ما هو Scope Creep؟ أمثلة وطرق منعه

نشرت: 2022-07-15

يعد Scope creep مشكلة متفشية واجهها أي مقدم خدمة أو عامل مستقل تقريبًا أثناء التعامل مع المشروع. خاصة في مجال تطوير البرامج والمواقع الإلكترونية ، يمكن أن يكون لتسلل النطاق عواقب وخيمة على وقتك وإنتاجيتك وهوامش ربحك.

بصفتك مدير مشروع ، حتى تفهم نطاق المشروع الذي أنت على وشك الشروع فيه تمامًا ، لا يمكنك كبح أو إدارة زحف النطاق.

في هذه المقالة ، سوف نستكشف معنى زحف النطاق والأسباب الشائعة. سترى أيضًا أمثلة على زحف النطاق في إدارة مشروع موقع الويب والطرق العملية لتجنبه.

ما هو نطاق المشروع؟

كما يوحي الاسم ، يشير نطاق المشروع (أو نطاق العمل) إلى خطة العمل والخطوات والعمليات والتسليمات الرئيسية والمتطلبات اللازمة لبدء المشروع وإكماله. يعد وجود هيكل تقسيم العمل (WBS) لمشاريعك طريقة سهلة لتحديد جميع المواصفات والمعالم والأنشطة والتكلفة والميزانية والحدود والجدول الزمني للمشروع الذي يشكل نطاق المشروع.

كل هذا سيساعدك أنت وعميلك على تحديد نطاق المشروع قبل الشروع فيه. من الأفضل أن يتم تقليص هذا إلى بيان مشروع يكون بمثابة تذكير سهل مع تقدم العمل في المشروع.
قد لا يؤدي الفشل في تحديد نطاق مشروعك في مقابلات العملاء إلى زحف النطاق فحسب ، بل إلى منتج نهائي يختلف تمامًا عما تصوره العميل.

ما هو Scope Creep؟

زحف النطاق ، المعروف أيضًا باسم زحف الميزة ، هو طلب إضافة أو انحراف عن النطاق الأصلي للمشروع. هذا لا يعني أن التغييرات في النطاق غير مرحب بها. لكنك تحتاج إلى كبح طلبات التغيير هذه بحيث تظل متوافقة مع نطاق المشروع حيث تؤثر هذه التغييرات على جدول المشروع والموارد والميزانية والإنتاجية والوقت والتكلفة.

يصبح زحف النطاق غير محتمل بشكل خاص عندما يضيف العملاء أو أصحاب المصلحة ميزات أو متطلبات جديدة للمشروع بعد بدء المشروع. قد يكون هذا ضارًا عندما يُتوقع من فريقك إكمال المشروع ضمن الجدول والميزانية والموارد الأصلية.

يشبه إلى حد كبير معنى كلمة creep ، فإنه يبدأ عادةً بطلبات ثانوية تؤثر تدريجياً على الغرض من المشروع وتسبب لك مشاكل. يمكن للتغييرات غير الخاضعة للرقابة في نطاق المشروع أن تجعلك تتجاوز الميزانية بسهولة. سيؤثر هذا على هامش ربحك ، وسيؤدي إلى تفويت المواعيد النهائية ، ويجعلك تنحرف عما يريده العميل حقًا. كل هذا يمكن أن يكون كارثيًا على سمعتك.

إذا لم تحدد نطاق مشروعك بدقة ، فمن السهل أن يتخطى مشروعك توقعاته الأصلية.

الأسباب الشائعة لزحف النطاق

يحدث زحف النطاق لعدة أسباب ويمكن أن ينشأ كخطأ من جانب العميل أو فريق المشروع. يمكن أن يؤثر زحف النطاق على مصممي الويب والمطورين ورجال الأعمال. فيما يلي بعض الأسباب الشائعة لزحف النطاق.

نطاق المشروع الغامض أو غير المحدد

يعد عدم الوضوح في تعريف نطاق المشروع هو أسهل طريقة لتشجيع زحف النطاق. بصفتك مدير مشروع ، يجب أن تفهم العمليات والمتطلبات اللازمة لإكمال المشروع. خلاف ذلك ، سينحرف المنتج النهائي عن نوايا عميلك.

