nützlichen Tools

Um Aufgaben zu vereinfachen und zu automatisieren, muss Ihr Produktivitätstool mit gängigen Tools integriert sein. Einige dieser Tools könnten Slack, E-Mail, CRM-Bibliothek, Kommunikationssystem, soziale Medien usw. sein.

Die besten technischen Tools, um ein produktiver Mitarbeiter zu werden

Es ist wirklich eine Herausforderung, alle oben genannten Funktionen in einem einzigen Tool unterzubringen. Darüber hinaus ist zu erwarten, dass ein Tool, das alle diese Funktionen bietet, auch viel kostet. Im folgenden Teil dieses Abschnitts stellen wir Ihnen jedoch die besten technischen Tools vor, mit denen Sie produktiv arbeiten können, und listen deren Hauptfunktionen auf, damit Sie das richtige für sich auswählen können.

1. WP-Projektmanager

WP Project Manager ist ein beliebtes Projektmanager-Tool auf Basis von WordPress. Mit diesem Tool erhalten Sie die meisten der oben genannten Funktionen und viele zusätzliche. Sie müssen es auf WordPress installieren, um das Plugin verwenden zu können. Sie können damit Aufgaben erstellen, sie Teammitgliedern zuweisen, Fristen festlegen und den Fortschritt verfolgen.

Mit der benutzerfreundlichen Oberfläche können Sie diese Aufgaben organisiert verwalten, Dateien teilen und die Zeiterfassung aktivieren. Sie können Aufgaben sogar in kleinere Teile aufteilen und diese an die Teammitglieder verteilen und dabei Fristen festlegen. WP Project Manager ist ein ideales Werkzeug sowohl für Einzelpersonen als auch für Teams.

Hauptmerkmale von WP Project Manager:

• Erstellen und fügen Sie unbegrenzt viele Aufgaben, Projekte und Teams hinzu
• Verfolgen Sie die Zeit per Anmeldung, Stopp, Pause und benutzerdefinierter Eingabe
• Gantt-Diagramm und Kanban-Board
• Interaktiver Aufgabenkalender
• Verwalten Sie die Rollen der Teammitglieder
• Legen Sie Muster und Parameter für wiederkehrende Aufgaben fest
• Ermöglicht die Anzeige von Projektdateien an einem Ort
• Persönliches Dashboard für alle Benutzer
• Prioritätenmanagement
• In der Projektbesprechung
• Erweiterte Berichterstattung mit Erkenntnissen
• Meilensteinverfolgung
• Frontend-kompatibel
• Integration mit WooCommerce, BuddyPress, Slack, Github und mehr

Das Plugin verfügt über viele weitere Features und Funktionalitäten. Es gibt eine kostenlose und eine Premium-Version. Überprüfen Sie sie, indem Sie auf die unten angehängten Schaltflächen klicken.

2. Locker

Slack ist eine beliebte Messaging- und Kollaborationsanwendung für Teams. Es handelt sich um ein zentralisiertes Messaging- und Dateifreigabetool, das die Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglicht. Aufgrund seiner benutzerfreundlichen Oberfläche und organisierten Struktur können auch Anfänger mit diesem Tool effizient kommunizieren und zusammenarbeiten.

Eine der großartigsten Funktionen von Slack besteht darin, dass es Ihre Arbeitsabläufe durch Kanäle, Direktnachrichten und Integrationen mit anderen Tools erheblich vereinfacht. Mit Kanälen können Sie Gespräche nach Projekten, Abteilungen oder Themen aufteilen, sodass niemand verloren geht und alle notwendigen Informationen erhalten.

Darüber hinaus verfügt Slack über Integrationen mit Google Drive, Trello und Zoom. Dadurch können Sie Dateien teilen, an Besprechungen teilnehmen und Aufgaben verwalten, ohne zwischen verschiedenen Plattformen wechseln zu müssen.

Hauptmerkmale von Slack:

• Erstellen Sie Kanäle für projektbasierte und organisierte Kommunikation
• Senden Sie Nachrichten in privaten Konvertierungen
• Teilen Sie Dateien und Dokumente
• Integration mit zahlreichen hilfreichen Tools
• Tätigen Sie Video- und Sprachanrufe
• Legen Sie anpassbare Benachrichtigungseinstellungen fest
• Statusaktualisierungen für Emoji-Reaktionen anzeigen
• Unterstützt mobile und Desktop-Apps
• Einfach zu durchsuchender Nachrichtenverlauf
• Erstellen Sie Nachrichtenthreads für eine organisierte Kommunikation

3. Klicken Sie auf „Nach oben“.

ClickUp ist ein bekanntes und funktionsreiches Projektmanagement-Tool, das Ihnen dabei helfen kann, Arbeitsabläufe zu organisieren und den Überblick über das Projekt zu behalten. Es verfügt über viele nützliche Funktionen für die Aufgabenverwaltung, wie anpassbare Aufgabenlisten, Projekttafeln, Zeitleisten und mehr.

