كيف يمكن لـ Desk Hoteling تحسين مساحة عمل مكتبك

أجبر جائحة الفيروس التاجي العالم بأسره عمليًا على الانتقال بعيدًا في عام 2020 ، وبدأ كل شيء بدءًا من التسوق في البقالة واللياقة البدنية وحتى ليالي المواعيد وساعات السعادة داخل المنزل بدلاً من خارجه. لم يكن العمل مختلفًا ، حيث كانت الشركات تكافح لإعداد موظفين لديهم إمكانية الوصول والمعدات و Zoom حتى تتمكن الشركات من البقاء واقفة على قدميها عندما يكون التواجد في مكان عام أمرًا خطيرًا للغاية. ولكن الآن بعد أن أعادت بعض الشركات فتح أبوابها الحرفية ، ظهرت مشكلة جديدة. كيف تستوعب الموظفين الذين قد - أو ربما لا يكونون على الأرجح - متحمسين للعودة إلى مكان عمل حقيقي عندما لا يكون لديك عقارات كافية للجميع؟ أحد الحلول هو الإقامة المكتبية ، وهي طريقة لإنشاء مكان عمل مختلط مع بعض الموظفين داخل المكتب ، وبعض الموظفين عن بُعد ، والقدرة على التحلي بالمرونة عندما يتعلق الأمر بمن يعمل.

ما هو Desk Hoteling؟

إن الفنادق المكتبية هي إستراتيجية لمشاركة المساحة في مكان العمل حيث يقوم الموظفون بحجز محطات العمل الخاصة بهم في وقت مبكر. يعمل نظام الحجز بشكل مشابه لكيفية حجز غرفة في فندق (ومن هنا جاء الاسم). ستجري حجزك للمكتب الذي تريده في يوم محدد وفي فترة زمنية محددة. عندما تصل إلى العمل ، ستقوم بتسجيل الوصول لتقول إنك هناك وأنك ستتولى محطة العمل. قد يتم تسجيل الوصول رقميًا باستخدام برنامج أو مع شخص حقيقي. عند الانتهاء ، ستقوم بتسجيل الخروج لإظهار أن المحطة مجانية مرة أخرى.

المصدر: مستقل

مكتب هوتيلينج مقابل المناضد الساخنة

الفنادق المكتبية والمكاتب الساخنة متشابهة ، ولكن هناك اختلاف واحد صارخ: نظام الحجز. باستخدام كلتا الاستراتيجيتين ، لا يمتلك الموظفون مكاتب مخصصة يعملون بها كل يوم. ومع ذلك ، مع مكتب الفنادق ، يتم حجز محطات العمل ، بينما مع المكاتب الساخنة ، يتم توزيع محطات العمل على أساس أسبقية الحضور. كلاهما يتطلب أيضًا من الموظفين تسجيل الوصول ، ولكن لأسباب مختلفة. من خلال مكتب الفنادق ، يقوم تسجيل الوصول بالمطالبة بمساحتك ويساعد في مراقبة سعة المنشأة ، بينما مع المكاتب الساخنة ، لا تمثل السعة مشكلة بقدر ضمان الحضور وإشغال محطة العمل.

تعني مساحة الفنادق أن يكون لدى الموظفين فكرة عما سيكون عليه يوم عملهم قبل الحضور إلى المكتب. وإذا كانت محطة العمل التي تريدها غير متوفرة ، فيمكنك أن تقرر العمل من المنزل في ذلك اليوم والذهاب إلى المكتب في وقت آخر. مع المكتب الساخن ، قد تشعر بالضيق عند الوصول إلى العمل وينتهي بك الأمر في مكان لا تشعر فيه بالراحة أو الإنتاج.

ما نوع مكان العمل الأفضل بالنسبة لـ Desk Hoteling؟

يعتبر مكتب الفنادق هو الأفضل للمكاتب التي تحتاج إلى قدر كبير من التحكم في استخدام المساحة. إذا لم يكن هناك ما يكفي من المكاتب للجميع ، فسيتعين على بعض الأشخاص العمل في المنزل كل يوم. أولئك الذين سيعملون في المكتب يحتاجون إلى نظام موحد لمعرفة مكان العمل وما إذا كان هناك مساحة للقيام بذلك.