في بعض الأحيان يقع اللوم على العملاء في غموض نطاق المشروع لأنهم لا يملكون فكرة محددة عما يريدون. يتطلب الأمر الاتصال المناسب لإدارة المشروع لتوجيه مثل هذا العميل إلى رؤية واضحة. العميل "الذي يرغب في اكتشاف ذلك" أثناء تقدم المشروع هو علامة واضحة على زحف نطاق محتمل في المستقبل.

تجنب ممارسات إدارة المشروع

أن يكون لديك نطاق مشروع وممارسة إدارية شيء ، لكن الالتزام بهذه الممارسة شيء آخر. إن تجنب ممارسات إدارة المشروع الخاصة بك لطلبات التغيير الطفيف من شأنه أن يشجع على زحف النطاق.

على سبيل المثال ، يطلب منك العميل إجراء تغيير طفيف في ألوان السمات لصفحة الويب. لن يستغرق مثل هذا التغيير ساعة حتى يتم تنفيذه ، لذا قد تميل إلى تنفيذه خارج الممارسات المتبعة. ومع ذلك ، فهذه هي الطريقة التي ينزلق بها زحف النطاق ويمكن أن يتراكم بمرور الوقت.

سيساعدك اتباع ممارسات إدارة المشروع أيضًا على إبقائك على المسار الصحيح مع منع طلبات الميزات المعتمدة من انحراف المشروع عن الهدف الأصلي.

اتفاقيات غير موثقة أو غامضة

يعد تقليل جميع المراسلات والاتفاقيات مع العميل كتابةً طريقة رائعة للحد من زحف النطاق. تتمثل إحدى الطرق السهلة لتوثيق اتصالاتك مع العملاء في ضمان إجراء الاتصالات المهمة عبر رسائل البريد الإلكتروني وليس من خلال المكالمات. أو عن طريق طلب الاتفاقات التي يتم التوصل إليها من خلال الاجتماعات والمكالمات الفعلية يتم إعادة تأكيدها من خلال رسائل البريد الإلكتروني.

أيضًا ، يعد وجود عقد مرن يحتوي على الشروط والأحكام والالتزامات المتفق عليها بشكل متبادل لمشروعك طريقة رائعة لضمان الوضوح وتثبيط طلبات الميزات غير الضرورية من العملاء. لكن تأكد من أن جميع الوثائق لا لبس فيها ولا لبس فيها حتى لا يكون لدى أي من الأطراف أي انطباع مضلل.

عملية غير منظمة لطلب الميزة

عادة ما يكون التغيير أثناء المشروع أمرًا لا مفر منه. بصفتك مدير مشروع خبير ، فإن خلق مساحة للتحسين أمر عملي. يجب أن يتماشى أي طلب ميزة مع العمليات التي تضمن احتساب التكلفة والموارد والوقت.

بصرف النظر عن طلبات العملاء ، قد تركز فرق المشروع أحيانًا على إضافة ميزات إضافية لإقناع العملاء. يجب أن يتبع ذلك القنوات المناسبة للتأكد من أنها لا تأتي بنتائج عكسية وتكلفك المال والوقت.

تأكد من جعل عملية الإضافات مرنة بحيث لا تقمع الإبداع ولكنها لا تزال تحد من زحف النطاق. سيؤدي الهيكل المناسب لدمج الطلبات إلى القضاء على التأخيرات غير المرغوب فيها والعملاء غير الراضين.

أصحاب المصلحة المتعددين في المشروع بدون أهداف بالإجماع

يحدث هذا السبب في زحف النطاق عادةً عندما يكون لدى العميل عدة أشخاص يشرفون على جوانب مختلفة من المشروع. عادة ، سيكون لكل شخص أفكار أو وجهات نظر مختلفة حول كيفية تنفيذ المشروع.

هذه حالة كلاسيكية لوجود "عدد كبير جدًا من الطهاة في المطبخ" إذا لم تتم إدارتها بشكل صحيح. عندما يكون لدى العميل عدة أشخاص يتمتعون بصلاحيات اتخاذ القرار بشأن مشروع ما ، يجب أن يكونوا في رؤية موحدة لتجنب مشاكل زحف النطاق.

