كيفية استخدام Monday.com | البرنامج التعليمي للمبتدئين 2022

إدارة المشروع ليست جانبا ثانويا من الأعمال.

ربما تكون واحدة من أهم العمليات التجارية.

تمتد فوائد أدوات إدارة المشروع إلى ما هو أبعد من الجدولة والتعاون.

تساعد أدوات إدارة المشروع في تحسين التواصل مع العملاء ، وإدارة المخاطر ، وتوحيد العمليات ، ومشاركة المستندات ، وإدارة الموارد.

تساعد هذه الأدوات في تقليل عبء العمل على فريقك أيضًا.

منصة سهلة الاستخدام مثل الاثنين تقلل من العمل اليدوي الذي يستغرق وقتًا طويلاً.

ويكاد يكون من المستحيل عدم ذكر إدارة المشروع و monday.com في نفس الجملة.

منذ إطلاقها في عام 2014 ، اكتسبت منصة إدارة المشاريع القائمة على السحابة ومقرها إسرائيل حب ودعم آلاف المستخدمين في جميع أنحاء العالم.

على الرغم من سهولة استخدامه ونظامه الأساسي الصديق للمبتدئين ، فقد يشعر بعض المستخدمين بالارتباك لتحقيق أقصى استفادة من monday.com.

هذا هو المكان الذي سيأتي فيه هذا المنشور لإنقاذك.

في هذه المقالة حول كيفية استخدام موقع monday.com ، سوف أطلعك على جوانب مختلفة من حل إدارة المشاريع monday.com حتى تتمكن من تعلم كيفية استخدام منصة إدارة المشاريع القوية هذه.

بعض الأشياء التي يجب ملاحظتها قبل الغوص في التفاصيل.

أولاً ، سأستخدم الإصدار التجريبي المجاني من الإصدار Pro الخاص بـ Monday.com.

هذا هو أعلى مستوى من حلول إدارة المشاريع الإثنين.

لنبدأ بكل أساسيات يوم الاثنين.

كيفية استخدام monday.com: الشروع في العمل مع monday.com

من أجل استخدام النظام الأساسي لإدارة المشاريع ، يجب عليك التسجيل.

قم بزيارة موقع monday.com وقم بالتسجيل للحصول على حساب بالنقر فوق الزر "البدء".

تأكد من حصولك على نسخة تجريبية مجانية من الخطة الاحترافية ليوم الاثنين (وليس الخطة الأساسية).

يمكنك التسجيل باستخدام بريدك الإلكتروني أو Google أو LinkedIn أو حتى حساب Slack.

أدخل اسمك واختر كلمة مرور.

يمكنك أيضًا تحديد اسم لفريقك على المنصة.

بعد ذلك ، سترى مطالبة حول نوع الاستخدام وحجم الفريق ونوع العمل.

حاولت استخدام مزيج من هؤلاء ووجدت فرقًا ضئيلًا في الإخراج.

بمجرد الانتهاء من عملية التسجيل يوم الاثنين ، ستتلقى رسالة تأكيد عبر البريد الإلكتروني لتجربة مجانية.

افعل ما هو ضروري ويجب أن تكون جاهزًا لاستخدام monday.com.

ستحصل على عنوان URL فريد يجب أن يقرأ بعضًا مثل هذا: companyname.monday.com

كيفية استخدام monday.com: تصفح المنصة

سيأخذك تسجيل الدخول إلى monday.com إلى لوحة التحكم الرئيسية.

هنا ، سترى بعض النوافذ المنبثقة لإرشادك خلال النظام الأساسي.

أجد هذه مفيدة للغاية.

قامت الشركة بعمل جيد في تقديم تجربة مستخدم جيدة من خلال النوافذ المنبثقة المفيدة لإدارة المشاريع.

ومع ذلك ، إذا كانت النوافذ المنبثقة كافية ، فلن تحتاج إلى هذا الدليل التفصيلي حول كيفية استخدام موقع monday.com!

لنبدأ بإنشاء تقويم تحريري على موقع monday.com ، ومناقشة الجوانب الأخرى للمنصة ونحن نمضي قدمًا.

إنشاء مجلس الإدارة

على عكس معظم أدوات إدارة المشاريع الأخرى ، يقدم موقع monday.com العديد من الميزات الأخرى لإنشاء لوحة.

مع الاثنين ، يمكنك إنشاء لوحات متعددة (وحتى لوحات خاصة).

يمكنك إنشاء لوحة جديدة بالنقر فوق الزر "إضافة" ثم النقر فوق "خيار لوحة جديدة".

سترى نافذة منبثقة هنا تطلب منك إضافة اسم للوحة ، وتعيين الخصوصية ، وتعيين جوانب إدارة اللوحة.

