فوائد برامج إدارة الوقت لزيادة إنتاجية الفريق

إن الاعتقاد بأن تتبع الوقت سيجعلنا أبطأ بدلاً من جعله أسرع ليس سوى مغالطة. في العالم الحقيقي ، يسمح لك تتبع الوقت بقياس وتيرة عملك ، والتكيف مع المواعيد النهائية وتمكينك باستمرار من تحدي نفسك لتجاوز أداء عملك السابق. في هذا العصر الرقمي ، يتطلب تتبع الوقت المناسب برمجيات في الوقت الحاضر. وهناك عدد من مزايا برامج إدارة الوقت البارزة التي سنناقشها في المنشور اليوم.

من بداية المشروع إلى نهايته ، ستواجه بعض السيناريوهات الشائعة مثل "كم عدد الساعات التي نحتاجها لإكمال هذا المشروع؟" ، "أي موظف يمكنه القيام بذلك بشكل أسرع؟" ، "من هو الأكثر تأهيلًا للتفويض مهمة؟ "،" كيف أحسن عروض الأسعار والتقديرات؟ " و أكثر من ذلك بكثير.

لذا تماسك لاكتشاف كيف يمكن أن تساعدك فوائد برامج إدارة الوقت في إنجاز المهام وتحقيق أقصى استفادة من وقتك. تعرف أيضًا على كيفية تحديد أولويات المهام وإدارة مشاريعك وزيادة إنتاجيتك من خلال عملية إدارة الوقت المناسبة.

أهمية إدارة الوقت في المشاريع للأعمال

في العديد من الشركات ، غالبًا ما نرى المشاريع لم تكتمل في الوقت المحدد. هذا محض لأنه ليس لديهم عملية إدارة الوقت المناسبة في المكان. والأهم من ذلك أنهم لا يدركون حتى أهمية إدارة الوقت في العمل. إذن فهذه هي العوامل التي تجعل إدارة الوقت مهمة للغاية.

تمكنك إدارة الوقت من:

• تعلم كيفية إدارة وقتك ومواردك بشكل أكثر فعالية لزيادة الإنتاجية وإنجاز المزيد من العمل.
• إكمال المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية
• تصور والتحكم في حالة المشروع
• توقع جداول المشروع المستقبلية والموارد
• مديري المشاريع للسيطرة عن كثب على الوقت والمصروفات
• قم بإدارة وقتك أثناء العمل في المشاريع بحيث تعمل بكفاءة أكبر

ما هي الفوائد الرئيسية لإدارة الوقت أو برنامج تعقب؟

نظرًا لأننا ندير أعمالنا باستخدام حل تعقب الوقت ، وجدنا العوامل التالية ، المستقاة من تجربتنا ، لتكون مفيدة.

دفع الموظفين للوفاء بالمواعيد النهائية الملحة

إذا كان موظفوك يستخدمون برنامج إدارة الوقت ، فيمكنهم رؤية حالة مهامهم من لوحة معلومات البرنامج أو من قوائم المهام. هذا سوف يدفعهم لتقديم المهمة المفوضة لهم في الوقت المناسب.

مساعدة زملائك في الفريق على القفز إلى المهام ذات الأولوية الأعلى

إنها ظاهرة شائعة جدًا أنه بعد الانتهاء من مهمة معينة ، لا يستطيع موظفوك معرفة المهمة التي يجب عليهم التركيز عليها أو البدء بها. هذا هو بالضبط المكان الذي تأتي فيه أداة تتبع الوقت للإنقاذ. باستخدام هذا ، لا يمكنهم رؤية المهام التالية فحسب ، بل يمكنهم أيضًا رؤية مستوى الأولوية (منخفض ، متوسط ​​، مرتفع) لمهمة ما. وبالتالي ، يمكن للموظف قياس وقته / وقتها للمهام المخصصة له / لها ويمكنه الانتقال إلى المهمة التالية التي تتطلب أولوية أعلى.

تحسين الأسعار والتقديرات لعلاقة سليمة مع العملاء

سيمكنك تتبع الوقت في كل جزء وجزء من مشروعك من إنشاء تقارير حول أنواع مختلفة من المهام التي تم إنجازها. بناءً على هذا التقرير ، يمكنك بسهولة وضع افتراضاتك وبالتالي يمكنك تقدير الوقت لإنهاء المشروع من خلال تقديم عروض أسعار محسّنة لعملائك.

قياس الساعات المدفوعة بدقة

إذا كان فريقك يستغرق وقتًا طويلاً دون داعٍ لإكمال مشروع معين أو سلسلة من المهام ، فإن إصدار الفواتير لعملائك فيما يتعلق بذلك الوقت لن يعطي نتائج جيدة. قد يفقد عميلك ثقته بك لأنه قد يعتقد أنك تدفع له أو لها أكثر مما تستحق. لذلك ، تحتاج إلى تحديد وخفض الساعات غير المدفوعة.

والخبر السار هو أنه إذا واصلت قياس مهامك بشكل صحيح ، فيمكنك إصدار فاتورة لعميلك وفقًا لمقدار الوقت والعمل الصافي الذي قام به فريقك بأكمله.

تجنب "زحف المتطلبات"

قد يقودك الافتقار إلى التحديد الجيد والتوثيق الجيد والتحكم إلى مشكلة زحف الميزة التي قد تنمو تدريجياً بمرور الوقت. إضافة إلى ذلك ، يعمل زحف النطاق كتراكم لمشروعك.

وفقًا لمسح نبض المهنة لعام 2018 الذي أجرته شركة PMI ، فإن 52٪ من المشاريع قد عانت من مشاكل زحف النطاق.

