كتابة رسائل بريد إلكتروني جذابة: دروس من أذكى العاملين في المكتب

أنت مايكل سكوت في طور التكوين. أعترف بذلك، لقد شاهدت The Office مرات أكثر مما يمكنك عده، وتضحك على الإحراج المضحك واللحظات المثيرة للإشمئزاز. لكن وراء الكوميديا، يمتلئ العرض بالدروس القيمة لأي شخص في مجال التسويق أو المبيعات. قد تعمل الشخصيات في شركة توريد ورق في سكرانتون، لكن تقنياتهم تنطبق تمامًا على صياغة رسائل البريد الإلكتروني التي تبيع.

قم بإلقاء النكتة: حركة توقيع مايكل سكوت

مايكل سكوت من المكتب هو ملك النكات السيئة والفكاهة المحرجة، لكنه دائمًا ما يفي بالكلمات الكوميدية التي يعد بها. يجب أن تفعل سطور موضوع بريدك الإلكتروني نفس الشيء. إذا وعدت القارئ بأنه سيتعلم "5 طرق لمضاعفة فتح البريد الإلكتروني"، فمن الأفضل أن تقدم ذلك بالضبط.

إن سطور الموضوع التي تبالغ في الوعود والنقص في الأداء لن تؤدي إلا إلى إحباط القراء والإضرار بمصداقيتك. كن واضحًا وموجزًا ​​في سطر الموضوع الخاص بك، مع التركيز على الفائدة الرئيسية أو الرسالة الرئيسية التي تريد نقلها. بعض الأمثلة مستوحاة من المكتب:

• "5 مقالب كلاسيكية من المكتب (لا يجب عليك فعلها أبدًا في العمل)"
• "ما علمني إياه مايكل سكوت عن التحدث أمام الجمهور (الجيد والسيئ والحرج)"
• "كيف تتجنب أن تكون توبي في مكتبك"

توضح سطور الموضوع هذه بوضوح ما يمكن للقارئ توقعه في محتوى البريد الإلكتروني. إنهم يثيرون الاهتمام بطريقة ممتعة ومترابطة لعشاق العرض. يجب أن يقدم محتوى بريدك الإلكتروني معلومات مفيدة أو وسائل ترفيه أو أدوات ترتبط مباشرة بالوعد الموجود في سطر الموضوع. حافظ على تركيز المحتوى الخاص بك وتجنب الخروج عن الظلال. انقر هنا لتتعلم التقنيات العملية لكتابة سطور موضوعية عالية الأداء.

دفء جيم هالبرت: بناء الثقة من خلال النغمة

جيم هالبرت من The Office هو سيد استخدام النبرة الدافئة والمحبوبة لبناء الثقة مع قراء بريده الإلكتروني. باعتبارك مؤلفًا لنصوص البريد الإلكتروني، يمكنك التعلم من أسلوب جيم.

بناء علاقة من خلال الدفء

تم تصوير جيم على أنه رجل طيب ومراعي وله نبرة دافئة. يظهر كشخص ترغب في تناول مشروب معه بعد العمل. من المعروف أن جيم محبوب وقد بنى الثقة مع الآخرين من خلال لهجته. سوف يثق بك قراؤك أكثر إذا كنت:

• استخدم كلمات مثل "نحن نقدر" و"نحن نهتم" و"نحن ملتزمون" عند وصف علامتك التجارية. يوضح هذا أنك تعطي الأولوية لعملائك.
• تسليط الضوء على التدابير الأمنية أو الضمانات أو السياسات التي تحمي القراء. على سبيل المثال، "يتم الاحتفاظ بمعلوماتك الشخصية بسرية تامة وفقًا لسياسة الخصوصية لدينا."
• شارك بعض التفاصيل من وراء الكواليس حول شركتك لتبدو أكثر شفافية. لكن لا تبالغ في المشاركة – حافظ على الأمور احترافية.
• أشكر القراء على أعمالهم والولاء. قل شيئًا مثل "نحن نقدر اختيارك لعلامتنا التجارية. دعمكم يعني الكثير بالنسبة لنا."

