ما هو نطاق العمل؟

نشرت: 2022-07-07

العمل مع العملاء ليس بالأمر السهل. أحد الأسباب الرئيسية لتدهور العلاقة مع العميل هو وجود خلافات حول الخدمات التي من المفترض أن يتلقاها العميل. أنت بحاجة إلى أداة تنص بوضوح على الخدمات التي ستقدمها لهم. هذه الأداة تسمى نطاق العمل.

هل سبق لك أن وجدت نفسك تقوم بعمل إضافي غير مدفوع الأجر لأحد العملاء أو تم اتهامك بعدم إعطائهم عملًا كافيًا مقابل ما وافقوا عليه؟

يحدث هذا غالبًا ، لا سيما في المهن الرقمية مثل تصميم الويب وتطويره.

قد يعتقد العملاء أنه من السهل عليك إضافة عمل إضافي ويتوقعون منك القيام بذلك دون إشعار مسبق أو بدون تعويض. في أوقات أخرى ، يشعرون بالارتباك بشأن ما تم تضمينه في خدمة معينة. من حين لآخر ، ستحصل على عميل يحاول فقط العمل معك للحصول على أكبر قدر ممكن من العمل المجاني.

لمنع مشاكل العميل هذه ، أنت بحاجة إلى نطاق عمل. في هذه المقالة ، سنشرح ماهية نطاق العمل ، ولماذا تحتاج إلى واحد ، وكيفية إنشاء واحد.

ما هو نطاق العمل؟

نطاق العمل هو اتفاق على العمل الذي سيتم القيام به داخل المشروع. إنها توضح بالتفصيل ما سيتم القيام به ، ومتى سيتم القيام به ، وكيف.

يحدد نطاق العمل حدود الخدمة وقيودها.

نطاق العمل مقابل بيان العمل

غالبًا ما يتم الخلط بين نطاق العمل وبيان العمل ، خاصة وأن كلاهما لهما نفس الاختصار - SoW. لكن هذه المصطلحات ليست مترادفة.

يحدد نطاق العمل الخدمات التي يتم إجراؤها ، جنبًا إلى جنب مع المهام الفردية التي سيتم إكمالها لتحقيق هدف المشروع.

بيان العمل هو مخطط مشروع أوسع وأشمل ووثيقة لإدارة المشروع. يحتوي على كل ما يتعلق بالعمل الذي سيتم القيام به. يمكن أن يتضمن بيان العمل أشياء مثل معلومات المقاول من الباطن أو متطلبات السفر. عادة ما تتم مشاركة هذه الوثائق مع أصحاب المصلحة أكثر من نطاق العمل.

مجال العمل

ما سبب أهمية نطاق العمل؟

نطاق العمل ينقل العملاء بإيجاز ما سيحصلون عليه منك وكيف تعمل. هذان الشيئان حاسمان.

يمكن استخدام نطاق العمل لتثقيف العملاء حول عمليتك الداخلية. إنها أفضل طريقة للتأكد من أنك على نفس الصفحة. ويمكن أن يوفر لك الكثير من الوقت والصداع.

هل تريد منع العملاء من سؤالك باستمرار عن مقدار ما أنجزته ومتى يمكنهم توقع نتيجة؟ اكتب نطاق عمل مفصل.

كما أنه يمنع زحف النطاق وشكاوى ما بعد الخدمة من خلال إثبات موافقتهم على مجموعة محددة بوضوح من الخدمات والمهام. إذا كنت ترغب في ذلك ، يمكنك تضمين طريقة لهم لإضافة خدمات إضافية.

يمكنك إنشاء نسخة مجردة تفصل ببساطة بعض الخدمات والمهام. أو يمكنك إنشاء واحدة أكثر توسعية تشارك المواعيد النهائية للموافقة.

هل أحتاج إلى نطاق عمل؟

نعم. إذا كنت تقدم خدمات إلى عميل ، فيجب أن يكون لديك وثائق تحدد بالضبط الخدمات التي تقدمها له ، ومدى هذه الخدمات وحدودها ، وكيف ستقدمها. لا يتم تغطية هذه المعلومات في العروض أو العقود.

