كيفية إنشاء دليل سياسة وإجراءات: دليل كامل

لست متأكدًا من كيفية إنشاء دليل للسياسة والإجراءات ، أو ما إذا كان عملك يحتاج إلى دليل في المقام الأول؟

يُعد دليل السياسات والإجراءات مركزًا مركزيًا حيث يمكن للموظفين الوصول إلى المعلومات الأساسية حول عملك.

مع توسع عملك ، يعد توثيق هذه السياسات والإجراءات أمرًا ضروريًا لتحسين عملياتك ، والعناية بموظفيك ، وحماية عملك ، وضمان الامتثال للوائح الحكومية ، والمزيد.

في هذا الدليل ، ستتعلم كل ما تحتاج لمعرفته حول كيفية إنشاء دليل سياسة وإجراءات ، بما في ذلك ما يلي:

• ما هو دليل السياسات والإجراءات؟
• أمثلة على دليل السياسات والإجراءات
• لماذا من المهم أن يكون لديك دليل سياسات وإجراءات
• كيفية إنشاء دليل سياسة وإجراءات

دعونا نحفر ...

ما هو دليل السياسات والإجراءات؟

دليل السياسة والإجراءات هو مركز معرفة مركزي حيث يمكن للموظفين الوصول إلى معلومات حول سياسات وإجراءات عملك ، مثل كيفية أداء مهام معينة ("الإجراءات") والقواعد واللوائح ("السياسات").

يمكن أن تكون بعض الأمثلة تفاصيل حول عملية التوظيف للمديرين الذين يحتاجون إلى تعيين موظفين جدد ، وسياسة الإجازات المرضية ، ومزايا الموظفين ، وما إلى ذلك. سنشارك المزيد من أمثلة دليل السياسات والإجراءات في ثانية.

يساعد مركز المعرفة المركزي موظفيك على الوصول إلى المعلومات الأساسية عند الحاجة ، مما يساعد عملك على العمل بشكل أكثر فعالية.

كما يضمن أيضًا أن جميع موظفيك يعملون على نفس الصفحة ويفهمون تمامًا إجراءات وسياسات عملك.

أمثلة على دليل السياسات والإجراءات

لمساعدتك على فهم ماهية دليل السياسات والإجراءات وأنواع المحتوى التي يجب أن تدرجها في دليلك ، دعنا نلقي نظرة سريعة على بعض أمثلة دليل السياسات والإجراءات التي يجب أن تفكر فيها بما في ذلك:

• مدونة قواعد السلوك في مكان العمل
• معلومات مزايا الموظف
• إجراءات الصحة والسلامة
• إجراءات الطوارئ
• سياسه الاجازة
• سياسة الإجازة
• سياسة العمل عن بعد
• الهيكل التنظيمي
• سياسات سفر العمل (على سبيل المثال ، بدل يومي ، وما إلى ذلك)
• سياسات الموارد البشرية
• إجراءات الدفع
• إجراءات الموظف للمهام الرئيسية (مثل تقديم طلب إجازة)
• وصف الوظيفة
• معلومات الترويج (إذا كانت موحدة ، مثل المستويات المختلفة)
• قواعد الامتثال القانوني (مثل قواعد الموظفين الذين يستثمرون في الأسهم)
• معلومات خيارات الأسهم وفترات الاستحقاق
• سياسات استخدام التكنولوجيا
• سياسات أمن المعلومات
• سياسات التعليم المستمر

للحصول على مثال من الحياة الواقعية ، يمكنك التفكير في سياسة أمن المعلومات من نوتردام ، والتي تساعد على "حماية موارد معلومات نوتردام من الوصول العرضي أو المتعمد غير المصرح به ..."

قد يكون لعملك سياسات وإجراءات فريدة ، لذا فهذه ليست بأي حال قائمة كاملة بكل المحتوى الذي يجب تضمينه في دليل السياسات والإجراءات. ومع ذلك ، يجب أن يعطيك فكرة جيدة عن من أين تبدأ.

لماذا من المهم أن يكون لديك دليل سياسات وإجراءات

الآن بعد أن عرفت ما هو دليل السياسة والإجراءات ، دعنا نتعرف على بعض أكبر فوائد إنشاء دليل لعملك.

