أساسيات المحاسبة للشركات الصغيرة

إذا كنت تبدأ نشاطًا تجاريًا ، فستحتاج إلى فهم مبادئ المحاسبة للحكم على صحة مؤسستك والتقدم نحو أهدافها.

الأعمال مبنية على المعاملات. تبدأ أساسيات المحاسبة بنظام لتسجيل المعاملات الخاصة بك والإبلاغ عنها. حتى إذا كنت تخطط للاستعانة بمصادر خارجية في المحاسبة ومسك الدفاتر ، فأنت بحاجة إلى أن تكون قادرًا على قراءة وفهم تقاريرك المالية وهذا يعني فهم بعض المبادئ الأساسية لإعداد الأعمال والمحاسبة.

لنبدأ بسلسلة من الأسئلة:

1. أي نوع من الأعمال لديك؟

هل هي خدمة أم تجارة أم تصنيع أم معلومات؟

بعض الشركات عبارة عن أنواع هجينة من نوعين أو أكثر: شركة هزاز الوجبات التي تستورد المواد الخام الخاصة بها للمعالجة هي شركة تصنيع ، ولكن عندما تبيع المخفوقات ، فهي تاجر. إذا كان لها موقع مادي ، فإنها تصبح خدمة عندما يتم تحضير المخفوق وتقديمه للعميل. وإذا كان يقدم دروسًا حول كيفية بيع المشروبات المخفوقة أو العصائر ، فهو عمل معلوماتي.

يحدد نوع عملك المعاملات التي ستشكل غالبية المحاسبة الخاصة بك.

بعد ذلك ، ما هو هيكل الملكية؟ هناك متطلبات مختلفة لمسك الدفاتر والمصرفية للمؤسسات الفردية والشراكات والشركات والشركات ذات المسؤولية المحدودة (LLC) والتعاونيات. تعلم المزيد عن الاختلافات.

2. هل لديك تراخيص تجارية وتصاريح؟

ستحتاج إلى هذه لفتح حساب مصرفي تجاري وتكون قادرًا على الإبلاغ عن ضرائبك بشكل صحيح. تختلف المستندات التي تحتاجها حسب نوع العمل وموقع العمليات.

3. هل لديك حساب مصرفي تجاري منفصل؟

تتطلب معظم هياكل الملكية أن يكون لشركتك حساب منفصل. ولكن من المستحسن لكل عمل لا تريد أن تختلط معاملاتك الشخصية مع أعمالك التجارية إذا كان بإمكانك المساعدة في ذلك.

4. هل سيكون لديك موظفين؟

إذا لم يكن الأمر كذلك ، فسيكون لديك عملية محاسبية أسهل بكثير. ولكن إذا كنت تخطط لتعيين موظفين ، فستحتاج إلى إعداد إجراءات لاستقطاع الضرائب.

حتى لو كنت أنت وحدك في الوقت الحالي ، فمن المحتمل أنك ستستمر في توظيف مقاولين لمشاريع معينة. يجب إرسال 1099 إلى المقاولين الذين يتقاضون رواتب أعلى من مبلغ معين سنويًا في الولايات المتحدة ، لذا تأكد من:

• تتبع من دفعته ومقدار ما دفعته.
• احصل على نموذج W-9 من كل مقاول.
• احتفظ بالعناوين الحالية في ملف لكل شخص توظفه.

5. هل لديك برنامج محاسبة؟

إذا كنت تتوقع أن يكون لديك مئات أو آلاف المعاملات شهريًا ، فستحتاج إلى برامج محاسبة مثل QuickBooks أو FreshBooks. يمكن للشركات التي لديها معاملات أقل أن تفلت من استخدام جدول بيانات Excel ، لكن الأعمال التجارية ذات المعاملات العالية لن تكون قادرة على مواكبة الإدخالات اليدوية.

يقوم برنامج المحاسبة بأتمتة معظم العمليات الأساسية ويأخذ الكثير من العمل من بين يديك. يسجل ويخزن ويسترجع بيانات المعاملات ويستخدمها لإنتاج البيانات والتقارير المالية. يمكن لبرنامج المحاسبة الخاص بك أيضًا إنشاء الفواتير وكتابة الشيكات.

إذا قررت استخدام برنامج محاسبة ، فيمكنك مزامنة بيانات متجرك مع QuickBooks Sync لـ WooCommerce أو WooCommerce FreshBooks.

مع حل هذه الأسئلة الأساسية ووضع أسس عملك في مكانها الصحيح ، فأنت جاهز للمرحلة التالية في عملية المحاسبة.

أولاً ، لنكن واضحين بشأن بعض المصطلحات.

المعاملات

في المصطلحات المحاسبية ، تحدث المعاملة في أي وقت يتم فيه تقديم الأموال أو استلامها أو طلبها من قبل شركة أو بائع.

يمكن أن تكون المعاملة أيًا مما يلي:

• المال الذي يستثمره المالك في العمل.
• الإيرادات من المبيعات.
• الفواتير.
• المصاريف مثل تكاليف الأجور والتسويق والسفر والبناء.
• الأصول المشتراة ، مثل المركبات أو المعدات المكتبية أو الممتلكات أو المواد.