يجب تنفيذ نطاق عمل لكل خدمة - حتى لو كانت خدمة متكررة لعميل طويل الأجل. ليس من المعقول أن تتوقع أن يعرف العميل أو يتذكر كل تفاصيل عمليتك. سيبقي هذا الأمور احترافية ويدعمك في حالة حدوث خطأ ما.

العمل بدون نطاق عمل هو إعداد نفسك للفشل.

ماذا يجب أن يشمل نطاق العمل؟

يمكن تخصيص نطاق العمل ليناسب خدماتك ومشروعك وعملائك. يجب أن يوضح بالتفصيل على الأقل الخدمات التي تقدمها ، ومتى تقدمها ، وكيف تقدمها ، وما الذي سيحصل عليه العميل.

قمنا بتجميع قائمة من عشرين عنصرًا يمكن أن تدخل في نطاق العمل. ليست كلها مناسبة لكل مشروع. يمكنك اختيار أي منها تريد تضمينه وما يجب تركه.

تذكر أن الأمر كله يتعلق بإيصال تفاصيل المشروع التي ستساعد في جعل علاقتك بين العميل والمصمم أسهل وأكثر كفاءة وإنتاجية وأقل خطورة.

يمكن اعتبار العناصر التالية ضرورية:

  • ملخص
  • هدف موضوعي
  • مجال العمل
  • تغيير البروتوكول
  • شروط الموافقة
  • وصف الخدمة
  • الإنجازات
  • معالم
  • الإبلاغ عن التقدم
  • الجدول الزمني / الجدول الزمني

يمكن تضمين ما يلي بناءً على احتياجاتك:

  • عرض المشكلة
  • قائمة المصطلحات
  • قائمة خارج النطاق
  • قائمة المهام
  • موارد
  • مكان العمل
  • إدارة المشروع
  • اختبارات
  • شروط الدفع
  • الميزانية أو تخصيص الموارد

1. نظرة عامة على المشروع أو الخلفية

نظرة عامة على المشروع تلخص المشروع. يجب أن يتضمن التفاصيل الأساسية للمشروع: من هو العميل ، ومن هو مقدم الخدمة ، وما هي الخدمات التي يتم تقديمها.

توفر معظم اللمحات العامة أيضًا معلومات أساسية مع سياق حول العمل الجاري. قد يشمل ذلك أسباب اختيارك كمزود خدمة وكيف توصل العميل إلى هذا القرار. يمكن أن يتضمن أيضًا مخططًا زمنيًا مقدرًا.

2. هدف المشروع

يصف هدف المشروع النتائج والنتائج التي تهدف خدماتك إلى تحقيقها.

هذا وصف عام ، صورة كبيرة ، على مستوى السطح. لا ينبغي أن تتضمن قائمة مفصلة بالمخرجات أو أن تكون تقنية.

فكر في "الصفحة المقصودة مع عربة التسوق" مقابل "التخطيط الشبكي ، وتحسين محركات البحث على الصفحة ، وتكامل عربة التسوق ،" وما إلى ذلك.

3. بيان المشكلة

يصف بيان المشكلة المشكلة أو المشكلة أو الحاجة إلى معالجة هذه الخدمة. إنه قسم موجز يوضح سبب المشروع.

يمكن اعتبار هذا القسم اختياريًا. لن تعمل مع جميع المشاريع ولكن يجب تضمينها إذا شعرت أنها مناسبة.

على سبيل المثال ، قد يرغب مصمم الويب الذي يعمل على تحديث الموقع في تضمين بيان مشكلة يصف معدل الارتداد المرتفع لموقع الويب أو عدم إمكانية وصول الأشخاص ذوي الإعاقة إليه.

4. مسرد

يجب أن تفكر في تضمين مسرد عند العمل مع أفراد قد لا يكونون على دراية باللغة المستخدمة لوصف خدماتك.

ضع قائمة وحدد أي شيء قد لا يعرفه شخص خارجي.

يمكن أن يشمل ذلك الاختصارات والمصطلحات والمصطلحات المستخدمة في مجال عملك ومجال عملك. يجب أن تتضمن أيضًا أي شروط وأحكام ومتطلبات خدمة.

إذا تم تضمينه ، يجب وضع المسرد بالقرب من بداية المستند. يجب على الأقل وضعه قبل أي مصطلحات يجب تعريفها.

5. نطاق العمل

يسرد قسم نطاق العمل الخدمات المحددة التي سيتم تقديمها للعميل.

