5 Best Practices für die WooCommerce-Buchhaltung mit Vorteilen und besten Tools

Um Geschäfte auf der WordPress-Plattform zu tätigen, ist WooCommerce eine der besten verfügbaren E-Commerce-Lösungen. Es verfügt über ein integriertes Tool zum Sammeln genauer Geschäftsstatistiken und Transaktionsdaten. Dies kann für die Pflege Ihrer WooCommerce-Buchhaltungs- und Finanzunterlagen von Vorteil sein.

Es kann jedoch schwierig sein, diese Daten zu verstehen und sie in einen Buchhaltungssatz umzuwandeln. Manchmal verstehen viele Geschäftsinhaber möglicherweise nicht einmal die Erkenntnisse, die sie erhalten.

In diesem Blog zeigen wir Ihnen also, wie die WooCommerce-Buchhaltung Ihrem Unternehmen hilft, wie Sie sie mit Best Practices der Branche nutzen können, und Vorschläge für erforderliche Tools.

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Wie das WooCommerce-Buchhaltungssystem Online-Unternehmen zugute kommen kann

Ohne ordnungsgemäße Buchhaltungsberichte sind Sie möglicherweise nicht in der Lage, die Finanzunterlagen und den Cashflow zu beurteilen. Ohne diese Aufzeichnungen und Berichte zu verstehen, können Sie daher keine angemessenen Geschäftsentscheidungen treffen.

Um Ihre Einnahmen und Ausgaben zu verfolgen, verfügt das WooCommerce-Buchhaltungssystem über integrierte und stabile Buchhaltungsverfahren, die auch von Nicht-Buchhaltern leicht verständlich sind.

Mit Hilfe dieser Berichte und Daten können Geschäftsinhaber auf einfache Weise wichtige Buchhaltungsberichte erstellen und bei Bedarf die richtigen Entscheidungen treffen.

Lassen Sie uns ein paar Details aus dem WooCommerce-Plugin selbst erfahren und herausfinden, wie seine Buchhaltungsfunktion Ihre Finanzdaten optimiert.

Wenn Sie im WooCommerce-Plugin zu WooCommerce > Berichte gehen, finden Sie 4 Arten von Berichten. Sie können kategorisiert werden als –

1. Aufträge
2. Kunden
3. Aktie
4. Steuern

Aufträge

Auf dieser Registerkarte der WooCommerce-Berichte können Sie Umsatzberichte basierend auf Verkäufen nach Datum, Verkäufen nach Produkt, Verkäufen nach Kategorie, Gutscheinen nach Datum und Kunden-Downloads abrufen.

Anhand der Namen können Sie leicht verstehen, was sie bedeuten –

• Verkäufe nach Datum visualisieren einen Überblick über die Einnahmen aus Verkäufen.
• Unter Sales by Product können Sie sich einen Überblick über Ihre Verkaufsdaten verschaffen.
• Unter Produkte und Kategorien finden Sie Ihre meistverkauften Produkte und Kategorien.
• Coupon nach Datum zeigt die beliebtesten Coupons, die von Ihren Kunden verwendet werden.
• Kunden-Downloads zeigen, welche herunterladbaren Produkte/Dienstleistungen bestellt wurden.

Kunden

Auf der Registerkarte „Kunden“ können Sie die Berichte für „ Kunden vs. Gäste“ und „Kundenliste“ anzeigen. Es gibt eine Option zum Sortieren dieser Daten nach Jahr, letztem Monat, diesem Monat, letzten 7 Tagen und benutzerdefiniertem Datum.

Kunden vs. Gäste zeigt die Berichte von zahlenden Benutzern, die sich auf Ihrer Website registrieren, im Vergleich zu Gastbenutzern. Die Kundenliste zeigt nur registrierte Benutzer. Es besteht auch die Möglichkeit, nach bestimmten Kunden zu suchen.

Aktie

Auf dieser Registerkarte der WooCommerce-Berichte kann der Administrator auf Daten zum Inventar der Produkte/Dienstleistungen zugreifen. Es zeigt die Liste „Low in stock“, „Out of stock“ und „Most stocked“.

Steuern

Auf der Registerkarte „Steuern“ können Sie auf Berichte zu Steuern nach Code (Staat) und Steuern nach Datum zugreifen. nach Jahr, letztem Monat, diesem Monat und benutzerdefinierten Daten.

Mit all diesen Verkaufsinformationen, Couponnutzung, Steuersatz, Lagerbestand und Kundendaten kann das Generieren korrekter Buchhaltungsdaten zur Darstellung des Geschäfts viel einfacher sein. WooCommerce ermöglicht es Ihnen, diese Daten zu exportieren, um Sie bei Ihren Buchhaltungsbemühungen zu unterstützen.