استخدم الفكاهة بشكل استراتيجي - لكن لا تبالغ في استخدامها مثل آندي

يعد آندي برنارد من The Office مثالًا مثاليًا لكيفية عدم استخدام الفكاهة في كتابة النصوص الخاصة بالبريد الإلكتروني. كانت نكاته محرجة، وفي توقيت سيئ، وفي كثير من الأحيان مسيئة. ولكن عندما يتم تنفيذها بشكل صحيح، يمكن أن تكون الفكاهة فعالة للغاية.

استخدم النكات المخصصة

قم بإلقاء نكات طريفة أو ملاحظات بارعة مصممة خصيصًا لجمهورك ومنتجك. على سبيل المثال، إذا كنت تكتب لتطبيق إنتاجي، يمكنك أن تقول "أساعدك على إنجاز المزيد منذ [سنة التأسيس]... وليس أننا نتفاخر أو أي شيء من هذا القبيل." تُظهر الفكاهة المستهدفة أنك تفهم عملائك وتجعل علامتك التجارية أكثر ارتباطًا.

تجنب أن تكون سخيفًا جدًا

رغم أن الفكاهة جيدة، فلا تبالغ فيها. النكتة العرضية رائعة، لكن لا تجعل كل جملة سخيفة. لا يزال عملاؤك يريدون معلومات مفيدة. انظر إلى مقالب جيم وبام مع دوايت للحصول على الإلهام. لقد كانت استراتيجية وليست ثابتة. يجب أن تكون روح الدعابة الخاصة بك هي نفسها.

احصل على رأي ثان

اطلب من أحد زملائك مراجعة مسودتك للتأكد من أن الفكاهة ستصل إلى المستوى المنشود. اشرح السياق واسأل عما إذا كانت أي أجزاء تبدو غير مناسبة أو قد تسيء إلى مجموعات معينة. قم بإجراء التغييرات حسب الحاجة. من الأفضل دائمًا أن تكون آمنًا بدلاً من المخاطرة بتنفير عملائك من خلال نكتة غير حكيمة.

منظمة أنجيلا مارتن: مفتاح التحويلات

أنجيلا مارتن من المكتب هي ملكة التنظيم. يمكن لأساليبها الدقيقة أن تعلمنا الكثير عن تصميم نسخة بريد إلكتروني فعالة.

هيكل واضح

ملفات أنجيلا ومكتبها وجدولها اليومي مرتبة بشكل مثالي. إنها تعرف بالضبط أين يوجد كل شيء في جميع الأوقات. يجب أن يكون لمحتوى بريدك الإلكتروني وتخطيطه بنية واضحة مماثلة. قم بتجميع الأفكار والأقسام ذات الصلة معًا تحت العناوين. استخدم قوائم مرقمة أو نقطية لتنظيم النقاط الرئيسية. اجعل من السهل على القراء متابعة قطار أفكارك.

إعطاء الأولوية للأهمية

تعطي أنجيلا مستويات من الأهمية لجميع مهامها ومسؤولياتها. في بريدك الإلكتروني، اجعل المحتوى الأكثر أهمية أو العبارات التي تحث المستخدم على اتخاذ إجراء أو الرسائل هي الأبرز. استخدم أدوات مثل حجم الخط واللون والمحاذاة لإنشاء تسلسل هرمي مرئي يسلط الضوء على الأولويات.

انتبه للتفاصيل

تلاحظ أنجيلا أصغر التفاصيل وتضمن أقصى قدر من الكفاءة في جميع مجالات عملها. قم بتدقيق بريدك الإلكتروني بحثًا عن أي أخطاء أو تناقضات قبل الإرسال. تحقق مرة أخرى من أن الروابط والصور والتنسيقات والمحتوى تعمل بشكل صحيح. إن اهتمامك الدقيق بالتفاصيل سيترك انطباعًا احترافيًا.