هذا القسم مشابه لقائمة التسليمات أو المهام ولكنه يختلف عنها. يسرد الخدمات والخدمات الفرعية المميزة التي تقدمها لهم.

على سبيل المثال ، قد يتضمن مصمم الويب الذي يقدم خدمات التصميم الجرافيكي الإطارات الشبكية وثلاثة تصميمات للشعار وصور الخلفية والطباعة.

إذا كانت هناك مستويات خدمة مختلفة ، فيجب أن يتضمن هذا القسم مدى هذا العمل.

6. قائمة خارج النطاق

يسرد القسم خارج النطاق العمل الذي لن يتم إجراؤه أثناء هذه الخدمة. إنها طريقة رائعة لمنع زحف النطاق - سواء كان ذلك غير مقصود أو يحاول العميل العمل عليك.

يسرد هذا القسم الخدمات الإضافية التي من المرجح أن يطلبها العملاء خلال المشروع أو تلك التي تعتبر بالغة الأهمية لنجاح المشروع - لكنك لن تكملها.

يجب أن يتضمن أي مقدم خدمة يعمل في مشروع يعتمد بطريقة ما على أشخاص أو عوامل خارجية قسم أنشطة خارج النطاق. إنه يحميك من تحميلك المسؤولية عن الأشياء الخارجة عن إرادتك. يساعد هذا القسم أيضًا في القضاء نهائيًا على توقعات العمل المجاني أو خدمات المكافآت.

غالبًا ما يطلب العملاء من مصممي الويب المزيد من الميزات أو الترقيات أو التغييرات أو الإضافات الأخرى هنا وهناك. يحدث ذلك أحيانًا لأنهم لم يفكروا في الأمر مسبقًا ، أو نسوا تضمين الأشياء ، أو كانوا تحت انطباع بأنه سيتم تضمينها ، فكر في أي شيء مكمل أو وثيق الصلة أو أوسع مما تقدمه.

يختار العديد من العملاء إضافة المزيد من الخدمات إلى الاتفاقية بمجرد رؤيتها مدرجة في قسم خارج النطاق. لذلك ، اعتبر هذه طريقة رائعة لزيادة البيع.

7. بروتوكول التغيير

العملاء يريدون التغييرات. يجب أن تكون مستعدًا لذلك باستخدام بروتوكول محدد للتعامل مع التغييرات مع العملاء وعملية داخل المشروع.

يساعد تثقيف العملاء مسبقًا حول كيفية إجراء التغييرات على استمرار سير المشاريع بسلاسة. إنه يضفي مزيدًا من الهيكلية على عملية عملك ، ويظهر الاحتراف ، ويضيف إحساسًا بالشكلية إلى علاقتك مع العميل.

يُظهر للعملاء أنك تأخذ عملك على محمل الجد وأن لديك توقعات واضحة لسلوكهم أثناء المشروع.

يحترم العملاء الأشخاص الذين يضعون حدودًا واضحة. يجب أن يفهموا أنك لا تعمل على أساس "كل شيء مباح".

يحدد بروتوكول التغيير أو قسم العملية ما سيحدث إذا أراد العميل إجراء تغييرات. يجب أن تتضمن على الأقل الأشياء التالية:

  • ما هي التغييرات التي يتم تضمينها في نطاق الاتفاقية
  • كيف يجب على العملاء القيام بهذه التغييرات
  • ماذا يحدث إذا فشلوا في إجراء تغييرات ضمن الشروط المحددة
  • كيفية التعامل مع التغييرات التي تقع خارج نطاق الخدمات المتفق عليها
  • التسعير وشروط الدفع للتغييرات الإضافية

قم بتضمين كل ما يلزم لجعل التغييرات أسهل بالنسبة لك. يفضل مقدمو الخدمة عادةً تقييد التغييرات على رقم محدد فقط وضمن إطار زمني محدود.

يمنع هذا القسم طلبات التغيير التافهة ، ويضمن ألا تكون التغييرات فوضوية ، ويقيد زحف النطاق.

8. وصف الخدمات

يصف قسم وصف الخدمة الخدمات التي ستؤديها. فكر في هذا من حيث الأنواع والفئات ، وليس المهام.