تقليل وقت تدريب الموظفين

عندما توظف موظفًا جديدًا ، هناك دائمًا فجوة زمنية بين وقت بدء العمل والوقت الذي يبدأ فيه المساهمة فعليًا في عملك.

تحتاج إلى مساعدتهم على فهم السياسات الرئيسية ، وكيف سيعملون ، وما الذي سيعملون عليه ، وما إلى ذلك.

باستخدام دليل السياسات والإجراءات ، يمكنك تقليل وقت تدريب الموظفين عندما يتعلق الأمر بجميع المهام الإجرائية العامة في عملك.

بهذه الطريقة ، يمكن للموظفين الجدد التركيز على التدريب على مهام عملهم الفعلية ، مما سيساعدهم على البدء في إضافة قيمة بشكل أسرع.

ساعد الموظفين على فهم مزاياهم (وتعزيز الاحتفاظ بهم)

تقدم معظم الشركات مزايا للموظفين للمساعدة في تعزيز الاحتفاظ وتحسين معنويات الموظفين.

ومع ذلك ، إذا كان الموظفون لا يعرفون كيفية الوصول إلى هذه المزايا (أو إذا كانت هذه الفوائد موجودة) ، فلن يحقق عملك فائدة تقديم تلك المزايا.

باستخدام دليل السياسة والإجراءات ، يمكنك توثيق جميع مزايا موظفي عملك بوضوح بحيث:

1. يعرف الموظفون الفوائد الموجودة.
2. يعرف الموظفون كيف يمكنهم الوصول إلى هذه المزايا.

تحسين الامتثال للقواعد واللوائح

بالإضافة إلى سياسات العمل الخاصة بك ، من المحتمل أن يحتاج عملك أيضًا إلى الامتثال للقواعد واللوائح الحكومية ، مثل القواعد المتعلقة بالتداول من الداخل.

بالنسبة لبعض الشركات ، قد تكون عواقب عدم اتباع هذه القواعد كبيرة في شكل غرامات أو عقوبات أخرى.

باستخدام دليل السياسة والإجراءات الخاص بك ، يمكنك تحديد ما يتعين على الموظفين القيام به للحفاظ على الامتثال لهذه القواعد. من خلال وضع هذه المعلومات بوضوح (وتسهيل وصول الموظفين إليها) ، يمكنك تجنب الحوادث غير المقصودة وتحسين امتثالك لتلك القواعد الحكومية.

للحصول على مثال على ذلك ، يمكنك الاطلاع على سياسة الامتثال للتداول من الداخل الخاصة بشركة Shake Shack:

ضع توقعات مناسبة لسلوك الموظف

إذا كنت ترغب في تجنب المشكلات المتعلقة بسلوك الموظف ، فمن الأسهل بكثير تحديد التوقعات من البداية بدلاً من محاولة تعديل السلوك لاحقًا.

باستخدام دليل السياسات والإجراءات ، يمكنك تحديد التوقعات المناسبة لسلوك وثقافة الموظف منذ البداية لتجنب المشكلات في المستقبل.

قم بتوحيد عمليات عملك والحماية من المشكلات

فائدة كبيرة أخرى من دليل السياسات والإجراءات هي أنه يساعدك على توحيد سياسات عملك - كما يوحي الاسم!

من خلال توحيد السياسات قدر الإمكان ، يمكنك تحسين كفاءتك وتبسيط العمل الإداري لعملك.

يمكنك أيضًا المساعدة في الحماية من المشكلات ، مثل استخدام سياسة أمان المعلومات لحماية عملك من وصول فاعل ضار إلى بياناتك.

تقليل العبء على الموارد البشرية بالسماح للموظفين بمساعدة أنفسهم

من شبه المؤكد أن يكون لشركتك الكثير من السياسات المحددة للغاية حول المهام المتعلقة بالموارد البشرية مثل المدفوعات والإجازات المرضية وإجازة الإجازة والمزايا وخيارات التقاعد وما إلى ذلك.

إذا شعر الموظفون بالحاجة إلى التواصل مع موظفي الموارد البشرية لديك في كل مرة يكون لديهم سؤال ، فسوف يتعثر موظفو الموارد البشرية لديك بالحاجة إلى الإجابة على هذه الأسئلة بدلاً من العمل على شيء أكثر قيمة.

