6 Gründe, warum Board-Portale Ihr Geschäft verbessern

Wirtschaftsabschwung, beschleunigte digitale Transformation, Datensicherheit und Nachhaltigkeit sind nur einige Herausforderungen, denen sich Unternehmen im Jahr 2023 gegenübersehen. Daher kombinieren Unternehmen verschiedene Lösungen, um Herausforderungen zu meistern und einen Wettbewerbsvorteil zu wahren.

In diesem Beitrag stellen wir eine All-Inclusive-Software vor, die alle Lösungen in einer Flasche bietet – virtuelle Board-Portale . Statistiken zufolge wird sein Marktvolumen bis 2026 voraussichtlich 10 Milliarden US-Dollar überschreiten, was auf eine hohe Nachfrage seitens der Unternehmensführer hinweist.

Quelle: Verifizierte Marktforschung

Wenn Sie also Ihr Geschäft in allen Bereichen verbessern möchten, schauen Sie sich die Angebote eines Board-Portals an und integrieren Sie die Plattform entsprechend Ihren Anforderungen!

Was ist ein Boardportal?

Ein Vorstandsportal ist eine hochsichere Corporate-Governance-Plattform, die den Informationsaustausch, die Zusammenarbeit und die Kommunikation branchenübergreifend schützt und vereinfacht. Bei den Softwarenutzern handelt es sich in der Regel um leitende Angestellte, Sekretäre, Rechtsberater und den Vorstand von Organisationen.

Obwohl die Lösung ursprünglich hauptsächlich in stark regulierten Branchen implementiert wurde, wird sie mittlerweile in großem Umfang von weltbekannten Konzernen, mittelständischen Unternehmen, Kleinunternehmen, Start-ups und gemeinnützigen Organisationen genutzt.

Wie funktioniert ein Board-Portal?

Bevor wir erklären, wie ein Board-Portal Ihr Unternehmen verbessert, laden wir Sie ein, sich die Funktionsweise der Plattform anzusehen und ihre Möglichkeiten zu entdecken.

Dokumentenfreigabe

• Zentralisierte Dokumentenspeicherung. Die Board-Portal-Software ist ein sicherer und organisierter Ort zum Speichern von Board-bezogenen Dokumenten, einschließlich Finanzberichten, Sitzungsprotokollen und strategischen Plänen.
• Sichere Dateifreigabe. Benutzer können Daten ohne Risiko teilen, da die Lösung Datenschutz durch Benutzerberechtigungen, dynamische Wasserzeichen, Zeit- und IP-Zugriffsbeschränkungen und mehr bietet.
• Versionskontrolle und Dokumentverlauf. Benutzer können mehrere Versionen von Dokumenten verwalten, Änderungen überwachen und bei Bedarf auf den Versionsverlauf zugreifen.
• Offline-Zugriff und Synchronisierung. Sie können offline auf Dokumente zugreifen und Änderungen synchronisieren, wenn Ihre Internetverbindung wiederhergestellt ist.

Meetingmanagement

• Terminplanung. Für eine reibungslose Koordination von Besprechungen können Benutzer Besprechungen planen, Einladungen an Teilnehmer senden und die Kalenderplattformen ihrer Wahl integrieren.
• Erstellung und Verteilung der Agenda. Portale ermöglichen die Erstellung einer Tagesordnung, das Anhängen zugehöriger Dokumente und die Verteilung all dieser Informationen an die Teilnehmer vor der Besprechung.
• Sitzungsprotokolle. Sekretäre machen sich im Verlauf der Besprechung Notizen und die Software erstellt automatisch Besprechungsprotokolle.
• Verfolgung von Aktionselementen. Vorstandsmitglieder können ganz einfach Maßnahmen zuweisen, Fristen festlegen und den Fortschritt verfolgen, um die Verantwortlichkeit sicherzustellen.

Profi-Tipp : Erfahren Sie die besten Tipps zur Kalenderverwaltung für Assistenten der Geschäftsleitung und nutzen Sie Ihre Zeit am produktivsten.

Zusammenarbeit

• Benachrichtigungen und Warnungen. Die Plattform sendet automatisch Benachrichtigungen und Warnungen an relevante Benutzer. Auf diese Weise bleiben alle über die neuesten Updates auf dem Laufenden.
• Dokumentanmerkung und Zusammenarbeit. Board-Portale bieten benutzerfreundliche Kommentar- und Anmerkungstools, die eine effektive Zusammenarbeit und eine schnellere Entscheidungsfindung ermöglichen.
• Diskussionsforen und Chats. Vorstandsmitglieder nutzen Foren und Chats, um in Echtzeit zu diskutieren, Klarstellungen einzuholen oder Ideen auszutauschen.

Berichterstattung

• Analytik und Datenvisualisierung. Damit Sie datengesteuerte Entscheidungen treffen können, liefert die Software eine visuelle Darstellung des Teilnehmerengagements, Meeting-Statistiken und andere bahnbrechende Kennzahlen.
• Compliance- und Governance-Tracking. Mit der Softwarefunktionalität können Sie die Einhaltung von Vorschriften und internen Governance-Richtlinien überwachen. So können Sie ganz einfach Transparenz und Verantwortlichkeit erreichen.
• Buchungsprotokolle. Sie können die Nutzung der Plattform durch Vorstandsmitglieder überwachen und steuern, indem Sie alle ihre Aktionen verfolgen und so das Risiko von Fehlverhalten reduzieren.