للخصوصية ، لديك ثلاثة خيارات: رئيسي ، خاص ، وقابل للمشاركة.

بالنسبة إلى "ما تديره في هذا المنتدى" ، يمكنك تحديد أحد هذه العناصر ، أو الميزانيات ، أو الموظفين ، أو الحملات ، أو العملاء المتوقعين ، أو المشاريع ، أو التصميمات ، أو العملاء ، أو المهام ، أو المخصص.

يمكنك تغيير هذه لاحقا.

من أجل هذه المناقشة ، دعنا ننتقل إلى "خاص".

بمجرد النقر فوق "إنشاء لوحة" ، سيتم الترحيب بك من خلال نافذة منبثقة تقول "مرحبًا بك في أول لوحة خاصة لك".

اضغط على الزر الأزرق "حسنًا ، حسنًا" ، وسترى اللوحة الخاصة بك.

ماذا بعد؟

حان الوقت الآن لإضافة مجموعات إلى مجلس إدارتنا.

مجلس-> المجموعات

فكر في المجموعات على أنها المهام التي تريد إنشاءها للوحة الخاصة بك.

فكر في الألواح على أنها دلاء.

على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل في مجال التسويق ، فيمكنك إنشاء مجموعات مثل كتابة المحتوى وإعلانات Facebook و SEO.

عندما ذهبت إلى لوحي ، رأيت 3 مجموعات بلا عنوان هناك.

أعدت تسمية هؤلاء.

إذا كنت ترغب في إضافة المزيد ، يمكنك النقر فوق الزر الأزرق الموجود أسفل اسم مجلس الإدارة الخاص بك والذي يقرأ "عنصر جديد".

سيؤدي هذا إلى إنشاء مجموعة بدون عنوان فوق المجموعات السابقة.

إذا كنت ترغب في نقل المجموعة الجديدة إلى أسفل ، يمكنك فقط النقر فوق النقاط الثلاث بجوار اسم المجموعة ، والنقر فوق "نقل إلى". هنا سترى خيارين - الانتقال إلى اللوحة ، والانتقال إلى الأعلى.

بدلاً من ذلك ، يمكنك فقط التمرير بالقرب من اسم المجموعة ، وسيظهر لك رمز "يد" لسحب المجموعة لأعلى أو لأسفل.

مجموعة-> المهام

بعد ذلك ، نحتاج إلى معرفة كيفية إضافة المهام إلى مجموعة على موقع monday.com.

المهمة تشبه إلى حد كبير المهام الواجبة داخل المجموعة.

على سبيل المثال ، بالنسبة لمجموعة كتابة المحتوى ، أريد إنشاء مهمة باسم "بحث المقالة".

للقيام بذلك ، دعنا إما نعيد تسمية العناصر 1 أو 2 أو 3 (هذه هي العناصر الافتراضية في المجموعات الافتراضية الثلاث).

وإذا كنت قد أنشأت مجموعة جديدة ، يجب أن ترى "إضافة عنصر".

انقر فوق ذلك وسترى نافذة منبثقة جانبية يجب أن تقول "عنصر جديد".

انقر فوق ذلك لإعادة تسميته بالمهمة المطلوبة.

في هذه الحالة ، سأسميها "بحث مقال".

هذه القائمة هي المكان الذي يمكنك فيه طي مجموعة معينة أو طيها جميعًا (رائع إذا كنت تريد التحقق من قائمة مبسطة من المقالات ، كما في حالتنا) ، وكذلك إنشاء مجموعة جديدة أو نقلها إلى لوحة أخرى. يمكنك أيضًا تغيير لون المجموعة (سهل للفرز المرئي السريع) وبالطبع إعادة تسمية المجموعة.

هنا ، سترى ثلاثة خيارات - التحديثات والملفات وسجل النشاط.

عند النقر فوق "تحديثات" ، سيُظهر لك مربعًا به موجه "كتابة وتحديث" ، ونص ثانوي أسفل المربع يقول "كتابة التحديثات عبر البريد الإلكتروني".

دعنا نذهب مع الخيار الأول.

عند النقر فوقه ، يجب أن تشاهد محرر WYSIWYG مكتملًا بخيار قائمة التحقق.

فكر في هذا المجال كمبدأ توجيهي عام أو هدف تريد توضيحه بالتفصيل حول المهمة المحددة.

يمكنك أيضًا إضافة ملفات و gif و emoji وحتى ذكر شخص ما في فريقك.

إذا نقرت على الخيار الثاني بجوار التحديثات ، أي الملفات ، فستحصل على خيار إضافة ملف والبحث عن ملف.

أخيرًا ، لدينا علامة التبويب سجل النشاط التي تعرض لك محفوظات الأنشطة الخاصة بهذه المهمة المحددة.