نظرًا لأنك ستتبع الوقت لكل مهمة من المهام ، فسيكون من الأسهل على العميل فهم حقيقة عدم زيادة أي متطلبات زحف.

دفع أجور العاملين لحسابهم الخاص أو المقاولين مقابل ما يستحقونه حقًا

باستخدام حل تعقب الوقت ، يمكنك تتبع إجمالي وقت العمل للمقاولين أو العاملين لحسابهم الخاص. هذا يضمن أنك تدفع لهم مقابل ما يستحقونه حقًا أو مقابل ما فعلوه بالفعل. يمكن تنفيذ ذلك بنفس الطريقة التي يملأ بها فريقك الجداول الزمنية في نفس نظام تتبع الوقت.

مراقبة حالة جميع المهام في وقت واحد

عندما تدير مشاريع مختلفة في وقت واحد ، يصبح من الصعب حقًا معرفة حالة المهمة عند الطلب. ستشعر أن المهام في طريقك وتخرج تدريجياً عن طريقك.

ومع ذلك ، مع خيارات البحث المتقدم ، سيكون عليك فقط وضع اسم مهمة معينة أو اسم المستخدم المرتبط بالمهمة على شريط البحث والضغط على زر الإدخال لإنقاذ مهمة ضائعة في طريقك. إلى جانب ذلك ، ستساعدك أداة تتبع الوقت المزودة بلوحة معلومات مخصصة في الحصول على نظرة شاملة لجميع مهام جميع المشاريع.

تحسين جداول المشروع إلى إطار زمني أكثر واقعية

بغض النظر عن مدى براعتك وخبرتك في تقدير جداول مشروعك بشكل صحيح ، سيكون هناك دائمًا عدم يقين لإكمال المهمة خلال إطار زمني محدد. إذا فشلت في تقديم مشاريعك خلال الفترة الزمنية المحددة ، فسيعترك عميلك "غير محترف".

من ناحية أخرى ، إذا كان لديك ما يكفي من البيانات حول المشاريع أو المهام المكتملة مسبقًا ، فيمكنك تحديد الوقت المتوقع لإنهاء المشروع ، وبالتالي يصبح تعيين الجداول الزمنية للمشروع على إطار زمني أكثر واقعية أسهل بالنسبة لك.

الحصول على فرصة مقارنة المشاريع وتحسين الكفاءة

باستخدام محفوظات البيانات السابقة للمشاريع التي تم تنفيذها مسبقًا ، يمكنك مقارنة مشاريعك المكتملة حاليًا بحيث يمكنك قياس ما إذا كنت تقضي نفس الوقت أو أقل. سيمهد هذا بالتأكيد الطريق لتحدي نفسك مع فريقك بأكمله للقيام بنفس المهمة في وقت أقل.

تجنب مشاكل التحميل الزائد

عند الحصول على مهام معينة ، يأخذها عدد كبير من الأشخاص بقلوب طيبة - لأن هؤلاء الأشخاص يحبون مساعدة الآخرين. ولكن مع مرور الوقت ، تصطف تلك المهام أمامهم ويصبح من الصعب حقًا إكمالها تمامًا. من خلال تتبع الوقت بشكل صحيح ، يمكنك معرفة من الذي يستغرق وقتًا أطول لتنفيذ المهام ويمكنك تحديد ما إذا كان مثقلًا بالأعباء الزائدة في المهام.

مكافأة الزملاء الأكفاء

إذا كنت تتبع الوقت المحدد ، الذي يستغرقه زميل معين في الفريق ، لإكمال سلسلة معينة من المهام ، وإذا لاحظت أنه قد حقق أهدافه وقام بعمل إضافي ، فقد حان الوقت لمكافأة هذا الشخص. سوف يدفعه هذا الحافز إلى القيام بعمل أفضل في المستقبل.

اجعل مخرجات عملك على أكمل وجه مع أفضل برامج إدارة الوقت

آمل أن تكون قد لاحظت مزايا برامج إدارة الوقت المذهلة هذه. نأمل أن تؤثر هذه الفوائد عليك بالتأكيد في الحصول على برنامج إدارة الوقت أو التتبع الفعال لفريقك لأنه في بعض الصناعات ، من الضروري قياس ساعات عمل موظفيك لأغراض الإبلاغ والامتثال. وبالنظر إلى الفوائد ، من الواضح تمامًا ، أن استخدام برنامج إدارة الوقت سيمنحك قفزة نوعية على منافسيك.

علاوة على ذلك ، ستوفر لك أداة تتبع الوقت عبر الإنترنت الحرية في جميع أنحاء الكون حيث يمكنك الوصول إلى لوحة القيادة في أي وقت بمجرد الاتصال بالإنترنت من أي نوع من الأجهزة. هذا هو السبب في أنك بحاجة إلى برنامج موثوق وقوي لتتبع الوقت أو إدارة البرامج التي يمكن أن تعزز فعالية جهود فرقك.

إحدى هذه الأدوات القوية هي WP Project Manager ، والتي لا تساعدك فقط في إدارة مهامك ومهام فريقك بكفاءة ، بل تتعقب أيضًا وقت جميع المشاريع للتأكد من أنك أو فريقك لن يتخطوا الموعد النهائي. لذلك إذا كنت تكافح من أجل إدارة أو تتبع وقت مشروعك أو أي عضو معين في الفريق ، فبالتأكيد يمكن لهذه الأداة أن تحدث فرقًا في إدارة وقت المهام.

إذا كنت تستمتع بقراءة محتوى حول مواضيع جاهزة ومثيرة للاهتمام ، فقم بالانضمام إلى أكثر من 63 ألف قارئ بالاشتراك في نشراتنا الإخبارية.