Entscheidungsfindung

• Wählen. Mit benutzerfreundlichen Tools können Benutzer von jedem Ort aus online über Beschlüsse, Tagesordnungspunkte oder Entscheidungen abstimmen.
• E-Signatur. Alle Dokumente können sicher online unterzeichnet werden, wodurch Geschäfte und Arbeitsabläufe beschleunigt werden.
• Entscheidungsaufzeichnung. Die Software dokumentiert automatisch alle Entscheidungen und Abstimmungen. Auf diese Weise können Sie frühere Entscheidungen überprüfen und darauf verweisen.

Die Board-Management-Tools können je nach Anbieter variieren, die von uns aufgeführten Funktionen bilden jedoch die Grundlage dieser Plattform. Stellen Sie daher bei der Auswahl der Software sicher, dass Sie über alle genannten Funktionen verfügen.

6 Möglichkeiten, wie ein Board-Portal Ihr Unternehmen verbessern kann

Erfahren Sie jetzt mehr über die sechs Möglichkeiten, wie Board-Portale Ihre Geschäftsabläufe verbessern können. Anschließend können Sie bewerten, wie diese Vorteile mit Ihren Anforderungen übereinstimmen, um den Wert der Einführung einer Board-Portallösung zu ermitteln.

1. Ressourceneinsparungen

Teams reduzieren ihre Umweltbelastung und senken die Unternehmenskosten durch die Umstellung auf ein papierloses Board. Dies spart nicht nur wertvolle Ressourcen, sondern ermöglicht es dem Verwaltungspersonal auch , sich auf wichtigere Aufgaben als den Papierkram zu konzentrieren . So können Unternehmen beispielsweise Informationen schnell online an Vorstandsmitglieder an verschiedenen Standorten verteilen und lästige und zeitraubende Papppakete vergessen.

2. Eliminierte Sicherheitsrisiken

Zuverlässige Anbieter von Board-Software verfügen über erweiterte Sicherheitsfunktionen wie physisch gesicherte Rechenzentren, mehrschichtige Datenverschlüsselung, granulare Berechtigungen, Echtzeit-Datensicherung und strenge Zugriffsrichtlinien. All dies stellt sicher, dass niemand Ihre Daten stehlen kann und nur autorisierte Benutzer auf Arbeitsbereiche zugreifen können . Darüber hinaus entsprechen sichere Board-Portallösungen IS0 27001, DSGVO und HIPAA, was bedeutet , dass Ihr Unternehmen eine Reihe weltweit anerkannter, strenger Sicherheitsvorschriften und -standards befolgt .

3. Bequemlichkeit für Vorstandsmitglieder

Der kostenlose, aber sichere Zugriff auf Ressourcen von jedem Gerät aus bietet Vorstandsmitgliedern zusätzliche Flexibilität . Darüber hinaus entfällt dank der Softwarefunktionen die Notwendigkeit, den Überblick über E-Mail-Threads zu behalten oder Papierstapel zu durchsuchen . Schließlich stellen ständig aktualisierte Daten sicher, dass alle gut informiert sind , was effiziente Arbeitsabläufe, Aufgabenverwaltung, Besprechungsvorbereitung und Zusammenarbeit ermöglicht.

4. Verbesserte Compliance

Ein Board-Portal optimiert die Verwaltung von Arbeitsabläufen und sorgt gleichzeitig dafür, dass Dokumentpfade manipulationssicher, nachvollziehbar und versioniert sind . Es hilft Ihnen , interne Audits schneller und effizienter durchzuführen . Ein Vorstandsportal kann zudem dabei helfen , Compliance-Lücken zu erkennen und diese umgehend zu beheben . Auf diese Weise verringern Sie das Risiko finanzieller Strafen und rechtlicher Risiken bei Nichteinhaltung von Anforderungen.

5. Verbesserte Unternehmensführung

Ein engagierter, informierter und kooperativer Vorstand ist für die Verbesserung der Unternehmensführung von entscheidender Bedeutung. Somit ermöglicht eine Online-Lösung für Vorstandssitzungen besser verwaltete und produktivere Besprechungen und Arbeitsabläufe und bietet erweiterte Benutzerverwaltungs- und Nachverfolgungsfunktionen. Auf diese Weise können sich Direktoren auf missionsbezogene Angelegenheiten statt auf routinemäßige Verwaltungsaufgaben konzentrieren .

6. Höhere Effizienz bei Vorstandsaufgaben

Durch die Nutzung der Plattform können Vorstandsmitglieder an einem zentralen Ort auf In-App-Nachrichten, Aufgabenverfolgung, Dateifreigabe, historische Dokumente und persönliche Dashboards zugreifen. Diese Funktionen steigern das Engagement der Vorstände erheblich und optimieren die Zusammenarbeit .

Abschließende Gedanken

Wenn Sie nach einer effektiven Möglichkeit suchen, Ihre Geschäftsdaten sicher und effizient zu verwalten, könnte ein Board-Portal genau das Richtige für Sie sein. Diese Komplettlösung bietet eine Reihe von Tools und Funktionen zur Verbesserung der Zusammenarbeit, Dokumentenverwaltung, Aufgabenverfolgung und mehr. Das Beste an einem Board-Portal ist, dass es die Notwendigkeit mehrerer Software überflüssig macht und alles, was Sie brauchen, an einem zentralen Ort bereitstellt, was die Verwaltung und den Zugriff auf Ihre Geschäftsinformationen erleichtert.