بصفتك مدير مشروع ، يجب أن تكون على دراية بهذا الخلاف وتضمن التآزر بين أصحاب المصلحة قبل الشروع في أي طلب تغيير من أحد أصحاب المصلحة.

تشمل الأسباب الأخرى ما يلي:

  • عدم وجود بيان المشروع
  • مقابلة العميل غير رسمية وغامضة
  • ميزانية غير واقعية وإطار زمني
  • التغيير في إدارة الشركة العميلة
  • رؤية العميل غامضة أو غامضة
  • إدارة المشروع غير الفعالة
  • فجوات التواصل مع العميل

أمثلة على Scope Creep

على الرغم من أن زحف النطاق يأتي عادةً كطلبات تغيير غير معتمدة ، فإن هذا ليس هو الحال دائمًا. يمكن أن تتسبب الطلبات المصرح بها أيضًا في حدوث نفس المشكلات إذا لم يتم التعرف على نطاق التسلل في وقت مبكر.
فيما يلي ثلاثة أمثلة على زحف النطاق لمساعدتك على تحديدها في سيناريوهات عملية.

مثال 1: المحتوى المتوقف

ضع في اعتبارك أن شركة التجارة الإلكترونية تتعامل مع شركة تطوير مواقع الويب الخاصة بك لإنشاء موقع WordPress على الويب. لقد أجريت مقابلة مع العميل وتمت الموافقة على نطاق المشروع من قبل الطرفين. لقد قدمت أيضًا إجراءً لطلب تغيير طفيف ، إذا لزم الأمر.

ومع ذلك ، في متطلبات مشروع الويب ، أصر العميل على توفير محتوى موقع التجارة الإلكترونية ورفض استخدام خدماتك الإضافية لتوفير محتوى موقع الويب. من المتوقع أن يتم إطلاق الموقع في غضون شهرين. يتم تحديد موعد تسليم المحتوى من قبل العميل قبل 3 أسابيع من الإطلاق.

فشل العميل في تسليم محتوى الويب في الموعد المحدد. لم يكن هناك اتصال من العميل حتى 5 أيام قبل الإطلاق المقرر. يتواصل العميل أخيرًا ويتابع طلبًا لتطوير محتوى الويب ومراجعته ، مع آثار التكلفة المتوقعة ولكن بدون تمديد في تاريخ الإطلاق المحدد.

هذا هو التسلل في النطاق وإذا تمت الموافقة عليه فمن المحتمل أن يكون له عواقب مماثلة لتلك التي لم تتم الموافقة عليها. ما لم يكن هناك اعتبار كبير في تسليم وقت المشروع ، فإنه سيضع ضغطًا على إنتاجيتك ومواردك البشرية وتأخير الإطلاق المحتمل.

مثال 2: مطار دنفر الدولي

الآن إلى مثال واقعي عن زحف النطاق: ملحمة مطار دنفر الدولي (DIA). إنه مشهور جدًا لأنه يوضح مدى خطورة زحف النطاق. شهد مشروع المطار لإنشاء نظام آلي بالكامل لمناولة الأمتعة أكثر من 2000 تغيير في التصميم. المشروع ، أثناء الانتهاء منه بعد 16 شهرًا من الموعد المقرر وبزيادة 250٪ عن الميزانية ، لا يزال يفشل في النهاية.

كان السبب الرئيسي لتسلل النطاق في مراحل التصميم هو عدم إشراك جميع أصحاب المصلحة المعنيين في مراحل التخطيط ، مثل شركات الطيران. فشل نظام مناولة الأمتعة أيضًا بسبب تجاهل مخاوف المشروع الأساسية.

من هذا ، يمكننا ملاحظة الهفوات من كل من العميل وفريق المشروع. يجب على مديري المشروع إعطاء الأولوية لإنشاء هيكل تقسيم العمل (WBS) عند إنشاء نطاق المشروع. من الضروري ، كما رأينا في هذا المثال ، أن يكون العميل وجميع أصحاب المصلحة على نفس الصفحة قبل المتابعة.