Best Practices für die WooCommerce-Buchhaltung

WooCommerce bietet Ihnen viele Daten, um sich durch die Verarbeitung, Analyse und Zusammenfassung von Verkäufen zu arbeiten. So können Sie Ihr Geschäft mit den richtigen Buchhaltungsdaten effektiv verfolgen.

Aber diese Art der Datenverfolgung oder Analyse von Buchhaltungsstatistiken erfordert einen komplexen Prozess. Diese Aufgaben werden viel Zeit in Anspruch nehmen, es sei denn, Sie sind ein zertifizierter Buchhalter. Das bedeutet, dass Sie weniger Zeit haben, sich auf Ihr Geschäft zu konzentrieren.

Wenn Sie die Best Practices befolgen, mit denen viele Branchenführer vertraut sind, können diese Aufgaben viel einfacher als zuvor erledigt werden.

Wir haben sorgfältig 5 der Best Practices für die WooCommerce-Buchhaltung zusammengestellt. Tauchen wir ein –

1. Verknüpfen Sie WooCommerce mit dem WordPress-Buchhaltungs-Plugin

Sie denken vielleicht: „Ist es WooCommerce nicht möglich, sich um den gesamten Aspekt der Buchhaltung meines Unternehmens zu kümmern? Ich kann mich um mein Geschäft kümmern, indem ich einfach die WooCommerce-Statistiken überprüfe.“

Es ist völlig verständlich, so zu denken, aber Sie müssen bedenken, dass das Hauptaugenmerk von WooCommerce auf der Abwicklung des E-Commerce-Prozesses liegt. Während es wichtige Informationen für die Buchhaltung liefert, kann es bei der ordnungsgemäßen Meldung der Daten zu Ungenauigkeiten kommen.

Diese ungenauen Aufzeichnungen können Ihrem Unternehmen erheblichen Schaden zufügen. Wenn Sie kein Buchhalter sind, besteht eine höhere Wahrscheinlichkeit, dass die Führung von Transaktionsaufzeichnungen einen großen Teil Ihrer Zeit in Anspruch nimmt.

Diese Zeit kann besser genutzt werden, um Ihrem Unternehmen zu helfen, zu wachsen und sich auf andere Sektoren zu konzentrieren. Um Ihre Daten, Zeit und Mühe zu nutzen, kann ein gutes WordPress-Buchhaltungs-Plugin Ihre Buchhaltungseffizienz steigern! Hier sind einige der besten verfügbaren WP-Buchhaltungs-Plugins –

• WP ERP-Buchhaltung
• CBX Rechnungswesen und Buchhaltung
• QuickBooks Sync für WooCommerce
• Warenkosten

Sie könnten denken, dass diese Plugins teuer sind. In Wirklichkeit sind diese Plugins billiger als viele verfügbare WooCommerce-Buchhaltungserweiterungen. Zum Beispiel beginnt das WP ERP Accounting-Modul für nur 12,99 $/Monat!

Sie können diese Plugins verwenden, um sie in Ihre Website zu integrieren. Daten können automatisch importiert und aktualisiert werden, wenn Sie die Workflow-Automatisierung einrichten. Sie müssen sich nicht einmal um die manuelle Eingabe von Artikeln kümmern. Es besteht auch kein Risiko menschlicher Fehler bei der Eingabe von Daten oder möglicherweise fehlender wertvoller Informationen.

2. Steuerregeln konfigurieren

Die Konfiguration und Verwaltung steuerbezogener Arbeiten ist die komplexeste, aber wichtigste Arbeit in der Buchhaltung. Steuern sind ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens, aber dies ist der Teil, der den Eigentümern die schmerzhafteste Erfahrung bereitet.

Viele Unternehmen versäumen es, Steuern genau zu konfigurieren. Was verständlich ist. Angenommen, Sie sind in Kalifornien, USA, geschäftlich tätig. Sie haben die Steuer gemäß Ihrem Bundesland eingerichtet. Aber wenn Sie in Florida einen Verkauf getätigt haben, werden Sie aufgrund der unterschiedlichen Steuersätze in Florida einen ganz anderen Buchhaltungsbericht vorfinden.

Wenn Sie also Ihren Shop einrichten, ist es wichtig, die Steuer einzurichten und zu konfigurieren, damit Sie während der Steuersaison keine Probleme haben. Wenn Sie zusätzliche Plugins verwenden, wird dies viel einfacher, da sie über ein integriertes System für Steuereinstellungen verfügen.

Wenn Sie dies von WooCommerce aus tun möchten, gibt es ein ganzes Dokument über die Konfiguration bestimmter Steuereinstellungen in WooCommerce, das Sie durchsuchen können!