من ناحية أخرى ، تعد المكاتب الساخنة أفضل لمساحات العمل غير الرسمية التي لا توجد بها مشكلات تتعلق بالسعة. إذا قرر كل شخص العمل في المكتب في نفس اليوم ، فسيكون هناك عدد كافٍ من محطات العمل. إنها مجرد مسألة مكان جلوس الجميع ، وليس ما إذا كانوا يستطيعون ذلك أم لا. (على الرغم من أن الفنادق المكتبية قد تجعل الموظفين أكثر سعادة في هذه الحالة.)

إذا قررت المضي قدمًا في نظام الفنادق المكتبية ، فكن منفتحًا لتعليقات الموظفين. بغض النظر عمن يناصر التغيير ومن لا يفعل ، سيكون لكل شخص رأي. ادعُ النقد وخذ الاقتراحات على محمل الجد. يعرف موظفوك أكثر من أي شخص كيف تؤثر الفنادق المكتبية عليهم - وعلى إنتاجيتهم.

إيجابيات وسلبيات المكتب الفندقي

ترتيبات الجلوس المرنة ليست جديدة تمامًا. حتى قبل COVID ، كانت بعض الشركات تجرب ترتيبات عمل أكثر مرونة. وكما هو الحال مع أي شيء آخر ، هناك مزايا وعيوب على حد سواء لمساحة الفنادق في المكتب.

المؤيد: أسابيع العمل المخصصة

تتمثل إحدى أكبر مزايا الفنادق المكتبية للموظفين في أنه يمكنهم تصميم أسبوعهم مسبقًا وتخصيص مكان وكيفية عملهم. إليك نموذج لأسبوع العمل:

يصعب على جين الخروج من المنزل في الوقت المحدد صباح يوم الإثنين ، لذلك تختار دائمًا العمل في الأعمال الخفيفة والمهام الإدارية من المنزل. من الثلاثاء إلى الخميس ، تحب أن تكون في المكتب لمزيد من العمل المتعمق. إنها تعلم أنها يمكن أن تشعر بالاختناق والانغلاق بسهولة ، لذا في يومين من تلك الأيام الثلاثة ، تحجز مكتبًا بالقرب من النافذة أو تحدد جدولًا لمشاريع تعاونية في غرفة اجتماعات. في يوم الجمعة ، تأخذ النصف الثاني من يومها في المنزل حتى تتمكن من بدء وقت العائلة في أسرع وقت ممكن بمجرد انتهاء العمل.

هذه مجرد طريقة واحدة يمكن أن يعمل بها مكتب الفنادق مع جدولك الزمني. ونظرًا لأن الحجوزات لا تتكرر ، يمكن للموظفين إنشاء أسبوعهم (أسابيعهم) مقدمًا ، ولكن يعمل بشكل أفضل بالنسبة لهم. بالإضافة إلى ذلك ، إذا لم تتمكن من تأمين نوع مساحة العمل أو التقنية التي تريدها ، فيمكنك التخطيط لذلك أيضًا. في النهاية ، يمكن أن يحصل الموظفون على نوع الأسبوع الذي يحتاجون إليه ليكونوا منتجين دون إرهاقهم أو إرهاقهم.

السلبيات: ترتيبات المكتب الضعيفة

على الرغم من وجود قدر أكبر من التحكم الفردي والتخطيط مع مكتب الفنادق أكثر من المكاتب الساخنة ، إلا أنه لا يزال غير مضمون. يمكن للموظفين تحديد مكان الجلوس ومعرفة من سيتم وضعهم بالقرب من شخص آخر حصل على مقعد ، ولكن ماذا لو كانت بعض المكاتب لا تزال غير محجوزة؟ بمجرد وصول الموظف إلى العمل ، يمكن أن يجدوا أنفسهم جالسين بجوار زميل لا يتناسب بشكل جيد مع أسلوب عملهم. على سبيل المثال ، إذا احتاج الموظف إلى الهدوء للتركيز على مشروع ما ، فقد ينتهي به الأمر بجوار شخص يتعين عليه إجراء مكالمات هاتفية طوال اليوم.