مثال 3: مراجعات التصميم

فكر في عميل يحتاج إلى تصميم موقع الويب الخاص به ولكن ليس لديه أي فكرة على الإطلاق عن الشكل الذي يجب أن يبدو عليه المنتج النهائي. يقول العميل "عندما أرى ما يعجبني ، سأعرف" بينما لا يساهم بأي شيء نهائي في عملية التخطيط.

في مرحلة التصميم ، تقوم بإرسال التصميمات الحالية إلى العميل ، وهو غير راضٍ حيث لا يبدو أن شيئًا يجسد ما يحبه. يستمر العميل في طلب مراجعات على التصميم ، مما يؤدي إلى إحباط المشروع بأكمله. بعد أيام قليلة من الإطلاق المتوقع ، تتم الموافقة على التصميم ومن المتوقع أن تستمر في تسليم موقع الويب في الوقت المناسب للإطلاق.

من هذا المثال ، من الواضح أن التعليمات الغامضة من العميل لا بد أن تؤدي إلى زحف النطاق الذي يأتي في شكل مراجعات لا نهاية لها. هذا يحبط إنتاجيتك ومواردك مع احتمال حدوث تأخير.

كيفية تجنب زحف النطاق

يعد زحف النطاق أحد الأسباب الرئيسية لتجاوز المشاريع للميزانية والتأخير ؛ على وجه الخصوص ، في مجال البرمجيات وتصميم مواقع الويب وعالم التطوير. من خلال كبح التغييرات غير المصرح بها على الأقل ، ستشهد مشاريعك تحسنًا كبيرًا في الإنتاجية ، وهوامش الربح ، وإدارة الوقت. يتيح لك هذا متسعًا من الوقت لتلبية طلبات التغيير الأساسية من العملاء.

فيما يلي أفضل 5 طرق لمنع زحف النطاق من تدمير مشاريعك:

1. احتفظ بسجل لمتطلبات المشروع

على الرغم من أنه يبدو بديهيًا ، إلا أن توثيق متطلبات المشروع من العملاء لا يتم دائمًا. يتيح لك الاحتفاظ بسجل لمتطلبات مشروعك تحديد نطاق مشروعك بوضوح.

ابدأ باستشارة العميل لمعرفة ما يحتاجه العميل. بمجرد قيامك بتوثيق متطلبات المشروع من اجتماع العميل الخاص بك ، تأكد من مشاركته مع جميع الأطراف المعنية. يجب أن تحتوي الوثيقة أيضًا على جميع المعلومات اللازمة لتتبع تقدم المشروع.

لاحظ أنه يجب ترتيب المتطلبات حسب الأولوية وفقًا لأهميتها ، حيث قد لا تكون جميع المتطلبات ممكنة. يساعد هذا في إبقاء فريقك تحت المراقبة من خلال منعهم من إضاعة الوقت في التركيز على مهام غير مهمة أو مستحيلة.

2. إعداد إجراء طلب التغيير

بغض النظر عن مدى جودة إعداد نطاق مشروعك ، فمن العملي فقط توقع حدوث تغييرات مع تقدم المشروع. لهذا السبب يجب عليك تضمين البنود التي تنص على إجراءات طلب التغيير في عقودك مع العملاء.

سيساعدك إجراء طلب التغيير هذا على إدارة احتمالية زحف النطاق غير المتوقع. ولكن لكي ينجح هذا ، يجب الالتزام بالإجراء بدقة. خلاف ذلك ، تصبح هذه العملية عديمة الفائدة. قم أيضًا بتضمين التكلفة المناسبة والآثار الزمنية لطلبات التغيير لتثبيط الطلبات التافهة من العملاء والحفاظ على هوامش الربح.

يعد إعداد هذا الإجراء أمرًا سهلاً للغاية بمجرد تقديم الطلب. خطوات الإجراء الأساسية هي المراجعة والموافقة أو الرفض ، والتأسيس لمتابعة . لا تخف من قول "لا" لتغيير الطلبات عندما يتطلب الموقف ذلك. ومع ذلك ، اشرح بوضوح أسباب عدم منح طلب معين وتقديم البدائل.