3. Verwenden Sie einen besseren Bestandsverwaltungsprozess

Eine gute Bestandsverwaltung kann Ihnen Zeit, Produkte und Buchhaltungsaufwand sparen. Im Inventar kann viel passieren. Produkte können beschädigt werden oder verfallen. Diese Situationen bedeuten einen Verlust für Ihr Unternehmen. Daher ist es notwendig, alle Produkte und deren Verbleib im Auge zu behalten.

Wenn Sie Ihre Lagerbestände, Abschreibungen oder Verluste im Zusammenhang mit Produktschäden in Ihren Buchhaltungsberichten nicht nachverfolgen, erhalten Sie keine genaue Prognose für Ihr Unternehmen.

Obwohl WooCommerce Ihre Lagerbestände verfolgt, gibt es keine Möglichkeit, einen echten Geldbericht über diese gelagerten Produkte zu finden. Daher ist es besser, ein Buchhaltungs-Plugin zu verwenden, um Ihren Bestand besser im Auge zu behalten.

4. Erstellen Sie wichtige Buchhaltungsberichte

Sie können wichtige Daten und Erkenntnisse von WooCommerce erhalten, aber die Berichterstattung aus Sicht des Buchhaltungszeitraums ist eine schwierige Aufgabe. Möglicherweise müssen Sie viele wichtige Berichte erstellen, z.

• Wachstumsbericht
• Verkaufsretourenbericht
• Kaufrückgabebericht
• Mehrwertsteuerbericht kaufen
• Probebilanz
• Ledger-Bericht
• Bilanz und vieles mehr

Aus WooCommerce-Berichten können Sie Daten über generische Verkäufe und exportieren
Steuerbericht, aber Sie erhalten die oben genannten Berichte nicht. Wir empfehlen Ihnen daher erneut, Ihre WooCommerce-Site in ein Buchhaltungssystem zu integrieren.

5. Pflegen Sie den automatisierten Workflow für sich wiederholende Aufgaben

Wenn wir Daten manuell eingeben, ist es normal, Fehler zu machen. Für die Buchhaltung können diese Fehler hohe Kosten verursachen. Daher ist es wichtig, sicherzustellen, dass Sie die Daten korrekt eingeben. Um dies zu vermeiden, können Sie einen Automatisierungsworkflow einrichten.

Es gibt viele Tools, die Ihnen helfen, einen automatisierten Workflow für den Buchhaltungsprozess aufrechtzuerhalten.

Leider gibt es innerhalb von WooCommerce nur sehr wenig Automatisierung. Wenn Sie beispielsweise eine neue Bestellung von Ihrer Website erhalten, sendet WooCommerce eine automatisierte E-Mail an Ihre Administrator-E-Mail. Diese E-Mails sind sehr einfach und es werden nicht viele Details angegeben.

Aber keine Sorge. Sie können dieses Problem lösen, indem Sie eine WooCommerce-Erweiterung hinzufügen, die Buchhaltungsmodule unterstützt, um die Aufgabe zu erledigen.

Die gute Nachricht ist, dass robuste Tools wie WP ERP, AutomateWoo, Quickbooks, HubSpot usw. zu den besten Lösungen gehören, nach denen Sie suchen können. Weil diese Tools die Automatisierung für Sie ermöglichen und gleichzeitig Ihre Finanzunterlagen korrekt halten.

Die Automatisierung bietet größere Möglichkeiten, da sie dazu beiträgt, Transaktions- und Routineaufgaben wie Dateneingabe, Buchhaltung und Compliance-Aufgaben zu reduzieren. Mit Hilfe von Plugins wie WP ERP können Sie diese Automatisierung ganz einfach in einer Minute einrichten!

Wie das Buchhaltungsmodul von WP ERP helfen kann, die Best Practices zu erreichen

Die meisten der bisher erwähnten Best Practices können mit einem Plugin eines Drittanbieters erreicht werden. Wir haben auch viele Plugins erwähnt, aber von all diesen hebt sich WP ERP von den anderen ab. So können Sie all dies mit dem Buchhaltungsmodul von WP ERP erreichen –

1. Einfache Integration mit WooCommerce

WP ERP hat eine ganze Erweiterung für WooCommerce. Mit der WooCommerce-Integrationserweiterung können Geschäftsinhaber ihre Website in WP ERP integrieren.

Sobald die Integration abgeschlossen ist, können Sie alle Daten und Bestellungen Ihrer Kunden synchronisieren. Ihre Verkaufsübersicht steht Ihnen zusammen mit Ihren Woocommerce-Datendetails zur Verfügung. Sie können sogar überprüfen, wer weniger oder mehr als einen bestimmten Betrag gekauft hat.

2. Steuerregeln konfigurieren

Das Buchhaltungsmodul von WP ERP verfügt über integrierte Steuerzonen, Steuerkategorien und Steuerbehörden für eine einfache Steuerkonfiguration. Wenn Sie nicht weiterkommen, helfen sie Ihnen mit vollständiger Dokumentation und Support.

