اختيار حل استضافة البريد الإلكتروني المناسب لاحتياجات عملك

لا يمكن أن يوجد اتصال تجاري بدون بريد إلكتروني ، لأنه أحد الوسائل الرئيسية للاتصال في العالم الحديث. إنها تكمن وراء جميع أشكال التواصل مع العملاء ، والتعاون الداخلي داخل الفريق ، وجميع العقود والتقارير وتسليم الفاتورة. في عالم يعتبر فيه الوقت والاعتماد عوامل حاسمة في بيئة الأعمال ، فإن اختيار خدمة استضافة البريد الإلكتروني ليس مجرد ترف بل ضرورة. ومع ذلك ، تتوفر العديد من الخدمات اليوم ، من الاستضافة المشتركة إلى استضافة السحابة الراقية ، وقد تشعر بالارتباك حول أي واحد للاختيار.

يوفر هذا الدليل نظرة عامة على استضافة البريد الإلكتروني ، ونوع الحلول الموجودة في السوق ، ويوضع المعلمات التي يجب مراعاتها عند اختيار خيار مناسب لعملك.

ما هو استضافة البريد الإلكتروني؟

استضافة البريد الإلكتروني هي خدمة محددة تتعامل مع خوادم البريد الإلكتروني وتوفر حلول بريد إلكتروني موجهة نحو الشركات أو الأعمال. على عكس خدمات استضافة البريد الإلكتروني المجانية مثل Gmail أو Yahoo ، توفر استضافة البريد الإلكتروني المتقدمة استضافة المجال ، وتدابير أمان ، وتسليم أفضل ، ودعم العملاء. هذه القدرات تجعلها حلاً رائعًا لأي منظمة تبحث عن وسائل اتصال مهنية وآمنة وموثوقة. ومع ذلك ، يعد تقييم إمكانية تسليم البريد الإلكتروني الحالية أمرًا ضروريًا لضمان أن تصل رسائلك إلى صناديق الوارد المستفيدين المقصودين.

أنواع حلول استضافة البريد الإلكتروني

تتمثل الخطوة الأولى في اختيار استضافة البريد الإلكتروني المناسبة في تحديد أنواع الخدمات المقدمة ، حيث تم تصميم العديد منها لتلبية متطلبات العمل المختلفة والبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات والتكاليف. فيما يلي الخيارات الأكثر تفضيلًا وما تشمل:

البريد الإلكتروني الاستضافة المشتركة

عادة ما يتم تضمين هذا في خطط استضافة الويب وهو أرخص نسبيًا للشركات الصغيرة التي بدأت للتو. إنه سهل الاستخدام والإدارة ؛ ومع ذلك ، فهي ليست متعددة الاستخدامات للغاية ، ولديها مساحة تخزين أقل ، وأقل موثوقية بسبب خدمة الاستضافة المشتركة.

استضافة بريد إلكتروني مخصص

بالنسبة لأولئك الذين يحتاجون إلى مزيد من التحكم والأداء الأفضل ، يوفر استضافة بريد إلكتروني مخصص خادمًا منفصلًا للبريد الإلكتروني فقط. هذا يتحسن في القضايا السابقة المتمثلة في تشغيل موقع الويب والأمان والتخصيص ، ولكن يمكن أن يكون مكلفًا للغاية عند مقارنته بالاستضافة المشتركة ولديه مضاعفات في الإدارة من السابق.

استضافة البريد الإلكتروني المستند إلى مجموعة النظراء

يتضمن البرنامج كخدمة في هذه الفئة مساحة عمل Google و Microsoft 365 ، من بين أمور أخرى ؛ إنه يناسب نموذج العمل بشكل مثالي ، إنه مرن وقابل للتطوير ، والميزات المتقدمة تجعله جذابًا. تشمل بعض الأدوات التقويم والتخزين والتعاون ، مما يجعل المنصة مثالية لأي فريق. العيب هو أنه يأتي مع رسوم اشتراك شهرية ، والتي قد تكون مكلفة إذا دفعت كل شهر.

البريد الإلكتروني المستضيف ذاتيا

بالنسبة للمنظمات التي تتطلب استقلالية كاملة على نظام البريد الإلكتروني الخاص بهم ، فإن الاستضافة الذاتية ممكنة. إنه يوفر تحكمًا كاملاً في البيانات ومرونة الاستخدام ، لكن الشركة مسؤولة فقط عن الإعداد والإدارة والأمان ، مما قد يستلزم موظفي تكنولوجيا المعلومات.

