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– 31. Mai 2023 Jedes Online-Unternehmen hat eine Website. Und die meisten Websites verfügen über ein Kontaktformular, über das Besucher mit dem Geschäftsinhaber oder Administrator in Kontakt treten können.
Kontaktformulare sind eine großartige Möglichkeit, Ihre Kunden und Interessenten zu unterstützen. Sie sind einfach zu erstellen und erschwinglich und können Ihnen dabei helfen, Ihren Kundenservice zu verbessern.
Allerdings kann die manuelle Beantwortung jedes eingereichten Formulars eine zeitaufwändige Aufgabe sein. Hier kommt die Automatisierung ins Spiel.
Durch die Automatisierung Ihrer Kontaktformularantworten können Sie viel Zeit und Mühe sparen. Es kann Ihnen auch dabei helfen, Ihren Kundenservice zu verbessern, indem sichergestellt wird, dass alle Anfragen zeitnah und korrekt beantwortet werden.
In diesem Blogbeitrag stellen wir einen KI-Hack für WordPress vor, der Ihnen dabei hilft, Ihre Kontaktformular-Antworten zu automatisieren, und zeigen Ihnen, wie Sie damit beginnen können.
Sie fragen sich vielleicht: „Was ist das große Problem bei der manuellen Verwaltung von Kontaktformulareinsendungen?“ Es geht einfach darum, Fragen per E-Mail zu beantworten.“
Aber es ist nicht so einfach, wie es aussieht.
Lassen Sie uns auf die Probleme eingehen, die dadurch verursacht werden können, und warum es wichtig ist, eine intelligentere Lösung zu finden.
Das manuelle Beantworten jeder einzelnen Formulareinsendung kann schnell zu einer nie endenden Aufgabe werden.
Dazu müssen Sie oder Ihr Team unzählige E-Mails durchsehen, die Informationen durchgehen und individuelle Antworten verfassen.
Ich verstehe es. Ihre Zeit ist kostbar, und wenn Sie sie für sich wiederholende Arbeiten aufwenden, kann Ihnen die Zeit geraubt werden, die Sie in strategische und geschäftswachstumsfördernde Aktivitäten investieren können.
Stellen Sie sich vor, Ihr Kunde sendet eine wichtige Anfrage über ein Kontaktformular, wartet sehnsüchtig auf eine Antwort und hört dann tagelang Grillen.
Nicht die beste Erfahrung, oder?
Manuelle Verwaltung führt oft zu Verzögerungen bei der Beantwortung von Formulareinsendungen, sodass Ihre Benutzer im Dunkeln tappen und möglicherweise ihr Vertrauen in Ihr Unternehmen schädigen.
In der heutigen schnelllebigen Welt erwarten Kunden eine schnelle und effiziente Kommunikation. Wenn Sie diese Erwartungen nicht erfüllen, können Sie wertvolle Chancen verlieren.
Haben Sie jemals eine automatisierte Antwort erhalten, die sich anfühlte, als wäre sie von einem Roboter geschrieben worden? Es ist nicht die angenehmste Erfahrung.
Bei der manuellen Verwaltung von Formularübermittlungen tappt man leicht in die Falle und sendet generische, einheitliche Bestätigungsnachrichten.
Aber seien wir ehrlich: Die Menschen möchten das Gefühl haben, gesehen und geschätzt zu werden.
Eine generische Antwort kann Ihren Nutzern das Gefühl geben, nur eine weitere gesichtslose Nummer in der Menge zu sein, was ihre Verbindung zu Ihrer Marke schwächt.
Nachdem wir nun die Probleme im Zusammenhang mit der manuellen Formularübermittlungsverwaltung aufgedeckt haben, ist es an der Zeit, die effektivste Lösung zu finden.
Die Antwort liegt in der Kraft von KI und Automatisierung !
Mithilfe von KI und Automatisierung können Sie einen Prozess einrichten, der Ihnen manuelle Arbeit erspart und Ihren Kunden ein besseres Erlebnis bietet.