يمكن أن تحتوي معاملة واحدة على مكونات متعددة. عندما تدفع لموظف بالساعة ، على سبيل المثال ، عليك أن تعرف مقدار الوقت الذي عمل فيه ، وأجورهم الإجمالية ، والخصومات الضريبية ، وصافي الراتب. يمكن لبرنامج المحاسبة الخاص بك أداء كل هذه المهام.

الديون والائتمانات

يتم تتبع جميع المعاملات من خلال نظام للخصم والائتمان. أفضل طريقة لفهمها هي باستخدام هذه المعادلة المحاسبية الأساسية:

الأصول = الخصوم + حقوق الملكية (المالك أو الشركة)

يضاف الخصم إلى الجانب الأيسر من المعادلة. يضاف ائتمان إلى اليمين.

كمثال بسيط ، إذا أجريت عملية بيع بمبلغ 500 دولار ، فسيتم خصم 500 دولار ، مما يعني إضافتها إلى أصول عملك. ويضاف أيضًا إلى حقوق الملكية في شكل دخل. عندما يتم الخصم من شيء ما ، يجب إضافة شيء آخر ، لأن هذا يحافظ على توازن المعادلة.

هذه نسخة مبسطة إلى حد كبير لشيء يمكننا قضاء عدة كتب نتحدث عنه ، لكنه يمنحك فكرة أساسية عما يفعله برنامج المحاسبة الخاص بك عند إدخال المعاملات.

طريقة المحاسبة وطريقة الاستحقاق النقدي

هناك طريقتان أساسيتان للمحاسبة - الطريقة النقدية وطريقة الاستحقاق. طريقة الاستحقاق هي الطريقة الأكثر شيوعًا ، وبناءً على حجم وطبيعة عملك ، قد يكون ذلك مطلوبًا بموجب القانون.

الفرق الأساسي بين الطريقتين هو عندما يتم الاعتراف بالمعاملة.

في المحاسبة النقدية ، يتم الاعتراف بالمعاملة عندما يتم تداول الأموال الفعلية. في المحاسبة على أساس الاستحقاق ، يتم الاعتراف بالمعاملة عند اكتمال العمل وإرسال الفاتورة. لنفترض أنك قدّمت طلبًا للحصول على توريد جديد من ورق المكتب في كانون الثاني (يناير) ووضعته على بطاقة ائتمان عملك. تتلقى ورقة المكتب على الفور ، لكنك لا تدفع مقابلها فعليًا حتى فبراير ، عندما يصل كشف حساب بطاقتك الائتمانية.

في المحاسبة على أساس الاستحقاق ، تحدث المعاملة في اللحظة التي تشتري فيها الورقة. تأخذ الإيصال وتخزنه في نظام الملفات الخاص بك ، وتسجيل المصاريف. إنها نفقات لشهر يناير ، على الرغم من أنك لا تدفع ثمنها حتى اليوم التالي.

في المحاسبة النقدية ، تحدث المعاملة عندما تدفع الفاتورة. هذا عندما يتم تداول الأموال الفعلية. وبالتالي ، فهي نفقات فبراير ، على الرغم من استلامك الورقة في يناير.

الدخل يعمل بنفس الطريقة. إذا أرسلت فاتورة إلى أحد العملاء في مايو ولم يدفعها حتى يوليو ، فسيتم تسجيل المعاملة في مايو باستخدام طريقة الاستحقاق ، ولكن في يوليو باستخدام الطريقة النقدية.

المحاسبة على أساس الاستحقاق هي الطريقة المفضلة ، خاصة للشركات الكبيرة. يمنحك صورة أوضح عن تكلفة السلع أو الخدمات المباعة كل شهر. إذا اشتريت الورق في أغسطس ، فإن تلك الورقة كانت جزءًا من تكلفة إدارة عملك - في أغسطس ، وليس عندما تتجه فعليًا لدفع الفاتورة. إذا أجريت عملية بيع في مايو ، فقد أجريت عملية البيع في مايو ، وليس في يوليو عندما يتجه العميل لإرسال الأموال إليك.

باستخدام طريقة الاستحقاق ، يمكنك تسوية تكاليف ممارسة الأعمال التجارية كل شهر ، حتى تتمكن من معرفة الأشهر التي أنتجت أعلى هوامش. احسب الهوامش بهذه المعادلة:

الهامش = (الإيرادات - تكلفة البضائع) / الإيرادات

(لتبسيط هذه العملية ، يوجد لدى WooCommerce ملحق يحسب تكلفة البضائع الخاصة بك حتى تتمكن من حساب تكلفة كل منتج معين تبيعه ، أو فئة من المنتجات ، أو جميع منتجاتك لأي فترة زمنية تحددها.)

