دليل لصياغة رسائل بريد إلكتروني سلسة للفواتير لإجراء معاملات أكثر سلاسة

في هذا العالم الرقمي، أصبح إرسال الفواتير عبر رسائل البريد الإلكتروني أكثر منطقية من إرسال النسخ الورقية عبر البريد. إنها طريقة سريعة وفعالة. إنه يزيل أي تأخير بريدي ويسمح لعملائك بمتابعة الدفع بشكل أسرع.

كما أنه أكثر ملاءمة لعملائك ويسمح لك بإقامة اتصالات معهم في الوقت الفعلي. إذًا كيف يمكنك إنشاء فاتورة بالبريد الإلكتروني؟ حسنًا، سنناقش في هذا الدليل بعض النصائح البسيطة والعملية لصياغة رسالة بريد إلكتروني مثالية للفاتورة.

كيف تصنع بريدًا إلكترونيًا مثاليًا للفاتورة؟

الآن بعد أن أصبحت فاتورتك معك، عليك إرسالها إلى عميلك. لكن تذكر أنه لا يمكنك إرسال رسالة بريد إلكتروني فارغة تحتوي على فاتورة كمرفق فحسب. يمكن أن يخلق ارتباكًا لغرض البريد الإلكتروني.

ولكن من خلال تضمين رسالة جيدة الصياغة، يمكنك ضمان التواصل الفعال وإظهار الاحترافية. بالإضافة إلى ذلك، فهو أفضل من أجل الراحة وحفظ السجلات. دعونا نتقن فن إنشاء بريد إلكتروني مثالي للفاتورة:

مرفق

أول شيء يجب أن نكون واضحين فيه قبل البدء في كتابة رسالة الفاتورة الإلكترونية هو المرفقات. عند إرسال فاتورة عبر البريد الإلكتروني، يمكنك تضمين مرفقات مختلفة وفقًا لاحتياجات عملك وتفاصيل محددة ذات صلة بالمعاملات.

على سبيل المثال، الفاتورة نفسها، والشروط والأحكام، وتفاصيل المنتج أو الخدمة، والاتفاقيات أو صفحة العقد، والنماذج الضريبية، وما إلى ذلك. بينما تختلف جميع الأشياء الأخرى حسب الشركة، فلنتحدث عن الفاتورة. كيفية إنشاء فاتورة؟

لذا فإن السؤال الأول الذي يتبادر إلى أذهاننا هو كيفية إنشاء فاتورة. حسنًا، هناك العديد من الطرق التي يمكنك من خلالها إنشاء فاتورة. إذا كان لديك برنامج فواتير، يصبح عملك أسهل 10 مرات. ولكن إذا كنت قد بدأت نشاطًا تجاريًا للتو، فليس من الممكن الحصول على برنامج الفواتير.

يجب عليك صياغة فاتورتك يدويًا. يمكنك القيام بذلك من البداية باستخدام Microsoft أو Google Suite. أو استخدم قالب الفاتورة. إذا كنت تريد إنشاء الفاتورة بنفسك، فإليك بعض الأشياء التي تحتاج إلى تضمينها فيها:

• معلومات شركتك
• معلومات عملائك
• تفاصيل الفاتورة
• قائمة مفصلة بالمنتجات والخدمات
• التكلفة لكل منتج أو خدمة
• المعلومات الضريبية (إن وجدت)
• الخصومات (اختياري)
• رسوم السداد المتأخر (إن وجدت)
• المبلغ الإجمالي
• تعليمات الدفع

الآن وبعد أن أصبح المرفق جاهزًا، فلنبدأ في كتابة رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بالفاتورة نفسها.

سطر الموضوع

أول ما يأتي أثناء كتابة أي بريد إلكتروني هو سطر الموضوع الخاص به. بينما بالنسبة للأنواع الأخرى من رسائل البريد الإلكتروني، قد تحصل على القليل من الإبداع وتكتب سطور موضوعات مقنعة. ولكن بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالفاتورة، يجب أن تكون محددًا إلى حد ما. يمكنك العثور على سطر موضوع البريد الإلكتروني الذي يناسبك من خلال اختبار A/B.