Mit ihnen können Sie den Fortschritt einfach überwachen, wichtige Aufgaben priorisieren und sie von einem einzigen Ort aus verschiedenen Arbeiten zuweisen. Dadurch sind Sie nicht auf mehrere Tools angewiesen. Es bietet auch eine Integration mit anderen beliebten Apps wie Slack, Google Drive, Zoom und vielen anderen.

ClickUp ist aufgrund seiner Flexibilität ideal für kleine Teams. Zeiterfassung, Zielsetzung und Fortschrittsberichte machen es für Teams noch einfacher, den Zeitplan einzuhalten.

Hauptmerkmale von ClickUp:

• Anpassbare Aufgabenlisten und Projekttafeln
• Zeigen Sie Aufgaben in einer Liste, einem Board, einem Gantt oder einem Kalender an
• Legen Sie Prioritäten anhand von Aufgabenabhängigkeiten und Meilensteinen fest
• Teilen Sie Dateien und Dokumente
• Ermöglicht Zusammenarbeit und Kommentieren in Echtzeit
• Aktivieren Sie die Automatisierung für sich wiederholende Aufgaben
• Kommt mit Berichts- und Analysetools
• Verfügt über mobile und Desktop-Apps
• Einfach einzurichtende Benachrichtigungen und Erinnerungen
• Entwerfen Sie anpassbare Arbeitsabläufe und Status
• Integration mit vielen beliebten und hilfreichen Tools

4. Microsoft Teams

Microsoft Teams ist ein zentrales Kommunikations- und Kollaborationstool für Teams. Sie können damit chatten, an Videokonferenzen teilnehmen und Dateien unter den Teammitgliedern austauschen. Dadurch können Sie Anrufe, Besprechungen und Aufgaben von einem einzigen Ort aus planen, ohne auf mehrere Tools/Plattformen zugreifen zu müssen.

Dies spart Zeit bei der Informationsbeschaffung und ermöglicht eine bessere Planung mit Kalendern und To-Do-Listen. Neben Integrationen mit mehreren Tools, Projektsteuerung und Chat in Echtzeit erreichen Sie mehr in kürzerer Zeit.

Hauptfunktionen von Microsoft Teams:

• Chat und Direktnachrichten
• Einfach zu verwaltende Teams und organisierende Kanäle
• Teilen Sie Dateien und Dokumente in Echtzeit
• Ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Bildschirmen während Besprechungen
• Konfigurieren Sie anpassbare Benachrichtigungen
• Integration mit vielen Tools von Drittanbietern
• Fügen Sie virtuelle Hintergründe für Videoanrufe hinzu
• Unterstützung für Mobilgeräte und Desktops
• Sicherheit und Compliance
• Organisieren Sie Aufgaben mit To-Do-Listen

5. Spur umschalten

Toggl Track ist eine spezielle Zeiterfassungsanwendung. Damit können Sie verfolgen, wie viel Zeit Sie und Ihre Teammitglieder im Laufe des Arbeitstages verbringen. Es verfügt über eine benutzerfreundliche Oberfläche, über die Sie den aktuellen Status Ihrer laufenden Projekte in Echtzeit überprüfen können.

Sie können die Stundenzettel nach Projekten und Aufgaben kategorisieren. Egal, ob Sie an einem Kunden-, internen oder persönlichen Projekt arbeiten, die App stellt sicher, dass Sie jede einzelne Minute nutzen. Mithilfe der umfassenden Berichte und Analysen können Sie sofort erkennen, ob ein Projekt oder ein Teil eines Projekts unnötig zusätzliche Zeit in Anspruch nimmt.

So können Sie Ineffizienzen aufdecken, um sich weiterzuentwickeln oder die Teammitglieder produktiv zu machen. Darüber hinaus können Sie auch überprüfen, welche Ihrer Mitarbeiter vergleichsweise produktiver sind.

Hauptmerkmale von Toggl Track:

• Einfach zu verwendende Zeiterfassung mit Start-/Stopp-Timern
• Beinhaltet Echtzeit-Tracking und -Überwachung
• Anpassbare Tags zur Zeiterfassung
• Bietet tägliche und wöchentliche Zeitzusammenfassungen
• Dashboard für Übersichten und Analysen
• Einfache Verwaltung mehrerer Arbeitsbereiche
• Ermöglicht den Export von Berichten in verschiedenen Formaten (CSV, PDF)
• Abrechnungsfähige Stundenverfolgung
• Unterstützung für Desktop- und Mobilgeräte

6. Google Kalender

Google Kalender ist ein kostenloser, aber beliebter Kalender, der häufig zum ordnungsgemäßen Verwalten von Zeitplänen für Ihre Aktivitäten verwendet wird. Damit können Sie Ihre Tages-, Wochen- und Monatspläne visuell darstellen und mit den Teammitgliedern teilen. Es ermöglicht Ihrem Team, sich vor Beginn kritischer Ereignisse vorzubereiten.