Dieser Prozess umfasst zwei Schritte:
Sie können Automatisierungs-/Integrationstools verwenden, um Ihre Formularanwendung mit Ihren E-Mail-Versandanwendungen zu verbinden.
Dadurch können Sie automatisch eine E-Mail senden, wenn jemand Ihr Kontaktformular ausfüllt:
Der Screenshot oben zeigt einen Workflow, der mit SureTriggers, einem Automatisierungstool, erstellt wurde.
Gemäß dem Workflow können Sie sofort E-Mails senden, wenn jemand ein mit Beaver Builder erstelltes Kontaktformular ausfüllt.
Mit diesem Workflow können Sie E-Mails mit demselben Inhalt versenden, haben aber die Möglichkeit, Daten aus den Formulareinträgen hinzuzufügen und Informationen für jede E-Mail wie den Namen zu ersetzen.
Und um noch einen Schritt weiter zu gehen und Ihre E-Mail-Inhalte dynamisch und personalisiert zu gestalten, können Sie die Leistungsfähigkeit der KI nutzen.
Insbesondere OpenAI bietet Funktionen zur Sprachgenerierung, mit denen Sie jede Bestätigungsnachricht an den Einzelnen anpassen können, um ihm das Gefühl zu geben, wertgeschätzt und geschätzt zu werden:
Sie können ihren Namen einbeziehen, auf ihre konkrete Anfrage verweisen und ihnen Einblicke in die nächsten Schritte geben.
Das Ergebnis? Ein wirklich personalisiertes Erlebnis, das bei Ihren Benutzern einen bleibenden Eindruck hinterlässt.
Da Ihre Kunden nun davon überzeugt sind, dass ihre Anfrage gehört wurde, sollten sie auch so schnell wie möglich mit einer Antwort rechnen.
Auch hier ist die Automatisierung die Rettung!
Die Automatisierung hört nicht beim Versenden von Bestätigungs-E-Mails auf.
Es bringt die Zusammenarbeit auf die nächste Ebene, indem es Ihnen ermöglicht, Ihre Teammitglieder zu benachrichtigen, wenn ein neuer Formulareintrag eingeht.
Wenn Sie Slack verwenden, um mit Ihrem Team zu kommunizieren, können Sie sofort eine Kanalnachricht senden, damit die entsprechenden Personen in Ihrem Team auf die Anfrage des Kunden antworten können:
Durch die Implementierung dieser Benachrichtigungssysteme kann Ihr Team Leads umgehend nachverfolgen, Anfragen beantworten oder Aufgaben zuweisen.
Alles ohne die Notwendigkeit, manuell nach neuen Formularübermittlungen zu suchen.
Automatisierungstools arbeiten nach dem Konzept von Auslösern und Aktionen .
Auslöser sind Ereignisse, die einen Arbeitsablauf initiieren, z. B. das Ausfüllen eines Formulars oder der Kauf eines Produkts in Ihrem E-Commerce-Shop.
Bei Aktionen handelt es sich um Aufgaben, die ausgeführt werden, wenn ein auslösendes Ereignis eintritt. Zum Beispiel – das Erstellen einer Karte in Trello oder das Senden einer WhatsApp-Nachricht.
Ein vollständiger Satz von Auslösern und Aktionen wird als Workflow bezeichnet. Ein Beispiel ist das Senden einer WhatsApp-Nachricht, wenn jemand in Ihrem WooCommerce-Shop einen Kauf tätigt:
Die Terminologie für Workflow kann von Plattform zu Plattform unterschiedlich sein, das Konzept ist jedoch dasselbe.
Sobald Sie die Vorteile des Einsatzes von Automatisierungstools verstanden haben, stellt sich die nächste Frage: „Welches Automatisierungstool soll ich verwenden?“
Um Ihnen bei der Auswahl des für Ihre Anforderungen am besten geeigneten Automatisierungstools zu helfen, sind hier einige wichtige Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:
Wissen Sie, was Sie brauchen
Erstellen Sie eine Liste der Aufgaben, die Sie automatisieren möchten, z. B. Antworten auf Kontaktformulare oder das automatische Hinzufügen/Aktualisieren von E-Mail-Listen, das Hinzufügen von Kontakten zu CRM-Tools usw.