اتبع القوانين

تؤمن أنجيلا بقوة بالسياسة والبروتوكول و"القواعد". تأكد من أن نسخة بريدك الإلكتروني تتبع جميع القوانين المعمول بها وأفضل الممارسات المتعلقة بالخصوصية والشفافية والبريد العشوائي والتسويق. قم بمراجعة أي سياسات للشركة بعناية لضمان توافق المحتوى الخاص بك قبل التوزيع.

سحر مبيعات PAS وAIDA ودوايت شوت

دوايت شروت يعرف كيف يبيع. يمكنك أيضًا التفوق على منافسيك باتباع نصائحه. توفر أساليبه غير التقليدية، وأحيانًا تصرفاته الغريبة في المكتب، رؤى قيمة حول كتابة نسخة بريد إلكتروني مقنعة. وهو يستخدم أسلوبين ناجحين في المبيعات: PAS (حل المشكلة) وAIDA.

PAS: خلق مشكلة، وإثارة الأمور، وإنقاذ الموقف

دوايت هو سيد PAS. كثيرًا ما يخترع المشكلات ليجعل نفسه يبدو ضروريًا لحلها. بالنسبة لنسخة البريد الإلكتروني، ركز على المشكلة الحقيقية التي يحلها منتجك أو خدمتك. قم بوصف المشكلة بطريقة تلقى صدى لدى القراء وتجعلهم يومئون بالموافقة. ثم قم بإثارة إحباطهم من الوضع الراهن واجعل المشكلة تبدو غير محتملة. أخيرًا، قدم الحل الخاص بك باعتباره البطل الذي ينقذ الموقف.

AIDA: اجذب انتباههم، وأثار اهتمامهم، واجعلهم يرغبون، وادعوهم إلى العمل

يبقي دوايت الأشخاص منخرطين من خلال تقديم العرض. تصرفاته الغريبة لا تُنسى وتجعل الناس ينتبهون إليها، حتى لو لم يوافقوا عليها دائمًا! في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، اجذب الانتباه باستخدام سطر موضوع مثير للاهتمام وافتتاحية مقنعة. اجذب الاهتمام من خلال التركيز على الفوائد واستخدام لغة حية لمساعدة القراء على تخيل استخدام منتجك. خلق الرغبة من خلال الاستفادة من العواطف ومشاركة الاحتمالات المثيرة. قم بإصدار عبارة واضحة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء حتى يتمكن القراء من اتخاذ الخطوة التالية بسهولة.

تحدث بطريقة تحادثية، وليس مع شركات مثل بام بيزلي

مثل بام بيزلي من The Office، استخدم أسلوب المحادثة في كتابة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. تحدث إلى قرائك وكأنك تتحدث مع صديق، وليس بلغة الشركات الصارمة.

اجعلها غير رسمية

كانت رسائل البريد الإلكتروني التي أرسلتها بام دائمًا خفيفة وغير رسمية، حتى عند التواصل حول موضوعات العمل. لقد تحدثت بشكل طبيعي كما تفعل شخصيًا. سيقدر القراء لهجة غير رسمية وودية. قل "هذه هي تفاصيل اجتماعنا القادم" بدلاً من "من فضلك انظر أدناه للحصول على جدول الأعمال المتعلق باجتماعنا القادم".

مشاركة التفاصيل الشخصية

لتقوية تواصلك مع القراء، فكر في تضمين تفاصيل شخصية أو قصة، كما فعلت بام كثيرًا عند إرسال بريد إلكتروني إلى جيم أو أصدقائها. قل شيئًا كهذا: بينما كنت أقود سيارتي إلى العمل هذا الصباح، وجدت نفسي أفكر في إطلاق هذا المنتج الجديد وأود أن أشارككم بعض الأفكار. يساعد تضمين اللمسات الشخصية على بناء الألفة والثقة بين الأطراف المعنية.