Das Beste an Google Kalender ist, dass Sie Erinnerungen und Benachrichtigungen für bevorstehende Termine senden können. Es verhindert, dass Mitarbeiter Fristen oder Termine verpassen. Google Kalender ist in unzählige Tools und Anwendungen integriert.

Da die Nutzung völlig kostenlos ist, müssen Sie Google Kalender in Ihrem täglichen Berufsleben verwenden, um konzentrierter und organisierter zu sein.

Hauptfunktionen von Google Kalender:

• Zeigen Sie Ereignisse in Tages-, Wochen- und Monatsansichten an
• Unterscheiden Sie Ereignisse durch Farbcodierung
• Legen Sie anpassbare Benachrichtigungen und Erinnerungen fest
• Teilen Sie Kalender mit Teammitgliedern
• Definieren Sie Zeitzonen für globale Teams
• Integrationen mit unzähligen Tools und Anwendungen
• Unterstützung für Desktop und Mobilgeräte
• Ermöglicht das Durchsuchen des Ereignisverlaufs

7. Google Workspace

Google Workspace (früher bekannt als G Suite) ist eine Suite von Cloud-Produktivitätslösungen zur Vereinfachung von Aufgaben und zur Zusammenarbeit. Es umfasst viele beliebte Anwendungen wie Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides und Google Meet. Ich hoffe, Sie kennen viele davon bereits.

Eine der größten Fähigkeiten von Google Workspace besteht darin, dass es den Prozess für Teammitglieder vereinfacht, Dokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen in Echtzeit zu teilen und zu öffnen. Durch die Integration mit Google Meet und Google Chat können die Teammitglieder bei jedem Notfall Videobesprechungen starten.

Da dies cloudbasiert ist, können Mitarbeiter von überall und auf jedem Gerät beitreten. So können Sie auch während einer Tour Ihre Teamunterlagen einsehen, wenn Sie mindestens über ein Smartphone und eine Internetverbindung verfügen.

Hauptfunktionen von Google Workspace:

• Gmail-Unterstützung für professionelle E-Mail-Kommunikation
• Einfaches Teilen und Speichern von Dateien in Google Drive
• Google Docs ermöglicht eine schnelle Dokumentation
• Google-Tabelle zur Verwaltung finanzieller Berechnungen
• Integriert Google Kalender für die Terminplanung
• Benutzerdefinierte Domänenunterstützung für geschäftliche E-Mails
• Integriert unzählige Tools von Drittanbietern
• Unterstützung für Mobilgeräte und Desktops
• Erweiterte Suchoption für alle Tools

8. Zoomen

Zoom ist ein bekanntes Videokonferenztool, das sich zu einer leistungsstarken Alternative für Remote-Arbeit und virtuelle Zusammenarbeit entwickelt hat. Es ermöglicht Mitarbeitern die Interaktion mit Video- und Audioanrufen in guter Qualität, die jederzeit auch für Besprechungen, Webinare und Schulungen genutzt werden können.

Zoom ist einfach zu verwenden und auf mehreren Geräten zugänglich. Es ermöglicht Ihnen, den Bildschirm während der Live-Konferenz in Echtzeit freizugeben, Ihre PPT-Dateien und Dokumentation zu präsentieren und mehreren Personen beizutreten, um Besprechungen zu beginnen. Die physische Distanz ist also kein Problem mehr.

Heute finden Sie die Zoom-App sowohl auf Mobilgeräten als auch auf dem Desktop. Selbst wenn Sie auf Tour sind, können Sie sofort an dringenden Besprechungen teilnehmen, wenn Sie nur über eine Internetverbindung verfügen.

Hauptfunktionen von Zoom:

• Führen Sie hochwertige Audio- und Videokonferenzen durch
• Legen Sie während des Meetings einen virtuellen Hintergrund fest
• Zeichnen Sie das Meeting im Cloud-Speicher auf
• Veranstalten Sie Webinare für ein großes Publikum
• Integrieren Sie einen Kalender zum Planen von Besprechungen
• Integration mit vielen Tools von Drittanbietern
• Wartezimmerfunktion
• Ermöglicht das Teilen von Dateien während Besprechungen
• Lassen Sie die Teilnehmer während des Meetings die Hand heben
• Beinhaltet Unterstützung für mehrere Geräte

9. Grammatik

Schreiben ist heutzutage ein wesentlicher Bestandteil fast jedes Jobs. Ohne eine gründliche Beherrschung der grammatikalischen Aspekte und des Satzbaus ist es für niemanden möglich, Grammatikfehler zu vermeiden, selbst wenn Sie sehr vorsichtig sind. Grammarly könnte in diesem Fall ein echter Retter sein.