Denken Sie über alle sich wiederholenden Aufgaben in Ihrem Unternehmen nach und prüfen Sie, ob diese durch die Verknüpfung verschiedener Apps automatisiert werden können.
Einfach zu bedienen
Suchen Sie nach einem Tool, das benutzerfreundlich ist und keine fortgeschrittenen technischen Kenntnisse erfordert.
Es sollte über eine einfache Benutzeroberfläche und leicht verständliche Arbeitsabläufe verfügen. Insbesondere sollten keine Programmierkenntnisse von Ihnen erforderlich sein, damit jeder aus Ihrem Team es nutzen kann.
Verfügbare Integrationen
Prüfen Sie, ob das Tool eine Verbindung zu den Apps und Systemen herstellen kann, die Sie bereits verwenden, z. B. Ihren Formularerstellern, E-Mail-Marketing-Tools, E-Commerce-Plattformen, CRMs usw.
Sie sollten auch prüfen, ob sie neue Anwendungen zu ihrer Integrationsliste hinzugefügt haben.
Verfügbare Auslöser und Aktionen
Wenn die Automatisierungsplattform eine Verbindung zu den Apps herstellen kann, die Sie bereits verwenden, ist es wichtig zu prüfen, welche Auslöser und Aktionen für diese Apps verfügbar sind.
Wenn Sie beispielsweise Abonnenten zu Ihrer Mailchimp-Liste hinzufügen möchten, stellen Sie sicher, dass das Automatisierungstool über eine spezielle Aktion „Abonnent hinzufügen“ für Mailchimp verfügt.
Integrationen mit KI-Tools
Der Einsatz von KI in Ihren automatisierten Arbeitsabläufen kann den Prozess erheblich verbessern. Daher sollten Sie prüfen, ob die Integrationsplattform Integrationen mit Tools wie OpenAI bietet.
Funktionen zur Workflow-Anpassung
Stellen Sie sicher, dass das Integrationstool erweiterte Funktionen bietet, damit Sie automatisierte Arbeitsabläufe an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen können, z. B. Verzögerungen , Formatierer , Zeitpläne , Router usw.
Skalierbarkeit
Überlegen Sie, ob das Tool Ihren wachsenden Geschäftsanforderungen gerecht wird.
Das von Ihnen ausgewählte Tool sollte in der Lage sein, eine große Anzahl von Aufgaben effektiv auszuführen und Sie sollten in der Lage sein, mehrere Arbeitsabläufe ohne Hindernisse zu erstellen.
Bewertungen und Empfehlungen
Lesen Sie Bewertungen und Empfehlungen anderer Benutzer, um mehr über deren Erfahrungen mit verschiedenen Automatisierungstools zu erfahren.
Unterstützung
Prüfen Sie, ob das Tool über einen guten Kundensupport und eine hilfreiche Dokumentation verfügt. Möglicherweise benötigen Sie Hilfe, wenn Sie Fragen oder Probleme haben.
Preise
Berücksichtigen Sie abschließend die Kosten des Werkzeugs und was Sie für Ihr Geld bekommen. Achten Sie auf Mehrwert in Bezug auf Funktionen, Support und die Vorteile für Ihr Unternehmen.
Darüber hinaus können Sie prüfen, ob die Plattform eine kostenlose Testversion anbietet, damit Sie sie entsprechend Ihren Anforderungen testen und dann eine Entscheidung treffen können.
Stellen Sie sich vor, Sie haben Ihr Automatisierungstool ausgewählt und möchten nun automatisch personalisierte E-Mails versenden, wenn jemand ein Kontaktformular auf Ihrer Website ausfüllt.