تقريبا نسيت أن أذكر.

بجانب اسم المهمة ، سترى خيارين آخرين - دائرة بها مخطط بشري وثلاث نقاط.

عند النقر فوق الدائرة ، ستظهر لك نافذة منبثقة لإضافة مشتركي الفريق.

وعندما تنقر على النقاط الثلاث ، سترى هذه الخيارات - إدارة المشتركين ، وتفضيل البريد الإلكتروني ، والتصدير إلى Excel ، ونسخ رابط العنصر ، والأرشفة ، والحذف.

كيفية إضافة وإزالة أعضاء الفريق

الآن بعد أن أنشأنا مجموعات ، وشرحنا أيضًا كيفية إعداد المهام ، دعنا ننظر في جوانب أخرى من monday.com.

يرجى ملاحظة أن إضافة زملائك في الفريق إلى مجموعة غير متاح حتى كتابة منشور المراجعة هذا.

ومع ذلك ، لديك خيار إضافتها إلى مهمة.

الخطوة 1 هي إضافتهم إلى لوحة.

يمكنك القيام بذلك عن طريق النقر على مخطط الشخص مع علامة زائد على الشريط الجانبي العمودي المزرق على اليسار.

عندما تحوم فوقها ، يجب أن تقول "دعوة أعضاء الفريق".

سيؤدي النقر فوق هذا الرمز إلى إظهار نافذة منبثقة من شأنها قراءة- دعوة إلى نظام التشغيل يوم الاثنين.

هناك ، سترى دعوة مع خيار بريد إلكتروني لدعوة عضو الفريق.

لديك خياران فقط.

أولاً ، يمكنك دعوة الشخص ليصبح عضوًا في الفريق.

وثانيًا ، يمكنك إضافتهم كـ "عارض".

الآن بعد أن أضفت عضو فريق إلى لوحتك ، يمكنك إضافتهم إلى مهمة.

انقر فوق مجموعة ، وحدد المهمة التي تريد أن ينضم إليها عضو الفريق.

بجانب المهمة ، سترى عمودًا بعنوان "الشخص" جنبًا إلى جنب مع دائرة بها إنسان.

انقر على الدائرة وأضف الشخص.

هناك خيار آخر للقيام بذلك وهو النقر فوق علامة التبويب "التحديثات" والنقر فوق الدائرة الموجودة في الجزء العلوي الأيمن.

إذا كنت تريد إزالة عضو من مهمة ، فانقر على الدائرة بالأحرف الأولى من اسمها.

ثم انقر فوق علامة (x) بجوار اسمهم في النافذة المنبثقة.

إضافة الحالة

بشكل افتراضي ، يجب أن ترى هذه الأعمدة تتحرك من اليسار إلى اليمين أسفل كل عنصر مجموعة ، وشخص ، وحالة ، وتاريخ ، وعلامة "زائد".

كل هذه الأعمدة (باستثناء المهمة) قابلة للحركة أفقيًا.

يمنحك النقر فوق عمود الحالة أربعة خيارات: العمل عليه ، عالق ، تم ، وتسمية رمادية.

تحت ذلك ، يجب أن ترى خيار "تعديل التسمية".

هنا ، يمكنك تغيير الألوان لجميع الملصقات الافتراضية وحتى إضافة تسميات جديدة.

تأكد من الضغط على الزر "تطبيق" في الجزء السفلي إذا أجريت أي تغييرات هنا.

إضافة التاريخ

يظهر عمود التاريخ في الثالث على يسار المهمة.

عند النقر فوق هذا العمود بجوار المهمة ، سترى نافذة منبثقة تعرض "اليوم" وتقويم الشهر.

يمكنك اختيار تاريخ هنا ، وحتى إضافة الوقت باستخدام مفتاح التبديل الموجود أسفل التقويم.

الشيء الرائع الذي أحبه في هذه النافذة المنبثقة هو الوجه المبتسم في الزاوية اليمنى العليا.

يؤدي النقر فوق الرمز إلى فتح قائمة منبثقة تحتوي على 15 رمزًا مثل علامة الاختيار وعلامة الصليب وعلامة الاستفهام.

هذا مجرد مثال واحد على استخدام تتبع الوقت في برنامج PM هذا.

العمود الأخير

كما ذكرت سابقًا ، يوجد أيضًا عمود بجوار التاريخ به علامة "+".

عند النقر فوق هذا العمود ، سترى مجموعة من خيارات العمود. على سبيل المثال ، يمكنك من هنا أعمدة مثل النص والرابط والحالة والأشخاص والتاريخ والقائمة المنسدلة والبلد والأرقام والتسمية والعديد من الخيارات الأخرى.