اكتب سطر موضوع واضحًا حتى يتمكن عميلك من معرفة ما هو موجود في البريد الإلكتروني. فيما يلي بعض الأمثلة:

الموضوع رقم 1: الفاتورة رقم (رقم الفاتورة) من (اسم شركتك)

الموضوع رقم 2: الفاتورة رقم (رقم الفاتورة) من (اسم شركتك) المستحقة في (التاريخ)

مقدمة

الآن دعنا ننتقل إلى نسخة البريد الإلكتروني. ابدأ بتحية مهذبة ومقدمة للبريد الإلكتروني. يجب أن تكون محددًا بشأن سبب كتابة هذه الرسالة الإلكترونية وما يمكن أن يتوقعه القارئ فيها. على سبيل المثال، يمكنك إخبارهم أنه في الجزء الأخير من المقالة، يمكنك العثور على فاتورتك وتفاصيل عملية الشراء الأخيرة.

تفاصيل الفاتورة

ثم ابدأ بتحديد تفاصيل الفاتورة. ويتضمن بشكل أساسي معلومات محددة تحدد وتحدد المعاملة المعنية نفسها. إذن، إليك تفاصيل ما تتضمنه تفاصيل الفاتورة:

• رقم الفاتورة
• تاريخ الفاتورة
• تاريخ الاستحقاق
• رقم طلب الشراء
• وصف البضائع والخدمات
• كمية
• سعر الوحدة
• المجموع الفرعي
• الضرائب
• الخصومات (إن وجدت)
• المبلغ الإجمالي

قائمة مفصلة

بعد التفاصيل، عليك تضمين قائمة مفصلة. إنه ليس سوى تفصيل لفواتير المنتجات أو الخدمات أو الرسوم. إنه في شكل قائمة، لذا فهو يساعد المشترين على الحصول على رؤية واضحة وشفافة لما يتم تحصيل الرسوم منهم مقابله. فيما يلي مثال للقائمة المفصلة:

تعليمات الدفع

تعليمات الدفع الواردة في فاتورة بالبريد الإلكتروني ترشد العملاء إلى كيفية إجراء الدفع. وينبغي أن تتضمن تعليمات دفع واضحة ومفصلة حتى يتمكنوا من الوفاء بالتزاماتهم المالية بدقة.

وللإبحار بسلاسة تأكد من تضمين اسم الحساب ورقم الحساب واسم البنك ومرجع الدفع. ثم إذا قبلت الدفع عبر الإنترنت، فيمكنك تقديم خيارات الدفع عبر الإنترنت مثل بطاقة الائتمان أو بطاقة الخصم أو التحويل المصرفي أو UPI.

مثال:

قم بزيارة بوابة الدفع الآمنة لدينا واتبع التعليمات لإتمام المعاملة. الآن، إذا لزم الأمر، يمكنك أيضًا تضمين العملة المحددة المذكورة في الفاتورة لتجنب أي مشكلات في المعالجة.

إذا كان هناك أي موعد نهائي يمكنك أيضًا ذكره هنا. وإذا كانت هناك أي رسوم تأخير في السداد، فيجب عليك إدراجها هنا لتكون شفافة.

إغلاق احترافي

بعد كتابة كل الأشياء، من المهم جدًا إغلاق البريد الإلكتروني بشكل مثالي. نظرًا لأن هذا هو الجزء الختامي من البريد الإلكتروني، تأكد من التعبير عن الامتنان، وكرر تأكيد استعدادك للاستفسارات، وقم بالتسجيل بطريقة احترافية. فيما يلي مثال على الإغلاق الاحترافي:

"شكرًا لاختيارك (اسم الشركة)." نطلب اهتمامكم الفوري بالموضوع. نحن نقدر عملك ونتطلع إلى خدمتك مرة أخرى في المستقبل.

وإذا كان لديك أي أسئلة أو استفسارات أو مطلوب توضيح حول الفاتورة الخاصة بعملية الدفع يرجى التواصل معنا على فريق دعم العملاء المخصص على (بيانات الاتصال الخاصة بك).

نحن نقدر وقتك لقراءة هذا البريد الإلكتروني. نتطلع لخدمتك في المستقبل.