لمكافحة هذا ، ضع في اعتبارك إنشاء مناطق لأنواع مختلفة من العمل. على سبيل المثال ، يجب ألا يكون الموظفون والمجموعات التي يتعين عليها التحدث كثيرًا من أجل العمل بالقرب من أولئك الذين يحتاجون إلى بيئة أكثر هدوءًا. يمكنك وضع حدود للموظفين الذين يمكنهم حجز مساحة في مناطق معينة ، أو تعيين منطقة معينة كمساحة هادئة.

المؤيد: حجوزات مرنة

لا يقتصر إعداد الفنادق المكتبية على اختيار مكتب في بحر من المقصورات. هناك الكثير من المرونة المضمنة. على سبيل المثال ، يمكن للموظفين:

• احجز مكتبًا هادئًا إذا كان عليهم القيام بعمل مكثف ومركّز.
• احجز مكتبًا بجوار النافذة إذا كانت أكثر إنتاجية مع الهواء النقي أو ضوء الشمس.
• رتب لغرفة اجتماعات عند الحاجة إلى يوم عمل تعاوني.
• قم بالحجز ليوم كامل أو نصف يوم أو ساعة في كل مرة.
• قرر العمل في مكتب مختلف إذا كانوا يسافرون أو يفضلون بيئة على أخرى (للشركات التي لديها مكاتب متعددة في مواقع مختلفة).

اعتمادًا على أماكن الإقامة في مكتبك ، يمكنك تقديم جميع أنواع الخيارات للعمال.

السلبيات: شك الموظف

قد يشعر الموظفون الذين لديهم مساحة عمل مفتوحة في الماضي ، لا سيما تلك التي تستخدم المكاتب الساخنة ، بالتوتر بشأن التغيير من بيئة تقليدية إلى مكتب فندقي. بالنسبة للموظفين الذين عادوا إلى المكتب لفترة من الوقت ، والذين يتطلعون إلى عودتهم أو الذين لم يعملوا أبدًا من المنزل في المقام الأول ، فإن التخلي عن مكتبهم المريح والشخصي يمكن أن يبدو وكأنه طعنة في الظهر. قد يقلقون أيضًا بشأن النظافة إذا لم يعودوا مسؤولين وحدهم عن مساحة عملهم.

للحصول على هؤلاء الموظفين ، اشرح رؤيتك وذكّر الجميع بأهداف الشركة. عندما تشرك العاملين في خططك ، فمن المرجح أن يفهموا سبب حدوث التغيير ويدعمونه. من السهل أن تضيع الصورة الأكبر في المسؤوليات اليومية ، وتجديد المعلومات حول سبب وجود العلامة التجارية ، وما الذي يعمل من أجله الجميع وكيف يمكن لعوامل الفنادق المكتبية في هذا استعادة الأولويات. وإذا كانت النظافة والإصحاح مهمان كثيرًا لفريقك ، فإن تركيز طاقم التنظيف بشكل أكثر تحديدًا على محطات العمل يمكن أن يساعد في تهدئة هذا القلق.

المؤيد: مساحات عمل مخصصة

ليس كل موظف يعمل من المنزل لديه إعداد رسمي يفضي إلى يوم عمل ناجح. بالنسبة لهؤلاء الموظفين ، فإن القدرة على التوجه إلى المكتب في بعض الأيام (أو كل يوم) حيث يوجد مكتب ، وجهاز كمبيوتر ، ومستلزمات مكتبية ، والأهم من ذلك ، الهدوء هو خطوة كبيرة للأمام من حصرهم في الزاوية ، أيها الكلب -لا تتوقف عن نباح "المكتب المنزلي".

من المفيد أيضًا الحفاظ على مساحات العمل الترحيبية. اجعلها نظيفة ومعقمة ومضيافة. أنشئ نظامًا بحيث تظل المكاتب صحية لكل شخص يحتفظ بمساحة ، وأضف عناصر زخرفية جذابة ، مثل الأعمال الفنية والنباتات وأدوات الاسترخاء الحسية.