القوائم المالية الأولية الثلاثة

مع وجود أنظمة وبرامج المحاسبة الخاصة بك وإدخال بيانات المعاملات الخاصة بك ، ستتمكن من إعداد بياناتك المالية الأساسية الثلاثة: بيان الدخل (المعروف أيضًا باسم "بيان الربح والخسارة" أو P&L) ، والميزانية العمومية ، و بيان التدفقات النقدية.

قوائم الدخل

يوضح بيان الدخل الأرباح المكتسبة خلال فترة زمنية محددة ، مثل الشهر. هذا الربح هو ما يشير إليه الناس عندما يستخدمون مصطلح "المحصلة النهائية". ربحك هو صافي دخلك. أو ، إذا فقدت المال خلال تلك الفترة الزمنية ، فإن خسارتك الصافية.

بعبارات بسيطة ، يتم حساب الربح عن طريق طرح النفقات من الإيرادات. هذا يعزز سبب استخدام طريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق. إذا كنت تستخدم طريقة الدفع النقدي ، فلن تتمكن من رؤية ما كسبته بالفعل وأنفقته بالفعل خلال شهر العمل المحدد بوضوح.

ورقة التوازن

تعرض ميزانيتك العمومية أصولك وخصومك وحقوق الملكية الخاصة بك في وقت محدد ، عادةً في نهاية الشهر أو ربع السنة أو السنة. إنها لمحة سريعة عن صحتك المالية.

الأصول هي الأشياء المملوكة لها قيمة ، مثل النقد ، والإمدادات ، والمعدات ، والمركبات ، والممتلكات ، والمخزون ، والحسابات المستحقة القبض. "الحساب المدين" هو مصطلح للأموال المستحقة عليك ولكن لم يتم سدادها بعد.

الخصوم هي الأشياء التي تدين بها ، مثل القروض ومدفوعات الفائدة والأجور وأي شيء على الائتمان. عادة ما تسمى المطلوبات بأنها "دائنون".

إذا نظرت إلى المعادلة المحاسبية الأساسية المذكورة سابقًا ، سترى أن حقوق الملكية هي ببساطة الفرق بين الأصول والخصوم. اطرح الخصوم من الأصول ، ولديك ما يسمى "القيمة الدفترية" أو حقوق الملكية لعملك.

بيان التدفقات النقدية

هذا مجرد بيان يوضح كيف تغيرت أموالك المتوفرة خلال فترة زمنية معينة.

يمكن إنتاج جميع هذه البيانات المالية الأساسية الثلاثة بسرعة بواسطة برنامج المحاسبة الخاص بك ، طالما كنت حريصًا على إدخال بيانات المعاملات الخاصة بك. إذا لم يكن لديك وقت لذلك ، فقد ترغب في التفكير في التعاقد مع محاسب.

اثنين من أساسيات المحاسبة النهائية للشركات الصغيرة

1. احتفظ بجميع الإيصالات والفواتير وسجلات الدفع

ينص مبدأ الموثوقية في المحاسبة على أنه يجب تسجيل المعاملات مع المستندات الداعمة فقط. إذا لم يكن لديك سجلات لمعاملة ما ، فلا يمكنك احتسابها كدخل أو مصروف ، وهذا يفسد كتبك. إذا حاولت المطالبة بخصم ضريبي لمصروف ليس لديك دليل على أنك دفعته من قبل ، فيمكن أن يسمى ذلك الاحتيال الضريبي.

لذا احتفظ بالإيصالات المادية في ملف. أو التقاط صور لهم وتخزينها رقميًا. احتفظ بجميع الفواتير والإيصالات المرسلة عبر البريد الإلكتروني في مجلد بريد إلكتروني منفصل أيضًا ، وليس فقط صندوق الوارد العام.

2. تعرف على متطلباتك الضريبية

تختلف المتطلبات الضريبية بشكل كبير اعتمادًا على نوع النشاط التجاري ومكان عمله. تحتاج إلى معرفة ضريبة المبيعات وضريبة الاستيراد إذا كان لديك أي معاملات دولية أو استقطاع ضريبي أو دفع ضرائب ربع سنوية مقدرة وأي ضرائب أخرى خاصة بأمتك أو ولايتك أو مقاطعتك أو مدينتك أو منطقتك.

ستدرج هذه الضرائب في برنامج المحاسبة والبيانات المالية. يوصى دائمًا بالتشاور مع متخصص ضرائب للتأكد من أنك تتبع الإجراءات الصحيحة.

تغطي WooCommerce المحاسبة

تتفهم WooCommerce المسؤولية التي يتحملها أصحاب الأعمال كل يوم. يمكن أن يستغرق إدخال المعاملات وإنشاء التقارير المالية يدويًا وقتًا طويلاً ، ولكن المحاسبة جزء أساسي من إدارة الأعمال الناجحة.

لتخفيف العبء عن أصحاب المتاجر ، تمتلك WooCommerce مجموعة متنوعة من الملحقات التي تعمل على أتمتة عمليات المحاسبة الرئيسية. قم بزيارة هذه الصفحة للحصول على قائمة كاملة بامتدادات المحاسبة لمتاجر WooCommerce.