3. إشراك أصحاب المصلحة في عملية نطاق المشروع

التواصل الجيد مع جميع أصحاب المصلحة ضروري عند إنشاء نطاق المشروع. بصفتك مدير مشروع ، من الضروري أن تؤكد أنك جمعت وفهمت جميع متطلبات أصحاب المصلحة. من خلال مشاركة وثائق المتطلبات الخاصة بك مع أصحاب المصلحة ، فإنك تقضي على أي ارتباك محتمل في وقت لاحق. لذلك ، خذ وقتًا كافيًا لمراجعة نطاق المشروع قدر الإمكان.

تأكد أيضًا من فهم مختلف أصحاب المصلحة للإجراءات والآثار المترتبة على طلب تغيير الميزة بعد الانتهاء من نطاق المشروع. عدم إشراك أصحاب المصلحة يمكن أن يفسد المشروع ، حيث يمكن لأصحاب المصلحة تقديم طلبات رئيسية أثناء تطوير المشروع. وإذا كان أصحاب المصلحة غير متوفرين عادةً للمساهمة بشكل كبير في نطاق المشروع ، فمن المستحسن إرسال تذكيرات منتظمة أثناء تقدمك في المشروع.

4. حمل أعضاء فريق المشروع جنبا إلى جنب

بقدر ما هو مهم لإبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع ، فإن التأكد من إبقاء أعضاء فريقك في الحلقة أمر مهم بنفس القدر. يجب أن يكون أعضاء الفريق على دراية بإجراء طلب التغيير وكيف سيؤثر عليهم.

هناك ميل لأن يأتي زحف النطاق من أعضاء فريقك للإفراط في التسليم وإثارة إعجاب العملاء. من خلال التأكد من أن أعضاء الفريق على دراية بنطاق المشروع وبيانه ، يمكنك منعهم من المبالغة في ذلك. بهذه الطريقة ، لن تحيد عن بيان المشروع المتفق عليه من خلال التغييرات غير المصرح بها من جانبك.

5. كن استباقيًا

واحدة من أفضل الطرق لتجنب زحف النطاق هو توقع المجالات التي قد تنشأ في المشروع. ثم ضع طرقًا لكبح هذا الزحف في النطاق. من خلال كونك استباقيًا ، فإنك تظل متقدمًا على التغييرات المحتملة ولا تندهش من تغييرات اللحظة الأخيرة من العملاء.

في بعض الأحيان ، تكون طلبات التغيير معقولة ويمكن التنبؤ بها. بصفتك مدير مشروع استباقي ، يمكنك اقتراح هذه التغييرات لتأكيد العميل وأصحاب المصلحة في وقت مبكر. بدلاً من الانتظار حتى يطلب العملاء هذه التغييرات لاحقًا في المشروع حيث قد يكون ذلك غير مريح للغاية.

كما هو الحال في المثال 1 ، بصفتك مطور ويب حيث من الواضح أن العميل قد يتأخر في توفير محتوى موقع الويب ، يمكنك أن تكون استباقيًا ويتم إعداد المحتوى وإرساله إلى العميل للتأكيد. لتجنب طلبات اللحظة الأخيرة التي من شأنها تمديد جدول المشروع أو تكلفتك أكثر بشكل ملحوظ لاحقًا.

تغليف

يعد زحف النطاق أحد الأسباب الرئيسية لفشل معظم المشاريع أو حدوث تأخيرات وارتفاع في التكاليف. من المهم كمدير مشروع أن تفهم ليس فقط تأثير زحف النطاق ولكن أن تكون قادرًا على تحديده ومنعه قبل حدوثه. التغييرات أثناء المشروع ليست سيئة بطبيعتها ؛ ومع ذلك ، يجب فحصها وإدارتها حتى لا تخرج عن مسار المشروع وتؤخره عن هدفه.

ضع في اعتبارك أسباب وأمثلة زحف النطاق التي تمت مشاركتها في هذه المقالة. سوف يساعدك على التعرف على الأنماط كلما ظهرت. ثم يمكنك تطبيق واحدة من أفضل 5 طرق لتجنب زحف النطاق في مشروعك التالي.

احصل على محتوى المكافأة: كيفية الحصول على محتوى موقع الويب من العملاء
انقر هنا