على سبيل المثال ، قد تكون خدمات الويب الخاصة بموقع التجارة الإلكترونية هي أبحاث تحسين محركات البحث وتطوير موقع WordPress وتخصيص السمات وتحسين الأجهزة المحمولة وتكامل التسويق الإضافي.

يمكنك استخدام قسم وصف الخدمة كفرصة لتعزيز قيمتك.

9. قائمة المهام والتفاصيل

يتضمن هذا القسم جميع المهام اللازمة لإكمال كل خدمة ، جنبًا إلى جنب مع مواعيدها النهائية. إنها القائمة الأكثر دقة لما تفعله للعميل.

يمكن أن تبدأ أقسام المهام في الحصول على وقت طويل إلى حد ما ، خاصة عند تقديم خدمات الويب أو أي عمل آخر حيث يمكن أن تتضمن خدمة واحدة قائمة طويلة من المهام. لذا ، حافظ على هذا القسم منظمًا ومنظمًا بشكل منطقي.

إذا كان هناك عدة أشخاص متورطين فيه أو سيحتاجون إلى الرجوع إليه ، فيجب أن يكون هذا القسم مفصلاً بما يكفي لاستخدامه كمرجع.

10. الموارد

يجب تضمين قسم الموارد إذا كان العميل سيحتاج إلى تزويدك بالموارد أو المعلومات أو أي شيء آخر لإكمال الخدمات.

يجب أن تكون هذه قائمة بما تحتاجه لهم ، والمواعيد النهائية لتقديم كل مورد ، والطريقة المفضلة لديك للحصول عليه.

11. مكان العمل أو مكان الأداء

يوضح هذا القسم مكان تنفيذ العمل. بالنسبة للعديد من مزودي الخدمة ، يعني هذا موقع عمل افتراضي أو بعيد.

ومع ذلك ، يمكن أن يكون هجينًا إذا كان لديك أي اجتماعات شخصية مع العميل.

12. النواتج

يسرد هذا القسم كل منتج نهائي مميز سيحصل عليه العميل كجزء من الخدمات المقدمة. يمكنك اختيار تضمين طريقتك في توفيرها.

فيما يلي مثالان:

  • قد تكون مخرجات مصمم الشعار عبارة عن 5 إصدارات للشعار متوفرة بتنسيقات SVG و JPG عبر Google Drive
  • قد تكون مخرجات مشروع تصميم الويب عبارة عن تحليل منافس ، ونسختان من مواقع الويب لاختبار A / B ، والأصول الإبداعية ، وإرشادات الأسلوب

هذا القسم أساسي. يجب أن يعرف عملاؤك بالضبط ما سيحصلون عليه في نهاية المشروع.

13. إدارة المشروع أو العمل

يشرح قسم الإدارة بالتفصيل إدارتك للمشروع فيما يتعلق بمشاركة العميل أو أصحاب المصلحة الآخرين.

يجب أن يشمل هذا أشياء مثل الاجتماعات الافتراضية ، والمحادثات الهاتفية ، ومؤتمرات الفيديو ، ومناقشات أصحاب المصلحة ، وما إلى ذلك.

على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في عقد اجتماع أسبوعي لمناقشة التقدم ، فضعه في هذا القسم.

14. معالم

يعد قسم المعالم مناسبًا لكل نطاق عمل تقريبًا. هذا يسرد النقاط الهامة في جميع أنحاء المشروع.

يمكن أن يرتبط بمراحل إدارة المشروع المختلفة و / أو تحديد الإنجازات الحاسمة.

15. الجدول الزمني أو الجدول الزمني للعمل

سيتضمن نطاق العمل دائمًا جدولًا زمنيًا. يجب أن يسرد تاريخ بدء المشروع وانتهائه (أو تاريخ الانتهاء المقدر) جنبًا إلى جنب مع تواريخ أي أحداث رئيسية.

يمكنك أيضًا اختيار تزويد العميل بالجدول الزمني لمرحلة المشروع. هذه طريقة رائعة لمساعدتهم على تتبع مكان الأشياء.

سيتضمن الجدول الزمني المعتاد ما يلي:

  • تاريخ بداية المشروع
  • تاريخ الانتهاء التقديري للمشروع
  • تاريخ الإنهاء النهائي للمشروع
  • تاريخ بداية العمل وانتهائه
  • التواريخ الهامة
  • مواعيد التسليم
  • التواريخ التقريبية للمراحل الرئيسية

تأكد من التمييز بين التواريخ الثابتة والتواريخ المقدرة. غالبًا ما يكون تاريخ بدء المشروع هو التاريخ الوحيد الذي يمكن تثبيته نهائيًا.