عرض وتنظيم المشاريع

لوحة تحكم جديدة

يمكنك إنشاء لوحة تحكم جديدة من خلال النقر على نص "إضافة" أسفل الشريط الجانبي لمساحة العمل (إلى اليسار).

يجب أن ترى نافذة منبثقة تقترح عليك إنشاء لوحة القيادة.

حدد الاسم المطلوب للوحة التحكم الجديدة ، واختر الخصوصية (رئيسية أو خاصة).

الخيار الرئيسي هو السماح بأن تكون لوحة القيادة مرئية للجميع في الفريق.

والخيار "خاص" هو إنشاء لوحة تحكم للعمل بشكل خاص أو مع أعضاء الفريق المختارين.

بعد ذلك ، انقر فوق الزر الأزرق "إنشاء لوحة القيادة" ، وفيولا ، لقد قمت للتو بإنشاء لوحة تحكم جديدة.

بمجرد الانتهاء ، سترى لوحة التحكم الجديدة مع نص يقول "اختر الأداة الأولى لك".

الأدوات المصغّرة هي تطبيقات صغيرة تساعدك على إدارة مهامك على موقع monday.com.

تتضمن بعض الأدوات المصغّرة التي ستراها هناك بطارية وتقويم ومخطط وعبء عمل وأرقام وجانت.

يمكنك أيضًا النقر فوق نص "إضافة عنصر واجهة مستخدم" بجوار اللوحات لمشاهدة قائمة بالخيارات المتاحة.

في هذا البرنامج التعليمي ، دعنا ننتقل إلى أداة التقويم.

عند النقر فوق الأداة المذكورة ، يجب أن ترى تقويمًا ممتلئًا أسفل لوحة التحكم الجديدة التي أنشأتها للتو.

يمكنك النقر فوق أي تاريخ في التقويم إضافة عنصر جديد (أو مهمة) ، وتخصيص المجموعة والشخص والحالة والتاريخ في النافذة المنبثقة.

البرنامج التعليمي Monday.com: إضافة طرق العرض

Monday.com يضيء من حيث وظائفه "وجهات النظر".

تشتمل هذه الميزة على مخططات ورسوم بيانية أخرى لمجموعاتك ومهامك.

باستخدام هذا ، يمكنك فهم ماذا ومتى ، وإجراء تغييرات أثناء التنقل.

إضافة وجهات النظر بسيطة نسبيًا.

توجه إلى عرض الجدول ، وانقر على زر "الجدول الرئيسي" في الأعلى.

بجوار الجدول الرئيسي والمخطط الزمني ، يجب أن ترى رمز "+".

سيؤدي النقر فوقها إلى إحضار قائمة منسدلة مع قائمة من الخيارات مثل الجدول ، ولوحة المعلومات ، وعرض الرسم البياني ، و Kanban ، و Gantt Charts ، والبطاقات ، والنموذج ، ومعرض الملفات ، والتطبيقات ؛ و "المزيد من المشاهدات" في الأسفل.

انقر فوق "المزيد من العروض" وسترى المزيد من الخيارات.

أنا شخصياً أستخدم طريقة عرض Kanban وعرض المخطط وعرض التقويم لمعظم مشاريعي.

دروس Monday.com: الجدول الزمني

أنا أحب هذه الميزة من monday.com.

يمكنك الوصول إلى هذا من خلال النقر على علامة التبويب "الجدول الزمني" بجوار "الجدول الرئيسي" تحت المجلس.

تُظهر لك طريقة العرض هذه المهام والمواعيد النهائية للمشروع وأعضاء الفريق المعينين في لمحة سريعة.

يمكنك حتى تصدير التفاصيل إلى Excel من هنا.

دروس Monday.com: الخاتمة

لقد بذلت قصارى جهدي لتغطية الجوانب الأساسية لموقع monday.com.

أداة إدارة المشروع هذه سهلة التعلم والاستخدام.

على عكس أدوات إدارة المشاريع الأخرى ، فإن موقع monday.com مرئي بشكل لا يصدق وقابل للتخصيص.

بفضل العدد الكبير من حالات الاستخدام ، اكتسب موقع monday.com سمعة طيبة.

يحب مديرو المشاريع عبر كل من الشركات الكبيرة والصغيرة هذه المنصة لإدارة المهام المتكررة والجوانب الأخرى لإدارة المشاريع ليس فقط للتسويق ، ولكن أيضًا لفرق المبيعات.

خذ برنامج إدارة المشروع هذا في جولة ، وأنا متأكد من أنك ستحب سهولة استخدامه ومجموعة واسعة من الميزات. البدء مع monday.com سهل نسبيًا.

علاوة على ذلك ، مع الإصدار التجريبي المجاني لمدة 14 يومًا ، ليس لديك ما تخسره.