إبداع العقيدة: التفكير خارج البريد الوارد

كريد براتون، ممثل ضمان الجودة في شركة Dunder Mifflin Paper Company، معروف بسلوكه غير التقليدي والغريب الأطوار. يمتد هذا إلى أسلوبه الفريد في كتابة البريد الإلكتروني. يفكر Creed خارج البريد الوارد وغالبًا ما تحتوي رسائل البريد الإلكتروني الخاصة به على محتوى غير متوقع وممتع، مما يجذب انتباه المستلمين.

عدم القدرة على التنبؤ

رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بـ Creed عشوائية وغير منتظمة. أنت لا تعرف أبدًا ما يمكن توقعه عندما ترى رسالة من Creed في بريدك الوارد. عنصر المفاجأة هذا يفاجئ القراء بطريقة جيدة ويجعلهم يرغبون في رؤية ما سيقوله Creed. في كتابة النصوص الخاصة بالبريد الإلكتروني، أضف بعض عدم القدرة على التنبؤ للحفاظ على تفاعل المشتركين. قم بإلقاء صورة مثيرة للاهتمام أو صورة ممتعة أو تعليق ذكي عندما لا يتوقعونها على الإطلاق.

الإيجاز

العقيدة تقدر الإيجاز. رسائل البريد الإلكتروني الخاصة به قصيرة ومباشرة، وعادةً ما تتكون من جملة أو جملتين فقط. لا يضيع الكلمات أو وقت القارئ. عند صياغة نسخة بريدك الإلكتروني، كن مقتضبًا. قم بتوصيل رسالتك بأقل عدد ممكن من الكلمات مع الحفاظ على قدرتك على الإقناع. اجعل الفقرات والجمل قصيرة وتجنب الإسهاب غير الضروري.

أصالة

تعكس رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بـ Creed صوته الفريد ولا تحاول التظاهر بخلاف ذلك؛ تجسد رسائله شخصيته الغريبة والغريبة بشكل مثالي، مما أكسب القارئ استحسانًا لأصالته. عند كتابة نسخة من البريد الإلكتروني، اسمح لشخصيتك الحقيقية بالتألق من خلال كونك على طبيعتك؛ تحدث مباشرة إلى جمهورك كما لو كنت تتحدث مباشرة مع الأصدقاء - وبهذه الطريقة سيتواصلون بشكل أوثق مع الرسائل الحقيقية أكثر من الرسائل المصنعة.

إتمام الصفقة، أسلوب المكتب

هل تريد أيضًا إبرام الصفقة بأسلوب Dunder Mifflin؟ كن أصيلاً ودع شخصية شركتك تتألق. يعد أسلوب Dunder Mifflin الغريب والجاد هو المفتاح لنجاح الشركة. أنت تريد الحفاظ على صورتك المهنية ولكن لا تخف من السماح بصوت شركتك الفريد وشخصيتها بالتألق.

سيكون القراء أكثر ارتباطًا بلمسة إنسانية من شركة مجهولة. يجب عليك تكرار العبارات التي تحث المستخدم على اتخاذ إجراء وطرحها بشكل واضح، مثل جدولة عرض توضيحي، أو بدء فترة تجريبية، أو إجراء عملية شراء فورية. اجعل الأمر سهلاً ومقنعًا لقراءك أن يقولوا "نعم!"

خاتمة

في لعبة البريد الإلكتروني، يقدم سحر المكتب غير التقليدي كنزًا دفينًا من الأفكار. بدءًا من سطور المواضيع القوية وحتى النغمات الدافئة والإبداع غير المتوقع، هناك الكثير لنتعلمه. لذا، دع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك تكون انعكاسًا فريدًا لعلامتك التجارية، وتحقق التوازن بين الاحترافية والشخصية الحقيقية. بفضل حكمة المكتب غير التقليدية، قم بصياغة رسائل بريد إلكتروني تأسرك وتتواصل وتبرم الصفقة في النهاية.