السلبيات: التغييرات في التفاعل الاجتماعي

جزء من الذهاب إلى المكتب كل يوم هو العمل مع أشخاص آخرين. يساعد وجود حياة اجتماعية في مكان العمل على تخفيف التوتر ، ويتيح للعاملين ارتداد الأفكار عن بعضهم البعض ، ويمنحهم الفرصة للاستمتاع ببساطة بيوم العمل أكثر. من خلال الفنادق المكتبية ، لن يأتي الزملاء المختلفون ويذهبون من العمل في المكتب على مدار الأسبوع فحسب ، بل سيجلسون في أماكن مختلفة ، مما قد يعطل التدفق الاجتماعي للبعض (مع تحسينه للآخرين).

المؤيد: مناطق العمل المتباعدة جسديًا

تعد الصحة والسلامة من أهم الأولويات في الوقت الحالي (ونأمل أن تستمر إلى الأبد) ، مما يجعل إعدادات مساحة العمل الفندقية أكثر جاذبية. يعني التباعد الجسدي عن أماكن العمل أن الناس يمكن أن يشعروا بأمان أكبر في العودة إلى العمل ، ويضمن الفندق المكتبي أن يتمكن الجميع من حماية صحتهم سواء اختاروا العمل في المكتب أو كانوا أفضل حالًا في المنزل. بالإضافة إلى ذلك ، مع عدد أقل من محطات العمل المطلوب تنظيفها ، يمكن إجراء عملية تطهير أكثر شمولاً.

يخدع: المضاعفات الجديدة

في أي وقت يتم فيه تنفيذ العملية ، ستكون هناك عوائق غير متوقعة وغير مألوفة. مكتب hotelinging ليس استثناء. سيتعين على الشركات التعامل مع مجموعة متنوعة جديدة من المشكلات لاستكشاف الأخطاء وإصلاحها ، مثل:

• التعامل مع الطلبات الخاصة خاصة في حالة عدم وجود محطات كافية لاستيعاب كل طلب خاص في وقت واحد. مثل الشخص الذي يحتاج إلى مكتب دائم ، ولكن لا توجد محطة عمل مجهزة به.
• توفير النوع المناسب من الوصول إلى الموظف في محطة عملهم.
• معالجة الإلغاءات عندما يقرر شخص ما عدم الحضور إلى العمل.

هذا لا يعني أنه لا توجد حلول لهذه المشاكل ، فقط لتوقع حل مشاكل جديدة.

المؤيد: التوفير في التكاليف

عندما لا تضطر الشركات إلى توفير مساحة عمل لكل موظف ، يمكن أن يضيف ذلك ما يصل إلى المدخرات العقارية الكبيرة. سواء تم التخلي عن مساحة المكتب هذه أو تم تحويلها إلى مساحة تعاونية أو مساحة للاجتماعات ، فمن المحتمل أن تحتاج الشركة إلى مساحة أقل من المساحة الإجمالية. بالإضافة إلى ذلك ، إذا قررت تعيين المزيد من الموظفين ، فيمكنك القيام بذلك دون تأمين المزيد من المساحات المكتبية.

أيضًا ، تقليل المساحة هو أكثر من مجرد مقدار تأجيرك. ستوفر أيضًا عندما يتعلق الأمر بالمرافق ، وستكون هناك مساحة أقل للتزيين والتأثيث. ستستغرق الموارد وقتًا أطول لتتضاءل أو تصل إلى عمرها الافتراضي أيضًا ، حيث سيكون هناك عدد أقل من الأشخاص في المكتب كل يوم يستخدمونها.

الأفكار النهائية حول Office Hoteling

حلت الفنادق المكتبية مشكلة عدم اليقين التي خلقت مساحات عمل أكثر مرونة. نعم ، يميل الموظفون إلى تفضيل المزيد من الخيارات عندما يتعلق الأمر بمكان وزمان وكيفية عملهم. لكنهم لا يريدون التساؤل عما إذا كان بإمكانهم العمل عندما يحين وقت ذلك - وبشكل أكثر تحديدًا ، ما إذا كان بإمكانهم العمل بشكل مريح في مساحة معينة. مع الفنادق المكتبية ، يتم الحفاظ على ثقافة القدرة على التكيف دون أن تكون مشكوكًا فيها.

هل جربت مكتب الفنادق أو المكاتب الساخنة؟ دعنا نتحدث عن تجاربك في التعليقات!

صورة مميزة: إيرينا أليكس عبر Shutterstock