Grammarly ist Ihr Schreibassistent. Es kann Ihnen erheblich dabei helfen, die Kommunikation zu optimieren und fehlerfreie Texte zu erstellen. Es überprüft sofort Grammatik, Rechtschreibung und Zeichensetzung, um Ihnen bei der Erstellung fehlerfreier Texte zu helfen. So können Sie sich Fehler ersparen.

Es kann Ihre Effizienz verbessern, indem es die Bearbeitung und Berichtigung schriftlicher Fehler automatisiert. Die Integration in verschiedene Plattformen, einschließlich Browser, E-Mail-Clients und Textverarbeitungsprogramme, ist einfach.

Hauptmerkmale von Grammarly:

• Erkennt den Ton und schreibt entsprechend dem Kontext
• Überprüfen Sie Plagiate auf Echtheit
• Vorschläge für mehr Klarheit und Prägnanz
• Kompatibel mit verschiedenen Plattformen
• Bietet Echtzeit-Feedback während des Tippens
• Kann Ihre Verkaufs- und Werbeexemplare überarbeiten
• Korrigiert Ihre Zeichensetzungsfehler
• Schlägt Synonyme vor

10. ChatGPT

Wir leben derzeit in einer Welt, die stark von künstlicher Intelligenz (KI) beeinflusst ist, die unaufhörlich zunimmt. Daher ist es für jeden von uns völlig unmöglich, voranzukommen und mit anderen zu konkurrieren, wenn wir KI nicht in unser tägliches Leben integrieren. Aber das Tool, das KI allen einfachen Menschen zugänglich gemacht und sie für alle unglaublich anpassungsfähig gemacht hat, ist ChatGPT.

ChatGPT kann E-Mails, Berichte, Ideen und sogar komplexe Problemlösungen für Sie schreiben und so wertvolle Zeit sparen. Dies ist besonders nützlich für Recherchezwecke, um lange Texte zu kürzen, schwierige Themen zu dekonstruieren und sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren. Sein größtes Verkaufsargument ist seine Flexibilität.

Sie können damit Ideen generieren, Rohentwürfe erstellen oder sogar ein Dokument Korrektur lesen. Wenn Sie mit KI noch nicht vertraut sind, beginnen Sie Ihre Reise mit ChatGPT.

Hauptfunktionen von ChatGPT:

• Bietet Antworten auf Ihre Fragen mithilfe der Verarbeitung natürlicher Sprache
• Kann beim Schreiben, bei der Bilderstellung, beim individuellen Support, bei der Übersetzung und mehr behilflich sein
• Einfach Codes zu schreiben und Fehler in Ihren Codefragmenten zu erkennen
• Hilfe beim Brainstorming und der Ideengenerierung
• Fassen Sie lange Texte und Artikel zusammen
• Vereinfacht schwierige Themen

Fazit: Welches sollten Sie wählen?

Wie bereits erwähnt, ist es ziemlich schwierig, alle notwendigen Features und Funktionalitäten in einem einzigen Tool zu finden. Aus diesem Grund sind die meisten Menschen, Teams und Büros auf mehrere Tools angewiesen. Darüber hinaus können auch die Aufgaben und Zwecke (Persona, Team, Büro usw.), für die Sie ein Tool suchen, in Betracht gezogen werden.

Hier ist also unser Vorschlag, der Ihren Denkprozess bei der Auswahl des besten Produktivitätstools beschleunigen kann.

• Entdecken Sie alle kostenlosen Tools, die für Ihr passendes persönliches Projekt und Teamprojekt verfügbar sind
• Verwenden Sie WP Project Manager, wenn Sie gerne eine webbasierte Projektanwendung ausführen
• Ziehen Sie den WP-Projektmanager in Betracht, wenn Ihre meisten Projekte auf WordPress laufen
• Nutzen Sie Slack für die Echtzeitkommunikation und integrieren Sie Google Meeting darin
• Integrieren Sie Google Kalender in Ihre Tools für den Veranstaltungsplan
• Verwenden Sie Zoom, wenn Sie Webinare veranstalten möchten, an denen viele Menschen teilnehmen können

Ich hoffe, diese Empfehlungen können Ihnen dabei helfen, die richtigen Tools auszuwählen und sich für diejenigen zu entscheiden, die für Ihre Projekte geeignet sind. Wenn Sie Fragen oder Meinungen haben, erwähnen Sie diese im Kommentarfeld unten.