من خلال توثيق كل هذه السياسات والإجراءات المهمة في دليلك ، يمكنك تزويد الموظفين بالأدوات التي يحتاجونها للعثور على الإجابات بأنفسهم. وهذا يعني أنه يمكن للموظفين الحصول على إجابات متى احتاجوا إليها ويمكن لموظفي الموارد البشرية التركيز على أشياء أخرى.

يعمل هذا على نفس المبدأ إلى حد كبير حول كيف يمكن أن يساعدك إنشاء قاعدة معرفية مواجهة للعملاء في تقليل طلبات الدعم البشري من خلال منح العملاء الأدوات لمساعدة أنفسهم. إذا كنت مهتمًا بهذا الموضوع ، فراجع منشورنا الذي يحتوي على سبع مزايا كبيرة لقاعدة المعرفة .

كيفية إنشاء دليل السياسات والإجراءات

الآن ، دعنا ندخل في الخطوات الفعلية لكيفية إنشاء دليل سياسة وإجراءات ، من البداية إلى النهاية.

1. خطة دليل السياسة والإجراءات الخاصة بك

قبل البدء في الكتابة والتوثيق ، من المهم أن يكون لديك خطة وهيكل رفيع المستوى لدليلك.

سيتيح لك ذلك معرفة المحتوى الذي تحتاج إلى كتابته وكيفية هيكلة هذا المحتوى بشكل أفضل في دليل متماسك.

إذا لم تكن متأكدًا من أين تبدأ ، فإن أمثلة دليل السياسة والإجراءات الواردة أعلاه تشكل أساسًا جيدًا.

قد يكون لعملك أيضًا سياساته وإجراءاته الخاصة التي تحتاج إلى توثيقها في دليلك.

بالإضافة إلى مجرد سرد السياسات والإجراءات الفردية ، ستحتاج أيضًا إلى التفكير في كيفية تجميعها معًا في فئات منطقية. على سبيل المثال ، يمكن تجميع سياسات مزايا الموظفين الفردية في فئة واحدة شاملة "مزايا الموظفين".

سيسهل هذا النوع من التجميع على الموظفين تصفح الدليل والتنقل فيه.

مع السياسة الصحيحة وبرنامج دليل الإجراءات ، يجب ألا تواجه مشكلة في إعداد هذا النوع من التصنيف.

2. إنشاء فريق لكتابة المحتوى الخاص بك

بمجرد رسم دليل السياسة والإجراءات الخاص بك ، ستحتاج إلى تجميع فريق من الخبراء القادرين على إنشاء هذا المحتوى.

نظرًا لأن سياساتك وإجراءاتك ستمتد على الأرجح إلى أقسام مختلفة ، فسيحتاج فريقك إلى ذلك أيضًا.

هدفك الرئيسي هو الحصول على خبراء في الموضوع لجميع السياسات والإجراءات الهامة التي تحتاج إلى توثيقها.

يمكن أن تكون هذه الخطوة أيضًا مكانًا جيدًا للعودة والتحقق مما إذا فاتك أي شيء في خطتك. قد يكون لدى فريق الخبراء لديك ملاحظاتهم الخاصة حول السياسات الجديدة التي يجب إضافتها أو إجراء تغييرات على هيكل دليلك.

3. اكتب محتوى سياستك وإجراءاتك

الآن ، أنت جاهز لبدء الكتابة. يجب أن يعرف فريقك ما يجب القيام به ويمكنهم البدء في إنشاء هذا المحتوى بناءً على خطتك.