عندما يتعلق الأمر بالمعالم ومراحل المشروع ، قد ترغب في تقديم نطاق تاريخ أو موعد نهائي بدلاً من تاريخ واحد.

تأكد من أن العميل يفهم عندما تمنحه موعدًا نهائيًا ثابتًا مقابل الجدول الزمني المقدر.

16. الإبلاغ عن التقدم المحرز

يصف هذا القسم من نطاق العمل كيفية مشاركة تقارير الحالة والتحديثات مع العميل.

أخبرهم بنوع المعلومات التي سيحصلون عليها ، ومتى سيحصلون عليها ، وما هي الصيغة التي ستكون بها ، وكيف سيتم تسليمها.

من الأفضل تقديم تقارير مرحلية بطريقة يمكن التحقق منها لاحقًا.

17. الاختبار ونقاط التفتيش

يجب أن يشتمل نطاق العمل على قسم اختبار أو نقطة فحص إذا كانت هذه جزءًا مهمًا من الخدمات التي تقوم بها.

كان ينبغي أن يكون:

  • ما العمل الذي سيتم اختباره
  • ما نوع الاختبارات التي سيتم إجراؤها
  • مدى تلك الاختبارات
  • متى سيتم إجراء الاختبارات

يتيح ذلك للعملاء معرفة معاييرك ويمنعهم من تقديم شكاوى أو ادعاءات بشأن الخدمة دون المستوى بعد وقوعها.

يجب تضمين هذه في الجدول الزمني الخاص بك أو الجدول الزمني.

18. شروط القبول والموافقة

يجب أن يتضمن نطاق عملك دائمًا توقعات محددة لموافقة العميل وقبوله لعملك.

يجب أن تخبر العملاء بما يجب أن تتم الموافقة عليه ، وكيف ينبغي عليهم إجراء هذه الموافقات ، ومقدار الوقت المتاح لهم للقيام بذلك. يعتبر فشل العميل في تلبية هذه الشروط بمثابة قبول للعمل.

يجب أن يوافق العملاء على العمل على طول الطريق. قم بتضمين الموافقات المرحلية لكل مرحلة مهمة ، والتسليم ، والحدث الرئيسي ، والإغلاق النهائي للمشروع.

19. شروط الدفع

يمكن أن يتضمن نطاق العمل شروط الدفع وتواريخ الاستحقاق. يجب تغطية هذه الشروط في مستندات أخرى ، مثل العقد والعرض.

ومع ذلك ، فإن إعادة التأكيد عليها في نطاق العمل يؤكد حقيقة أن العمل مشروط بتحقيقها.

20. ميزانية المشروع أو تخصيص الموارد

يمكن أن يتضمن نطاق العمل للمشاريع الكبيرة قسما يشرح بالتفصيل مخصصات الميزانية.

تغليف

يجب أن يجعل نطاق العمل علاقة العمل أسهل مع توفير الحماية القانونية ضد الشكاوى والخلافات.

ركز على الأساسيات في البداية ، ثم أضف أي شيء من شأنه أن يساعدك أنت وعميلك في الوصول إلى نفس الصفحة.

فيما يلي بعض النصائح النهائية:

  • اكتب بوضوح وبساطة
  • كن مفصلاً ودقيقًا
  • انتقل خطوة بخطوة ، وفكر في كل شيء يتم القيام به من التحضير إلى الإغلاق
  • قم بتقسيم العمل إلى خدماته وخدماته الفرعية ومهامه ومهامه الفرعية
  • ضع معايير واضحة ومعايير نجاح ومراحل
  • قم بمراجعة نطاق العمل من قبل شخص آخر أو اتركه يستريح وتحقق منه مرة أخرى

شاهد الندوة عبر الويب: كيفية إنشاء نطاق عمل شامل

يستند هذا المنشور إلى الندوة عبر الإنترنت "كيفية إنشاء نطاق عمل شامل" من تدريب iThemes. اكتشف المزيد حول إنشاء نطاق أو بيان عمل يجعل عملك أكثر كفاءة وإنتاجية.