Um diesen Prozess zu veranschaulichen, schauen wir uns als Beispiel die folgenden Tools an:
Lassen Sie uns nun näher darauf eingehen und verstehen, wie Automatisierungstools funktionieren, und dann den Prozess der Verbindung von SureTriggers mit Beaver Builder, OpenAI und Gmail erkunden, um den gewünschten Workflow zu erstellen!
Bevor wir mit der Einrichtung des automatisierten Workflows beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie über Folgendes verfügen:
Sobald Sie diese Konten bereit haben, können Sie sich bei Ihrem SureTriggers-Konto anmelden und alle Apps mit SureTriggers verbinden.
Um SureTriggers mit Beaver Builder zu verbinden, müssen Sie lediglich das SureTriggers-Plugin auf Ihrer WordPress-Site installieren, auf der Sie Beaver Builder verwenden.
Hier ist ein Video, das Ihnen hilft, den Installationsprozess zu verstehen.
Nach der erfolgreichen Installation und Aktivierung von SureTriggers auf Ihrer WordPress-Site wird Ihr SureTriggers-Konto zusammen mit den darauf installierten Plugins mit dieser WordPress-Site verknüpft.
Als Nächstes können Sie das Kontaktformularmodul von Beaver Builder verwenden, um beliebige Formulare zu Ihrer Website hinzuzufügen und als neues Modul zu speichern:
Durch das Speichern der Formulare als Module können Sie das Formular beim Einrichten des Beaver Builder-Triggers auswählen:
Wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie die Trigger einrichten, wird dies in diesem Artikel näher erläutert.
Der Prozess zum Verbinden von Web-Apps mit SureTriggers ist ziemlich einfach. Sie können einfach den unten beschriebenen Schritten folgen:
Nachdem Sie eine Verbindung zu OpenAI hergestellt haben, können Sie die gleichen Schritte ausführen, um eine neue Verbindung für Gmail und Slack hinzuzufügen:
Sobald OpenAI, Gmail, Slack und Beaver Builder mit Ihrem SureTriggers-Konto verbunden sind, können Sie mit der Erstellung Ihres Workflows beginnen.
So erstellen Sie diesen Workflow:
Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie den Prozess des Sendens einer Antwort an Formulareinreicher automatisieren und Ihr Team über neue Formulareinsendungen auf dem Laufenden halten.
Wenn Sie eine detaillierte Anleitung zum Erstellen dieses Workflows in SureTriggers und zum Zugriff auf eine vorgefertigte Workflow-Vorlage benötigen, lesen Sie diesen Artikel.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Integration von KI und Automatisierung in Ihre Geschäftsabläufe eine transformative Wirkung haben kann.
Die Automatisierung hat die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten, revolutioniert, und mit der KI im Bild hat sich das Spiel völlig verändert.
Die Nutzung der Leistungsfähigkeit von KI und Automatisierung kann für Ihr Unternehmen einen erheblichen Unterschied machen. Es hat das Potenzial, Ihre Arbeitsweise und das Erreichen Ihrer Ziele zu revolutionieren.
Durch den Einsatz dieser Technologien können Sie Prozesse rationalisieren, die Produktivität steigern und neue Wachstums- und Erfolgschancen erschließen.
Zögern Sie also nicht, die Möglichkeiten zu erkunden und die Vorteile von KI und Automatisierung in Ihren Geschäftsaktivitäten zu nutzen.
am 11. Juni 2023 um 22:52 UhrToller Beitrag! Die Automatisierung von Kontaktformularantworten ist ein entscheidender Faktor. Keine mühsamen manuellen Antworten mehr! Ich kann es kaum erwarten, diese KI-Hacks für ein besseres Kundenerlebnis auszuprobieren!
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Vielen Dank, Jennifer, dass du erklärt hast, wie das geht! Ich schreibe alle meine Antworten manuell zurück und das kann manchmal sehr zeitaufwändig und ermüdend werden. Ich werde das jetzt auf jeden Fall in meine Arbeit umsetzen.