فيما يلي بعض أفضل ممارسات دليل السياسات والإجراءات التي يجب مراعاتها عند كتابة الوثائق الخاصة بك:

• قم بتضمين الصور ومقاطع الفيديو حيث يكون ذلك منطقيًا - يمكن أن تكون الصور ومقاطع الفيديو مفيدة في شرح الأشياء بمزيد من التفصيل ، خاصة عندما يتعلق الأمر بالإجراءات التي يتعين على الموظفين اتباعها.
• استخدم التنسيق لجذب الانتباه إلى المناطق الرئيسية - استخدم وسائل الشرح لإبراز المعلومات المهمة والتأكيد على التحذيرات وما إلى ذلك. يجب أن تتيح لك معظم برامج دليل السياسات والإجراءات القيام بذلك.
• تجنب المصطلحات - يجب أن تكون العديد من المقالات في متناول الموظفين من مختلف التخصصات / مستويات المعرفة ، مما يعني أنه يجب عليك تجنب المصطلحات الخاصة بالموضوع كلما أمكن ذلك.
• قم بتضمين جدول محتويات - تسهل إضافة جدول محتويات على الموظفين التنقل في المحتوى. يمكن أن تساعدك بعض برامج دليل السياسات والإجراءات في القيام بذلك تلقائيًا.
• استخدم فقرات قصيرة ونقاط نقطية - وهذا يسهل على الموظفين استيعاب وفهم المحتوى الخاص بك.

4. مراجعة واعتماد محتوى سياستك وإجراءاتك

بمجرد كتابة المسودات الأولى لمحتوى سياستك وإجراءاتك ، سترغب في مراجعة هذا المحتوى بواسطة خبير منفصل في الموضوع.

يمكن أن تساعدك عملية المراجعة هذه في اكتشاف الأخطاء والتناقضات قبل نشر المحتوى الخاص بك.

إنها أيضًا فكرة سيئة عمومًا أن يكون لديك مجموعة ثانية من مقل العيون على المحتوى عندما يتعلق الأمر بالهيكل وجودة الكتابة.

من الناحية المثالية ، ستحتاج إلى نظام مطبق حتى يتمكن المراجعون من تسجيل الخروج على كل جزء من المحتوى قبل نشره في دليلك.

بالحديث عن…

5. انشر دليل السياسة والإجراءات

لتسهيل الوصول إلى دليلك ، يجب عليك استخدام برنامج دليل السياسة والإجراءات الذي يتيح لموظفيك الوصول بسهولة إلى سياساتك في أي وقت.

بالنسبة لمعظم الشركات ، يمكنك استخدام برامج قاعدة المعارف العادية أو برامج التوثيق ، طالما أنها تتضمن ميزات لمساعدتك في تقييد الوصول إلى دليلك.

إذا لم تكن متأكدًا من أين تبدأ ، فإن Heroic Knowledge Base تقدم طريقة مرنة وفعالة من حيث التكلفة لإنشاء دليل للسياسة والإجراءات.

تستند قاعدة المعرفة البطولية إلى برنامج WordPress مفتوح المصدر ، مما يعني أنه يمكنك أيضًا الاستفادة من كل المرونة التي يوفرها WordPress.

تقدم هذه المجموعة عدة طرق مختلفة لتقييد الوصول إلى دليل السياسة والإجراءات الخاص بك:

• اطلب من المستخدمين التسجيل للحصول على حسابات وتسجيل الدخول باستخدام اسم مستخدم وكلمة مرور - وهذا يتيح للموظفين الوصول إلى الدليل من أي مكان ، مع الحفاظ على أمان الأشياء.
• أنشئ كلمة مرور واحدة يمكنك مشاركتها مع الموظفين - هذه ليست آمنة لأن أي شخص لديه كلمة المرور يمكنه الوصول إلى المحتوى ، ولكن من السهل جدًا إعدادها لأن الموظفين لا يحتاجون إلى حساباتهم الخاصة.
• السماح بالوصول استنادًا إلى عنوان IP - يمكن أن يكون هذا خيارًا جيدًا إذا كان الموظفون يعملون عن بُعد ولكنهم لا يزالون يستخدمون VPN التي توفرها الشركة.
• قم بإنشاء موقع إنترانت بحيث يمكن للموظفين الوصول فقط إلى المحتوى من شبكتك المحلية - يمكن أن يكون موقع الإنترانت خيارًا جيدًا إذا احتاج الموظفون فقط إلى الوصول إلى المحتوى أثناء العمل.