العوامل التي يجب مراعاتها عند اختيار مزود البريد الإلكتروني الخاص بك

يعد اختيار مزود خدمة استضافة البريد الإلكتروني المناسب أمرًا مهمًا لأي عمل تجاري. فيما يلي بعض العوامل التي ينبغي للمرء مراعاتها عند اختيار مزود استضافة البريد الإلكتروني:

أمان البريد الإلكتروني المضمون

عادة ما تتم كتابة رسائل البريد الإلكتروني التجارية لنقل معلومات العمل ، ويمكن أن يؤدي أي تسرب من هذه المعلومات إلى خسارة مالية أو تشغيلية أو حتى سمعة. عند تصنيف سلامة مزود استضافة بريد إلكتروني معين ، فإن الأشياء الرئيسية الثلاثة التي يجب مراعاتها هي تشفير من شامل ، ومصادقة ثنائية العوامل ، وعناصر تحكم خصوصية البيانات. سيضمن ذلك سلامة اتصالك وتجنب أي اقتحام طرف ثالث.

ضمان تحديث 99 ٪ على الأقل

البريد الإلكتروني هو واحد من أهم وسائل التواصل التجاري ، وأي انقطاع في هذه الخدمة غير مرغوب فيه. يجب أن تضمن خدمة استضافة بريدك الإلكتروني توفر 99.99 ٪ على الأقل بحيث يمكن استرداد رسائل البريد الإلكتروني بسهولة. اختر مقدمي الخدمات الذين لديهم مراكز بيانات متعددة بحيث إذا انخفض نظام واحد ، يمكن للآخر توليه دون التأثير على الخدمة.

الوصول إلى البريد الإلكتروني في أي وقت وفي أي مكان

في العالم الحالي ، وخاصة بالنسبة للكيانات التجارية ، لا ينبغي أن يقتصر الوصول إلى البريد الإلكتروني على أماكن العمل. يجب أن توفر جميع استضافة بريدك الإلكتروني الوصول من خلال هاتف ذكي أو جهاز لوحي أو أي جهاز آخر ، ومن أي مكان في أي وقت. بغض النظر عن الإعداد ، يجب الوصول إلى بريدك الإلكتروني للعمل بشكل طبيعي.

التوافق

يجب أن تكون خدمة البريد الإلكتروني الخاصة بك متوافقة مع أنظمة التشغيل الأكثر استخدامًا (iOS و Windows و Linux و Android) وتطبيقات الأعمال (Microsoft Outlook ، Thunderbird). علاوة على ذلك ، يعد التوافق مع التطبيقات الأخرى مثل Microsoft Office 365 أو Google G-Suite أمرًا بالغ الأهمية للشركات التي تستخدم هذه الأدوات لعملها.

سهولة الإدارة والعمليات

الجانب الأكثر أهمية لتجنب إضافة المزيد من العمل الإداري هو جعل الواجهة ودية قدر الإمكان. يجب أن تمكنك استضافة بريدك الإلكتروني من إنشاء حسابات المستخدمين وحذفها ، وتغيير كلمات المرور ، وإعداد الردود التلقائية ، وتصفية الرسائل لمختلف صناديق البريد. بالنسبة للمؤسسات الأكبر ، يجب أن تسمح البوابات الإدارية بإنشاء المستخدمين وحذفهم وإدارتهم بسهولة ووصولهم إلى البوابة لتخفيف عمل أقسام تكنولوجيا المعلومات.

التخزين الأمثل وقابلية التوسع

تتطلب استضافة البريد الإلكتروني للأعمال مساحة تخزين كافية وخاصة مع توسع الأعمال. هذا يعني أنك تحتاج إلى مزود يوفر مساحة كافية لصندوق البريد لجميع المستخدمين في المؤسسة ، وفي الوقت نفسه ، يجب أن يكون مرنًا بدرجة كافية لاستيعاب عدد المستخدمين المتزايد. لا تذهب لمقدمي الخدمات الذين يدعيون أنهم يقدمون SPAC غير محدود ، حيث يرتبط هذا عادةً ببعض القيود. لسوء الحظ ، ينبغي للمرء أن يتجنب خطط التخزين المخفية التي يمكن أن تكون مفيدة هذه الأيام مع الحد من القدرة على التوسع في المستقبل.

المرونة وفعالية التكلفة

في أي عمل تجاري ، لا سيما الأعمال التجارية والتسعير ومرونة الخدمة أمر بالغ الأهمية. يجب أن تكون خدمات مزود استضافة البريد الإلكتروني الجيد مرنة ، مع خيارات للعميل لبدء حزمة صغيرة وتنمو أكبر. في المنظمات الكبيرة ، من الممكن توفير مبلغ كبير من المال بسبب مرونة الإجراء ، بدلاً من النهج العام.

يعد اختيار أفضل مزود خدمة استضافة البريد الإلكتروني أمرًا مهمًا ويجب القيام به اعتمادًا على احتياجات عملك. اعتمادًا على ما إذا كان الشاغل الرئيسي هو الأمان أو السعر أو التوافق مع البرامج الأخرى ، فهناك استضافة بريد إلكتروني مناسب لكل شركة. قضاء الوقت والجهد في قراءة المراجعات ، ومقارنة التكلفة ، والنظر في الميزات المهمة لعملك.