Sie können sogar notwendige Berichte wie Umsatzsteuerberichte und Umsatzsteuerberichte automatisch erhalten!

3. Bestandsverwaltung

WP ERP verfügt über eine Inventarerweiterung, mit der Sie Ihren Lagerbestand besser im Auge behalten können als WooCommerce.

Sie können wichtige Daten wie Lagerbestände, Lagertransaktionen, Produktkategorien, Steuerkategorien und sogar Lieferantendaten abrufen, sofern auf Ihrer Website verfügbar. Sie können sogar detaillierte Berichte automatisch mit einem einfachen Klick auf eine Schaltfläche erstellen.

4. Wichtige Berichte erstellen:

Das Verwalten oder Erstellen neuer Berichte von Grund auf ist selbst für Profis eine schwierige Aufgabe. Die doppelte Prüfung auf Genauigkeit oder die Beibehaltung des richtigen Formats kann ein komplexer Prozess sein.

Mit WP ERP können diese Berichte ganz einfach per Knopfdruck erstellt werden.
Sie können Berichte erstellen wie –

• Probebilanz
• Ledger-Bericht
• Einkommenserklärung
• Mehrwertsteuer
• Bilanz
• Retourenbericht
• Verkaufsbericht
• Kaufbericht
• Erstattungen

5. Automatisierung wichtiger Buchhaltungsabläufe

Um zu zeigen, wie WP ERP bei der Automatisierung hilft, zeichnen wir ein Fallbeispiel –
Immer wenn ein Kunde Ihre Produkte oder Dienstleistungen kauft, müssen Sie ihm eine Rechnung ausstellen. Dies jedes Mal manuell zu tun, kann ein großer Aufwand sein, egal wie einfach es scheint.

Mit der Workflow-Erweiterung von WP ERP können Sie diesen gesamten Prozess automatisieren. Alles, was Sie tun müssen, ist Folgendes –

• Gehen Sie zu Workflow, um den Namen Ihrer Automatisierung und Verzögerungszeit auszuwählen.
• Bearbeiten Sie danach Ihre Triggeroptionen. Für diesen Fall müssen Sie das Modul Accounting auswählen. Die Veranstaltung wird ein „Hinzugefügter Verkauf“ sein.
• Jetzt haben Sie 4 Optionen als Aktion, aus denen Sie die Rechnungsaktion auswählen müssen. Schreiben Sie die E-Mail und wählen Sie aus, wie Ihre Rechnung aussehen soll.

Das ist es. Sie können einfach so einen Automatisierungsworkflow erstellen. Nachdem Sie die Automatisierung aktiviert haben, müssen Sie sich nie mehr um das manuelle Versenden von Rechnungen kümmern. Dies war nur ein Beispiel von vielen Anwendungsfällen.

Kritische Erkenntnisse für die WooCommerce-Buchhaltung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die richtige Einrichtung Ihrer WooCommerce-Buchhaltungssysteme Ihnen helfen kann, ein nachhaltigeres und profitableres Geschäft aufzubauen. Wenn Sie den Finanzfluss Ihres Unternehmens verstehen, können Sie gezielt Maßnahmen ergreifen, um Ihr Unternehmen weiter auszubauen.

Es mag bis zu einem gewissen Grad überwältigend aussehen. Wir empfehlen Ihnen daher, mit den folgenden Dingen zu beginnen –

• Lernen Sie die WooCommerce Reports-Daten kennen. Erkunden Sie alle Abschnitte/Tabs und sehen Sie, wie Ihr Unternehmen abschneidet.
• Verbinden Sie Ihre Website mit einem Buchhaltungs-Plugin oder einer vollständigen Unternehmensverwaltungslösung wie WP ERP. Auf diese Weise erhalten Sie zusätzlich zu den WooCommerce-Berichtsdaten zusätzliche Einblicke und Funktionen
• Lesen Sie die Steuervorschriften des Standorts Ihrer Zielgruppe. Richten Sie Ihre Steuer mit der richtigen Dokumentation ein. Nehmen Sie Hilfe an, wenn Sie sie brauchen.
• Behalten Sie Ihr Inventar im Auge. Überprüfen Sie regelmäßig Qualität und Quantität.
• Verstehen Sie, welche Art von Erkenntnissen Sie aus verschiedenen Buchhaltungsberichten erhalten. Dies wird dazu beitragen, bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen.
• Automatisieren Sie Ihre Buchhaltungsaufgaben. Vor allem die wiederkehrenden Aufgaben.

Wenn Sie diese Best Practices der Branche befolgen und anwenden, werden Sie sicherlich eine Veränderung in Ihrem Unternehmen feststellen!