أطيب التحيات،

اسمك
موقعك
شركتك
بيانات المتصل"

أشياء أخرى يجب وضعها في الاعتبار أثناء كتابة الفاتورة عبر البريد الإلكتروني

الحفاظ على الاحتراف

أثناء كتابة الفاتورة عبر البريد الإلكتروني، يجب عليك الحفاظ على الاحترافية والاتساق في جميع الأوقات. عندما تكتب بالنيابة عن شركة، عليك أن تكون مهذبًا ومهنيًا مع العميل. حتى لو تجاهلوا بريدك الإلكتروني مرة أو مرتين، فلا يمكنك إظهار إحباطك. بالإضافة إلى ذلك، لا تستخدم لهجة شخصية أو ودية عند صياغة المقال.

استخدم لغة واضحة

عند كتابة البريد الإلكتروني، فإنك تمثل شركتك. يجب عليك استخدام لغة متسقة وواضحة تتوافق مع صوت العلامة التجارية. استخدم الكلمات والعبارات التي تستخدمها شركتك واتبع نمط cosmitnet أثناء كتابة الفاتورة الرئيسية والمتابعات.

إرسال الفاتورة في وقت مبكر

إنها خطوة ذكية دائمًا إرسال الفاتورة مبكرًا وليس في تاريخ الاستحقاق. إنه يمنح عميلك الوقت الكافي لترتيب عملية الدفع الخاصة بك والوفاء بها في الوقت المحدد أو حتى قبل ذلك الوقت.

خطة للطوارئ

لسوء الحظ، سيكون هناك عدة مرات قد ينسى فيها عميلك فاتورتك الأولى أو الثانية ويفشل في إكمال الدفع في الوقت المحدد. وفي بعض الأحيان، حتى لو كانوا على استعداد للدفع، فقد يصل بريدك الإلكتروني إلى مجلد البريد العشوائي.

لذا فإن التخطيط لحالات الطوارئ هو دائمًا خطوة ذكية. يمكنك إرسال رسائل تذكير ودية لعملائك قبل الموعد المحدد. يمكنك أيضًا إعداد رسائل بريد إلكتروني لمتابعة الفاتورة لإرسالها.

1. البريد الإلكتروني لتأكيد الدفع: بعد إتمام عملائك للدفع، يمكنك إرسال رسالة تأكيد الدفع إليهم عبر البريد الإلكتروني. لذلك فهو بمثابة إقرار سابق لطمأنة عميلك بأن دفعته كانت ناجحة وتمت معالجتها بشكل صحيح. كما يقوم أيضًا بتسجيل المعاملة التي توثق تاريخ وطريقة مبلغ الدفع.
2. رسالة تذكير ودية بالفواتير عبر البريد الإلكتروني: يمكنك إرسال تذكيرات ودية بالفواتير لتذكير عملائك بدفعاتهم المعلقة وتشجيعهم على سداد الدفعات في الوقت المناسب. يساعدك ذلك على الحفاظ على علاقة إيجابية مع عملائك وتقليل أي فرص للرقابة على سوء الفهم فيما يتعلق بالموعد النهائي للدفع. وأيضًا إذا كانت هناك أي رسوم تأخير في السداد، فيمكن أن يساعد ذلك عملائك على تجنبها.
3. البريد الإلكتروني للفاتورة التي تجاوزت تاريخ الاستحقاق: لنفترض الآن أنه حتى بعد كل تلك التذكيرات الودية والبريد الإلكتروني للفاتورة، يجب على عميلك أن يفشل في سداد الدفعة في تاريخ الاستحقاق. ماذا ستفعل الان؟ حسنًا، يمكنك إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالفاتورة التي تجاوزت تاريخ الاستحقاق. إنه بمثابة تذكير لطيف ولكن مكتمل للعميل بأن الدفع متأخر. ويمكن أن يدفعهم أيضًا إلى اتخاذ إجراءات فورية لتسوية المبلغ المستحق.

الكلمات الأخيرة

في الختام، يعد البريد الإلكتروني للفاتورة بمثابة قناة اتصال تساعدك على إقامة علاقة إيجابية مع العملاء بشكل أسرع وتأمين المعاملات المالية بسلاسة. من خلال دمج لغة واضحة وموجزة توفر معلومات مفصلة عن الفاتورة، باستخدام لغة احترافية وودودة، يمكن لشركتك التواصل بسهولة مع العملاء وضمان الدفع في الوقت المناسب. بالإضافة إلى ذلك، من خلال التخطيط للطوارئ والمتابعة باستخدام الفاتورة عبر البريد الإلكتروني، يساعدك ذلك على تجنب أي شك أو تأخير في الدفع.