تمتلئ قاعدة المعارف البطولية أيضًا بالميزات التي تساعدك على إنشاء دليل سياسة أكثر فعالية:

• الفئات - تنظيم سياساتك وإجراءاتك بسهولة في فئات والسماح للموظفين بتصفح تلك الفئات.
• اقتراحات البحث المباشر - يمكن للموظفين رؤية نتائج البحث بمجرد بدء الكتابة ، مما يساعدهم في العثور على المستند الصحيح بسرعة أكبر.
• أنماط وسائل الشرح المضمنة - يمكنك استخدام وسائل شرح محددة مسبقًا لإضافة التحذيرات والإبرازات إلى المحتوى الخاص بك بسهولة.
• ملاحظات المادة - يمكن للموظفين تقديم ملاحظات على المقالات لمساعدتك في تحديد المشكلات وتحسين كتيبك.
• تحليلات البحث - يمكنك معرفة ما يبحث عنه الموظفون للعثور على المناطق الضعيفة / المفقودة في وثائق السياسة الخاصة بك.
• تحميلات الملفات - يتيح لك هذا إرفاق نُسخ PDF من السياسات أو أنواع أخرى من الملفات.

إذا كنت تريد بعض المساعدة للبدء ، فلدينا دليل حول كيفية إعداد قاعدة المعارف البطولية.

6. شارك دليل سياستك وإجراءاتك مع الموظفين (واجمع التعليقات)

بمجرد نشر دليل السياسة والإجراءات الخاص بك ، فأنت على استعداد لمشاركته مع موظفيك.

إذا سارت الأمور على ما يرام ، فقد انتهى عملك ... في الوقت الحالي.

ومع ذلك ، من المهم أيضًا الاستماع إلى تعليقات الموظفين بعد بدء تشغيل الدليل.

قد يكون لدى الموظفين تعليقات أو قضايا لم تفكر فيها. إذا كنت ترغب في إنشاء أفضل دليل ممكن ، فستحتاج إلى تضمين هذه التعليقات في مراجعاتك.

الحديث عن المراجعات ...

7. تعيين أصحاب المصلحة الرئيسيين للتحديث والمراجعة

محتوى دليل السياسة والإجراءات الخاص بك ليس معلومات ثابتة يمكنك تعيينها ونسيانها.

بمرور الوقت ، قد تتغير سياساتك وإجراءاتك ، وستحتاج هذه التغييرات إلى أن تنعكس في دليلك.

أو ، حتى إذا لم يتغير شيء ، فقد تدرك أن مقالة معينة ليست واضحة كما تريدها. في مثل هذه الحالات ، يجب عليك تحسين المقالة لجعلها أكثر فائدة لموظفيك.

للمساعدة في تحقيق ذلك ، قم بتعيين المقالات لأصحاب المصلحة الرئيسيين بحيث يكون لدى شخص ما مسؤولية واضحة. في كثير من الحالات ، يمكنك تخصيص المقال لنفس الشخص الذي كتبه.

إذا كنت تستخدم أداة مثل Heroic Knowledge Base لإنشاء دليلك ، فيمكنها أيضًا المساعدة في تنبيهك بالمشكلات المحتملة عن طريق السماح لموظفيك بالإبلاغ عن المقالات وتقديم التعليقات.

قم بإنشاء دليل السياسة والإجراءات الخاص بك اليوم

يختتم هذا دليلنا لكل ما تحتاج لمعرفته حول إنشاء دليل للسياسات والإجراءات.

إذا كنت تبحث عن أفضل طريقة لنشر وإدارة دليل السياسة والإجراءات الخاص بك ، فيمكنك استخدام البرنامج الإضافي Heroic Knowledge Base WordPress المفتوح المصدر.

تتميز قاعدة المعرفة البطولية بالمرونة الكافية للتكيف مع أي عمل ، مع استمرار منحك الوصول إلى الميزات المفيدة مثل تعليقات المقالات ، واقتراحات البحث في الوقت الفعلي ، وتحليلات البحث ، وتحميل الملفات ، وغير ذلك الكثير.

بالإضافة إلى ذلك ، بفضل مرونة مؤسسة WordPress التابعة لقاعدة المعرفة Heroic ، يمكنك الحصول على الكثير من الخيارات للتحكم في الوصول إلى دليل السياسة والإجراءات الخاصة بك ، بما في ذلك استخدام شبكة الإنترانت ، وطلب حسابات المستخدمين ، والمزيد.

للبدء ، قم بشراء Heroic Knowledge Base اليوم.